Beleidsregels voor informatiebeheer maken en toepassen

Door de functie Sitebeleid te activeren, kunnen beheerders van siteverzamelingen bewaarschema's definiëren die van toepassing zijn op een site en alle bijbehorende inhoud. Ga als volgt te werk om deze functie te activeren:

1. Ga naar de startpagina van de siteverzameling waarvoor u de functie Sitebeleid wilt activeren.

   Ga naar Instellingen > Site-instellingen.

2. Klik onder Beheer van de siteverzameling op Onderdelen van de siteverzameling.

3. Blader naar Sitebeleid. Als Actief niet wordt weergegeven aan de rechterkant, kiest u Activeren.

Als u ervoor wilt zorgen dat een informatiebeleid wordt toegepast op alle documenten van een bepaald type in een siteverzameling, kunt u het beleid maken op het niveau van de siteverzameling en het beleid later toepassen op inhoudstypen. Dit wordt ook wel een siteverzamelingsbeleid genoemd.

1. Ga naar Instellingen > Site-instellingen.

2. Klik op de pagina Site-instellingen in de lijst Beheer van de siteverzameling op Siteverzamelingsbeleid.

3. Klik op de pagina Siteverzamelingsbeleid op Maken.

4. Typ een naam en beschrijving voor het beleid en stel vervolgens een korte beleidsverklaring op waaraan de gebruikers kunnen zien wat het doel is van het beleid. Een beleidsverklaring mag maximaal 512 tekens bevatten.

5. Zie 'Een beleid maken voor een inhoudstype' verderop in dit artikel als u wilt weten hoe u de functies instelt die u aan het beleid wilt koppelen.

6. Klik op OK om terug te gaan naar de pagina Siteverzamelingsbeleid.

Wanneer u een informatiebeheerbeleid toevoegt aan een inhoudstype, kunt u beleidsfuncties eenvoudig koppelen aan meerdere lijsten of bibliotheken. U kunt een bestaand informatiebeheerbeleid toevoegen of een uniek beleid maken dat specifiek is voor een afzonderlijk inhoudstype.

U kunt ook een informatiebeheerbeleid toevoegen aan een inhoudstype dat specifiek is voor lijsten. Hierdoor wordt het beleid alleen toegepast op items in de desbetreffende lijst waarvoor het inhoudstype wordt gebruikt.

1. Ga naar Instellingen > Site-instellingen.

2. Klik op de pagina Site-instellingen in de sectie Web Designer-galerieën op Site-inhoudstypen.

3. Selecteer op de pagina Instellingen voor site-inhoudstype het inhoudstype waaraan u een beleid wilt toevoegen.

4. Klik op de pagina Site-inhoudstype in de sectie Instellingen op Beleidsinstellingen voor informatiebeheer.

5. Selecteer Beleid definiëren op de pagina Beleidsinstellingen voor informatiebeheer en klik op OK.

6. Typ op de pagina Beleid bewerken een naam en beschrijving voor het beleid en schrijf een korte beschrijving waarin aan de gebruikers wordt uitgelegd waarvoor het beleid is bedoeld. Een beschrijving kan maximaal 512 tekens bevatten.

7. Selecteer in de volgende secties de afzonderlijke beleidsfuncties die u aan uw informatiebeheerbeleid wilt toevoegen.

8. Als u een bewaarbeleid wilt instellen voor documenten en items waarvoor dit beleid geldt, klikt u op Bewaren inschakelen en geeft u de bewaarperiode op samen met de acties die moeten worden uitgevoerd wanneer de items verlopen.

