Er is een wereld aan gegevens buiten uw Microsoft Word-programma die u binnen Word kunt gebruiken, maar hoe importeert u de gegevens en beveiligt u deze? Het gaat allemaal om het maken van de juiste verbindingen.
De wizard Gegevensverbinding gebruiken om externe gegevens te importeren
In Microsoft Word importeert u externe gegevens met afdruk samenvoegen. Gebruik Afdruk samenvoegen om een set documenten te maken, zoals een formulierbrief die naar veel klanten wordt verzonden of een vel met adresetiketten voor een mailing met een vakantiekaart. U kunt ook tekstbestanden, Excel-werkbladen en Access-tabellen of -query's rechtstreeks importeren, zonder een verbindingsbestand te gebruiken.
Het importeren van een door komma's gescheiden waarden (CSV)-tekstbestand (.csv) is eenvoudig. Als uw tekstbestand een .csv-bestand is dat geen gebruik maakt van het lijstscheidingsteken dat op uw computer is gedefinieerd, of als het tekstbestand geen .csv-bestand is, kunt u een Schema.ini-bestand gebruiken om de juiste bestandsindeling op te geven.
Het bestand importeren
-
Klik op het tabblad Verzendlijsten in de groep Afdruk samenvoegen starten op Geadresseerden selecteren > Bestaande lijst gebruiken.
-
Voer in het dialoogvenster Gegevensbron selecteren een van de volgende handelingen uit:
-
Als u een bestaand ODC-bestand wilt gebruiken, dubbelklikt u op het ODC-bestand. De gegevens worden geïmporteerd en u bent klaar.
-
Als u een nieuw ODC-bestand wilt maken, klikt u op Nieuwe bron en volgt u elke stap in de procedure.
De wizard Gegevensverbinding wordt weergegeven.
-
-
Klik op de pagina Welkom bij de wizard Gegevensverbinding op Overige/Geavanceerd.
Het dialoogvenster Eigenschappen van gegevenskoppeling wordt weergegeven.
Klik op Help voor meer informatie over de verschillende opties in de verschillende dialoogvensters.
-
Selecteer op het tabblad Providerde optie Microsoft Jet 4.0 OLE DB-provider en klik op Volgende.
-
Voer op het tabblad Verbinding in het vak Een databasenaam selecteren of invoeren het volledige pad in naar de map die het tekstbestand bevat.
Als u de map wilt zoeken, klikt u op de knop Bladeren naast het vak.
-
Klik op het tabblad Alles , selecteer Uitgebreide eigenschappen en klik vervolgens op Waarde bewerken.
-
Voer in het vak Eigenschapswaarde een van de volgende handelingen in:
-
Als het tekstbestand kolomkoppen bevat, voert u Tekst in. HDR=Ja.
-
Als het tekstbestand geen kolomkoppen heeft, voert u Tekst in . HDR=Nee.
-
-
Klik op OK.
-
Om ervoor te zorgen dat u de juiste gegevens hebt ingevoerd, klikt u op het tabblad Verbinding en klikt u vervolgens op Verbinding testen.
-
Ga op een van de volgende manieren te werk:
-
Als u een foutbericht ontvangt, controleert u de waarden die u in de vorige stappen hebt ingevoerd.
-
Als u het bericht 'Verbinding testen geslaagd' ontvangt, klikt u op OK.
-
-
Klik op OK.
De wizard Gegevensverbinding wordt opnieuw weergegeven.
-
Selecteer op de pagina Database en tabel selecteren onder de kolom Naam het tekstbestand dat u wilt importeren en klik vervolgens op Volgende.
-
Voer op de pagina Bestand voor gegevensverbinding opslaan en voltooien een naam in voor het ODC-bestand in het vak Bestandsnaam en klik vervolgens op Voltooien.
Als u de maplocatie wilt wijzigen( standaard de map Mijn gegevensbronnen ), klikt u op Bladeren.
-
Als u het verbindingsbestand beter zichtbaar wilt maken, kunt u desgewenst aanvullende informatie invoeren in de vakken Beschrijving, Beschrijvende naam en Trefwoorden zoeken .
