De werkstroom met drie statuswaarden houdt de status van een lijstitem door in drie staten (fasen). U kunt deze gebruiken voor het beheren van bedrijfsprocessen waarvoor organisaties een hoog volume van problemen of items moeten bijhouden, zoals problemen met klantenondersteuning, verkoopleads of projecttaken. De drie statussen voor een projecttaak kunnen bijvoorbeeld zijn, niet gestart, wordt uitgevoerd en voltooid.
Opmerking: SharePoint 2010-werkstromen zijn buiten 1 augustus 2020 voor nieuwe tenants en worden verwijderd uit bestaande tenants op 1 november 2020. Als u SharePoint 2010-werkstromen gebruikt, wordt u aangeraden om te migreren naar Power Automatiseer of andere ondersteunde oplossingen. Zie voor meer informatie het artikel over het uittredingen van SharePoint 2010-werkstromen.
In dit artikel
Hoe werkt de werkstroom met drie statuswaarden?
De werkstroom met drie statuswaarden ondersteunt bedrijfsprocessen waarvoor organisaties de status van een probleem of item in drie statussen en twee overgangen tussen de provincies moeten bijhouden. Met elke overgang tussen staten wordt een taak toegewezen aan een persoon en wordt deze persoon een e-mail waarschuwing over de taak gestuurd. Wanneer deze taak is voltooid, wordt de status van het item bijgewerkt en wordt de voortgang van de werkstroom hersteld. De werkstroom met drie statuswaarden werkt met de lijstsjabloon problemen bijhouden . Dit kan echter ook worden gebruikt voor lijsten die zijn ingesteld voor het opnemen van een keuze kolom met drie of meer waarden. De waarden in deze keuze kolom fungeren als de staten die door de werkstroom worden bijgehouden.
Een lijst kan meer dan één keuzekolom bevatten en de keuzekolom kan meer dan drie waarden bevatten. De werkstroom met drie statuswaarden kan echter alleen worden geconfigureerd voor gebruik van een van de keuze kolommen en van slechts drie van de waarden in de geselecteerde kolom keuze. Wanneer u een werkstroom met drie statuswaarden toevoegt aan een lijst of bibliotheek, selecteert u een keuzekolom en drie van de waarden voor de kolom.
De werkstroom met drie statuswaarden kan worden gebruikt om bedrijfsprocessen te beheren waarvoor organisaties een hoog aantal problemen of items moeten bijhouden, zoals problemen met klantenondersteuning, verkoopleads of projecttaken. De werknemers bij een klein bedrijf voor evenementen organiseren kunnen bijvoorbeeld een lijst met actie-items bijhouden en een aangepaste werkstroom met drie statuswaarden gebruiken voor het beheren van de veel taken met betrekking tot gebeurtenissen die ze plannen. De werkstroom houdt de taken voor gebeurtenissen gepland door drie staten: actief, klaar om te controlerenen Voltooien. Alle gebeurtenissen voor het voorbereiden van gebeurtenissen die betrekking hebben op een specifieke gebeurtenis, worden gecompileerd in een lijst met actie-items die voor die gebeurtenis zijn gemaakt en die als actiefis gemarkeerd. De gebeurtenis coördinator wijst afzonderlijke taken toe aan haar teamleden en start de werkstroom voor deze items om te beginnen met de gebeurtenis taak.
Wanneer de werkstroom wordt gestart, wordt er een taak voor de aangewezen persoon gemaakt. Wanneer een teamlid een taak ontvangt, voert hij of zij het werk uit dat vereist is om de taak te voltooien. Dit kan werk doen dat zich buiten de lijst of de site bevindt waar de lijst actie-items bijhouden zich bevindt. Als een teamlid bijvoorbeeld een werkstroomtaak ontvangt voor het ontwikkelen van een cateringplan, kan hij of zij contact met hen uitdelen met ze voor het ontwikkelen van een plan. Wanneer het plan voor catering is opgesteld, markeert het team lid zijn of haar werkstroomtaak als voltooid. De werkstroom werkt nu de status van de gebeurtenis taak in de lijst actie-items bijhouden van actief in klaar om te worden gecontroleerd, en er wordt een tweede taak voor de gebeurtenis coördinator gemaakt om het plan voor catering te beoordelen. Wanneer de gebeurtenis coördinator het cateringplan beoordeelt en goedkeurt, markeert ze de werkstroomtaak als voltooid en werkt de werkstroom de status van de taak bij, zodat deze klaar isom te worden gecontroleerd .
