Belangrijke vragen over uitchecken, inchecken en versies

Informatie over het uitchecken, inchecken of verwijderen van wijzigingen in bestanden in een SharePoint-bibliotheek.

Worden mijn bestanden automatisch opgeslagen wanneer ik ze incheck?

Nee, als u een bestand uitcheckt, wordt alleen de voorwaarde van het bestand gewijzigd, zodat alleen u het bestand kunt bewerken.

Als u een bestand uitcheckt en het niet weer opslaat, worden uw wijzigingen niet opgeslagen. Als u wijzigingen wilt behouden, slaat u het bestand altijd op.

Hoe u het bestand opslaat, is afhankelijk van de editor of het hulpprogramma dat u gebruikt. Als u een tekstbestand online bewerkt, moet u expliciet op Opslaan klikken. Als u echter bewerkt in een Microsoft 365-app, zoals in Word of Excel, kunt u het document sluiten en wordt het automatisch opgeslagen.

Als u een bestand uitcheckt, opslaat en het uitchecken vervolgens negeert, worden uw wijzigingen niet meer opgeslagen in de bibliotheek.

Waarom kan ik een bestand bewerken zonder het uit te checken?

Standaard kan iedereen met bewerkingsmachtigingen in een documentbibliotheek een bestand wijzigen. U kunt de bibliotheek echter zo instellen dat iemand het bestand eerst moet uitchecken voordat het wordt gewijzigd.

U moet de eigenaar van de documentbibliotheek of sitebeheerder zijn of vergelijkbare machtigingen hebben om deze instelling uit te voeren.

1. Open de bibliotheek die u wilt laten uitchecken.

2. Klik in SharePoint op de en klik vervolgens op Bibliotheekinstellingen.

   

   Selecteer in SharePoint 2016 de optie Pagina en vervolgens Bibliotheekinstellingen.

   

3. Selecteer op de pagina Instellingen de optie Versiebeheerinstellingen.

   

4. Schuif op de pagina Versiebeheerinstellingen omlaag en selecteer Ja voor Documenten moeten worden uitgecheckt voordat ze kunnen worden bewerkt.

   

Hoe kan ik dat bestanden moeten worden uitgecheckt in mijn bibliotheek?

Standaard kunnen leden met een machtiging voor bewerken met een documentbibliotheek bestanden wijzigen en bewerken zonder ze uit te checken. Als u dit wilt voorkomen, schakelt u Uitchecken vereist in de bibliotheek in. U moet de eigenaar van de documentbibliotheek of sitebeheerder zijn of vergelijkbare machtigingen hebben om deze instelling uit te voeren.

1. Open de bibliotheek die u wilt laten uitchecken.

2. Klik in SharePoint op de en klik vervolgens op Bibliotheekinstellingen.

   

   Selecteer in SharePoint 2016 de optie Pagina en vervolgens Bibliotheekinstellingen.

   

3. Selecteer op de pagina Instellingen de optie Instellingen voor versiebeheer.

   

4. Schuif op de pagina Versiebeheerinstellingen omlaag en selecteer Ja voor Documenten moeten worden uitgecheckt voordat ze kunnen worden bewerkt.

   

Hoe kan ik zien wie de bestanden uitgecheckt heeft?

Een snelle manier om te zien wie een kolom heeft uitgecheckt, is door de muisaanwijzer over het pictogram Uitgecheckt pictogram om een tip te zien die aangeeft wie het bestand heeft uitgecheckt.

U kunt de kolom Uitgecheckt door ook toevoegen aan de standaardweergave van de bibliotheek. Op deze manier kan iedereen gemakkelijk zien wie een document heeft uitgecheckt. Zie Een kolom maken in een lijst of bibliotheek voor meer informatie over het toevoegen van een uitgechecktekolom in SharePoint.

Meer informatie

• Zie Een weergave van een lijst of bibliotheek maken, wijzigen of verwijderen voor SharePoint 2016.
• Zie Een aangepaste weergave van een documentbibliotheek maken voor SharePoint.

Hoe kan ik versiebeheer inschakelen?

Met versiebeheer kunt u de geschiedenis bijhouden van wijzigingen in een document waarvoor een gecontroleerde publicatiecyclus van primaire versies of primaire en secundaire versies is vereist.

Versiebeheer inschakelen

Zie Versiebeheer inschakelen en configureren voor een lijst of bibliotheek voor meer informatie over het inschakelen van versiebeheer.