Een Schema.ini-bestand gebruiken om een andere teken- of tekstbestandsindeling op te geven
Een Schema.ini-bestand is een tekstbestand dat vermeldingen bevat die de standaardinstellingen voor tekststuurprogramma's in het Windows-register overschrijven. Over het algemeen moet u het volgende doen om een Schema.ini-bestand te gebruiken:
-
Sla het Schema.ini-bestand op in dezelfde map als het tekstbestand dat u importeert.
-
Geef het bestand de naamSchema.ini.
-
Typ op de eerste regel van het Schema.ini-bestand de naam van het tekstbestand waarnaar u een koppeling wilt maken, tussen vierkante haken.
-
Voeg aanvullende informatie toe om de verschillende tekstbestandsindeling op te geven.
In de volgende secties ziet u veelvoorkomende voorbeelden voor het gebruik van het Schema.ini-bestand.
Voorbeeld: een puntkomma (;) als scheidingsteken opgeven
[Categories.txt] Format=Delimited(;)
Voorbeeld: een tabteken opgeven als scheidingsteken
[Products.txt] Format=TabDelimited
Voorbeeld: een bestand met vaste breedte opgeven
[Shippers.txt]Format=FixedLengthCol1=ShipperID Text Width 11Col2=CompanyName Text Width 40Col3=Phone Text Width 24
Het importeren van een tekstbestand met behulp van een ODBC-stuurprogramma is minimaal een proces van twee stappen. Definieer eerst, indien nodig, een gebruikers-DSN op uw computer voor het ODBC-tekststuurprogramma. Vervolgens importeert u het tekstbestand met behulp van de gebruikers-DSN. Als uw tekstbestand een csv-bestand (door komma's gescheiden waarden) is dat geen gebruik maakt van het lijstscheidingsteken dat op uw computer is gedefinieerd, of als het tekstbestand geen .csv-bestand is, kunt u een Schema.ini-bestand gebruiken om de juiste bestandsindeling op te geven.
Een gebruikers-DSN definiëren
-
Open Configuratiescherm en klik vervolgens op Systeem- en beveiliging > Systeembeheer > ODBC-gegevensbronnen (32-bits) of ODBC-gegevensbronnen (64-bits). \
-
Klik in het dialoogvenster ODBC-gegevensbronbeheerder op het tabblad Gebruikers-DSN op Toevoegen.
-
Selecteer in het dialoogvenster Creatie Nieuwe gegevensbronde optie Microsoft Text Driver (*.txt; *.csv) en klik vervolgens op Voltooien.
Het dialoogvenster ODBC-tekstinstelling wordt weergegeven.
-
Voer een naam in de naam van de gegevensbron in.
-
Schakel het selectievakje Huidige map gebruiken uit.
-
Klik op Map selecteren.
-
Zoek in het dialoogvenster Map selecteren de map met het tekstbestand dat u wilt importeren, zorg ervoor dat het tekstbestand wordt weergegeven in de lijst onder het vak Bestandsnaam en klik vervolgens op OK.
-
Klik tweemaal op OK.
Klik op Help voor meer informatie over de verschillende opties in de verschillende dialoogvensters.
Het bestand importeren
-
Klik op het tabblad Verzendlijsten in de groep Afdruk samenvoegen starten op Geadresseerden selecteren > Bestaande lijst gebruiken.
-
Voer in het dialoogvenster Gegevensbron selecteren een van de volgende handelingen uit:
-
Als u een bestaand ODC-bestand wilt gebruiken, dubbelklikt u op het ODC-bestand. De gegevens worden geïmporteerd en u bent klaar.
-
Als u een nieuw ODC-bestand wilt maken, klikt u op Nieuwe bron en volgt u elke stap in de procedure.
De wizard Gegevensverbinding wordt weergegeven.
-
-
Klik op de pagina Welkom bij de wizard Gegevensverbinding op ODBC DSN.
-
Selecteer op de pagina Verbinding maken met ODBC-gegevensbron de gebruikers-DSN die u zojuist hebt gemaakt en klik vervolgens op Volgende.
-
Selecteer op de pagina Database en tabel selecteren het tekstbestand onder de kolom Naam en klik vervolgens op Volgende.
