In uw hele bedrijf gebruiken teams Microsoft SharePoint-sites om samen te werken aan documenten en informatie te delen. U wilt SharePoint-oplossingen bouwen die de productiviteit en efficiëntie van uw organisatie verbeteren, maar u wilt geen code schrijven. Waar begin je?
Met Microsoft SharePoint Designer 2010 kunt u werkstroomoplossingen zonder code ontwerpen die eenvoudige tot complexere bedrijfsprocessen in een organisatie beheren. Werkstromen voegen logica toe aan zowel systeem- als menselijke processen. Werkstromen voor systeemprocessen kunnen een gegevensbron bijwerken wanneer een andere gegevensbron wordt gewijzigd. Werkstromen voor menselijke processen kunnen een document, zoals een onkostendeclaratie, verzenden naar de manager van een werknemer voor goedkeuring en, indien goedgekeurd, naar de boekhoudafdeling voor verwerking.
Dit wordt mogelijk gemaakt door de krachtige maar intuïtieve werkstroomeditor in SharePoint Designer 2010 die geneste logica, substappen en meer mogelijk maakt. Als uw werkstroom bijvoorbeeld is gekoppeld aan een documentbibliotheek of als deze is gefilterd op het inhoudstype Document, wordt een groep contextuele acties voor documentensets weergegeven. Een documentenset is een nieuwe functie in SharePoint Server 2010 waarbij een groep documenten wordt behandeld als één eenheid, zodat een werkstroomactie voor een documentenset wordt herhaald op alle items in die documentenset.
Andere nieuwe werkstroomacties zijn acties die de basis vormen van de drie meest populaire werkstromen in SharePoint Server: de werkstromen Goedkeuring, Feedback verzamelen en Handtekeningen verzamelen, hulpprogramma-acties om tekenreeksen en datums te bewerken; een nieuwe relationele actie die gebruikmaakt van het SharePoint-gebruikersprofielarchief om de manager van een persoon op te zoeken; en nieuwe lijstacties die een werkstroom kan gebruiken om machtigingen in te stellen voor een lijstitem.
U kunt ook werkstromen ontwerpen en delen met behulp van Microsoft Visio met de sjablonen voor stroomdiagrammen die kunnen worden geëxporteerd naar SharePoint Designer 2010.
In dit artikel worden de basisbeginselen van werkstromen beschreven. Wanneer u de typen en basisbouwstenen van werkstromen (acties, voorwaarden en stappen) begrijpt, kunt u snel werkstromen toevoegen om processen te automatiseren en de productiviteit en efficiëntie van uw organisatie te verbeteren.
In dit artikel
Wat is een werkstroom?
Werkstromen zijn de manier waarop een organisatie functioneert, een reeks acties die overeenkomen met een werkproces, zoals het proces voor inkooporders. Met SharePoint 2010 kunt u deze werkstromen automatiseren, waardoor de efficiëntie en productiviteit van de organisatie worden verhoogd. Dit komt doordat de geautomatiseerde werkstromen de processen aansturen, zodat de organisatie zich kan richten op het uitvoeren van werk in plaats van op het beheren van de processen.
Werkstromen kunnen de meeste aspecten van een SharePoint 2010-site, lijst, bibliotheek, inhoudstype of lijstitem beheren, inclusief de levenscyclus van dat item. De werkstroom kan zowel acties bevatten die worden uitgevoerd door personen (of deelnemers aan de werkstroom) als acties die door de werkstroom worden uitgevoerd. Deelnemers aan de werkstroom kunnen de werkstroom gebruiken via de aangewezen takenlijst, waarbij een werkstroom een taak voor iemand kan maken en onderbroken kan blijven totdat de taak als voltooid is gemarkeerd.
Werkstromen kunnen zo eenvoudig of zo complex zijn als uw bedrijfsprocessen vereisen. U kunt een werkstroom maken die de gebruiker initieert, of een werkstroom die automatisch wordt geïnitieerd op basis van een gebeurtenis, bijvoorbeeld wanneer een lijstitem wordt gemaakt of gewijzigd.
Wanneer u SharePoint Designer 2010 gebruikt om een werkstroom te ontwerpen, volgt u over het algemeen de volgende basisstappen:
-
Kies het type werkstromen dat u wilt maken: lijst, herbruikbare lijst of site.
-
Gebruik de werkstroomeditor om de voorwaarden en acties te kiezen en samen te stellen die de stappen van de werkstroom definiëren, zodat deze het bedrijfsproces vertegenwoordigt dat u automatiseert.
-
Sla de werkstroom op en publiceer deze.
-
Pas indien nodig de werkstroomformulieren aan die automatisch zijn gegenereerd.
U kunt een werkstroom zien als een stroomdiagram van acties met een begin, een einde en een sequentiële stroom van begin tot eind. Werkstromen kunnen parallelle vertakkingen bevatten, maar uiteindelijk gaan ze van de eerste actie naar de uiteindelijke actie.