Wat is de beste manier om bestanden te uploaden?

Met slepen en neerzetten

De meest gebruikte methode voor het uploaden van bestanden is door deze vanuit een computer- of netwerkmap naar de documentbibliotheek te slepen. Open eerst de bibliotheek op uw site. Zoek vervolgens op de computer naar de documenten die u wilt uploaden, selecteer deze en sleep deze naar de ruimte in de bibliotheek met de tekst sleep bestanden hiernaartoe.

Als u de optie voor het slepen en neerzetten van bestanden niet ziet, installeert u de nieuwste versie van uw browsersoftware of Microsoft 365. Voor deze functie is minimaal Office 2016 of de nieuwste versie van Microsoft Edge, Firefox of Chrome vereist.

De opdracht Openen met Explorer gebruiken in SharePoint 2016

Met deze opdracht wordt Bestandenverkenner op uw computer geopend, maar wordt de mapstructuur op de servercomputer weergegeven die ten grondslag ligt aan de site. U moet mogelijk af en toe een groot aantal documenten in een bibliotheek naar een andere bibliotheek kopiëren of verplaatsen.

U wilt bijvoorbeeld alle documenten die meer dan een jaar geleden zijn gemaakt, naar een andere bibliotheek verplaatsen om de informatie te archiveren. Of u wilt documenten in een bibliotheek waarvan u de eigenaar bent, van een site kopiëren naar een andere bibliotheek op een subsite, omdat u naar een andere werkgroep gaat.

U kunt de bestanden in de map ook bewerken (kopiëren, naam wijzigen, verwijderen enzovoort).

De opdracht Uploaden gebruiken in SharePoint 2016

Selecteer uploaden in de documentbibliotheek, selecteer vervolgens Files kiezen en blader naar afzonderlijke bestanden.

Het voordeel van deze methode is dat deze altijd werkt, ongeacht de browser of browserversie die u momenteel gebruikt.

Verwante tips voor uitchecken, inchecken en versies

Ongeacht de manier waarop u bestanden uploadt, moet u rekening houden met de volgende punten over uitchecken, inchecken en versies wanneer deze zijn ingeschakeld:

• Als u een bestand uploadt naar een bibliotheek waarvoor bestanden moeten worden uitgecheckt, wordt het bestand in eerste instantie naar u uitgecheckt. U moet het bestand inchecken voordat anderen het kunnen bekijken en bewerken.
• Als de bibliotheek is geconfigureerd om bestandsversies bij te houden, kunt u het geüploade bestand meestal toevoegen als een nieuwe versie die vervolgens onderdeel wordt van de versiegeschiedenis van het bestand.
• Als u voor de bibliotheek waarden moet toevoegen aan een of meer bibliotheekkolommen, zoals een afdelingsnaam of projectnummer, moet u de waarden nog steeds bewerken en het document inchecken voordat de uploadbewerking is voltooid.

Meer informatie

• Zie Bestanden en mappen uploaden naar een bibliotheek voor SharePoint 2016.
• Zie Projectbestanden of -documenten uploaden, weergeven en verwijderen voor SharePoint en Microsoft 365.
• Zie Video: Documenten toevoegen aan een bibliotheek voor meer informatie over documenten.

Hoe kan ik een nieuw document toevoegen als een versie van een bestaand document?

U kunt een nieuw document als nieuwe versie toevoegen door het afsluitende document te bekijken en alle inhoud te vervangen door de nieuwe versie. Zodra de uitgecheckte versie is gewijzigd, controleert u deze opnieuw. SharePoint maakt een nieuwe kopie, waarbij eerdere versies behouden blijven (mits u deze hiervoor hebt geconfigureerd). Zie Hoe versiebeheer werkt in lijsten en bibliotheken voor meer informatie over versiebeheer.

Kan ik een herinnering krijgen dat ik een document na een bepaalde periode heb uitgecheckt?

Nee, helaas is er vanuit de SharePoint-omgeving geen manier om een herinnering in te stellen of om de datum op te halen waarop een document is uitgecheckt. Er zijn Api's (Application Programming Interfaces) die dit toestaan, maar hiervoor moet een aangepast programma worden geschreven. Neem contact op met uw beheerder of siteontwerper.

Als u een visual wilt omzeilen, kijkt u naar het pictogram Uitgecheckt pictogram of voeg een uitgecheckte kolom toe aan de bibliotheek. Zie Een kolom maken in een lijst of bibliotheek voor meer informatie over het toevoegen van een uitgechecktekolom in SharePoint.

