Microsoft 365 biedt verschillende soorten groepen waarmee teams efficiënter kunnen samenwerken. Elk groepstype heeft een uniek doel, zoals het beheren van e-mailgesprekken, het delen van bestanden of het organiseren van gebeurtenissen. In dit artikel verkennen we de verschillende typen groepen in Microsoft 365 en waarvoor ze kunnen worden gebruikt, zodat u de juiste groep kunt selecteren voor de samenwerkingsbehoeften van uw team.
Groepstypen in Microsoft 365
-
Microsoft 365 Groepen zijn ontworpen voor samenwerking binnen uw organisatie. Ze worden geleverd met een groeps-e-mailadres en SharePoint-site waar u documenten, notities en agenda's voor vergaderingen kunt delen. U kunt Microsoft 365 Groepen gebruiken voor projectbeheer, teamcommunicatie en het delen van documenten.
-
Distributiegroepen worden gebruikt voor het uitzenden van informatie en updates naar personen binnen en buiten de organisatie. Ze kunnen worden gebruikt voor het delen van taakupdates, organisatiewijzigingen of gebeurtenissen met een specifieke set klanten of werknemers.
-
Beveiligingsgroepen zijn ontworpen om toegang te verlenen tot Microsoft 365-resources en het beheer te vereenvoudigen. Ze kunnen worden gebruikt om toegang te verlenen tot belangrijke bedrijfsresources, zoals hulpprogramma's, portals, rapporten en apparaten zoals printers.
-
Beveiligingsgroepen met e-mail zijn vergelijkbaar met beveiligingsgroepen, maar met de extra mogelijkheid om e-mailberichten naar alle leden te verzenden. Ze kunnen worden gebruikt voor het verzenden van nieuws, promoties en bedrijfsupdates naar uw verkoopteam.
Groepen kunnen worden gemaakt in de Microsoft 365-beheercentrum- of Microsoft 365-apps, zoals Outlook, Teams en meer. U kunt groepen online of on-premises maken, afhankelijk van de instellingen van uw organisatie. Zodra u deze hebt gemaakt, kunt u leden toevoegen, machtigingen instellen en deze gaan gebruiken voor samenwerking, communicatie en het delen van resources.
Rollen van eigenaren, leden en gasten in Groepen
-
Eigenaar: de eigenaar van een groep is de persoon die de groep maakt en de volledige controle over de groep heeft. Eigenaren kunnen leden toevoegen of verwijderen, groepsinstellingen wijzigen en groepsresources zoals bestanden en agenda's beheren.
-
Lid : leden zijn de personen die door de eigenaar aan de groep worden toegevoegd. Leden hebben toegang tot de groepsresources en kunnen deelnemen aan groepsgesprekken.
-
Gast: gasten zijn personen die geen lid zijn van uw organisatie, maar toegang krijgen tot de groepsresources door de eigenaar. Gasten kunnen worden uitgenodigd om deel te nemen aan een groep om samen te werken aan specifieke projecten of om feedback te geven. Meer informatie over het toevoegen van gastgebruikers aan Microsoft 365-groepen.
Groepen beheren in Microsoft 365
U kunt een groep maken, beheren en uiteindelijk buiten gebruik stellen in Microsoft 365. Bij het maken van een groep kan de eigenaar het groepstype kiezen, leden toevoegen en machtigingen instellen. Zodra een groep is gemaakt, kan de eigenaar deze beheren door leden toe te voegen of te verwijderen, groepsinstellingen te wijzigen en resources zoals bestanden en agenda's te beheren. Op een bepaald moment is een groep mogelijk niet meer nodig en kan de eigenaar de groep buiten gebruik stellen, waardoor deze uit het systeem wordt verwijderd en niemand toegang heeft tot de resources.
Het is belangrijk om te weten dat voor groepen een eigenaar is vereist om goed te functioneren. Als een groep geen eigenaar heeft of de eigenaar wordt verwijderd, wijst een geautomatiseerd systeem een nieuwe eigenaar toe aan de groep. Dit proces helpt groepen functioneel te houden en zorgt ervoor dat er altijd een eigenaar is die verantwoordelijk is voor het beheren van de groep. Meer informatie over het beheren van Microsoft 365-groepen zonder eigenaar.
