In dit artikel wordt het webonderdeel Veelgestelde vragen beschreven dat mogelijk wordt gemaakt door Microsoft 365 Copilot (openbare preview) dat u kunt gebruiken om veelgestelde vragen in SharePoint te bouwen en te beheren met de kracht van Microsoft 365 Copilot.
Overzicht
Wat is het webonderdeel Veelgestelde vragen in SharePoint?
Het webonderdeel Veelgestelde vragen is een ai-functie waarmee eigenaren van SharePoint-inhoud secties met veelgestelde vragen kunnen maken en bijhouden op hun SharePoint-pagina's en -nieuws. Het helpt auteurs bij het genereren, cureren en verfijnen van veelgestelde vragen door basisbronnen (zoals Word, PowerPoint, PDF, Loop en Teams-vergaderingen) te gebruiken om relevante categorieën, vragen en antwoorden te genereren.
Op hoog niveau neemt de functie gestructureerde en ongestructureerde inhoud als invoer, past ai-gebaseerde verwerking toe om zinvolle faq-vermeldingen te extraheren en voor te stellen, en produceert georganiseerde, gecategoriseerde secties met veelgestelde vragen als uitvoer. Auteurs kunnen deze vermeldingen handmatig verfijnen, zodat inhoud van hoge kwaliteit en betrouwbaar is.
Wat kan het webonderdeel Veelgestelde vragen doen?
Het webonderdeel Veelgestelde vragen biedt verschillende mogelijkheden:
-
AI-Assisted veelgestelde vragen genereren: genereert automatisch veelgestelde vragen categorieën, vragen en antwoorden op basis van geselecteerde bestanden.
-
Human-in-the-Loop Bewerken: auteurs van inhoud kunnen categorieën, vragen en antwoorden controleren, bewerken, verwijderen en opnieuw ordenen voordat ze de pagina publiceren.
-
Basis voor meerdere bronnen: ondersteunt meerdere inhoudstypen (Word, PowerPoint, PDF, Loop en Teams-vergaderingen) om de nauwkeurigheid en relevantie te verbeteren.
-
Configureerbare weergaveopties: ondersteunt verschillende indelingen (punthaak, plus/minteken) en stelt gebruikers in staat om het uitbreidingsgedrag aan te passen.
Wat zijn de Copilot-licentievereisten voor deze functie?
- Kijkers: Geen Copilot-licentie vereist.
- Makers & Editors: een Microsoft 365 Copilot-licentie is vereist voor het maken en bewerken van veelgestelde vragen webonderdeel.
Laten we eens kijken hoe deze nieuwe ervaring het maken van veelgestelde vragen in SharePoint vereenvoudigt en verbetert.
Wat zijn de beoogde toepassingen van het webonderdeel met veelgestelde vragen?
Het webonderdeel Veelgestelde vragen is ontworpen om organisaties te helpen bij het eenvoudig genereren van nauwkeurige en toegankelijke secties met veelgestelde vragen op hun SharePoint-pagina's.
Belangrijke use cases zijn onder andere:
Gebeurtenis : bijvoorbeeld: gebeurtenisdetails, planningen en logistiek
-
Geef een overzicht van de gebeurtenisdetails voor aanstaande vergaderingen, trainingen of bedrijfsbrede vergaderingen.
-
Geef schema's, spreker-bios, sessieoverzichten en logistieke informatie voor deelnemers.
-
Beantwoord veelvoorkomende vragen van deelnemers voorafgaand aan de gebeurtenis om terugkerende vragen te verminderen.
Product : bijvoorbeeld productaankondigingen, functie-updates en gebruikershandleidingen
-
Maak veelgestelde vragen over productlancering rechtstreeks vanuit briefings, releaseopmerkingen of technische documentatie.
-
Ondersteuning voor interne verkoopondersteuning of klantgerichte portals met up-to-date productinformatie.
-
Bouw functiehandleidingen en veelgestelde vragen over probleemoplossing om de acceptatie van gebruikers te verbeteren en ondersteuningstickets te verminderen.
Beleid : bijvoorbeeld HR, IT, naleving en standaardbedrijfsbeleid
-
Genereer veelgestelde vragen over HR-beleid voor onderwerpen zoals verlof, voordelen, onboarding en hybride werk.
-
Bouw veelgestelde vragen over it-selfservice om werknemers te begeleiden bij het instellen van software, beveiligingsprotocollen en het oplossen van problemen met apparaten.
-
Documenteer nalevingsprocedures, bedrijfsbeleid en operationele richtlijnen om consistentie te garanderen.
Een webonderdeel Veelgestelde vragen toevoegen aan een SharePoint-pagina
Stap 1: een webonderdeel Veelgestelde vragen invoegen
-
Open de werkset op het canvas of in het deelvenster Inhoud.
-
Zoek naar Veelgestelde vragen onder de categorie AI.