   Een bewaarperiode opgeven

   					1.	Klik op Een bewaarfase voor records toevoegen....
   					2.	Selecteer een optie voor de verloopperiode om aan te geven wanneer documenten of items verlopen. Ga op een van de volgende manieren te werk: Als u de verloopdatum wilt instellen op basis van een datumeigenschap, klikt u in de sectie Gebeurtenis op Deze fase is gebaseerd op een datumeigenschap van het item en selecteert u de document- of itemactie (bijvoorbeeld Gemaakt of Gewijzigd) en de periode (bijvoorbeeld het aantal dagen, maanden of jaren) waarna het item moet verlopen. Als u het verloop wilt vaststellen met een aangepaste verloopformule, klikt u op Ingesteld door een aangepaste verloopformule die op deze server is geïnstalleerd. Opmerking:  Deze optie is alleen beschikbaar als er een aangepaste formule is ingesteld door uw beheerder.
   					3.	De optie Een werkstroom starten is alleen beschikbaar als u een beleid definieert voor een lijst, bibliotheek of inhoudstype waaraan al een werkstroom is gekoppeld. U kunt vervolgens de gewenste werkstroom kiezen.
   					4.	Selecteer De actie van deze fase herhalen… in de sectie Terugkeerpatroon en voer in hoe vaak de actie opnieuw moet worden uitgevoerd. Opmerking: Deze optie is alleen beschikbaar als de geselecteerde actie kan worden herhaald. U kunt bijvoorbeeld geen terugkeerpatroon instellen voor de actie Definitief verwijderen.
   					5.	Klik op OK.

9. Als u de controlefunctie wilt inschakelen voor documenten en items die onder dit beleid vallen, klikt u op Controle inschakelen en geeft u de gebeurtenissen op die u wilt laten controleren.

   De controlefunctie inschakelen

   					1.	Schakel op de pagina Beleid bewerken in de sectie Controleren het selectievakje Controleren inschakelen in en schakel de selectievakjes in naast de gebeurtenissen waarvoor u een audittrail wilt bijhouden.
   					2.	Als u wilt dat gebruikers wordt gevraagd streepjescodes in de documenten in te voegen, schakelt u het selectievakje Gebruikers vragen om voor het opslaan of afdrukken een streepjescode op te geven in.
   					3.	Klik op OK om de controlefunctie op het beleid toe te passen.
   						Met de beleidsfunctie voor controle kunnen organisaties audittrails voor documenten definiëren en analyseren en items weergeven, zoals takenlijsten, lijsten met actie-items, discussiegroepen en agenda's. Deze beleidsfunctie biedt een auditlogboek waarin gebeurtenissen worden vastgelegd, zoals wanneer inhoud wordt bekeken, bewerkt of verwijderd.
   						Wanneer controle is ingeschakeld als onderdeel van een informatiebeheerbeleid, kunnen beheerders de controlegegevens bekijken in beleidsgebruiksrapporten die zijn gebaseerd in Microsoft Excel en die het huidige gebruik samenvatten. Beheerders kunnen deze rapporten gebruiken om te bepalen hoe gegevens binnen de organisatie worden gebruikt. Deze rapporten kunnen organisaties ook helpen om hun naleving van regelgeving te controleren en te documenteren of om mogelijke problemen te onderzoeken.
   						In het auditlogboek worden de volgende gegevens vastgelegd: naam, datum en tijd van de gebeurtenis en de systeemnaam van de gebruiker die de actie heeft uitgevoerd.

10. Als streepjescodes als onderdeel van een beleid worden ingeschakeld, worden deze toegevoegd aan de documenteigenschappen en weergegeven in het kopgebied van het document waarop de streepjescode is toegepast. Streepjescodes kunnen net als labels handmatig uit een document worden verwijderd.

    Streepjescodes inschakelen

    					1.	Schakel op de pagina Beleid bewerken in de sectie Streepjescodes het selectievakje Streepjescodes inschakelen in.
    					2.	Als u wilt dat gebruikers wordt gevraagd streepjescodes in de documenten in te voegen, schakelt u het selectievakje Gebruikers vragen om voor het opslaan of afdrukken een streepjescode op te geven in.
    					3.	Klik op OK om de functie voor streepjescodes op het beleid toe te passen.
    						Met het beleid voor streepjescodes worden streepjescodes met de standaard Code 39 gegenereerd. Elke afbeelding van een streepjescode bevat onder het bijbehorende symbool tekst die de waarde van de streepjescode aangeeft. Hierdoor kunnen de gegevens ook worden gelezen als er geen scanapparatuur beschikbaar is. Gebruikers kunnen het streepjescodenummer van de handmatig typen in het zoekvak om het item op een site te zoeken.

