Inhoudstypen in SharePoint zijn essentieel voor het beheren van metagegevens en het garanderen van consistentie in uw organisatie. Elk inhoudsonderdeel in SharePoint wordt gemaakt op basis van een inhoudstype. Deze handleiding helpt u inzicht te krijgen in wat inhoudstype is, hoe u inhoudstypen effectief kunt maken, publiceren en beheren.
Wat is een inhoudstype?
Een inhoudstype in SharePoint is een herbruikbare verzameling sjablonen, metagegevens (kolommen), werkstromen, gedrag en andere instellingen voor een categorie items of documenten. Een inhoudstype haalt een item en informatie over het item op. Het item kan een van de vele verschillende soorten bestanden zijn, een document, een Excel-werkmap of zelfs een statusindicator voor een voortgangsrapport. Het kan ook een lijst of een map zijn. Een inhoudstype koppelt dit item aan belangrijke metagegevens of andere informatie, zoals een sjabloon of bewaarbeleid. Hiermee kunt u de instellingen voor een categorie informatie op een gecentraliseerde, herbruikbare manier beheren.
Standaard- en aangepaste inhoudstypen
SharePoint bevat standaard veel ingebouwde inhoudstypen. U kunt de vooraf gedefinieerde inhoudstypen, zoals Leeg document of Aankondiging, zonder enige wijziging gebruiken, of u kunt aangepaste inhoudstypen maken om te voldoen aan de unieke vereisten van uw organisatie.
Standaardinhoudstypen
Hier volgt een korte lijst met slechts enkele standaardinhoudstypen in SharePoint. Er zijn er nog veel meer, die u kunt zien door te kijken naar de pagina Site-instellingen op een SharePoint-site.
-
Documentinhoudstypen: Basispagina, Document, Formulier, Koppeling en Wikipagina
-
Mapinhoudstypen: Map, Discussie en Overzichtstaak
-
Lijstinhoudstypen: Aankondiging, Gebeurtenis, Contactpersoon, Probleem, Koppeling, Reserveringen, Taak en meer
Dit is slechts een voorbeeld van het brede scala aan beschikbare inhoudstypen. Voer de volgende stappen uit om de standaardtypen te zien die beschikbaar zijn op uw site:
Alle standaardinhoudstypen weergeven
Opmerking: U moet ten minste de rol van site-eigenaar hebben om alle standaardinhoudstypen op een SharePoint-site te kunnen zien.
-
Selecteer de lijst waarmee u wilt werken op de werkbalk Snel starten of selecteer Instellingen
-
Selecteer Sitegegevens.
-
Selecteer vervolgens Alle site-instellingen weergeven.
-
Selecteer Site-inhoudstypenonder Web Designer Galerieën.
-
Op de galeriepagina Inhoudstype ziet u de inhoudstypen (zoals rapport, afbeelding of document), bovenliggende typen (zoals document, item of Rich Media Asset) en bron (meestal uw huidige site).
Zie SharePoint in de standaardhiërarchie van Microsoft 365-inhoudstypen om te begrijpen hoe de ingebouwde inhoudstypen zich verhouden tot elkaar.
Aangepaste inhoudstypen
Met aangepaste inhoudstypen kunnen gebruikers gemakkelijker consistente documenten maken. Zelfs met alle ingebouwde inhoudstypen kunt u toch een aangepast inhoudstype nodig hebben voor uw organisatie. Elke organisatie heeft unieke vereisten en verschillende soorten inhoud. Zo kunnen er formele contracten zijn, rapporten, verkoopoffertes, ontwerpspecificaties, bedrijfsprocedures en ga zo maar door. U kunt afzonderlijke inhoudstypen maken om al deze documenten te kunnen beheren.
Inhoudstypen kunnen worden gedefinieerd voor vrijwel elk item in SharePoint. Dit omvat documenten en andere bestanden, lijstitems, mediabestanden en mappen. U kunt de volgende kenmerken opgeven voor elk inhoudstype. Deze kenmerken worden automatisch gekoppeld telkens wanneer iemand een nieuw document of ander bestand van een bepaald inhoudstype maakt.
-
De documentsjabloon voor een document
-
Informatiebeheerbeleid dat het beleid voor bewaren en controle bepaalt
-
Kolommen (metagegevens) die zijn gekoppeld aan de inhoud
-
Werkstromen die voor items van dit inhoudstype kunnen worden gebruikt
-
Aangepaste functies
U kunt bijvoorbeeld een inhoudstype Verkoopcontract definiëren en dit toevoegen aan de bibliotheek die uw team gebruikt. Om een verkoopcontract te maken, hoeft een teamlid alleen het inhoudstype Verkoopcontract te kiezen in het vervolgmenu Nieuw document.