Opmerking: De deelnemers kunnen op twee manieren een werkstroomtaak in een werkstroom met drie statuswaarden voltooien. Een deelnemer kan de werkstroomtaak bewerken om deze als voltooid te markeren, of een deelnemer kan de status van het werkstroomitem in de lijst wijzigen (als de deelnemer gemachtigd is om deze lijst te wijzigen). Als een deelnemer de status van het werkstroomitem in de lijst handmatig bijwerkt, wordt de werkstroomtaak voltooid. Als de deelnemer de werkstroomtaak bewerkt om deze als voltooid te markeren, wordt de status van het werkstroomitem in de lijst bijgewerkt om de bewerking te Voltooien.
De acties in de werkstroom met drie statuswaarden in het vorige voorbeeld doorlopen het volgende proces:
Een lijst opstellen voor gebruik met een werkstroom met drie statuswaarden
Voordat u een werkstroom met drie statuswaarden kunt gebruiken, moet u een lijst instellen met de items die u wilt bijhouden of beheren met de werkstroom. De lijstsjabloon actie-items bijhouden werkt met de werkstroom met drie statuswaarden. U kunt echter ook een aangepaste lijst maken voor gebruik met deze werkstromen. Als u een aangepaste lijst maakt, moet u ervoor zorgen dat de lijst minimaal één keuze kolom bevat die drie of meer keuze waarden bevat. Wanneer u de werkstroom voor gebruik met de lijst instelt, geeft u de keuze kolom op die de statuswaarden bevat die door de werkstroom worden bijgehouden.
Een lijst met actie-items maken
U kunt een werkstroom met drie statuswaarden standaard gebruiken voor elke lijst die u maakt op basis van de lijstsjabloon problemen bijhouden .
-
Klik in het menu instellingen
-
Klik op de pagina uw apps op actie-items bijhoudenen typ een naam voor de lijst. De lijst naam is vereist
-
Als u een beschrijving voor de lijst wilt opgeven, klikt u op Geavanceerde opties.
-
Typ in het vak Beschrijving een beschrijving van het doel van de lijst. De beschrijving is optioneel.
-
-
Klik op Maken.
Een aangepaste lijst maken voor gebruik met een werkstroom met drie statuswaarden
Als u een aangepaste lijst wilt maken voor gebruik met een werkstroom met drie statuswaarden, moet u minimaal één keuze kolom toevoegen die minstens drie statuswaarden bevat die door de werkstroom worden bijgehouden.
-
Klik in het menu instellingen
-
Klik op de pagina uw apps op aangepaste lijsten typ een naam voor de lijst. De lijstnaam is verplicht.
-
Als u een beschrijving voor de lijst wilt opgeven, klikt u op Geavanceerde opties.
-
Typ in het vak Beschrijving een beschrijving van het doel van de lijst. De beschrijving is optioneel.
-
Klik op Maken.
Een aangepaste lijst aanpassen voor gebruik met een werkstroom met drie statuswaarden
-
Klik op de aangepaste lijst die u in de vorige stap hebt gemaakt.
-
Klik op het lint op de tab lijst en klik vervolgens in de groep instellingen op lijst instellingen.
-
Klik onder kolommenop kolom maken.
-
Typ in de sectie naam en type onder kolomnaamde naam van de kolom die u wilt gebruiken om de statuswaarden voor de werkstroom op te geven. U kunt bijvoorbeeld de naam invoeren als Werkstroomstatus.
