Wanneer u inhoud als een object invoegt, maakt u een dynamische koppeling tussen de inhoud die u invoegt en de inhoud die in een ander Microsoft Office-programma werd gemaakt. In tegenstelling tot wanneer u inhoud plakt (door bijvoorbeeld op CTRL+V te drukken), kunt u, wanneer u inhoud als een gekoppeld of ingesloten object invoegt, de inhoud in het oorspronkelijke programma bewerken.
Als u bijvoorbeeld cellen van een werkblad in uw document invoegt als een Excel-object, wordt Excel gestart vanuit Microsoft Office Word wanneer u dubbelklikt op de cellen, en kunt u Excel-opdrachten gebruiken om de inhoud van het werkblad te bewerken.
Het verschil tussen gekoppelde en ingesloten objecten
Het belangrijkste verschil tussen koppelen en insluiten betreft de locatie waar de gegevens worden opgeslagen en de manier waarop de gegevens worden bijgewerkt nadat deze in het Word-bestand zijn geplaatst.
U kunt een koppeling naar het object in het document plaatsen of een kopie van het object in het document insluiten. Op deze manier kunt u objecten invoegen uit elk programma dat het koppelen en insluiten van objecten (OLE, Object Linking and Embedding) ondersteunt.
Een maandelijks statusrapport kan bijvoorbeeld informatie bevatten die afzonderlijk wordt bijgehouden in een Excel-werkblad. Als u het rapport aan het werkblad koppelt, worden de gegevens in het rapport bijgewerkt zodra het bronbestand wordt bijgewerkt. Als u het werkblad in het rapport insluit, bevat het rapport een statische kopie van de gegevens.
1. Ingesloten object
2. Gekoppeld object
3. Bronbestand
Gekoppelde objecten
Bij een gekoppeld object kunnen de gegevens worden bijgewerkt wanneer het bronbestand wordt gewijzigd. Gekoppelde gegevens worden opgeslagen in het bronbestand. In het Word-bestand, of doelbestand, wordt alleen de locatie van het bronbestand opgeslagen en er wordt een voorstelling van de gekoppelde gegevens weergegeven. Als u rekening moet houden met de bestandsgrootte, kunt u het beste gekoppelde objecten gebruiken.
Koppelen is ook handig wanneer u informatie wilt opnemen die onafhankelijk wordt bijgehouden, zoals gegevens die door een andere afdeling worden verzameld, en wanneer u die informatie up-to-date moet houden in een Word-document.
Ingesloten objecten
Als u een Excel-object insluit, worden de gegevens in het Word-bestand niet gewijzigd wanneer u het Excel-bronbestand wijzigt. Ingesloten objecten worden een onderdeel van het Word-bestand. Als ze eenmaal zijn ingevoegd, maken ze geen deel meer uit van het bronbestand.
Omdat alle informatie zich in één Word-document bevindt, is insluiten handig wanneer het niet nodig is dat de informatie wijzigingen uit het bronbestand bevat of wanneer u niet wilt dat de ontvangers van het document de gekoppelde informatie bijwerken.