Een documentinhoudstype als dit Verkoopcontract kan de volgende kenmerken hebben:
-
De sjabloon voor het document
-
Kolommen die betrekking hebben op de inhoud, waarbij elke kolom staat voor een metagegeven. In de volgende lijst ziet u enkele gangbare documentmetagegevens:
-
Verkoper
-
Klantbedrijf
-
Inkoopordernummer enzovoort...
-
-
Een vereiste dat het documentinformatiepaneel automatisch wordt weergegeven en dat de vereiste informatie wordt verzameld wanneer een gebruiker een nieuw bestand van dit type maakt
-
Instellingen voor informatiebeheer die het bewaarbeleid definiëren en bepalen of het kan worden gecontroleerd en dergelijke
Aangepaste inhoudstypen maken
Als u een aangepast site-inhoudstype wilt maken, begint u altijd met een bestaand inhoudstype, ongeacht of u een bestaande categorie gebruikt of een nieuwe categorie wilt maken. U kunt kiezen uit de grote verzameling vooraf gedefinieerde site-inhoudstypen in de galerie Inhoudstype. Het nieuwe site-inhoudstype neemt alle kenmerken van het bovenliggende inhoudstype over, waaronder de documentsjabloon, de instelling alleen-lezen en kolommen. Nadat u het inhoudstype hebt gemaakt, kunt u al deze kenmerken wijzigen. U wilt bijvoorbeeld een andere sjabloon gebruiken dan is opgegeven in het bovenliggende item.
Voer de volgende stappen uit om een aangepast inhoudstype te maken:
Aangepaste inhoudstypen maken
-
Selecteer de lijst waarmee u wilt werken op de werkbalk Snel starten of selecteer Instellingen
-
Selecteer Sitegegevens en selecteer vervolgens Alle site-instellingen weergeven.
-
Selecteer Site-inhoudstypenonder Web Designer Galerieën.
-
Selecteer op de pagina Inhoudstypegaleriede optie + Inhoudstype maken.
-
Vul in het deelvenster Inhoudstype maken een naam en beschrijving in voor uw aangepaste inhoudstype.
-
Selecteer Een bestaande categorie gebruiken of Een nieuwe categorie maken.
-
Selecteer onder Bovenliggend inhoudstype een bovenliggende optie, zoals Inhoudstypen van digitale activa of Documentinhoudstypen. Onder het bovenliggende inhoudstype wordt de vervolgkeuzelijst gewijzigd. Selecteer een specifieker bovenliggend inhoudstype. Als u bijvoorbeeld Mapinhoudstypen hebt geselecteerd, kunt u deze beperken tot Discussie, Map of Samenvattingstaak in dit vak.
-
Selecteer Maken.
Inhoudstypen publiceren
Inhoudstypen worden gedefinieerd voor een site en zijn van toepassing op die site en de bijbehorende subsites. Maar soms wilt u een bepaald inhoudstype op meerdere sites of in siteverzamelingen gebruiken. Uw organisatie kan bijvoorbeeld een standaardsjabloon gebruiken voor documenten waarvoor gestandaardiseerde metagegevens zijn vereist. Omdat u wilt dat alle gebruikers in het bedrijf dit inhoudstype voor documenten gebruiken, is het een goede kandidaat om te publiceren in alle siteverzamelingen. Of misschien maakt de technische afdeling een inhoudstype voor ontwerpspecificaties en wil het alleen publiceren naar de technische siteverzamelingen.
Omdat inhoudstypen metagegevens bevatten, zijn inhoudstypen en metagegevens nauw met elkaar verbonden. Een service voor beheerde metagegevens in SharePoint maakt het mogelijk om een inhoudstype te publiceren naar de sites waarop het wordt gebruikt. Sites en siteverzamelingen die deel uitmaken van de service voor beheerde metagegevens worden ook wel abonneeserversites genoemd.
Een service voor beheerde metagegevens moet expliciet worden gemaakt en geconfigureerd. Om publicatie van inhoudstypen op te nemen in de service geeft de beheerder een specifieke siteverzameling op als hub. Verbonden toepassingen en siteverzamelingen kunnen worden geabonneerd op de inhoudstypen op de hub. Dankzij de configuratie van services voor beheerde metagegevens kunnen inhoudstypen centraal worden beheerd. Inhoudstypen worden gemaakt op de hubsite en alle wijzigingen kunnen automatisch worden gedistribueerd naar de abonneeserversites.
Zie Een inhoudstype publiceren vanuit een hub voor het publiceren van inhoud voor meer informatie over het publiceren van inhoudstypen.
