De SharePoint-sitesjabloon van de IT-helpdesk gebruiken

Volg eerst de instructies voor het toevoegen van een sitesjabloon aan een nieuwe of bestaande SharePoint-site.

Verken vooraf ingevulde site-inhoud, webonderdelen en pagina's en bepaal welke site-aanpassingen nodig zijn om af te stemmen op het merk, de stem en de algemene bedrijfsdoelstelling van uw organisatie. 

Vooraf ingevulde sjablooninhoud voor sites, lijsten en nieuwsberichten:

• Startpagina : een landingsplaats voor bezoekers om de status van ondersteuningsaanvragen in te dienen en te bekijken, storingswaarschuwingen te bekijken en toegang te krijgen tot trainingen en andere resources.

• Tickets: houd de voortgang van ingediende ondersteuningstickets bij. Pas deze lijstsjabloon aan door lijsttekstvelden te bewerken.

• Apparaten: houd toegewezen apparaten en assets bij. Pas deze lijstsjabloon aan door lijsttekstvelden te bewerken.

• Veelgestelde vragen: geef bezoekers een lijst met antwoorden op veelgestelde vragen met betrekking tot onderwerpen als wachtwoorden, beveiliging, netwerk- en apparaatbeheer.

• Documenten - Eenvoudige toegang tot gedeelde documenten.

• Prullenbak: biedt toegang tot onlangs verwijderde inhoud.

Zodra u de sjabloon voor de IT-helpdesksite hebt toegevoegd, is het tijd om deze aan te passen en er uw eigen sjabloon van te maken. 

Nuttige informatie bieden aan bezoekers: gebruik tekstwebonderdelen om bezoekers richtlijnen te bieden. Nieuws en aankondigingen presenteren: gebruik het webonderdeel Hero om updates en belangrijke informatie te markeren. Aandacht vestigen op resources: gebruik het webonderdeel Call to Action om algemene resources te markeren. Toegang bieden tot resources en training: gebruik het webonderdeel Snelle koppelingen om eenvoudige toegang te bieden tot technische ondersteuningsresources. Aanstaande gebeurtenissen en belangrijke datums weergeven: gebruik het webonderdeel Gebeurtenissen om een lijst met belangrijke gebeurtenissen en datums te maken. Stel klanten voor aan uw ondersteuningsteam: gebruik het webonderdeel Mensen om belangrijke contactpersonen onder de aandacht te brengen.

Pas het uiterlijk, de navigatie van de site, de webonderdelen en de inhoud van uw site aan om aan de behoeften van uw kijkers en van de organisatie te voldoen. Wanneer u aanpassingen aanbrengt, moet u ervoor zorgen dat de site zich in de bewerkingsmodus bevindt door Rechtsboven op de site Bewerken te selecteren. Terwijl u werkt, kunt u Opslaan als concept of Wijzigingen opnieuw publiceren om wijzigingen zichtbaar te maken voor kijkers.

1. Gebruik tekstwebonderdelen om bezoekers richtlijnen te bieden

1. Selecteer eerst het webonderdeel Tekst en kies Webonderdeel bewerken .

2. Bewerk de tekst rechtstreeks in het webonderdeel. 

Meer informatie over het webonderdeel Tekst.

2. Gebruik het webonderdeel Hero om updates en belangrijke informatie te markeren

1. Selecteer eerst het webonderdeel Hero en kies Webonderdeel bewerken .

2. Kies de indelingsopties die het beste aansluiten bij de behoeften van de organisatie.

Bekijk verschillende typen indelingen en opties voor het webonderdeel Hero. 

3. Gebruik het webonderdeel Call to Action om algemene resources te markeren

1. Selecteer het webonderdeel Call to Action en selecteer Webonderdeel bewerken .

2. Voeg een achtergrondafbeelding toe door Wijzigen te selecteren in het bewerkingsvenster, een afbeeldingsbron te selecteren en vervolgens Invoegen te selecteren nadat u een afbeelding hebt gekozen.

3. Werk het knoplabel en de knopkoppeling bij naar het navigatiedoel.

4. Pas de uitlijning van het knoplabel en de koppeling aan.

Meer informatie over het gebruik van het webonderdeel Call to Action.

4. Gebruik het webonderdeel Snelle koppelingen om eenvoudige toegang te bieden tot technische ondersteuningsbronnen

1. Navigeer naar het webonderdeel Snelle koppelingen, selecteer de koppeling en selecteer vervolgens Webonderdeel bewerken .

2. Bewerk indien nodig de koppeling, titel, pictogram en beschrijving.

3. Als u een koppeling wilt toevoegen, selecteert u + Koppelingen toevoegen.

Bekijk verschillende typen indelingen en bewerkingsopties voor het webonderdeel Snelle koppelingen.