Stel dat u de werkstroom in kaart brengt waarmee een document in SharePoint 2010 ter goedkeuring wordt gerouteerd. Wanneer de werkstroom wordt gestart, wordt de opgegeven revisor per e-mail automatisch gewaarschuwd dat ze een document hebben om te controleren. De revisor controleert vervolgens het document en wijzigt de status van het document om aan te geven dat de taak is voltooid en of het document is goedgekeurd of geweigerd. Op basis van het revisor-antwoord gaat de werkstroom verder met een van de twee parallelle vertakkingen. Als de revisor het document goedkeurt, verplaatst de werkstroom het goedgekeurde document naar een specifieke documentbibliotheek en stuurt vervolgens een e-mailbericht naar het hele team met de melding van het goedgekeurde document. Als de revisor het document weigert, meldt de werkstroom de auteur van het document hiervan. In beide gevallen bereikt de werkstroom het einde en wordt het proces voltooid.
Diagram 1: Voorbeeldwerkstroom voor goedkeuring
Welk type werkstromen moet ik ontwerpen?
Er zijn drie typen werkstromen in SharePoint 2010:
-
Lijst
-
Herbruikbare lijst
-
Site
Werkstromen weergeven
Een lijstwerkstroom is het type werkstroom dat beschikbaar was in SharePoint 2007. Omdat deze de context heeft van de lijst waarvoor deze is gemaakt, hebben lijstwerkstromen automatisch toegang tot de waarden van de aangepaste velden voor het lijstitem waarop ze worden uitgevoerd, zoals het aangepaste notitieveld voor een documentbibliotheek. Lijstwerkstromen kunnen niet beschikbaar worden gesteld aan andere lijsten of bibliotheken op deze of andere sites. Als u dezelfde werkstroomfunctionaliteit voor meerdere lijsten wilt hebben, moet u de werkstromen op alle locaties handmatig opnieuw maken.
Als u weet dat u alleen de werkstromen nodig hebt die u ontwerpt voor een specifieke lijst, heeft de lijstwerkstroom het voordeel dat de aangepaste velden van de lijsten automatisch beschikbaar worden gemaakt.
Herbruikbare lijstwerkstromen
U kunt een werkstroom voor herbruikbare lijsten (herbruikbare werkstroom) maken op de site op het hoogste niveau in de siteverzameling en die werkstroom kan globaal herbruikbaar worden gemaakt, wat betekent dat de werkstroom kan worden gekoppeld aan elke lijst, bibliotheek of inhoudstype in de siteverzameling. U kunt ook een herbruikbare werkstroom maken in elke subsite in de siteverzameling; deze werkstroom is beschikbaar voor hergebruik in die specifieke subsite.
U kunt ook een herbruikbare werkstroom van de ene site exporteren en die werkstroom vervolgens uploaden en activeren op een andere site. U kunt bijvoorbeeld een herbruikbare werkstroom maken in een testomgeving, deze testen en deze vervolgens exporteren naar een productieomgeving. SharePoint Designer 2010 ondersteunt het exporteren van een werkstroom als sjabloon.
Herbruikbare werkstromen hebben standaard niet de context van een specifieke lijst of bibliotheek. Daarom bieden ze standaard alleen de kolommen die gemeenschappelijk zijn in lijsten en bibliotheken, zoals Gemaakt en Gemaakt door.
Als uw herbruikbare werkstroom vereist dat bepaalde kolommen aanwezig zijn in de lijst of bibliotheek waaraan u deze hebt gekoppeld, kunt u deze kolommen toevoegen als koppelingskolommen. Koppelingskolommen worden automatisch toegevoegd aan een lijst of bibliotheek wanneer een herbruikbare werkstroom is gekoppeld aan die lijst of bibliotheek.
Wanneer u een herbruikbare werkstroom maakt, kunt u er ook voor kiezen om uw herbruikbare werkstroom te filteren op een specifiek inhoudstype. Hierdoor kunt u werken met de velden van het inhoudstype in SharePoint Designer 2010. Als bijvoorbeeld een herbruikbare lijstwerkstromen is gekoppeld aan het inhoudstype Document, kunt u in uw werkstroom velden weergeven en gebruiken die specifiek zijn voor het inhoudstype, zoals Document-id. Vervolgens kunt u in de browser uw herbruikbare werkstroom koppelen aan een specifiek inhoudstype of aan elk inhoudstype dat van dat inhoudstype overkomt. Als u een werkstroom koppelt aan een site-inhoudstype, maakt u die werkstroom beschikbaar voor alle items van dat inhoudstype in elke lijst en bibliotheek op de site waaraan dat inhoudstype is toegevoegd. U kunt deze zelfs beschikbaar maken voor sites in een verzameling als de werkstroom is geconfigureerd als een globaal herbruikbare werkstroom.
Als u wilt dat gebruikers de werkstromen die u ontwerpt, kunnen gebruiken op meerdere sites, lijsten, bibliotheken en inhoudstypen, voldoet een herbruikbare werkstroom waarschijnlijk het beste aan uw behoeften. We verwachten dat de meeste werkstromen voor SharePoint 2010 herbruikbare werkstromen gebruiken.
Sitewerkstromen
Een sitewerkstroom is gekoppeld aan een site, niet aan een lijst, bibliotheek of inhoudstype. In tegenstelling tot de meeste werkstromen wordt een sitewerkstroom dus niet uitgevoerd op een specifiek lijstitem. Hierdoor zijn veel van de acties die beschikbaar zijn voor items die niet beschikbaar zijn voor sitewerkstromen.