-
Voer op de pagina Bestand voor gegevensverbinding opslaan en voltooien een naam in voor het ODC-bestand in het vak Bestandsnaam en klik vervolgens op Voltooien.
Als u de maplocatie wilt wijzigen( standaard de map Mijn gegevensbronnen ), klikt u op Bladeren.
-
Als u het verbindingsbestand beter zichtbaar wilt maken, kunt u desgewenst aanvullende informatie invoeren in de vakken Beschrijving, Beschrijvende naam en Trefwoorden zoeken .
Klik op Help voor meer informatie over de verschillende opties in de verschillende dialoogvensters.
Een Schema.ini-bestand gebruiken om een andere teken- of tekstbestandsindeling op te geven
Een Schema.ini-bestand is een tekstbestand dat vermeldingen bevat die de standaardinstellingen voor tekststuurprogramma's in het Windows-register overschrijven. Over het algemeen moet u het volgende doen om een Schema.ini-bestand te gebruiken:
-
Sla het Schema.ini-bestand op in dezelfde map als het tekstbestand dat u importeert.
-
Geef het bestand de naamSchema.ini.
-
Typ op de eerste regel van het Schema.ini-bestand de naam van het tekstbestand waarnaar u een koppeling wilt maken, tussen vierkante haken.
-
Voeg aanvullende informatie toe om de verschillende tekstbestandsindeling op te geven.
In de volgende secties ziet u veelvoorkomende voorbeelden voor het gebruik van het Schema.ini-bestand.
Voorbeeld: een kolomkop opgeven
[Categories.txt] ColNameHeader=True
Voorbeeld: een puntkomma (;) als scheidingsteken opgeven
[Categories.txt] Format=Delimited(;)
Voorbeeld: een tabteken opgeven als scheidingsteken
[Products.txt] Format=TabDelimited
Voorbeeld: een bestand met vaste breedte opgeven
[Shippers.txt]Format=FixedLengthCol1=ShipperID Text Width 11Col2=CompanyName Text Width 40Col3=Phone Text Width 24
-
Klik op het tabblad Verzendlijsten in de groep Afdruk samenvoegen starten op Geadresseerden selecteren > Bestaande lijst gebruiken.
-
Voer in het dialoogvenster Gegevensbron selecteren een van de volgende handelingen uit:
-
Als u een bestaand ODC-bestand wilt gebruiken, dubbelklikt u op het ODC-bestand. De gegevens worden geïmporteerd en u bent klaar.
-
Als u een nieuw ODC-bestand wilt maken, klikt u op Nieuwe bron en volgt u elke stap in de procedure.
De wizard Gegevensverbinding wordt weergegeven.
-
-
Klik op de pagina Welkom bij de wizard Gegevensverbinding op Microsoft SQL Server.
-
Ga op de pagina Verbinding maken met databaseserver als volgt te werk:
-
Voer de naam van de databaseserver in het vak Servernaam in.
Als de database zich op uw computer bevindt, voert u (lokaal) in.
-
Voer onder Aanmeldingsreferenties een van de volgende handelingen uit:
-
Als u uw Windows-gebruikersnaam en -wachtwoord wilt gebruiken, klikt u op Windows-verificatie gebruiken.
-
Als u een gebruikersnaam en wachtwoord voor de database wilt gebruiken, klikt u op De volgende gebruikersnaam en het volgende wachtwoord gebruiken en voert u de gebruikersnaam en het wachtwoord van de database in de desbetreffende vakken in.
-
-
-
Klik op Volgende.
-
Selecteer op de pagina Database en tabel selecteren de database in het vak Database , selecteer de tabel, weergave of door de gebruiker gedefinieerde functie onder de kolom Naam en klik vervolgens op Volgende.
-
Voer op de pagina Bestand voor gegevensverbinding opslaan en voltooien een naam in voor het ODC-bestand in het vak Bestandsnaam en klik vervolgens op Voltooien.
Als u de maplocatie wilt wijzigen( standaard de map Mijn gegevensbronnen ), klikt u op Bladeren.
-
Als u het verbindingsbestand beter zichtbaar wilt maken, kunt u desgewenst aanvullende informatie invoeren in de vakken Beschrijving, Beschrijvende naam en Trefwoorden zoeken .