-
Selecteer onder het type informatie in deze kolom is deoptie keuze (keuzemenu).
-
Typ in de sectie aanvullende kolominstellingen onder Beschrijvingeen beschrijving voor de kolom (optioneel).
-
Klik onder moet deze kolom informatie bevatten, op Ja.
-
Typ in de keuzelijst onder elk keuze type op een afzonderlijke regeldrie of meer gewenste waarden voor deze kolom. Deze waarden worden de statussen voor de werkstroom. U kunt bijvoorbeeld Active, Ready for redigeren en voltooien als drie keuzes opgeven.
-
Selecteer onder keuzen weergeven metde optie vervolgkeuzelijst of keuzerondjes.
-
Klik onder Invulkeuzes toestaanop Nee.
-
Geef aan of u een specifieke standaardwaarde wilt voor deze kolom of dat u deze wilt toevoegen aan de standaardweergave van de lijst.
-
Klik op OK.
Een werkstroom met drie statuswaarden toevoegen aan een lijst
U moet een werkstroom met drie statuswaarden toevoegen aan een lijst voordat u deze kunt gebruiken voor items in deze lijst. Wanneer u een werkstroom met drie statuswaarden toevoegt aan een lijst, geeft u aan welke kolom in de lijst de statuswaarden bevat die u wilt laten bijhouden door de werkstroom. U kunt ook informatie opgeven over wat u wilt doen in elke fase van de werkstroom. U kunt bijvoorbeeld het onderwerp en de tekst opgeven voor de e-mail waarschuwingen die de geadresseerden van de taak ontvangen.
De werkstroom met drie statuswaarden is standaard ingeschakeld op de meeste soorten sites. Een beheerder van een siteverzameling kan de functie echter uitschakelen. Neem contact op met de beheerder van de siteverzameling als de werkstroom met drie statuswaarden niet beschikbaar is.
Belangrijk: U moet beschikken over de machtiging Lijsten beheren om een werkstroom aan een lijst toe te voegen.
-
Open de lijst waaraan u een werkstroom met drie statuswaarden wilt toevoegen.
-
Klik op het tabblad lijst> lijst instellingenof klik op de instellingen voor het typebibliotheek dat u wilt openen. Klik bijvoorbeeld in een documentbibliotheek op Instellingen van documentbibliotheek.
-
Klik onder machtigingen en beheerop Werkstroominstellingen.
-
Klik op de pagina Werkstroominstellingen op Werkstroom toevoegen.
-
Klik op de pagina Werkstroom toevoegen in het gedeelte werkstroom onder Selecteer een werkstroomsjabloon op drie statuswaarden.
-
Typ in het gedeelte naam een unieke naam voor de werkstroom.
-
Geef in de sectie takenlijst een lijst met taken op die u in de werkstroom wilt gebruiken.
Notities:
-
U kunt de standaardlijst met taken gebruiken, of u kunt een nieuwe lijst maken. Als u de standaardtakenlijst gebruikt, kunnen deelnemers aan de werkstroom eenvoudig hun werkstroomtaken vinden en bekijken via de weergave Mijn taken van de takenlijst.
-
Een nieuwe takenlijst maken als voor de taken van deze werkstroom gevoelige of vertrouwelijke gegevens worden weergegeven die u niet in de algemene lijst met taken wilt opnemen.
-
Een nieuwe takenlijst maken als uw organisatie beschikt over een groot aantal werkstromen of als werkstromen veel taken omvatten. In dit geval wilt u mogelijk takenlijsten maken voor elke werkstroom.
-
-
Selecteer in de sectie geschiedenislijst de geschiedenislijst die u met deze werkstroom wilt gebruiken. In de geschiedenislijst worden alle gebeurtenissen weergegeven die zich voordoen tijdens elk exemplaar van de werkstroom.
