Het bestandsplan is het primaire document voor het beheer van records in SharePoint. Hoewel bestandsplannen van verschillende organisaties kunnen verschillen, zijn ze meestal:
-
Beschrijf de soorten items die door de organisatie als records worden erkend.
-
Beschrijf tot welke bredere categorie records de items behoren.
-
Geef aan waar records zijn opgeslagen.
-
Beschrijf bewaarperioden voor records.
-
Bepalen wie verantwoordelijk is voor het beheren van de verschillende soorten records.
In dit artikel wordt de inhoud van een bestandsplan beschreven en wordt beschreven hoe u een bestandsplan voor uw organisatie kunt maken. Het artikel leidt u ook naar een werkblad waarin u het bestandsplan kunt opnemen.
Soorten records identificeren
Om te bepalen welke actieve documenten in uw organisatie kunnen worden gedeclarabel als records, is de samenwerking van recordmanagers, advocaten, compliance officers en inhoudsbeheerders vereist. Houd er rekening mee dat er algemene wetten zijn die uw onderneming verplichten om records bij te houden, zelfs als uw onderneming zich niet in een sterk gereguleerde branche beoert. Naast algemene bedrijfswetten moet u juridische vereisten evalueren die specifiek zijn voor uw onderneming.
Het valt buiten het bereik van dit artikel om meer dan algemene informatie te verstrekken over hoe u kunt bepalen wat een record in uw organisatie is. Waarschijnlijk is uw onderneming al bezig met een bepaalde vorm van recordbeheer en heeft u de meeste recordsbeheerrollen ingevuld die u nodig hebt en hebt u mogelijk al een taxonomie van records.
In het algemeen kunt u als eerste bepalen wat records in uw organisatie zijn:
-
Inzicht in de wettelijke verplichtingen en zakelijke behoeften van uw onderneming.
-
Analyseer hoe actieve documenten worden gebruikt in een gezamenlijke inspanning binnen de afdelingen van uw organisatie.
-
Ontwikkel een lijst met de soorten documenten die records moeten worden. U kunt bijvoorbeeld bepalen dat het volgende moet worden bewaard als records:
-
Contracten voor het huren van bedrijfsruimte.
-
Documenten met betrekking tot de voordelen van werknemers.
-
Documenten met betrekking tot productonderzoek en -ontwikkeling.
-
-
Categoriseer de records. Records in dezelfde categorie hebben vaak dezelfde bewaarperioden en kunnen op andere manieren vergelijkbare behandeling vereisen.
Neem de gegevens op die u hebt verzameld. Neem het type record op, de categorie waar deze records toe behoren en een korte beschrijving van het type record.
Het volgende is een voorbeeldwerkblad:
|
Soort record |
Recordcategorie |
Beschrijving |
|---|---|---|
|
Pensioenplannen, verzekeringsplannen, pensioenplannen |
Beschrijvingen van werknemersbijslag |
Beschrijvingen van alle werknemersbijslagplannen. |
|
Roosters voor salarissen, aanvullende salarisgegevens |
Salarisadministratie |
Samenvattingen van gewerkte uren, overuren en betaalde salarissen. |
|
Leveranciersfacturen |
Facturen |
Records van goederen of services die bij leveranciers zijn gekocht. |
|
Productenquêtes, vragenlijsten, trainingshandleiding, trainingsvideo's |
Trainingsmateriaal |
Biedt interne of externe training. |
|
Verzendformulieren, verzendrapporten |
Verzendrecords |
Documenteert de verzending van materiaal. |
|
Persberichten, artikelen in de krant |
Persberichten |
Public relations-informatie over producten en services. |
|
Contactbladen voor noodgevallen, registratieformulieren voor medische planning, cv's, statusrapporten van voordelen |
Personeelsrecords |
Records van de arbeidsgeschiedenis van personen en verwante personeelsacties. |
Het bestandsplan voltooien
Nadat u hebt bepaald welke documenten moeten worden bewaard als records en nadat u een set recordcategorieën hebt gemaakt, voltooit u uw bestandsplan door aanvullende informatie over elk type record op te geven. Geef het volgende op:
-
Hoe lang elk type record moet worden bewaard.