11. Als u wilt dat documenten die zijn onderworpen aan dit beleid verplicht een label hebben, klikt u op Labels inschakelen en geeft u de instellingen voor de labels op.

    Labels inschakelen

    					1.	Als u gebruikers een label aan een document wilt laten toevoegen, schakelt u het selectievakje Gebruikers vragen om het label op te geven voordat zij het document opslaan of afdrukken in. Opmerking:  Als u het gebruik van labels aan de gebruikers wilt overlaten, schakelt u dit selectievakje niet in.
    					2.	Als u een label wilt vergrendelen zodat het niet kan worden gewijzigd nadat het is ingevoegd, schakelt u het selectievakje Geen wijzigingen in labels toestaan na toevoeging in. Met deze instelling wordt voorkomen dat de labeltekst wordt bijgewerkt wanneer het label is ingevoegd in een item in een clienttoepassing, zoals Word, Excel of PowerPoint. Als u wilt dat het label wordt bijgewerkt wanneer de eigenschappen voor dit document of item worden bijgewerkt, schakelt u dit selectievakje niet in.
    					3.	Typ in het vak Labelindeling de gewenste labeltekst. Labels kunnen maximaal tien kolomverwijzingen met elk maximaal 255 tekens bevatten. Ga als volgt te werk als u een indeling wilt maken voor uw label: Typ de kolomnamen in de volgorde waarin u deze op het label wilt weergeven. Plaats de kolomnamen tussen accolades ({}), zoals is te zien in het voorbeeld op de pagina Beleid bewerken. Typ woorden die de kolommen identificeren buiten de accolades, zoals wordt weergegeven in het voorbeeld op de pagina Beleid bewerken.
    					4.	Als u een regeleinde wilt toevoegen, typt u \n op de positie waar u een regeleinde wilt weergeven.
    					5.	Selecteer de gewenste tekengrootte en -stijl en geef aan of u het label links, gecentreerd of rechts in het document wilt plaatsen. Tip: Selecteer een lettertype en tekenstijl die beschikbaar zijn op de computers van de gebruikers. De tekengrootte is van invloed op de hoeveelheid tekst die op het label kan worden weergegeven.
    					6.	Typ de hoogte en breedte van het label. Zowel de labelhoogte als de labelbreedte kan variëren van 6,5 mm tot 51 cm. Labeltekst wordt altijd verticaal binnen de labelafbeelding gecentreerd.
    					7.	Klik op Vernieuwen om een voorbeeld van de labelinhoud te bekijken.

12. Klik op OK.

U kunt een bewaarbeleid definiëren dat alleen van toepassing is op een specifieke lijst, bibliotheek of map. Als u echter op deze manier een bewaarbeleid maakt, kunt u dit beleid niet opnieuw gebruiken voor andere lijsten, bibliotheken of sites.

Als u één bewaarbeleid wilt toepassen op alle typen inhoud op één locatie, wilt u waarschijnlijk inhoud bewaren op basis van een locatie. Meestal wilt u controleren of een bewaarbeleid is opgegeven voor alle inhoudstypen.

Als u een ander informatiebeheerbeleid wilt definiëren dan bewaren in een lijst of bibliotheek, moet u een informatiebeheerbeleid definiëren voor elk afzonderlijke lijstinhoudstype dat aan de desbetreffende lijst of bibliotheek is gekoppeld. Zie Een beleid maken voor een inhoudstype van een site voor meer informatie.

U moet ten minste beschikken over de machtiging Lijsten beheren om de instellingen voor informatiebeheerbeleid voor een lijst of bibliotheek te kunnen wijzigen.