5. Gebruik het webonderdeel Gebeurtenissen om een lijst met belangrijke gebeurtenissen en datums te maken

1. Selecteer het webonderdeel Gebeurtenissen en kies Webonderdeel bewerken .

2. Selecteer de bron, het datumbereik en de indeling voor gebeurtenissen die moeten worden weergegeven.

3. Voer het maximum aantal items in dat in dit webonderdeel moet worden vermeld. 

Meer informatie over het gebruik van het webonderdeel Gebeurtenissen.

6. Gebruik het webonderdeel Mensen om belangrijke contactpersonen onder de aandacht te brengen

1. Verwijder eerst de afbeelding van het webonderdeel Mensen.

2. Voeg vervolgens het webonderdeel Mensen toe door de lijn met een omcirkelde +te selecteren:

   

3. Selecteer Webonderdeel bewerken .

4. Pas de indeling aan en voer de naam van een persoon of groep in.

Meer informatie over het webonderdeel Mensen.

De volgende pagina's en lijsten op de site aanpassen

• Tickets: houd de voortgang van ingediende ondersteuningstickets bij. Pas deze lijst aan door de lijstsjabloon te bewerken. 

• Apparaten: houd toegewezen apparaten en assets bij. Pas deze lijst aan door de lijstsjabloon te bewerken. 

• Veelgestelde vragen: pas deze pagina aan door de webonderdelen Teksten Snelle koppelingen te bewerken.

Het uiterlijk en de sitenavigatie aanpassen

Voordat u uw site met anderen deelt, moet u de laatste hand leggen aan uw site door ervoor te zorgen dat gebruikers de site kunnen vinden, eenvoudig door koppelingen en pagina's kunnen navigeren en snel toegang hebben tot inhoud op de site.

• Bewerk documentbibliotheken door de mapnamen bij te werken en resources te uploaden.

• Sitenavigatie bewerken en aanpassen.

• Wijzig het uiterlijk van uw site door het thema, het logo, de koptekstindelingen en het uiterlijk van uw site aan te passen.

• Pagina's aan deze site of de sitenavigatie toevoegen of verwijderen om bestaande inhoud te kunnen gebruiken.

• Kies ervoor om deze site te koppelen aan een hubsite binnen uw organisatie of voeg deze site indien nodig toe aan een bestaande hubsitenavigatie .

Deel uw site met anderen nadat u uw site hebt aangepast, gecontroleerd op nauwkeurigheid en het definitieve concept hebt gepubliceerd. 

1. Deel uw site met anderen nadat u uw site hebt aangepast, beoordeeld en het definitieve concept hebt gepubliceerd. 

2. Selecteer Instellingen en vervolgens Sitemachtigingen.

3. Selecteer Personen uitnodigen,  selecteer Leden toevoegen aan groep en vervolgens Toevoegen om volledige toegang te verlenen tot de inhoud van de teamsite, gedeelde resources zoals de Outlook-agenda van het team en bewerkingsrechten voor de site.

4. Selecteer vervolgens Personen uitnodigen, vervolgens Site alleen delen en vervolgens Opslaan om de site te delen, maar niet gedeelde resources of bewerkingsrechten voor sites.

5. Selecteer Delen.

Meer informatie over het beheren van teamsite-instellingen, site-informatie en machtigingen.

 

Nadat u uw site hebt gemaakt en gestart, is de volgende belangrijke fase het onderhouden van site-inhoud. Zorg ervoor dat u een plan hebt om inhoud en webonderdelen up-to-date te houden. 

Aanbevolen procedures voor siteonderhoud:

• Siteonderhoud plannen : stel een planning op om de site-inhoud zo vaak als nodig te controleren om ervoor te zorgen dat de inhoud nog steeds nauwkeurig en relevant is.

• Regelmatig nieuws posten : distribueer de meest recente aankondigingen, informatie en status binnen de organisatie.  Meer informatie over het toevoegen van een nieuwsbericht op een teamsite of communicatiesite en laat anderen zien wie aankondigingen posten hoe ze SharePoint-nieuws kunnen gebruiken.

• Koppelingen en webonderdelen controleren: houd koppelingen en webonderdelen bijgewerkt om ervoor te zorgen dat u de volledige waarde van uw site gebruikt.

• Analyse gebruiken om de betrokkenheid te verbeteren : bekijk het sitegebruik met behulp van het ingebouwde rapport met gebruiksgegevensom informatie op te halen over populaire inhoud, sitebezoeken en meer.

• Controleer regelmatig uw site-instellingen : zodra u een site in SharePoint hebt gemaakt, kunt u wijzigingen aanbrengen in de instellingen, sitegegevens en machtigingen voor de site.