-
Hoe records moeten worden verwijderd wanneer de bewaarperiode verloopt.
-
Wie is de primaire recordbeheerder voor records van dit type.
-
In welk soort media zijn records van dit type opgeslagen?
Het volgende is een voltooid voorbeeldbestandsplan:
|
Records |
Beschrijving |
Media |
Recordcategorie |
Bewaren |
Disposition |
Contactpersoon |
|---|---|---|---|---|---|---|
|
401k-abonnementen |
Beschrijving van het werknemersbijslagplan. |
Webpagina's |
Werknemersbijslagplannen |
X jaar |
Geen |
Kathi-vloed |
|
Verzekeringsplannen |
Beschrijving van het werknemersverzekeringsplan. |
Afdrukken |
Werknemersbijslagplannen |
X jaar |
Geen |
Reshma Patel |
|
Pensioenplannen |
Beschrijving van het werknemers-pensioenplan. |
Afdrukken |
Werknemersbijslagplannen |
X jaar |
Geen |
Reshma Patel |
|
Roosters voor salarisadministratie |
Samenvattingen van betaalde uren, overuren en salarissen. |
Elektronische documenten |
Salarisadministratie |
X jaar |
Vernietigen |
Reshma Patel |
|
Aanvullende salarisgegevens |
Samenvattingen van ziekteverlof, vakantietijd en andere salarissen zonder salaris. |
Elektronische documenten |
Salarisadministratie |
X jaar |
Vernietigen |
Reshma Patel |
|
Leveranciersfacturen |
Records van goederen of services die bij leveranciers zijn gekocht. |
Afdrukken |
Facturen |
X jaar |
Vernietigen |
Eric Lang |
|
Productenquêtes |
Klanttevredenheidsenquête. |
Webpagina's |
Enquêtemateriaal |
X jaar |
Archiveren |
Kylie Nolet |
|
Vragenlijsten |
Vragenlijst om demografische gegevens van klanten te bepalen. |
Afdrukken |
Enquêtemateriaal |
X jaar |
Archiveren |
Kylie Nolet |
|
Trainingshandleiding |
Trainingsinhoud voor hard-copy. |
Afdrukken |
Trainingsmateriaal |
X jaar |
Vernietigen |
Kylie Nolet |
|
Trainingsvideo's |
Videotrainingsinhoud. |
Video |
Trainingsmateriaal |
X jaar |
Vernietigen |
Kylie Nolet |
|
Verzendformulieren |
Configuratie van materiaalzendingen |
Afdrukken |
Verzendmateriaal |
X jaar |
Vernietigen |
Eric Lang |
|
Verzendrapporten |
Documentatie van de verzending van materialen. |
Elektronische spreadsheets |
Verzendmateriaal |
X jaar |
Vernietigen |
Eric Lang |
|
Persberichten |
Releases over producten en services. |
Elektronische documenten |
Public Relations-informatie |
X jaar |
Archiveren |
Kylie Nolet |
|
Artikelen in de krant |
Nieuws over producten en services. |
Afdrukken |
Public Relations-informatie |
X jaar |
Archiveren |
Kylie Nolet |
|
Contactbladen voor noodgevallen |
Werknemersgegevens. |
Elektronische documenten |
Personeelsrecords |
X jaar |
Vernietigen |
Reshma Patel |
|
Registratieformulieren voor medische planning |
Aanmeldingsformulieren van werknemers voor gezondheidsplannen. |
Elektronische documenten |
Personeelsrecords |
X jaar |
Vernietigen |
Reshma Patel |
|
Cv's |
Ontvangen cv's. |
Gemengd |
Personeelsrecords |
X jaar |
Vernietigen |
Reshma Patel |
Opmerking: Het voorbeeld eerder in deze sectie is een voorbeeld. Het is geen aanbeveling voor bepaalde instellingen voor het bestandsplan. Om te versterken dat dit een voorbeeld is en geen aanbeveling van een recordbeheerbeleid, worden er geen bewaarperioden opgegeven.