In de browser start u een sitewerkstroom of bekijkt u de status van het uitvoeren van sitewerkstromen door te klikken op het menu Siteacties , op Alle site-inhoud weergeven en vervolgens op Sitewerkstromen te klikken.
Als u een werkstroom wilt maken, maar geen lijst, bibliotheek of inhoudstype nodig hebt voor de werkstromen, voldoet een sitewerkstroom waarschijnlijk het beste aan uw behoeften. U kunt bijvoorbeeld een sitewerkstroom maken als een manier voor mensen om feedback te geven over uw site.
De werkstromen in SharePoint Server 2010 aanpassen
U hoeft niet helemaal opnieuw te beginnen om werkstromen te ontwerpen die overeenkomen met de processen van uw organisatie. De vier populairste werkstromen in SharePoint Server 2007, namelijk Goedkeuring, Feedback verzamelen, Handtekeningen verzamelen, Goedkeuring publiceren, zijn volledig herbouwd als declaratieve herbruikbare werkstromen, wat betekent dat ze nu volledig kunnen worden aangepast in SharePoint Designer 2010. U kunt deze werkstromen kopiëren en wijzigen (aanbevolen) of bewerken, evenals aangepaste herbruikbare werkstromen, om te voldoen aan de behoeften van uw organisatie.
Opmerking: Er zijn aanvullende werkstromen in SharePoint 2010, zoals de werkstroom Drie statussen, maar het zijn geen declaratieve werkstromen en kunnen daarom niet worden gewijzigd.
Deze werkstromen zijn gebeurtenisgestuurd en alle belangrijke gebeurtenissen in de werkstroom worden weergegeven in de werkstroomeditor, zowel voor elke taak in het proces als voor het proces als geheel. U kunt bijvoorbeeld eenvoudig voorwaarden en acties toevoegen om te definiëren wat er gebeurt wanneer elke taak wordt toegewezen, verlopen of voltooid.
Wat zijn gebeurtenissen, acties, voorwaarden en stappen?
Dit zijn de bouwstenen van een werkstroom. Een werkstroom bestaat uit een of meer stappen en elke stap bestaat uit acties en eventuele bijbehorende voorwaarden. Elke werkstroom wordt geïnitieerd door een gebeurtenis.
Wat zijn gebeurtenissen?
Een gebeurtenis is wat een werkstroom start of initieert. Gebeurtenissen kunnen ook worden gebruikt om de timing van acties binnen een werkstroom te beheren, zoals het wachten tot de status van een item wordt gewijzigd. Er zijn drie gebeurtenissen die een werkstroom kunnen starten:
-
Er wordt een item gemaakt.
-
Een item wordt gewijzigd.
-
Een werkstroomdeelnemer klikt op een startknop op de SharePoint-site.
Opmerking: Sitewerkstromen kunnen alleen handmatig worden gestart.
U kunt een werkstroom maken die een deelnemer handmatig start of een werkstroom die automatisch wordt gestart wanneer een lijstitem wordt gemaakt of gewijzigd. U wilt bijvoorbeeld de aangepaste werkstroom voor goedkeuring van ontwerpwijzigingsaanvragen configureren, zodat deze handmatig kan worden gestart en wanneer een item wordt gewijzigd, maar niet wanneer een item in eerste instantie wordt gemaakt. Selecteer op de instellingenpagina voor de werkstroom in Startoptiesde optie Automatisch starten bij het maken van items uitschakelen.
Wanneer een deelnemer aan een werkstroom een werkstroom handmatig start, bladert die persoon eerst naar de lijst of bibliotheek waaraan de werkstroom is gekoppeld. Elke persoon met ten minste het machtigingsniveau Bijdragen kan een werkstroom initiëren die is ontworpen om handmatig te starten. Als u de werkstromen handmatig wilt starten, klikt de deelnemer op een item, klikt u op Werkstromen in het menu en kiest u vervolgens een werkstroom op een pagina waarop alle beschikbare werkstromen voor dat item worden weergegeven. De deelnemer vult zo nodig een formulier voor het starten van de werkstroom in en initieert de werkstroom door op de knop Start op het formulier te klikken. Als u een werkstroom start, maakt u een nieuw exemplaar van die werkstroom voor dat specifieke item.
Opmerking: De opdracht Werkstromen is alleen beschikbaar wanneer het item zich in een lijst, bibliotheek of een inhoudstype bevindt waaraan ten minste één werkstroom is gekoppeld.
Voor een werkstroom die handmatig wordt gestart, kan het startformulier net zo eenvoudig zijn als de afbeelding aan de linkerkant, of complexer, zoals de afbeelding aan de rechterkant.
Eenvoudig formulier
Complexere vorm
U kunt ook aangepaste velden toevoegen aan een startformulier wanneer u de werkstroom ontwerpt. Werkstroomdeelnemers kunnen vervolgens informatie aan de werkstroom verstrekken door dit formulier in te vullen. Deze instellingen worden doorgegeven aan de werkstroom. Er wordt een nieuw werkstroomexemplaren gestart en die werkstroom kan vervolgens op elk gewenst moment in de werkstroom de informatie in het formulier opzoeken en gebruiken. U kunt ook de velden opgeven die in een koppelingsformulier worden gebruikt voor herbruikbare werkstromen.
Wat zijn acties?