1. Navigeer naar de lijst of bibliotheek waarvoor u een informatiebeheerbeleid wilt opgeven.

2. Klik voor een documentbibliotheek op Instellingen , Bibliotheekinstellingen.

   Als u deze menu-items niet ziet of als u met een lijst werkt, klikt u op het tabblad Bibliotheek of Lijst op het lint en klikt u vervolgens op Bibliotheekinstellingen of Lijstinstellingen.

3. Klik onder Machtigingen en beheer op Beleidsinstellingen voor informatiebeheer.

4. Controleer op de pagina Beleidsinstellingen voor informatiebeheer of de bron van het bewaren voor de lijst of bibliotheek is ingesteld op Bibliotheek en mappen. Als Inhoudstype wordt weergegeven als bron, gaat u als volgt te werk:

   • Klik op Bron wijzigen.

   • Selecteer Bibliotheek en mappen in de sectie Bron voor bewaren op de pagina Beleid bewerken. U wordt gewaarschuwd dat bewaarbeleid voor inhoudstypen wordt genegeerd.

   • Klik op OK.

5. Typ op de pagina Beleid bewerken in de sectie Bewaarschema op basis van bibliotheek een korte beschrijving van het beleid dat u maakt.

6. Klik onder Niet-records op Een bewaarfase toevoegen….

   Belangrijk: Onder Records kunt u ervoor kiezen een afzonderlijk bewaarbeleid te definiëren voor records door de optie Verschillende bewaarfasen definiëren voor records te selecteren.

7. Selecteer in het dialoogvenster Eigenschappen van fase een bewaarperiodeoptie om op te geven wanneer documenten of items moeten verlopen. Ga op een van de volgende manieren te werk:

   • Als u de verloopdatum wilt instellen op basis van een datumeigenschap, klikt u in de sectie Gebeurtenis op Deze fase is gebaseerd op een datumeigenschap van het item en selecteert u de document- of itemactie (bijvoorbeeld Gemaakt of Gewijzigd) en de periode (bijvoorbeeld het aantal dagen, maanden of jaren) waarna het item moet verlopen.

   • Als u het verloop wilt vaststellen met een aangepaste verloopformule, klikt u op Ingesteld door een aangepaste verloopformule die op deze server is geïnstalleerd.

     Opmerking: Deze optie is alleen beschikbaar als er een aangepaste formule is ingesteld door uw beheerder.

   • Geef onder Actie de actie op die moet worden uitgevoerd wanneer het document of item verloopt. Als u een specifieke actie wilt inschakelen voor het document of item (zoals verwijderen), selecteert u een actie in de lijst.

8. De optie Een werkstroom starten is alleen beschikbaar als u een beleid definieert voor een lijst, bibliotheek of inhoudstype waaraan al een werkstroom is gekoppeld. U kunt vervolgens de gewenste werkstroom kiezen.

9. Selecteer De actie van deze fase herhalen… in de sectie Terugkeerpatroon en voer in hoe vaak de actie opnieuw moet worden uitgevoerd.

   Opmerking: Deze optie is alleen beschikbaar als de geselecteerde actie kan worden herhaald. U kunt bijvoorbeeld geen terugkeerpatroon instellen voor de actie Definitief verwijderen.

10. Klik op OK.

Als er voor uw site al een informatiebeheerbeleid is gemaakt als siteverzamelingsbeleid, kunt u een van deze beleidsvormen toepassen op een inhoudstype. Hierdoor kunt u hetzelfde beleid toepassen op meerdere inhoudstypen in een siteverzameling, die niet hetzelfde bovenliggende inhoudstype hebben.

1. Navigeer naar de lijst of bibliotheek met het inhoudstype waarop u een beleid wilt toepassen.

2. Klik voor een documentbibliotheek op Instellingen , Bibliotheekinstellingen.

   Als u deze menu-items niet ziet of als u met een lijst werkt, klikt u op het tabblad Bibliotheek of Lijst op het lint en klikt u vervolgens op Bibliotheekinstellingen of Lijstinstellingen.

3. Klik onder Machtigingen en beheer op Beleidsinstellingen voor informatiebeheer.

4. Controleer of de beleidsbron is ingesteld op Inhoudstypen en selecteer onder Beleid voor inhoudstypen het inhoudstype waarop u het beleid wilt toepassen.

