Een assistent toevoegen aan uw profiel in Microsoft 365

Met het veld Assistent in Microsoft 365 kan een profieleigenaar de persoon opgeven die hem/haar ondersteunt in de dagelijkse coördinatie. Leidinggevenden kunnen bijvoorbeeld aangeven wie hun assistent is. De assistentaanduiding is alleen informatief. De bestaande rol van de persoon wordt niet overschreven en er worden geen nieuwe verantwoordelijkheden van de organisatie toegewezen.

Assistent-informatie wordt weergegeven in de sectie Contactpersoon op profielkaarten. Volg de stappen in Uw profiel bewerken in Microsoft 365 om de assistentgegevens in uw profiel toe te voegen of bij te werken.

Eenmaal toegevoegd, wordt de assistent-informatie weergegeven op het profiel van de leidinggevende, zodat collega's snel het juiste contactpunt kunnen vinden voor plannings- of coördinatiebehoeften, waardoor onnodige heen-en-weer- en onderbrekingen worden verminderd. 

Wat betekent worden vermeld als assistent?

De assistent-aanduiding is uitsluitend een zichtbaar profielkenmerk. 
Dit is niet afhankelijk van de rapportagehiërarchie van de organisatie en verleent geen speciale machtigingen, toegang of mogelijkheden. Als u iemand toevoegt als assistent, worden er geen meldingen geactiveerd, worden er geen toegangsniveaus gewijzigd of worden er geen verantwoordelijkheden aan die persoon toegewezen. Het helpt anderen eenvoudigweg te begrijpen wie de eigenaar van het profiel delegeert als Assistent. 

Wie kan worden toegevoegd als assistent? 

Met het veld Assistent kunt u een interne tenantgebruiker of een gastgebruiker met een Azure AD-profiel toevoegen. De persoon hoeft geen specifieke functie te hebben of deel uit te maken van de rapportagehiërarchie van de profieleigenaar. 

Assistentgedrag in scenario voor meerdere tenants: 

Een gebruiker van een externe tenant kan worden toegewezen als assistent; De toegewezen assistent ziet deze relatie echter niet in het profiel van de persoon die ze ondersteunen.  

Voorbeeld:
John is toegewezen als assistent van Dave. Ze behoren tot verschillende tenants. 

• Gebruikers in de tenant van Dave kunnen Zien dat John wordt vermeld als Dave's Assistent.

• John kan deze Assistent-waarde niet weergeven in het profiel van Dave, ondanks dat hij de toegewezen assistent is.

Dit gedrag is standaard, omdat Assistent-informatie niet wordt weergegeven in tenants. 

Ontvangt de aangewezen assistent een melding? 

Als u het veld Assistent instelt of bijwerkt, wordt er geen melding verzonden naar de persoon die wordt vermeld als de assistent. Dit is opzettelijk, omdat: 

• De aanduiding van de assistent is alleen informatief, niet een werkstroomactie.

• De aanwijzing is informatief en wijzigt geen rollen, taken of toegang, dus er is geen systeemwaarschuwing vereist.

• Gebruikers kunnen dit veld bijwerken voor organisatieoverschrijdende bewustwording zonder melding te activeren.

Het veld Assistent: 

• Vertegenwoordigt een actieve tenantgebruiker met een Azure AD-profiel.

• Is eigendom van en wordt beheerd door de eigenaar van het profiel.

• Wordt consistent weergegeven voor tenantgebruikers in Microsoft 365-ervaringen, zoals profielkaart, organisatiesectie van de profielkaart en Copilot (indien beschikbaar). Wanneer een assistent de organisatie verlaat, wordt de opgeslagen waarde van de assistent uit het profiel verwijderd en wordt het veld niet meer weergegeven in het profiel.

• U kunt op elk gewenst moment slechts één assistent tegelijk hebben.

Waar worden de assistentgegevens weergegeven? 

Wanneer de assistent wordt toegevoegd, wordt de assistent weergegeven op het profielkaartje (sectie Contactpersoon) om collega's te helpen het juiste contactpunt te identificeren bij het bekijken van het profiel van een persoon. 

Privacy en zichtbaarheid beheren door gebruikers 

Als u op het pictogram 'i' klikt, wordt u met de profieleditor naar de juiste instellingenpagina geleid om de zichtbaarheid te beheren. 

De assistent is standaard zichtbaar voor iedereen in uw organisatie. Afhankelijk van het tenantbeleid kunt u mogelijk het volgende doen: 

• Zichtbaarheid wijzigen in Alleen ik

• Standaardprivacyinstellingen negeren die zijn ingesteld door uw organisatie

Hoe assistentgegevens worden gebruikt 

Zodra deze assistentgegevens zijn opgeslagen, wordt deze weergegeven op de profielkaart van de persoon waaraan de assistent is toegevoegd. 

Beheer-instellingen voor Assistent in SharePoint Beheer Center 

In het SP-beheercentrum kunnen tenantbeheerders :  

1. Schakel de assistentfunctie uit door deze te markeren als 'uitgeschakeld' of door deze in te stellen als 'optioneel' of als een 'vereiste' eigenschap. De standaardwaarde is 'optioneel'.

2. Stel de standaardprivacy van de eigenschap Assistent in (op 'Iedereen' of 'Alleen ik' en geef op of de gebruiker deze waarde kan overschrijven. De standaardwaarde is 'Iedereen'.

3. Stel in of de standaardprivacyinstelling kan worden overschreven/gewijzigd door de gebruiker. De standaardinstelling is om de onderdrukkingsmogelijkheid niet te bieden.

Veelgestelde vragen 

1. Kan ik meer dan één assistent toevoegen?
   No. Er kan slechts één assistent tegelijk worden toegevoegd en weergegeven in een profiel.

2. Kan iemand anders mijn Assistent voor mij beheren? 
   No. Alleen de profieleigenaar kan Assistent beheren.

3. Waarom zie ik het veld Assistent niet in profieleditor? 

   Uw tenantbeheerder heeft mogelijk het volgende: 

   1. Het veld Assistent is uitgeschakeld 

   2. Beperkte bewerkbaarheid van gebruikers 

   3. Het veld is verborgen in de profieleditor
      
      Neem contact op met uw beheerder als u denkt dat u toegang moet hebben. 

4. Kan ik mijn assistent tijdelijk verwijderen?
   Ja. Als bewerken is toegestaan, kunt u de waarde assistent verwijderen. Hiermee wordt het uit uw profiel verwijderd totdat u het opnieuw toevoegt.

5. Hoe lang duurt het voordat wijzigingen worden weergegeven?
   Het kan tot 24 uur duren voordat wijzigingen automatisch van kracht worden en er is geen tussenkomst van IT of HR vereist.