Een actie is de meest elementaire werkeenheid in een werkstroom. SharePoint Designer 2010 biedt een set kant-en-klare, herbruikbare acties die u kunt opnemen in uw werkstroom. Uw werkstroom kan bijvoorbeeld:
-
Lijstitems (inclusief documenten) maken, kopiëren, wijzigen of verwijderen.
-
Items in- of uitchecken.
-
Een e-mailbericht verzenden.
-
Maak een taak voor iemand in de takenlijst van uw teamsite.
-
Verzamel gegevens van een deelnemer waarnaar later in de werkstroom kan worden verwezen.
-
De werkstroom onderbreken of stoppen.
-
Registreer werkstroomgegevens in een geschiedenislijst om te gebruiken voor afwijzing of foutopsporing van werkstromen.
-
Werkstroomvariabelen instellen of berekeningen uitvoeren.
SharePoint Server 2010 bevat drie nieuwe taakacties: Goedkeuringsproces starten, Feedbackproces starten en Aangepast taakproces starten. De 'grote drie' werkstromen in SharePoint Server 2010 ( de werkstromen Goedkeuring, Feedback verzamelen en Handtekeningen verzamelen) zijn gebouwd met deze acties. Met de goedkeuringsacties worden alle belangrijke gebeurtenissen in een goedkeuringsproces weergegeven, zodat u eenvoudig een menselijk werkstroomproces kunt ontwerpen waarbij veel mensen samenwerken aan een specifiek document.
Een werkstroom kan een willekeurig aantal acties bevatten. De acties die zojuist worden vermeld, worden uitgevoerd door de werkstroom, maar andere acties kunnen worden uitgevoerd door deelnemers aan de werkstroom. In een goedkeuringswerkstroom wordt het document bijvoorbeeld daadwerkelijk gecontroleerd en goedgekeurd door een deelnemer aan de werkstroom. Acties die door een werkstroomdeelnemer worden uitgevoerd, worden vertegenwoordigd door taken die aan die persoon zijn toegewezen in de aangewezen takenlijst. De vijf acties in Diagram1: Voorbeeldwerkstroom voor diagram, aan het begin van dit artikel, zijn:
-
Een e-mailbericht verzenden om de revisor op de hoogte te stellen
-
Het document controleren (een taak die is toegewezen aan een werkstroomdeelnemer)
-
Het document verplaatsen naar de goedgekeurde documentbibliotheek
-
Een e-mailbericht verzenden om het team op de hoogte te stellen
-
Een e-mailbericht verzenden om de auteur van het document op de hoogte te stellen
In de meest eenvoudige zin, wanneer u een werkstroom ontwerpt, identificeert u de benodigde reeks acties en stelt u die reeks acties samen met behulp van de werkstroomeditor. In diagram 1: Voorbeeldwerkstroom voor goedkeuring wilt u bijvoorbeeld eerst een e-mailbericht verzenden om de revisor op de hoogte te stellen.
In de werkstroomeditor klikt u dus op de eerste stap, typt u een of meer e-mail en kiest u Een Email verzenden.
Wat zijn voorwaarden?
Wanneer u een werkstroom ontwerpt, kunt u de werkstroomeditor gebruiken om regels te maken waarmee voorwaardelijke logica wordt toegepast op SharePoint-sites, -lijsten, -items en -inhoudstypen. Een regel stelt een voorwaarde vast waarbij de werkstroom de bijbehorende actie alleen uitvoert als die voorwaarde waar is. U kunt bijvoorbeeld een regel maken waarbij de werkstroom een revisor alleen een e-mailbericht stuurt als een item is gemaakt door een specifieke persoon. U kunt ook meerdere voorwaarden per vertakking toevoegen. U kunt bijvoorbeeld een regel maken waarbij een revisor alleen een e-mailbericht ontvangt als een item zowel (1) is gemaakt door een specifieke persoon en (2) de titel van het document specifieke trefwoorden bevat. Ten slotte kunt u meerdere acties aan één voorwaarde koppelen. U kunt bijvoorbeeld een regel maken waarbij als een item wordt gemaakt door een specifieke persoon, (1) de revisor een e-mailbericht ontvangt en (2) werkstroomgegevens worden vastgelegd in de lijst Geschiedenis.
Samenvattend is een regel een of meer voorwaarden die zijn gekoppeld aan een of meer acties: als alle componenten in de voorwaarde waar zijn, voert u alle bijbehorende acties uit.
In het vorige voorbeeld heeft de gebruiker een set van twee voorwaarden en een set van twee acties voor de werkstroom opgegeven. U kunt echter meerdere vertakkingen in de werkstroom maken: als voorwaarde A waar is, voert u één actie uit; als voorwaarde B waar is, voert u een andere actie uit. Als u een vertakking wilt toevoegen aan een stap, klikt u op Invoegen Else-If Branch. Als de revisor in de goedkeuringswerkstroom bijvoorbeeld een document goedkeurt, voert de werkstroom een reeks acties uit; als de revisor een document weigert, voert dezelfde werkstroom een andere actie uit. Dit is een voorwaardelijke vertakking.
In de werkstroomeditor heeft deze stap twee vertakkingen en ziet er als volgt uit.