Het importeren van gegevens uit een SQL Server database met behulp van een ODBC-stuurprogramma is een proces in twee stappen. Definieer eerst, indien nodig, een gebruikers-DSN op uw computer voor het ODBC-stuurprogramma. Vervolgens importeert u de gegevens uit de SQL Server-database.
Een gebruikers-DSN definiëren
-
Open Configuratiescherm en klik vervolgens op Systeem- en beveiliging > Systeembeheerprogramma's > ODBC-gegevensbronnen (32-bits) of ODBC-gegevensbronnen (64-bits).
-
Selecteer in het dialoogvenster ODBC-databasebeheerder het tabblad Gebruikers-DSN en klik vervolgens op Toevoegen.
-
Selecteer in het dialoogvenster Creatie Nieuwe gegevensbronde optie SQL Server en klik vervolgens op Voltooien.
Het dialoogvenster Creatie een nieuwe gegevensbron naar SQL Server wordt weergegeven.
-
Voer een gegevensbronnaam in het vak Naam in.
-
Voer eventueel een beschrijving van de gegevensbron in het vak Beschrijving in.
-
Voer de naam van de databaseserver in het vak Server in.
Als de database zich op uw computer bevindt, voert u (lokaal) in.
-
Klik op Volgende.
-
Voer onder Hoe moet SQL Server de echtheid van de aanmeldings-id controleren? een van de volgende handelingen uit:
-
Als u uw Windows-gebruikersnaam en -wachtwoord wilt gebruiken, klikt u op Met Windows NT-verificatie met behulp van de netwerkaanmeldings-id.
-
Als u een gebruikersnaam en wachtwoord voor een database wilt gebruiken, klikt u op Met SQL Server verificatie met behulp van de aanmeldings-id en het wachtwoord dat door de gebruiker is ingevoerd en voert u de aanmeldings-id en het wachtwoord van de database in de desbetreffende vakken in.
-
-
Klik tweemaal op Volgende en klik vervolgens op Voltooien.
-
Klik op Gegevensbron testen om ervoor te zorgen dat u de juiste gegevens hebt ingevoerd.
-
Ga op een van de volgende manieren te werk:
-
Als u een foutbericht ontvangt, controleert u de waarden die u in de vorige stappen hebt ingevoerd.
-
Als u het bericht 'TESTS VOLTOOID!' ontvangt, klikt u op OK.
-
-
Klik tweemaal op OK.
Klik op Help voor meer informatie over de verschillende opties in de verschillende dialoogvensters.
Gegevens importeren uit een SQL Server-database
-
Klik op het tabblad Verzendlijsten in de groep Afdruk samenvoegen starten op Geadresseerden selecteren > Bestaande lijst gebruiken.
-
Voer in het dialoogvenster Gegevensbron selecteren een van de volgende handelingen uit:
-
Als u een bestaand ODC-bestand wilt gebruiken, dubbelklikt u op het ODC-bestand. De gegevens worden geïmporteerd en u bent klaar.
-
Als u een nieuw ODC-bestand wilt maken, klikt u op Nieuwe bron en volgt u elke stap in de procedure.
De wizard Gegevensverbinding wordt weergegeven.
-
-
Klik op de pagina Welkom bij de wizard Gegevensverbinding op ODBC DSN.
-
Selecteer op de pagina Verbinding maken met ODBC-gegevensbron de naam van de gegevensbron die u in de vorige sectie hebt gedefinieerd en klik vervolgens op Volgende.
-
Selecteer op de pagina Database en tabel selecteren de database in het vak Database , selecteer de tabel, weergave of functie onder de kolom Naam en klik vervolgens op Volgende.
-
Voer op de pagina Bestand voor gegevensverbinding opslaan en voltooien een naam in voor het ODC-bestand in het vak Bestandsnaam en klik vervolgens op Voltooien.
Als u de maplocatie wilt wijzigen( standaard de map Mijn gegevensbronnen ), klikt u op Bladeren.
-
Als u het verbindingsbestand beter zichtbaar wilt maken, kunt u desgewenst aanvullende informatie invoeren in de vakken Beschrijving, Beschrijvende naam en Trefwoorden zoeken .
