Draaitabelgegevens met één rapportfilteritem tegelijk ophalen

1. Zorg ervoor dat de opdracht Van de wizard Draaitabel en draaigrafiek zich op de werkbalk Snelle toegang bevindt. Als u deze niet ziet, voert u de volgende stappen uit:

   Waar bevindt zich de werkbalk Snelle toegang?

   1. Klik op de pijl naast de werkbalk en klik op Meer opdrachten.

   2. Selecteer onder Kies opdrachten uit de optie Alle opdrachten.

   3. Selecteer in de lijst de optie Wizard Draaitabel en draaigrafiek, klik op Toevoegen en klik op OK.

2. Klik nu op het pictogram van de wizard Draaitabel en draaigrafiek op de werkbalk Snelle toegang.

3. Selecteer op de pagina Stap 1 van de wizard de optie Externe gegevensbron en klik vervolgens op Volgende.

4. Klik op de pagina Stap 2 van de wizard op Gegevens ophalen.

5. Verbinding maken met een gegevensbron.

   Zie Microsoft Query gebruiken om externe gegevens op te halen voor meer informatie over het maken van verbinding met een ODBC-gegevensbron.

6. Klik op de pagina Stap 3 van de wizard op Indeling.

7. Sleep in het dialoogvenster Indeling een of meer velden naar het gebied Rapportfilter .

8. Ga als volgt te werk voor elk rapportfilterveld:

   1. Dubbelklik op het veld.

      Het dialoogvenster Geavanceerde opties voor draaitabelveld wordt weergegeven.

   2. Als u alleen bijgewerkte gegevens uit de gegevensbron wilt ophalen telkens wanneer u een nieuw item selecteert in een rapportfilter, klikt u op Query uitvoeren op externe gegevensbron wanneer u elk velditem van het rapportfilter selecteert (vereist minder geheugen).

      Als u wilt voorkomen dat een rapportfilterveld wordt verplaatst naar de gebieden Rijlabels, Kolomlabels of Waarden, schakelt u het selectievakje Draaiing van dit veld uitschakelen in (aanbevolen).

      Als u wilt terugkeren naar de standaardbewerking door alle gegevens uit de gegevensbron op te halen telkens wanneer u een nieuw item in een rapportfilter selecteert, klikt u op Externe gegevens ophalen voor alle rapportfiltervelditems (snellere prestaties).

U kunt een rapportfilter configureren om geselecteerde gegevens op te halen uit de gegevensbron van een draaitabel met behulp van het dialoogvenster Geavanceerde opties voor draaitabelvelden in de wizard Draaitabel en draaigrafiek. Standaard haalt Microsoft Office Excel alle brongegevens voor een draaitabel op, waaronder gegevens die zijn uitgefilterd (en dus niet in het rapport worden weergegeven), wanneer u het rapport maakt of vernieuwen. Wanneer u een rapportfilter configureert om alleen gegevens op te halen voor het item dat u in het filter opgeeft, kunt u naar behoefte kleinere hoeveelheden gegevens ophalen. Telkens wanneer u een ander item in het filter weergeeft, wordt alleen de subset van de gegevens voor het nieuwe item opgehaald. U kunt zoveel rapportfilters configureren als u wilt en deze vervolgens toepassen als dat nodig is.

Hoe de prestaties worden beïnvloed

Wanneer een rapportfilter is geconfigureerd om gegevens op te halen voor een of meer (maar niet alle) items, is het item (Alle) met de volledige set gegevens niet beschikbaar (grijs weergegeven) en is de opdracht Rapportfilterpagina's weergeven (op het tabblad Opties in de groep Draaitabel , wanneer u op de pijl naast Opties klikt) ook niet beschikbaar. Telkens wanneer u een ander item selecteert, haalt u minder gegevens op, maar u moet nog steeds wachten tot de gegevens zijn opgehaald. Als de verbinding van uw computer met de externe gegevensbron wordt verbroken, kunt u pas een ander item selecteren als u opnieuw verbinding kunt maken met de gegevensbron. Met deze optie kunt u echter wel met veel grotere hoeveelheden gegevens werken dan u anders zou kunnen doen.

Als u alle gegevens voor alle items ophaalt, kan de eerste bewerking voor het ophalen van gegevens langer duren, maar u kunt vervolgens zonder vertraging nieuwe items in het rapportfilter selecteren omdat alle gegevens die u nodig hebt, in het geheugen op uw computer worden geladen. U kunt ook een overzicht van de volledige set gegevens openen door het item (Alle) te selecteren en het rapport opnieuw in te delen om de rapportfilters in andere gebieden te gebruiken. De optie (Alle) biedt u de meeste veelzijdigheid wanneer de totale hoeveelheid gegevens die moet worden opgehaald binnen de beschikbare geheugenlimieten van uw computer valt.

Rapportfilters verplaatsen

Als u een rapportfilter sleept dat is geconfigureerd om alle gegevens voor alle items op te halen naar een andere positie, bijvoorbeeld als u er een rijlabel van probeert te maken, probeert Excel de gegevens voor alle items op te halen en hebt u mogelijk geen computerbronnen meer. U kunt echter voorkomen dat een gebruiker dit doet. Zie de sectie Rapportfiltergegevens ophalen voor elk item of voor alle items voor meer informatie.

Gegevens ophalen voor items wanneer er geen rapportfilter beschikbaar is

Deze mogelijkheid om deze functie te gebruiken is niet beschikbaar onder de volgende omstandigheden:

• Rapporten op basis van brongegevens uit OLAP databases voeren automatisch een query uit op gegevens op basis van behoefte en gebruiken deze functie dus niet.

• De draaitabel deelt de gegevenscache met een of meer andere draaitabellen.

• Het ODBC-stuurprogramma voor de externe database die u opvraagt, biedt geen ondersteuning voor parameterquery's. De ODBC-stuurprogramma's die bij Microsoft Office worden geleverd, ondersteunen alle parameterquery's. U kunt contact opnemen met externe leveranciers van stuurprogramma's om te bepalen of hun stuurprogramma's deze ondersteuning hebben.