U kunt ook een vertakking maken die geen voorwaarde heeft. Op deze manier voert de werkstroom één actie uit als een voorwaarde of set voorwaarden waar is en een andere actie als deze onwaar zijn. Met de volgende stap in een werkstroom wordt bijvoorbeeld alleen een bericht naar de fiatteurs verzonden als de voorwaarde waar is; anders verzendt de werkstroom alleen een bericht naar de werkstroominitiator. Door een vertakking zonder voorwaarde toe te voegen, voert de werkstroom de actie in die vertakking uit in elk geval wanneer de voorwaarde in de eerste vertakking onwaar is.
Opmerking: Als u een vertakking zonder voorwaarde wilt hebben, moet dit de laatste vertakking in het voorwaardelijke blok zijn en niet de enige vertakking in het voorwaardelijke blok.
Opmerking: Vertakkingen in een werkstroom kunnen niet van de ene stap naar de andere worden uitgebreid. Een set 'Else If'-vertakkingen, ook wel een voorwaardelijk blok genoemd, bevindt zich altijd in één stap. U kunt echter stappen nesten als substappen.
SharePoint Designer 2010 biedt verschillende kant-en-klare, herbruikbare voorwaarden die u kunt opnemen in uw werkstroom. U kunt bijvoorbeeld opgeven dat de werkstroom de bijbehorende acties alleen uitvoert als een item:
-
Wordt gemaakt of gewijzigd in een specifieke periode.
-
Wordt gemaakt of gewijzigd door een specifieke persoon.
-
Bevat een titelveld met opgegeven trefwoorden.
-
Is een bestand van een specifiek type of heeft een bestandsgrootte in een specifiek bereik. (Deze voorwaarde is alleen beschikbaar wanneer de werkstroom is gekoppeld aan een documentbibliotheek.)
Daarnaast kunt u aangepaste voorwaarden en geavanceerde voorwaarden maken in SharePoint Designer 2010, waar u een breed scala aan parameters kunt opgeven. Met aangepaste voorwaarden kunt u een veld in de huidige lijst vergelijken met een waarde. U kunt bijvoorbeeld een aangepaste voorwaarde maken, waarbij als het veld Goedkeuringsstatus gelijk is aan Goedgekeurd, de bijbehorende actie uitvoert. Met geavanceerde voorwaarden kunt u een waarde vergelijken met een andere waarde. Hiermee kunt u een vergelijking maken tussen een veld in een lijst en een waarde uit een andere lijst. U kunt bijvoorbeeld een geavanceerde voorwaarde maken voor de bibliotheek Gedeelde documenten, waarbij als de waarde van het veld Status in de lijst Taken gelijk is aan In behandeling, de bijbehorende actie uitvoert.
Opmerking: Voor een actie is geen voorwaarde vereist. Met de eerste stap in diagram 1: Voorbeeldwerkstroom voor goedkeuring, aan het begin van dit artikel, wordt bijvoorbeeld een e-mailbericht verzonden om de revisor op de hoogte te stellen. Aan deze actie is geen voorwaarde gekoppeld. Voor een parallel blok met acties is ook geen voorwaarde vereist.
Parallelle versus seriële acties
Wanneer u meer dan één actie hebt gekoppeld aan een voorwaarde, kunnen de acties worden ingesteld om tegelijkertijd (parallel) of één na elkaar (serieel) uit te voeren, de standaardinstelling.
Seriële acties In de volgende werkstroom kunt u bijvoorbeeld twee acties instellen, zodat wanneer een document wordt goedgekeurd, het document wordt gekopieerd naar de archiefdocumentbibliotheek en (daarna) een bericht wordt verzonden. In de werkstroomeditor geeft u vervolgens aan dat de tweede actie plaatsvindt na de eerste.
Parallelle acties In de volgende werkstroom kunt u bijvoorbeeld twee acties instellen, zodat wanneer een document wordt goedgekeurd, een bericht wordt verzonden en (tegelijkertijd) het document wordt gekopieerd naar de documentbibliotheek Goedgekeurd. In de werkstroomeditor en geeft aan dat de tweede actie tegelijkertijd met de eerste actie wordt uitgevoerd. Dit is met name handig voor taken en acties die veel tijd in beslag nemen. In het geval van taken kan het bijvoorbeeld worden gebruikt om te bepalen wanneer taken worden toegewezen.
Opmerking: Parallelle acties zijn niet absoluut gelijktijdig; de exacte volgorde kan niet worden opgegeven en kan variëren telkens wanneer de werkstroom wordt uitgevoerd.
Notities:
-
In een regel (voorwaarden en acties) kunnen acties worden uitgevoerd in reeksen, parallel of in een combinatie van reeksen en parallelle acties.
-
Een reeks seriële of parallelle acties moet zich in één stap bevinden.
Wat zijn stappen?
Een werkstroom bestaat uit een of meer stappen. Elke stap kan talloze acties en bijbehorende voorwaarden bevatten. U kunt zelfs stappen in andere stappen nesten. U kunt dit doen om uw werkstroom te organiseren. U kunt stappen zien als blokken van functionaliteit in de werkstroomeditor. De volgende werkstroom bestaat bijvoorbeeld uit twee stappen, zoals wordt weergegeven in de werkstroomeditor.
