Een geautomatiseerde werkstroom instellen tussen Microsoft Forms en Excel via Power Automate

Inleiding

Deze handleiding begeleidt u bij het instellen van een geautomatiseerde werkstroom tussen Microsoft Forms en Excel met behulp van Power Automate. De werkstroom kan de Forms antwoordgegevens automatisch toevoegen aan het vooraf gedefinieerde Excel-bestand.

Vereisten

Voordat u begint, moet u het volgende hebben:

• Een Microsoft 365-account met toegang tot Microsoft Forms en Excel (servicebeschrijving van Microsoft 365 controleren)

• Toegang tot Power Automate (Power Automate-licenties controleren voor Power Automate seeded licenties voor Microsoft 365-account)

Stapsgewijze handleiding

1. Uw Microsoft-formulier maken

Om te beginnen hebt u een Microsoft-formulier nodig waarmee de gegevens worden verzameld die u wilt automatiseren. Voer de volgende stappen uit:

• Meld u aan bij uw Microsoft 365-account en navigeer naar Microsoft Forms.

• Maak een formulier en ontwerp uw formulier door vragen toe te voegen en zo nodig te configureren.

2. Uw Excel-werkblad instellen

Bereid vervolgens een Excel-spreadsheet voor om de gegevens op te slaan die uit uw formulier zijn verzameld:

• Open Excel en maak een nieuwe werkmap of gebruik een bestaande werkmap.

• Label de kolommen zodat deze overeenkomen met de velden in uw Microsoft-formulier. Als uw formulier bijvoorbeeld namen en e-mailadressen verzamelt, kunnen uw kolommen het label 'Naam' en 'Email' hebben.

• Sla de werkmap op in OneDrive of SharePoint, zodat deze toegankelijk is voor Power Automate.

Als u al een Excel-bestand hebt gekoppeld aan het formulier (via 'Resultaat openen in Excel' van Forms resultaatpagina), worden de kolommen automatisch gemaakt. U kunt de kolommen desgewenst aanpassen.

3. Een nieuwe stroom maken in Power Automate

U maakt nu een stroom in Power Automate om uw formulier te koppelen aan uw Excel-spreadsheet:

• Power Automate openen en aanmelden

• en klik op Maken in het linkermenu.

• Selecteer 'Geautomatiseerde cloudstroom' en geef uw stroom een naam (bijvoorbeeld 'Formulier naar Excel Automation').

• Zoek onder 'Kies de trigger van uw stroom' naar en selecteer 'Microsoft Forms'.

• Selecteer 'Wanneer een nieuw antwoord wordt verzonden' als trigger.

4. De trigger configureren

Vervolgens configureert u de trigger om op te geven welke formulierantwoorden de stroom moeten activeren:

• Selecteer in de vervolgkeuzelijst het formulier waarvan u de gegevens wilt automatiseren. Als het formulier niet wordt weergegeven, plakt u de formulier-id van de formulier-URL om het formulier toe te voegen.

• Klik op 'Nieuwe stap' om door te gaan.

5. Een actie toevoegen om formulierantwoorden op te halen

Nadat u de trigger hebt ingesteld, voegt u een actie toe om de formulierantwoorden op te halen:

• Zoek naar 'Microsoft Forms' en selecteer 'Antwoorddetails ophalen'.

• Kies uw formulier in de vervolgkeuzelijst.

• Selecteer in het veld Antwoord-id de optie Antwoord-id in het vak dynamische inhoud.

6. Een actie toevoegen om het Excel-werkblad te vullen

Nu stelt u een actie in om de formulierantwoorden naar uw Excel-spreadsheet te schrijven:

• Klik op 'Nieuwe stap' en zoek naar 'Excel Online (Business)'.

• Selecteer 'Een rij toevoegen aan een tabel'.

• Kies de locatie van uw Excel-bestand (OneDrive of SharePoint), selecteer de documentbibliotheek en navigeer naar het bestand dat u eerder hebt gemaakt.

• Kies de tabel in het werkblad waarin u de formuliergegevens wilt invoegen.

• Wijs de velden van het formulier toe aan de kolommen in uw Excel-tabel door dynamische inhoud voor elke kolom te selecteren.

• Sla de stroom op.

7. Uw stroom testen

Voordat u de stroom voltooit, is het essentieel om uw stroom te testen om te controleren of deze correct werkt:

• Dien een testantwoord in op uw Microsoft-formulier.

• Navigeer naar Power Automate en controleer de stroomgeschiedenis om te zien of deze is uitgevoerd.

• Open uw Excel-bestand om te controleren of de gegevens correct zijn vastgelegd.

Tips voor probleemoplossing

Als u problemen ondervindt, kunt u deze stappen voor probleemoplossing overwegen:

• Zorg ervoor dat alle verbindingen (Microsoft Forms, Excel en Power Automate) zijn geverifieerd en over de benodigde machtigingen beschikken.

• Controleer of de Excel-tabel is opgemaakt als een tabel (gebruik 'Opmaken als tabel' in Excel).

• Controleer de dynamische inhoudstoewijzing om ervoor te zorgen dat alle velden correct zijn uitgelijnd.

• Zorg ervoor dat het Excel-bestand geen extra gegevenssynchronisatieverbinding heeft om dubbele gegevens te voorkomen.