5. Klik in de sectie Beleid opgeven op Siteverzamelingsbeleid gebruiken en selecteer vervolgens in de lijst het beleid dat u wilt toepassen.

   Opmerking:  Als de optie Siteverzamelingsbeleid gebruiken niet beschikbaar is, is er geen siteverzamelingsbeleid gedefinieerd voor de siteverzameling.

6. Klik op OK.

   Belangrijk: Als de lijst of bibliotheek waarmee u werkt het beheer van meerdere inhoudstypen ondersteunt, kunt u onder Inhoudstypen klikken op het inhoudstype waarvoor u een informatiebeheerbeleid wilt opgeven. Hierdoor gaat u direct naar stap 5 hierboven.

Deel inhoudstypen tussen siteverzamelingen met behulp van een servicetoepassing voor beheerde metagegevens om publicatie van inhoudstypen in te stellen. Het publiceren van inhoudstypen helpt u bij het consistent beheren van inhoud en metagegevens op uw sites, omdat inhoudstypen centraal kunnen worden gemaakt en bijgewerkt en updates kunnen worden gepubliceerd naar meerdere abonnerende siteverzamelingen of webtoepassingen.

U kunt een informatiebeheerbeleid definiëren en vervolgens op basis hiervan een sjabloon maken die u, wanneer nodig, kunt gebruiken voor meerdere siteverzamelingen. U kunt deze methode gebruiken als u een back-up van uw informatiebeleid wilt hebben of als alternatieve methode voor het gebruik van publicatie van inhoudstypen voor het toepassen van één beleid op meerdere siteverzamelingen. U maakt een sjabloon of back-up van het beleid door het beleid van een siteverzameling te exporteren en dit vervolgens te importeren op een opgeslagen locatie of een andere siteverzameling.

Een beleid exporteren

1. Klik in de siteverzameling waarin het beleid zich bevindt op Instellingen > Site-instellingen.

2. Klik op de pagina Site-instellingen onder de sectie Beheer van de siteverzameling op Siteverzamelingsbeleid.

3. Klik op het beleid dat u wilt exporteren, blader naar de onderkant van het beleid en klik vervolgens op Exporteren.

4. Als u wordt gevraagd of het bestand moet worden opgeslagen of geopend, klikt u op Opslaan en selecteert u vervolgens de locatie waarop het bestand moet worden opgeslagen. Selecteer een locatie die beschikbaar is voor de siteverzamelingen waarin het beleid wordt geïmporteerd.

5. Klik op Sluiten, zodra het dialoogvenster Downloaden voltooid wordt weergegeven.

Een beleid importeren in een andere siteverzameling

Als u een informatiebeheerbeleid importeert, kunt u dit toepassen op meerdere inhoudstypen op de site of het lijstniveau binnen elke siteverzameling. Dit heeft twee voordelen: u hoeft het beleid niet opnieuw te definiëren en op elk inhoudstype toe te passen en u kunt beleidswijzigingen eenvoudiger beheren door op slechts één locatie wijzigingen aan te brengen in het beleid.

1. Klik op de startpagina van de siteverzameling waarop u het beleid wilt toepassen op Instellingen > Site-instellingen.

2. Klik op Siteverzamelingsbeleid in de sectie Beheer van de siteverzameling.

3. Klik op de pagina Siteverzamelingsbeleid op de optie Importeren en klik vervolgens op Bladeren om het XML-bestand van het beleid te zoeken.

4. Selecteer het XML-bestand waarin het beleid is opgeslagen en klik vervolgens op Openen.

5. Als u het betreffende beleid wilt toevoegen aan de siteverzameling, klikt u op de pagina Een siteverzamelingsbeleid importeren op de optie Importeren.

Het geïmporteerde beleid kan nu worden toegepast op één of een groot aantal inhoudstypen op de site of het lijstniveau. Zie Een siteverzamelingsbeleid toepassen op een inhoudstype eerder in dit artikel.