Met stappen kunt u voorwaarden en acties groeperen, zodat één set regels (voorwaarden en acties) kan worden geëvalueerd en uitgevoerd vóór een tweede set.
Configureer acties in een werkstroom om uit te voeren met behulp van de machtigingen van de auteur van de werkstroom. In SharePoint Designer 2010 kunt u imitatiestappen gebruiken om de werkstroom acties te laten uitvoeren door de auteur van de werkstroom te imiteren in plaats van de werkstroominitiator. Imitatiestappen zijn met name handig in goedkeurings- en publicatiescenario's, waarbij de personen die inhoud ter goedkeuring indienen en de personen die inhoud goedkeuren, verschillende machtigingen hebben.
De auteur van de werkstroom is de laatste persoon die de werkstroom heeft gepubliceerd. Wanneer een werkstroom opnieuw wordt gepubliceerd door een andere gebruiker, verandert de auteur van de werkstroom niet voor actieve exemplaren van de werkstroom. Exemplaren van de werkstromen die worden gestart nadat de werkstroom opnieuw is gepubliceerd, gebruiken de bijgewerkte werkstroomauteur.
Opmerking: Imitatiestappen kunnen alleen worden toegevoegd aan de hoofdmap van een werkstroom en kunnen niet worden genest in een andere stap.
In het volgende scenario beschikt de persoon die de werkstromen initieert niet over de machtigingen om een bestand toe te voegen aan de archiefbibliotheek, maar de auteur van de werkstroom wel. Wanneer de persoon de werkstroom initieert en de voorwaarde wordt geëvalueerd als true in de imitatiestap, wordt het document gekopieerd naar de archiefbibliotheek met behulp van de machtigingen van de auteur van de werkstroom. Stap 2 is geen imitatiestap, daarom wordt deze uitgevoerd als de werkstroominitiator. Het is een best practice om alleen imitatiestappen te gebruiken voor een minimale set acties waarvoor de machtigingen van de auteur van de werkstroom zijn vereist om te slagen.
Eén stap of veel? Sommige werkstromen kunnen worden ontworpen als een reeks acties binnen één stap of als een reeks stappen. De acties in de volgende stap kunnen bijvoorbeeld worden onderverdeeld in afzonderlijke stappen of worden genest met het voorwaardelijke blok als afzonderlijke stappen
Hier volgt een voorbeeld van het proces met behulp van geneste stappen in een voorwaardelijk blok.
Stappen zijn een manier om uw werkstroom te organiseren. Precies hoe u stappen in uw werkstromen gebruikt, is in grote mate aan persoonlijke voorkeur. Een werkstroom kan bijvoorbeeld veel acties bevatten in een stap die geen voorwaarden gebruikt. In dit geval kunt u de acties opsplitsen in stappen om ze beter te organiseren. De regels in één stap worden verwerkt om te worden afgerond voordat u verdergaat met de volgende stap, dus u wilt groeperen in dezelfde stapregels die nodig zijn om de specifieke actie of acties uit te voeren die u wilt uitvoeren.
Wat zijn werkstroomformulieren?
Als u uw werkstroom dynamischer en flexibeler wilt maken, kunt u een formulier toevoegen aan de werkstroom. Met een formulier kunt u gegevens verzamelen van werkstroomdeelnemers op vooraf gedefinieerde tijdstippen in de werkstroom, zodat deelnemers kunnen communiceren met de taken voor die werkstroom en ervoor zorgen dat gegevens beschikbaar zijn voor herbruikbare werkstromen, ongeacht aan welke lijst, bibliotheek of inhoudstype deze is gekoppeld.
Met SharePoint Designer 2010 kunt u drie typen werkstroomformulieren maken:
-
Een startformulier verzamelt informatie van de werkstroomdeelnemer wanneer deze de werkstroom start. Deze wordt automatisch gegenereerd wanneer u de werkstroom maakt in SharePoint Designer 2010. Startformulieren worden weergegeven voor gebruikers wanneer ze handmatig een werkstroom starten voor een bepaald SharePoint-item. Met een startformulier kunnen gebruikers aanvullende parameters of informatie over de werkstroom opgeven zoals deze van toepassing is op het opgegeven SharePoint-item. U kunt bijvoorbeeld een startformulier gebruiken om te vragen wie een document moet controleren en wanneer de beoordeling moet zijn voltooid. SharePoint Designer 2010 genereert automatisch een InfoPath- of ASP.NET-startformulier volgens uw beginspecificaties. Als er geen beginparameters vereist zijn, heeft het formulier alleen de knoppen Start en Annuleren
-
Met een aangepast taakformulier kunnen deelnemers aan de werkstroom werken met taken in de takenlijst die is opgegeven voor de werkstroom. Met de wizard Aangepaste taak kunt u eenvoudig aangepaste formuliervelden maken en deze toevoegen aan een aangepast taakformulier. Wanneer u klaar bent met het ontwerpen van de werkstroom, genereert SharePoint Designer 2010 automatisch de InfoPath- of ASP.NET-formulieren voor uw aangepaste taken. Wanneer de werkstroom wordt uitgevoerd en taken worden gemaakt, bladert de gebruiker naar de lijst Taken die is opgegeven voor de werkstroom, markeert de taak als voltooid en voert hij optionele of vereiste informatie in die specifiek is voor de werkstroom. De werkstroom kan vervolgens reageren op deze wijzigingen zoals opgegeven in de werkstroom, of die informatie opzoeken en evalueren in latere stappen van de werkstroom.
