Gesprek opschonen gebruiken om overbodige berichten in Outlook te verwijderen

Wat is een gesprek?

Misschien kent u een gesprek onder de term e-mailthread. Een gesprek is de volledige reeks e-mailberichten vanaf het eerste bericht tot en met alle antwoorden. De berichten van een gesprek hebben hetzelfde onderwerp.

Als u bijvoorbeeld een bericht naar iemand verzendt en deze persoon vervolgens antwoordt, wordt er een gesprek weergegeven. In veel gesprekken zijn er mogelijk veel antwoorden heen en weer. Meerdere personen kunnen verschillende berichten in het gesprek beantwoorden.

Wat doet Opschoning van gesprekken voor u?

Met Opschoning van gesprekken wordt de inhoud van elk bericht in de gesprek beoordeeld. Als een bericht volledig is opgenomen in een van de antwoorden, wordt het vorige bericht verwijderd. Zie het volgende voorbeeld.

John verzendt een bericht naar Marjan en André. Anne beantwoordt zowel Jeff als Tim en in haar Outlook berichttekst is Jeff's volledige oorspronkelijke bericht opgenomen. Tim ziet anne's bericht en antwoorden aan zowel Jeff als Anne. Het antwoord van Tim bevat alle eerdere berichten in het gesprek. Met Opschoning van gesprekken kunnen alle berichten worden verwijderd, behalve het laatste bericht van André omdat dit bericht een kopie bevat van alle eerdere berichten.

Opschoning van gesprekken is vooral handig bij gesprekken waarin veel antwoorden heen en weer zijn verzonden, met name bij veel geadresseerden.

Overtollige berichten verwijderen

1. (Klassiek lint) Selecteer op het tabblad Start in de groep Verwijderen de optie Opschonen.

   

   (Vereenvoudigd lint) Selecteer op het tabblad Start de pijl naast Verwijderen.

   

2. Selecteer een van de volgende opties:

   • Gesprek opschonen    Het huidige gesprek wordt beoordeeld en overtollige berichten worden verwijderd.

   • Map opschonen    Alle gesprekken in de geselecteerde map worden beoordeeld en overtollige berichten worden verwijderd.

   • Map opschonen & submappen    Alle gesprekken in de geselecteerde map en eventuele submappen worden beoordeeld en overtollige gesprekken worden verwijderd.

Naar boven

Opties voor Opschoning van gesprekken wijzigen

U kunt opgeven welke berichten niet moeten worden opgeschoond en naar welke map verwijderde berichten zijn verplaatst.

1. Selecteer het tabblad Bestand .

2. Selecteer Opties.

3. Selecteer E-mail.

4. Voer onder Opschoning van gesprekken een van de volgende handelingen uit:

   • Als u wilt wijzigen waar items worden verplaatst, gaat u voor Opgeschoonde items naar deze map, selecteert u Bladeren en selecteert u vervolgens een Outlook map. Standaard worden berichten verplaatst naar de map Verwijderde items. Als uw Outlook-profiel meerdere accounts bevat, heeft elk account een eigen map Verwijderde items. Berichten worden verplaatst naar de map Verwijderde items die overeenkomt met de e-mailaccount.

   • Als u de mapstructuur wilt overnemen voor item die worden verwijderd met Opschonen (bij gebruik van de opdracht Mappen en submappen opschonen), selecteert u Bij het opschonen van submappen de mappenhiërarchie opnieuw in de doelmap maken.

     Opmerking:  Deze optie is niet beschikbaar als de doelbestemming de map Verwijderde items is.

   • Als u berichten die u niet hebt gelezen altijd wilt behouden, schakelt u het selectievakje Ongelezen berichten niet verplaatsen in. U wordt aangeraden deze optie niet te selecteren. De resterende berichten in het gesprek bevatten dan verwijderde berichten, inclusief berichten die u mogelijk niet hebt gelezen.

   • Als u een gecategoriseerd bericht altijd wilt behouden, schakelt u het selectievakje Gecategoriseerde berichten niet verplaatsen in. Het wordt aangeraden deze optie te selecteren. Categorieën worden toegepast op specifieke berichten en als een gecategoriseerd bericht wordt verwijderd, gaat dit verloren.

   • Als u berichten met vlag altijd wilt behouden, schakelt u het selectievakje Berichten met vlag niet verplaatsen in. Het wordt aangeraden deze optie te selecteren. Vlaggen worden toegepast op specifieke berichten en als een bericht met vlag wordt verwijderd, gaat dit verloren.

   • Als u berichten die digitaal zijn ondertekend altijd wilt behouden, schakelt u het selectievakje Geen digitaal ondertekende berichten verplaatsen in. Het wordt aangeraden deze optie te selecteren.

   • Als u het oorspronkelijke bericht altijd wilt behouden als iemand het bericht wijzigt wanneer het wordt opgenomen in antwoorden, schakelt u het selectievakje Wanneer een antwoord een bericht wijzigt, het oorspronkelijke bericht niet verplaatsen in. Het wordt aangeraden deze optie te selecteren. Zo beschikt u over een volledig overzicht van alle inhoud in het gesprek voor het geval iemand een bericht binnen een antwoord wijzigt.

Naar boven

Zie ook