-
Klik om het webonderdeel Veelgestelde vragen toe te voegen aan uw pagina.
Stap 2: een webonderdeel Veelgestelde vragen instellen
Zodra het webonderdeel Veelgestelde vragen is toegevoegd, configureert u het met behulp van het deelvenster Inhoud:
-
Selecteer uw bronbestanden: klik op Toevoegen+ om de aardingsbestanden te kiezen. U kunt meerdere bestanden selecteren (ondersteunde typen: Word, PowerPoint, PDF, Loop, Vergadering). In de toekomst worden meer bestandstypen ondersteund.
Kies het faq-doel: selecteer het meest relevante type veelgestelde vragen uit de volgende opties:
-
Gebeurtenis : voor veelgestelde vragen met betrekking tot gebeurtenisdetails, planningen, logistiek, enzovoort.
-
Product : voor productaankondigingen, functie-updates, gebruikershandleidingen, enzovoort.
-
Beleid : voor HR, IT, naleving en standaardbedrijfsbeleid, enzovoort.
-
Overige : voor alle andere typen veelgestelde vragen.
(Optioneel) Aanvullende details opgeven: voeg een doel, doelgroep of belangrijke details toe in het opgegeven veld. Dit helpt AI meer inzicht te krijgen in en relevante veelgestelde vragen te genereren om aan uw behoeften te voldoen.
Uw veelgestelde vragen genereren: zodra de installatie is voltooid, klikt u op 'Start' om de inhoud van de veelgestelde vragen te genereren.
Stap 3: Categorieën verfijnen en organiseren
Zodra AI de eerste veelgestelde vragencategorieën op het canvas heeft gegenereerd, kunt u het volgende doen:
-
Verfijn de categorieën handmatig om beter af te stemmen op uw inhoud.
-
Voeg indien nodig nieuwe categorieën toe.
-
Verwijder ongewenste categorieën om uw veelgestelde vragen scherp te houden.
-
Volgorde van categorieën wijzigen in de volgorde van uw voorkeur.
Zodra u tevreden bent met de instelling van de categorie, klikt u op Conceptvragen om door te gaan.
Stap 4: Vragen genereren en verfijnen
Zodra AI de vragen onder elke categorie genereert, kunt u het volgende doen:
-
De vragen handmatig verfijnen om de duidelijkheid en relevantie te verbeteren.
-
Voeg zo nodig nieuwe vragen toe.
-
Verwijder ongewenste vragen om uw veelgestelde vragen te stroomlijnen.
-
De volgorde van vragen wijzigen in de volgorde van uw voorkeur.
-
Vragen verplaatsen naar een andere categorie.
Als u klaar bent, klikt u op Conceptantwoorden om AI toe te staan antwoorden te genereren voor elke vraag of klikt u op de knop Vorige naar de vorige stap.
Stap 5: Antwoorden controleren en feedback geven
Zodra AI de antwoorden voor elke vraag heeft gegenereerd, hebt u alle stappen voltooid, klikt u op 'Behouden' en is uw veelgestelde vragen klaar.
Vergeet niet op de '👍/👎' te klikken en uw opmerkingen toe te voegen om de reacties van Copilot te verbeteren en de ervaring te verbeteren.
Stap 6: Uw veelgestelde vragen verder verfijnen
Wanneer uw veelgestelde vragen zijn toegevoegd aan Canvas, kunt u nog steeds het volgende doen:
-
Wijzig antwoorden om de nauwkeurigheid of toon te verbeteren met behulp van Herschrijven met Copilot.
-
Voeg indien nodig een nieuwe categorie en vraag toe.
-
Pas de indeling van de veelgestelde vragen aan.
-
Deel de pagina via e-mail.
Feedback en aanvullende vragen ontvangen van de kijkers met veelgestelde vragen
Als eigenaar van faq-inhoud kunt u nu rechtstreeks feedback verzamelen van uw kijkers met veelgestelde vragen. Met een nieuw veld onder elk webonderdeel veelgestelde vragen kunnen kijkers aanvullende vragen indienen als ze de gezochte informatie niet kunnen vinden in de huidige lijst met veelgestelde vragen.
Hoe het werkt
-
Viewerinzendingen in- of uitschakelen
Als auteur van veelgestelde vragen kunt u deze mogelijkheid in- of uitschakelen in het eigenschappenvenster aan de rechterkant met behulp van de wisselknopinstelling.
-
Kijkers dienen aanvullende vragen in
Zodra deze functie is ingeschakeld, kunnen kijkers hun vraag typen in het opgegeven veld en op Verzenden naar auteur klikken.
-
Relevante vragen bekijken
Wanneer de auteur van de veelgestelde vragen de bewerkingsmodus opent en Een vraag toevoegen selecteert, worden alle door de kijker ingediende vragen weergegeven in een vervolgkeuzelijst. Niet-relevante vragen worden automatisch uitgefilterd op basis van ontwerp.