-
Een herbruikbare werkstroom biedt standaard alleen de velden die voor alle items gelden, zoals Gemaakt en Gewijzigd door. Dit komt doordat een herbruikbare werkstroom niet standaard is gekoppeld aan een lijst, bibliotheek of inhoudstype. Met een koppelingsformulier kunt u velden koppelen aan een herbruikbare werkstroom, zodat de velden beschikbaar zijn wanneer u de werkstroom ontwerpt en uitvoert.
Nadat SharePoint Designer 2010 de formulieren automatisch hebt gegenereerd, kunt u deze aanpassen door naar de instellingenpagina voor de werkstroom te gaan en in de sectie Forms op het formulier te klikken dat u wilt aanpassen. Werkstroomformulieren zijn InfoPath- of ASP.NET-pagina's. Ze worden opgeslagen op de SharePoint-site met de bronbestanden van de werkstroom.
Verbeterde functionaliteit met InfoPath 2010 formulieren op SharePoint Server 2010
Als op uw server SharePoint Server 2010 wordt uitgevoerd (niet alleen SharePoint Foundation 2010 ), worden de werkstroomformulieren (de koppeling, start en taak) nu InfoPath 2010 formulieren. Het is eenvoudig om het uiterlijk en de indeling van InfoPath-formulieren te wijzigen en u kunt validatieregels toevoegen aan een InfoPath-formulier. Als u een werkstroomformulier in InfoPath 2010 wilt bewerken, klikt u op het formulier en in InfoPath wordt het formulier rechtstreeks vanuit SharePoint geopend Designer 2010.InfoPath-formulieren zijn beschikbaar voor lijsten, bibliotheken en werkstromen.
Waar worden werkstromen opgeslagen?
Werkstromen worden opgeslagen in een documentbibliotheek op siteniveau met de naam Werkstromen. Deze documentbibliotheek wordt automatisch gemaakt door SharePoint Designer 2010. De documentbibliotheek Werkstromen is standaard verborgen in de browser en heeft geen lijstweergaven, zoals AllItems.aspx of EditForm.aspx. Als u de inhoud van de werkstroombibliotheek wilt weergeven, klikt u in SharePoint Designer 2010 op alle bestanden in het navigatiedeelvenster en klikt u vervolgens in het hoofdvenster op Werkstromen.
Notities:
-
Mogelijk kunt u werkstromen niet weergeven met behulp van Alle bestanden. Dit is afhankelijk van hoe de server is geconfigureerd.
-
De primaire manier om werkstromen in SharePoint Designer 2010 te openen en te ontwerpen, is door in het navigatiedeelvenster op Werkstromen te klikken.
De documentbibliotheek werkstromen bevat een map voor elke werkstroom die is gemaakt met SharePoint Designer 2010. De map bevat de bronbestanden die nodig zijn voor de werkstroom, zoals:
-
Het werkstroommarkeringsbestand (.xoml).
-
Het werkstroomconfiguratiebestand.
-
InfoPath xsn of ASP.NET aspx-formulieren die nodig zijn voor de werkstromen, zoals startformulieren (voor werkstromen die handmatig worden gestart) of aangepaste taakformulieren.
Als u een bestaande werkstroom in SharePoint Designer 2010 wilt bewerken, klikt u in het navigatiedeelvenster op Werkstromen. Klik in het hoofdvenster met de rechtermuisknop op de gewenste werkstroom en klik op Werkstroom bewerken.
Als u een herbruikbare werkstroom in SharePoint Designer 2010 wilt kopiëren en wijzigen, klikt u in het navigatiedeelvenster op Werkstromen. Klik in het hoofdvenster met de rechtermuisknop op de gewenste herbruikbare werkstroom en klik op Kopiëren en wijzigen.
Met beide voorgaande procedures wordt de werkstroom geopend in de werkstroomeditor. U kunt op het lint of de breadcrumb-navigatie klikken om de werkstroom te bewerken, instellingen te beheren en het taakproces voor de werkstroom te definiëren.
De werkstroomeditor biedt een actie met de naam Logboek naar geschiedenislijst. Het is een best practice om deze actie te gebruiken in uw werkstromen om een record van de werkstroomgeschiedenis bij te houden. De geschiedenis van werkstromen is van onschatbare waarde voor het onderzoeken van fouten of voor tracerings- en weerlegbaarheidsdoeleinden.
Wanneer u een werkstroom maakt die gebruikmaakt van het actielogboek naar geschiedenislijst, maakt SharePoint Designer 2010 automatisch een lijst met de naam Werkstroomgeschiedenis. De lijst wordt standaard gemaakt op http://<sitenaam>/Lijsten/Workflow%20History. U kunt opgeven dat u een andere geschiedenislijst wilt maken wanneer u een lijst of sitewerkstromen ontwerpt en wanneer u een herbruikbare lijstwerkstroom koppelt. Deze lijst bevat kolommen voor informatie zoals gebruikers-id, datum, gebeurtenis en foutbeschrijving. Net als bij de documentbibliotheek Werkstromen is de lijst Geschiedenis standaard verborgen in de browser, maar kan deze worden weergegeven in SharePoint Designer 2010, in het navigatiedeelvenster door op Alle bestanden te klikken.
