Een geautomatiseerde werkstroom instellen tussen Microsoft Forms en Excel via Power Automate
Inleiding
Deze handleiding begeleidt u bij het instellen van een geautomatiseerde werkstroom tussen Microsoft Forms en Excel met behulp van Power Automate. Met de werkstroom kunnen de formulierantwoordgegevens automatisch worden toegevoegd aan het vooraf gedefinieerde Excel-bestand.
Vereisten
Voordat u begint, moet u het volgende hebben:
- Een Microsoft 365-account met toegang tot Microsoft Forms en Excel (servicebeschrijving van Microsoft 365 controleren)
- Toegang tot Power Automate (Power Automate-licenties controleren voor Power Automate seeded licenties voor Microsoft 365-account)
Stapsgewijze handleiding
1. Uw Microsoft-formulier maken
Om te beginnen hebt u een Microsoft-formulier nodig waarmee de gegevens worden verzameld die u wilt automatiseren. Voer de volgende stappen uit:
- Meld u aan bij uw Microsoft 365-account en navigeer naar Microsoft Forms.
- Maak een formulier en ontwerp uw formulier door vragen toe te voegen en zo nodig te configureren.
2. Uw Excel-werkblad instellen
Bereid vervolgens een Excel-spreadsheet voor om de gegevens op te slaan die uit uw formulier zijn verzameld:
- Open Excel en maak een nieuwe werkmap of gebruik een bestaande werkmap.
- Label de kolommen zodat deze overeenkomen met de velden in uw Microsoft-formulier. Als uw formulier bijvoorbeeld namen en e-mailadressen verzamelt, kunnen uw kolommen het label 'Naam' en 'Email' hebben.
- Sla de werkmap op in OneDrive of SharePoint, zodat deze toegankelijk is voor Power Automate.
Als u al een Excel-bestand hebt gekoppeld aan het formulier (via 'Resultaat openen in Excel' op de pagina Met resultaten van formulieren), worden de kolommen automatisch gemaakt. U kunt de kolommen desgewenst aanpassen.
3. Een nieuwe stroom maken in Power Automate
U maakt nu een stroom in Power Automate om uw formulier te koppelen aan uw Excel-spreadsheet:
- Power Automate openen en aanmelden
- en klik op Maken in het linkermenu.
- Selecteer 'Geautomatiseerde cloudstroom' en geef uw stroom een naam (bijvoorbeeld 'Formulier naar Excel Automation').
- Zoek onder 'Kies de trigger van uw stroom' naar en selecteer 'Microsoft Forms'.
- Selecteer 'Wanneer een nieuw antwoord wordt verzonden' als trigger.
4. De trigger configureren
Vervolgens configureert u de trigger om op te geven welke formulierantwoorden de stroom moeten activeren:
- Selecteer in de vervolgkeuzelijst het formulier waarvan u de gegevens wilt automatiseren. Als het formulier niet wordt weergegeven, plakt u de formulier-id van de formulier-URL om het formulier toe te voegen.
- Klik op 'Nieuwe stap' om door te gaan.
5. Een actie toevoegen om formulierantwoorden op te halen
Nadat u de trigger hebt ingesteld, voegt u een actie toe om de formulierantwoorden op te halen:
- Zoek naar 'Microsoft Forms' en selecteer 'Antwoorddetails ophalen'.
- Kies uw formulier in de vervolgkeuzelijst.
- Selecteer in het veld Antwoord-id de optie Antwoord-id in het vak dynamische inhoud.
6. Een actie toevoegen om het Excel-werkblad te vullen
Nu stelt u een actie in om de formulierantwoorden naar uw Excel-spreadsheet te schrijven:
- Klik op 'Nieuwe stap' en zoek naar 'Excel Online (Business)'.
- Selecteer 'Een rij toevoegen aan een tabel'.
- Kies de locatie van uw Excel-bestand (OneDrive of SharePoint), selecteer de documentbibliotheek en navigeer naar het bestand dat u eerder hebt gemaakt.
- Kies de tabel in het werkblad waarin u de formuliergegevens wilt invoegen.
- Wijs de velden van het formulier toe aan de kolommen in uw Excel-tabel door dynamische inhoud voor elke kolom te selecteren.
- Sla de stroom op.
7. Uw stroom testen
Voordat u de stroom voltooit, is het essentieel om uw stroom te testen om te controleren of deze correct werkt:
- Dien een testantwoord in op uw Microsoft-formulier.
- Navigeer naar Power Automate en controleer de stroomgeschiedenis om te zien of deze is uitgevoerd.
- Open uw Excel-bestand om te controleren of de gegevens correct zijn vastgelegd.
Tips voor probleemoplossing
Als u problemen ondervindt, kunt u deze stappen voor probleemoplossing overwegen:
- Zorg ervoor dat alle verbindingen (Microsoft Forms, Excel en Power Automate) zijn geverifieerd en over de benodigde machtigingen beschikken.
- Controleer of de Excel-tabel is opgemaakt als een tabel (gebruik 'Opmaken als tabel' in Excel).
- Controleer de dynamische inhoudstoewijzing om ervoor te zorgen dat alle velden correct zijn uitgelijnd.
- Zorg ervoor dat het Excel-bestand geen extra gegevenssynchronisatieverbinding heeft om dubbele gegevens te voorkomen.