Opmerking: U kunt de lijst standaard geschiedenis gebruiken of een nieuwe lijst maken. Als binnen uw organisatie een groot aantal werkstromen wordt gebruikt, is het handig om voor elke werkstroom een afzonderlijke geschiedenislijst te maken.
-
Voer in de sectie Start opties een van de volgende handelingen uit:
-
Als u wilt toestaan dat de werkstroom handmatig wordt gestart, schakelt u het selectievakje deze werkstroom handmatig laten starten door een geverifieerde gebruiker met de machtiging deelnemen in. Selecteer het selectievakje machtigingen voor lijsten beheren om de werkstroom te starten als u extra machtigingen wilt vereisen om de werkstroom te starten.
-
Als u wilt dat de werkstroom automatisch wordt gestart zodra er nieuwe items worden gemaakt, schakelt u het selectievakje deze werkstroom starten als een item wordt gemaakt in.
-
-
Klik op Volgende.
-
Selecteer in de sectie werkstroom Staten onder een veld ' keuze ' selecterende kolom keuze in de lijst met de waarden die u wilt gebruiken voor de statussen in de werkstroom en selecteer vervolgens de gewenste kolomwaarden voor de eerste toestand, de tweede provincieen de laatste staat van de werkstroom.
-
In de twee secties geeft u op wat u wilt doen wanneer een werkstroom wordt gestart (opties voor de eerste taak in de werkstroom) en opgeven wat u wilt doen wanneer een werkstroom wordt gewijzigd in de middelste status (opties voor de tweede taak in de werkstroom) Geef de volgende informatie op:
Taakgegevens
|
Veld |
Beschrijving |
|---|---|
|
Naam van de taak: |
U kunt desgewenst de berichttitel wijzigen die wordt weergegeven in de taak wanneer de werkstroom wordt gestart of de middelste status bereikt. Als u het selectievakje lijstveld opnemen inschakelt, wordt het veld dat u selecteert, toegevoegd aan het einde van het bericht. |
|
Taakbeschrijving: |
Typ de gegevens die u wilt opnemen in de beschrijving van de taak. Als u het selectievakje lijstveld opnemen inschakelt, wordt het veld dat u selecteert, toegevoegd aan het einde van het bericht. Als u het selectievakje koppeling naar lijstitem invoegen selecteert, wordt er een koppeling naar het lijstitem opgenomen in de beschrijving. |
|
Einddatum van de taak: |
Als u een vervaldatum voor de taak wilt opgeven, schakelt u het selectievakje lijstveld opnemen in en selecteert u vervolgens de datumkolom in de lijst met de datumgegevens die u wilt gebruiken voor de einddatum. |
|
Taak toegewezen aan: |
Als u de taak wilt toewijzen aan een persoon die is opgegeven in de lijst, klikt u op lijstveld opnemenen selecteert u de kolom in de lijst die de gebruikersgegevens bevat die u wilt gebruiken. Wanneer deze werkstroom wordt gestart, wordt de eerste taak toegewezen aan de persoon waarvan de naam wordt weergegeven in deze kolom voor het werkstroomonderdeel. Als u deze taak wilt toewijzen aan alle exemplaren van deze werkstroom aan een persoon die u hebt opgegeven, klikt u op aangepasten typt of selecteert u de naam van de persoon aan wie u de taak wilt toewijzen. |
-
Schakel het selectievakje e-mailbericht verzenden in als u wilt dat de werkstroomdeelnemers een e-mail waarschuwing krijgen over hun werkstroomtaken.
Opmerking: Neem contact op met de beheerder van de siteverzameling als u ervoor wilt zorgen dat de werkstroomdeelnemers e-mail waarschuwingen en herinneringen voor hun werkstroomtaken ontvangen nadat de werkstroom is gestart.