De werkstroomeditor biedt zes acties die communiceren met de takenlijst, waaronder Een To-Do-item toewijzen, Gegevens verzamelen van een gebruiker en Een formulier toewijzen aan een groep. Werkstromen gebruiken standaard de lijst Taken, maar kunnen worden geconfigureerd voor het gebruik van een aangepaste takenlijst. U kunt een aangepaste takenlijst gebruiken om werkstromen te scheiden van andere typen taken of voor problemen met betrekking tot machtigingen. U kunt één aangepaste takenlijst gebruiken voor alle werkstromen op de site of een aangepaste takenlijst voor elke werkstroom. Dit is afhankelijk van de technische en organisatorische vereisten voor de werkstromen.
Wanneer u een werkstroom maakt die gebruikmaakt van een van de voorgaande drie acties, maakt SharePoint Designer 2010 automatisch het formulier, het inhoudstype voor de taak en de lijst Taken, indien nodig. De takenlijst kan standaard worden weergegeven in de browser, in tegenstelling tot de documentbibliotheek Werkstromen en de lijst Werkstroomgeschiedenis.
Waar kan ik de status van een werkstroom controleren?
U kunt eenvoudig de voortgang van werkstromen voor een geselecteerd item bekijken via de browser. In de weergave Alle items van een lijst of documentbibliotheek wordt standaard de huidige status weergegeven van werkstromen die voor een item worden uitgevoerd. In het volgende voorbeeld is de werkstroom Ontwerpwijzigingsaanvraagin uitvoering voor de Widget 1 DCR.
Notities:
-
Er zijn meerdere kolommen als er meerdere werkstromen aan de lijst of bibliotheek zijn gekoppeld.
-
De kolommen kunnen worden verwijderd uit de weergave Alle items zonder dat dit van invloed is op de functionaliteit van de werkstroom.
-
De statuskolom wordt niet toegevoegd aan de weergave als er al zes of meer opzoek-\statuskolommen in de weergave zijn.
Als u op de status van de werkstroom voor een item klikt, zoals Wordt uitgevoerd of Voltooid, gaat u naar de pagina Werkstroomstatus voor de werkstroom voor het specifieke item. Als u de status van sitewerkstromen wilt zien, klikt u op het menu Siteacties , klikt u op Alle site-inhoud weergeven en klikt u vervolgens op Sitewerkstromen. Op de pagina werkstroomstatus vindt u informatie over:
-
Wie de werkstromen heeft geïnitieerd en wanneer voor het item
-
Taken die zijn gekoppeld aan de werkstroom voor het item
-
Geschiedenis van de werkstroom voor het item, zoals wanneer de werkstromen zijn gestart en wanneer deze is voltooid
Werkstroomvisualisatie
U ziet ook een werkstroomvisualisatie voor de status van de werkstroom als:
-
De optie Werkstroomvisualisatie weergeven op statuspagina is geselecteerd in SharePoint Designer 2010 toen de werkstroom werd gepubliceerd
-
Op de computer waarop de werkstromen zijn gepubliceerd, is Visio Premium 2010 geïnstalleerd
-
Werkstroom wordt uitgevoerd op SharePoint Server 2010
-
Visio Graphics Services wordt uitgevoerd op de server
Opmerking: Visio hoeft niet te worden geïnstalleerd op de lokale computer om de werkstroomvisualisatie weer te geven.
Met werkstroomvisualisatie wordt automatisch een Visio-diagram van uw werkstroom gemaakt en weergegeven in een Visio-webonderdeel op de pagina Werkstroomstatus. In de werkstroomvisualisatie wordt een 'live'-weergave weergegeven van waar een specifieke werkstroom zich bevindt.
Als u de pagina Werkstromen voor een item wilt weergeven, klikt u ook op het item in de lijst en klikt u vervolgens op Werkstromen in het menu.
Opmerking: De opdracht Werkstromen is alleen beschikbaar wanneer het item zich in een lijst of bibliotheek bevindt waaraan ten minste één werkstroom is gekoppeld.
Wanneer een gebruiker een werkstroom start voor een item SharePoint Foundation 2010 of SharePoint Server 2010 voegt een nieuwe kolom toe aan die lijst of bibliotheek waarin het item zich bevindt. Standaard komt de kolomnaam overeen met de naam van de werkstroom. In deze kolom alleen-lezen wordt de huidige status van het item in die werkstroom weergegeven. Deze statuskolom wordt automatisch toegevoegd voor elke werkstroom wanneer deze de eerste keer wordt uitgevoerd.
In elke kolom is de werkstroomstatus een koppeling. Wanneer u bijvoorbeeld op In uitvoering klikt, ziet u de pagina Werkstroomstatus voor dat exemplaar van de werkstroom.
Aanbevolen volgende stappen
Werkstromen zijn een krachtige manier om toepassingslogica toe te voegen aan uw SharePoint-sites en -toepassingen. Nu u de basisbeginselen van de werkstroom begrijpt, kunt u aan de slag gaan door een werkstroom te maken. Meer informatie over het ontwerpen en aanpassen van werkstromen vindt u in de sectie Zie ook .
Naar boven