Waarom zien anderen geen bestanden die ik zojuist heb geüpload?

Als u bestanden uploadt naar een bibliotheek waarin het uitchecken van bestanden is vereist, worden de bestanden eerst aan u uitgecheckt. U kunt de bestanden zien, maar anderen niet en dat is gemakkelijk over het hoofd te zien. Voordat anderen de bestanden kunnen bekijken of bewerken, moet u de vereiste eigenschappen invullen en vervolgens de bestanden inchecken.

Meer informatie

• Zie Bestanden uitchecken of inchecken in een documentbibliotheek voor meer informatie over het in- en uitchecken van bestanden in SharePoint.
• Zie Bestanden in een SharePoint-bibliotheek uitchecken, inchecken of verwijderen voor meer informatie over het in- en uitchecken van bestanden in SharePoint 2016.
• Zie Bestanden en mappen uploaden naar een bibliotheek voor meer informatie over het uploaden van bestanden naar SharePoint 2016.
• Zie Projectbestanden of -documenten uploaden, weergeven en verwijderen voor meer informatie over het uploaden van bestanden naar SharePoint.

Ik heb op een documentkoppeling in een e-mail geklikt, maar deze is geopend met het kenmerk Alleen-lezen. Waarom?

Als iemand u een koppeling naar een SharePoint-bestand stuurt en u dit selecteert, moet u altijd de titelbalk lezen om te zien of er alleen-lezen staat voordat u begint met bewerken. Als dit het geval is en uitchecken is ingeschakeld voor de bibliotheek, moet u het bestand uitchecken. U kunt altijd naar de bibliotheek gaan door de URL te bekijken voor de locatie van de bibliotheek.

Maar als het bestand een Office-document is, zoals Word, Excel of PowerPoint, is het veel eenvoudiger. Plaats eerst het document in de bewerkingsmodus, selecteer het tabblad Bestand en zoek vervolgens de knop Versies beheren , waarmee u het bestand kunt uitchecken.

Maar het is ook mogelijk dat iemand het bestand al heeft uitgecheckt, dus in dit geval is de opdracht Uitchecken niet beschikbaar.

Moet ik mijn lokale conceptmap gebruiken?

Hoe vaak hebt u dit gezien?

Van de functie voor lokale concepten bestaan al enkele versies. Als u het selectievakje Mijn lokale conceptmap gebruiken inschakelt, kunt u het bestand offline halen en kunt u het bestand gemakkelijker op uw computer vinden als u het later moet openen terwijl u geen verbinding met een netwerk hebt. De map heet standaard SharePoint-concepten en bevindt zich in de map Documenten of Mijn documenten . Trouwens, u ziet dit dialoogvenster niet als u twee of meer bestanden selecteert om uit te checken.

Maar de tijden zijn veranderd. Als u offline met bestanden wilt werken, kunt u het beste OneDrive gebruiken voor werk of school, zodat u een documentbibliotheek snel offline kunt halen en wijzigingen automatisch kunt synchroniseren.

Meer informatie

• Synchroniseer uw OneDrive- of andere SharePoint-bibliotheken met uw computer met OneDrive.
• Download de gratis OneDrive-synchronisatie-client.

Hoe kan ik bestanden in meerdere mappen inchecken?

Een bibliotheek die is onderverdeeld in mappen, heeft vaak een standaardweergave waarin alle mappen worden weergegeven. Als u veel bestanden in veel mappen wilt inchecken, maakt u een nieuwe weergave waarmee de bibliotheek wordt afgevlakt, zodat u alle bestanden in één weergave zonder mappen kunt zien. Selecteer hiervoor Alle items zonder mappen weergeven onder Mappen op de pagina Weergave bewerken. Terwijl u bezig bent, kunt u de bestandslimiet verhogen, zodat u alle bestanden tegelijk kunt zien door ook het aantal items dat moet worden weergegeven onder Itemlimiet te verhogen. Hierdoor kunt u veel makkelijker in één keer alle bestanden selecteren die u wilt inchecken.

Meer informatie

• Zie Een weergave van een lijst of bibliotheek maken, wijzigen of verwijderen voor SharePoint 2016.
• Zie Een aangepaste weergave van een documentbibliotheek maken voor SharePoint.

Waarom zie ik geen uitgecheckt pictogram in de lokale map van OneDrive voor werk of school?