Details van e-mailbericht
|
Veld |
Beschrijving |
|---|---|
|
Om |
Typ de naam van de persoon aan wie u een e-mailbericht wilt sturen over de werkstroomtaak die u wilt verzenden. Schakel het selectievakje taak toegewezen aan in als u de e-mail waarschuwing wilt verzenden naar de eigenaar van de taak. |
|
Onderwerp |
Typ het onderwerp dat u wilt gebruiken voor de e-mail waarschuwing. Schakel het selectievakje titel van taak gebruiken in als u de titel van de taak wilt toevoegen aan de onderwerpregel van het e-mailbericht. |
|
Verricht |
Typ de gegevens die u wilt weergeven in de berichttekst van de e-mail waarschuwing. Selecteer het selectievakje koppeling naar lijstitem invoegen als u een koppeling naar het lijstitem in het bericht wilt opnemen. |
-
Klik op OK.
Een werkstroom met drie statuswaarden handmatig starten voor een item
U moet eerst een werkstroom met drie statuswaarden toevoegen aan een lijst om deze beschikbaar te maken voor gebruik met items in deze lijst. Zie de vorige secties voor meer informatie.
Een werkstroom met drie statuswaarden kan zo worden geconfigureerd dat deze automatisch wordt gestart wanneer nieuwe items worden toegevoegd aan een lijst, of kan worden geconfigureerd voor het handmatig instellen van gebruikers met specifieke machtigingen voor het handmatig starten van de werkstroom. Voor sommige werkstromen kunnen beide opties worden weergegeven.
Voer de volgende stappen uit als u een werkstroom met drie statuswaarden handmatig wilt starten voor een lijstitem. U moet beschikken over de machtiging Items bewerken voor de lijst. Voor sommige werkstromen moet u beschikken over de machtiging Lijsten beheren.
Opmerking: Neem contact op met de beheerder van de siteverzameling als u ervoor wilt zorgen dat de werkstroomdeelnemers e-mail waarschuwingen en herinneringen voor hun werkstroomtaken ontvangen wanneer u een werkstroom start.
-
Open de lijst die het item bevat waarvoor u de werkstroom met drie statuswaarden wilt starten.
-
Klik op de drie puntjes naast het item waarvoor u een werkstroom wilt starten en klik in het menu dat verschijnt op Werkstromen.
Opmerking: De opdracht Werkstromen is alleen beschikbaar als het gaat om een item in een lijst of bibliotheek met ten minste één werkstroom.
-
Klik in het menu instellingen
-
Klik onder een nieuwe werkstroom startenop de naam van de werkstroom met drie statuswaarden die u wilt starten.
De werkstroom wordt onmiddellijk gestart.
Een werkstroomtaak voltooien in een werkstroom met drie statuswaarden
Als u een taak wilt voltooien in een werkstroom met drie statuswaarden, moet u ten minste beschikken over de machtiging Items bewerken voor de takenlijsten waar de werkstroomtaken zijn vastgelegd.
-
Open de lijst taken voor de site en selecteer vervolgens Mijn taken in het menu weergave om de werkstroomtaak te zoeken.
Opmerking: Als de werkstroom geen gebruikmaakt van de standaardlijst voor site taken , wordt de werkstroomtaak mogelijk niet weergegeven in de taken lijst. Om de werkstroomtaak te vinden, gaat u naar de lijst of bibliotheek waarin het werkstroomitem is opgeslagen. Wijs de naam aan van het item dat u wilt voltooien, klik op de pijl die verschijnt en klik vervolgens op Werkstromen. Klik op de pagina werkstroom status onder Werkstromen actiefop de naam van de werkstroom waarvan u een deelnemer bent. Klik onder takenop de werkstroomtaak en ga verder met stap 3.
-
Open de lijst die het item bevat dat u als voltooid wilt markeren.
-
Wijs de naam aan van de taak die u wilt voltooien, klik op de pijl die verschijnt en klik vervolgens op item bewerken.
-
Typ of Selecteer in het dialoogvenster taken de informatie die wordt gevraagd om de taak te voltooien en klik op Opslaan.