Verantwoordelijke AI-notities
Hoe is het webonderdeel Veelgestelde vragen geëvalueerd? Welke metrische gegevens worden gebruikt om de prestaties te meten?
Belangrijke evaluatiemethoden zijn:
Handmatig en geautomatiseerd testen: het systeem heeft uitgebreide handmatige beoordelingen en geautomatiseerde tests ondergaan in verschillende veelgestelde vragenscenario's, waarbij gebruik is gemaakt van interne gegevens van Microsoft en praktijkvoorbeelden.
Geautomatiseerde metrische kwaliteitsgegevens: de prestaties zijn beoordeeld met behulp van belangrijke metingen, zoals:
-
Percentage behouden: het percentage van de veelgestelde vragen die door AI worden voorgesteld dat gebruikers bewaren of publiceren.
-
Metrische gegevens over betrokkenheid: hiermee wordt bijgehouden hoe gebruikers omgaan met de veelgestelde vragen, inclusief weergaven, klikken en feedback.
Gebruikersfeedback & iteratieve verbeteringen: het webonderdeel is getest met echte gebruikers, waarbij feedback werd verzameld over de nauwkeurigheid, leesbaarheid en bruikbaarheid van inhoud, en continue verfijning werd aangedreven.
Hoewel het systeem goed presteert in veelvoorkomende gebruiksscenario's met veelgestelde vragen, kunnen de prestaties variëren voor zeer gespecialiseerde onderwerpen. Auteurs worden aangemoedigd om door AI gegenereerde inhoud te controleren voordat ze worden gepubliceerd.
Wat zijn de beperkingen van het webonderdeel Veelgestelde vragen? Hoe kunnen gebruikers de impact van de beperkingen van het webonderdeel met veelgestelde vragen minimaliseren bij het gebruik van het systeem?
Hoewel het webonderdeel Veelgestelde vragen het beheer van veelgestelde vragen verbetert met automatisering op basis van AI, moet rekening worden gehouden met bepaalde beperkingen:
-
Contextafhankelijkheid: de AI is afhankelijk van geüploade documenten en transcripties van vergaderingen als basisbronnen.
Hoe gebruikers deze beperkingen kunnen beperken:
-
Veelgestelde vragen controleren en bewerken: bekijk altijd door AI gegenereerde veelgestelde vragen voordat u publiceert.
-
Gebruik High-Quality bronmateriaal: zorg ervoor dat documenten en vergaderingsnotities uitgebreid en up-to-date zijn om de nauwkeurigheid te verbeteren.
-
Human Oversight gebruiken voor Compliance-Sensitive Topics: door AI gegenereerde inhoud moet altijd worden gevalideerd voor onderwerpen over regelgeving of hoge inzet.
Welke operationele factoren en instellingen maken een effectief en verantwoord gebruik van het webonderdeel Veelgestelde vragen mogelijk?
Het webonderdeel Veelgestelde vragen biedt verschillende ingebouwde functies en besturingselementen die verantwoord gebruik ondersteunen en de kwaliteit van de inhoud tijdens het ontwerpproces helpen garanderen:
-
Contextuele invoer voor verbeterde relevantie: auteurs van veelgestelde vragen kunnen gedetailleerde beschrijvingen toevoegen en het juiste type veelgestelde vragen selecteren om het systeem te begeleiden bij het genereren van vragen en antwoorden die beter zijn afgestemd op het beoogde scenario.
-
Iteratieve verfijning en aanpassing: auteurs kunnen zowel vragen (in de interface van de opbouwfunctie) als antwoorden (op het canvas) bewerken, opnieuw genereren, aanpassen, categorieën aanpassen en verfijnen, zodat de veelgestelde vragenset iteratief kan worden verbeterd voordat ze worden gepubliceerd.
-
AI-Generated Herinnering voor inhoudsbeoordeling: Auteurs worden er duidelijk aan herinnerd dat 'DOOR AI gegenereerde inhoud onjuist kan zijn' voordat ze ervoor kiezen om een voorgestelde veelgestelde vragen te accepteren en te publiceren, waardoor doordachte beoordeling en menselijk toezicht worden aangemoedigd.
Hoe kan ik feedback geven over het webonderdeel Veelgestelde vragen?
Het webonderdeel Veelgestelde vragen verzamelt feedback van auteurs (die veelgestelde vragen maken en beheren) om continue verbetering te garanderen.
Feedback & metrische gegevens van auteurs naar Microsoft:
Auteurs kunnen Microsoft rechtstreeks feedback geven over door AI gegenereerde veelgestelde vragen via verschillende signalen, die helpen de nauwkeurigheid en bruikbaarheid van het systeem te verbeteren:
-
Duim omhoog/omlaag beoordelingen: auteurs kunnen door AI gegenereerde veelgestelde vragen beoordelen.
-
Meld problemen of functieaanvragen via het Microsoft 365-beheer Center of ondersteuningskanalen naar SharePoint.