Als u een bibliotheek hebt gesynchroniseerd met OneDrive voor werk of school, kunt u nog steeds bestanden uitchecken in de browser. U ziet het pictogram Uitgecheckt pictogram in de browser om aan te geven dat het bestand is uitgecheckt. Er is echter geen pictogram Uitgecheckt op het bestand in de lokale map van uw apparaat omdat de lokale map geen kennis heeft van de status uitchecken/inchecken van het bestand in SharePoint.

U kunt echter het volgende doen in de lokale map:

1. Klik met de rechtermuisknop op de bestandsnaam.
2. Selecteer Online weergeven of OneDrive voor werk of school en selecteer vervolgens Naar browser gaan.

U kunt nu snel de SharePoint-bibliotheek en de uitcheck-/incheckstatus van bestanden in de bibliotheek zien.

Iemand is op vakantie gegaan en heeft een bestand niet ingecheckt. En nu?

Je hoeft niet te wachten tot ze terugkomen.

Een site- of bibliotheekbeheerder kan de machtiging Uitchecken negeren gebruiken waarmee u een document kunt inchecken of het uitchecken van een document door een andere gebruiker kunt negeren. Maar houd rekening met de gevolgen hiervan. Uw collega op vakantie wil mogelijk de lokale kopie toevoegen met wijzigingen in het document in de bibliotheek en de twee versies moeten worden afgestemd, handmatig of met behulp van vergelijkingshulpmiddelen, zoals die van Word en Excel.

Meer informatie

• Inzicht in machtigingsniveaus in SharePoint.
• Twee versies van een werkmap vergelijken met behulp van Spreadsheet vergelijken.
• Documentrevisies combineren.

Moet ik het in- en uitchecken van bestanden inschakelen?

Eenvoudig gezegd, is het uit- en inchecken van bestanden een manier om een bestand te vergrendelen, zodat u dit exclusief kunt bewerken, en het bestand vervolgens te ontgrendelen voor anderen. Houd rekening met uw manier van samenwerken wanneer u bibliotheken maakt, uw bestanden ordent en de beste samenwerkingsmethode bepaalt. U kunt op verschillende manieren met anderen samenwerken aan documenten. De volgende tabel kan u helpen bepalen wat het beste voor u is.

Manier van samenwerken	Veelvoorkomend gebruik	Aanbevolen procedures
Informeel	Alledaagse teamdocumenten, lichte of onregelmatige bewerkingen en af en toe bewerkingsconflicten.	Schakel uitchecken uit (dit is de standaardbibliotheekinstelling), maar u kunt nog steeds afzonderlijke bestanden uitchecken als dat nodig is.
Cocreatie	Eenvoudige, realtime documentsamenwerking met Office-producten op clientcomputers en met behulp van webversie van Office	Schakel de vereiste voor uitchecken uit en vermijd het uitchecken van een bestand omdat het niet compatibel is met cocreatie.
Formeel	Opeenvolgende opmerkingen en revisie en documentgoedkeuring.	Schakel vereist uitchecken in.

Hierna volgen enkele tips voor als u uitchecken in een bibliotheek inschakelt:

• Zorg ervoor dat bestanden niet te lang zijn uitgecheckt.
• Voeg de kolom Uitgecheckt door toe aan de standaardweergave van de bibliotheek. Op deze manier kunnen anderen eenvoudig zien wie een document heeft uitgecheckt. Als deze kolom zich niet in een weergave bevindt, kunt u de muisaanwijzer nog steeds op het pictogram Uitgecheckt pictogram om een tip te zien die aangeeft wie het bestand heeft uitgecheckt.
• Vraag voordat u het uitchecken van iemand anders overschrijft.
• Vermijd het bewerken van bestanden die al zijn uitgecheckt.
• Houd er rekening mee dat wijzigingen niet zichtbaar zijn voor anderen totdat ze zijn ingecheckt.

Meer informatie

• Stel een bibliotheek in om het uitchecken van bestanden te vereisen.
• Documentsamenwerking en cocreatie.
• Maak een kolom in een lijst of bibliotheek.
• Een weergave van een lijst of bibliotheek maken, wijzigen of verwijderen.

Ik heb alles gelezen en geprobeerd, maar ik zit nog steeds vast . Wat moet ik nu doen?

Als er nog steeds problemen optreden of er onverwacht gedrag is, kunt u een serviceaanvraag indienen.

Contact opnemen met ondersteuning voor zakelijke producten - Beheer Help