De financiële sector is een sterk gereglementeerd onderdeel van de meeste economieën. Voor bedrijven in de financiële dienstverlening is een aantal lokale, nationale en regionale voorschriften van toepassing.
Als klein bedrijf kan het duur en ingewikkeld zijn om aan deze voorschriften te voldoen. Microsoft 365 maakt het eenvoudiger en betaalbaar door u op één plek de juiste hulpmiddelen te bieden om uw bedrijf te helpen voldoen aan de naleving van de financiële sector.
Online Threat Protection en Email Security
Microsoft 365 maakt gebruik van Advanced Threat Protection (ATP), waarmee alle uitgaande en inkomende e-mailberichten en e-mailbijlagen automatisch worden gescand. Het maakt gebruik van een antimalware om te detecteren of er schadelijke of verdachte koppelingen zijn. Als een e-mailbericht dergelijke koppelingen bevat, voorkomt ATP dat de gebruikers erop klikken.
Daarnaast scant Microsoft 365 ook alle hyperlinks in Word-, Excel- en Powerpoint-bestanden. Dit zorgt ervoor dat alle mogelijke malware wordt gestopt voordat deze uw gegevens kan bereiken en deze kan infecteren of stelen. Het zorgt ook voor de integriteit en veiligheid van uw online communicatie en gerelateerde gegevens.
Postvakcontrole en activiteiten bijhouden
De postvakken van uw bedrijf bevatten gevoelige zakelijke en gebruikersgegevens. Het is dus belangrijk om ervoor te zorgen dat er geen onbevoegden toegang krijgen tot deze informatie. Met de functie Postvakcontrolelogboekregistratie kunt u de personen bijhouden die toegang hebben tot het postvak en de activiteiten die ze uitvoeren.
U kunt de gebruikers en activiteiten definiëren die u wilt bijhouden. U kunt bijvoorbeeld bepalen of u wilt bijhouden wanneer een e-mailbericht wordt verwijderd of verplaatst. U kunt ook bepalen of u de activiteiten van beheerders, gebruikers, eigenaren en andere personen die toegang hebben tot het postvak, al dan niet wilt bijhouden.
Zodra u deze functie inschakelt, worden alle logboekvermeldingen opgeslagen in het postvak. Elke vermelding bevat het IP-adres, de hostnaam en andere gegevens. Als een e-mailbericht wordt verplaatst van de oorspronkelijke positie, bevat de logboekvermelding de doelmap. Standaard worden alle logboekvermeldingen 90 dagen bewaard. U kunt de instellingen wijzigen als u ze voor een langere periode wilt opslaan.
Email en gegevensversleuteling
Een zeer effectief hulpmiddel voor het bereiken van e-mailbeveiliging is versleuteling. Versleuteling zorgt ervoor dat alleen een geautoriseerde persoon een e-mailbericht kan ontsleutelen en lezen. Zelfs als onbevoegden toegang hebben tot een versleutelde e-mail, kunnen ze deze niet ontcijferen en lezen. Op dezelfde manier kunt u ook de beveiliging van uw opgeslagen gegevens, zoals documenten, verbeteren door ze te versleutelen.
metMicrosoft 365 kunt u e-mailberichten en andere vormen van digitale gegevens versleutelen. Dit voegt een extra beveiligingslaag toe. U kunt versleuteling gebruiken als onderdeel van uw bredere strategie voor gegevensbescherming.
eDiscovery Center
Bedrijven verwerken, verwerken en bewaren tegenwoordig een enorm scala aan elektronische informatie. U kunt deze gegevens gebruiken om betere beslissingen te nemen als bedrijf. Maar het maakt het ook moeilijker voor u om de relevante informatie te identificeren, te vinden, te zoeken en te vinden wanneer dat nodig is.
eDiscovery is een geavanceerde Microsoft 365-functie. eDiscovery kan alle soorten elektronisch opgeslagen informatie (ESI) doorzoeken. Met deze functie kunt u de meest relevante gegevens uit meerdere bronnen verzamelen, archiveren en doorzoeken. U kunt zoeken in verschillende Microsoft 365 onderdelen met behulp van eDiscovery. Deze onderdelen omvatten Skype voor Bedrijven, SharePoint Online-sites, Exchange Online postvakken, Microsoft-teams en Microsoft 365 groepen.
eDiscovery kan ook sociale mediaberichten, voicemails, chatberichten, tekstverwerkingsbestanden, spreadsheets en sms-berichten identificeren. U kunt deze gegevens vervolgens opslaan en archiveren op een compatibele manier met behulp van Microsoft 365.
Uw bedrijf kan te maken krijgen met juridische situaties waarin u relevante ESI-instanties moet vinden en verstrekken. eDiscovery maakt het u gemakkelijker door deze informatie op één plek te zoeken, te vinden en te verzamelen. U kunt de zoekuitvoer onder verschillende cases organiseren en deze delen met verschillende belanghebbenden.
Advanced eDiscovery
met Advanced eDiscovery kunt u dubbele kopieën van gegevens opslaan op een afzonderlijke locatie in een gemakkelijk te downloaden indeling en maakt het ook mogelijk om gegevens te indexeren voor snelle en eenvoudige detectie. Het maakt gebruik van intelligente machine learning-mogelijkheden om verschillende typen gegevens nauwkeurig te identificeren. Het analyseert ook ongestructureerde gegevens en doorzoekt deze om relevante informatie voor u te vinden.
Met behulp van Advanced eDiscovery kunt u ervoor zorgen dat de gegevens van uw organisatie zodanig worden opgeslagen dat ze gemakkelijk kunnen worden doorzocht wanneer dat nodig is.
Meervoudige verificatie
Wachtwoorden worden traditioneel gebruikt voor gebruikersverificatie in onlineservices. Maar wachtwoorden kunnen gemakkelijk worden gecompromitteerd. Alle beveiligingsexperts zijn het erover eens dat MFA de digitale beveiliging aanzienlijk kan verbeteren.
MFA maakt gebruik van meerdere verificatiemethoden en voegt meer beveiligingslagen toe. Het wordt gebruikt om de beveiliging van bedrijfssystemen, postvakken, belangrijke documenten en elke online service waarvoor een aanmelding is vereist, te verbeteren.
Er zijn veel manieren om MFA toe te voegen. Dit zijn onder andere:
-
Telefoon: wanneer u zich aanmeldt, ontvangt u een telefoongesprek of sms-bericht met verificatiecode.
-
App: U downloadt een mobiele app. Wanneer u zich aanmeldt, gebruikt u de app om een code te genereren. Met deze code kunt u zich vervolgens aanmelden bij een onlineservice.
Microsoft 365 wordt geleverd met mogelijkheden om meervoudige verificatie in te schakelen. U kunt MFA gebruiken om ervoor te zorgen dat alleen de geautoriseerde gebruikers toegang hebben tot uw Microsoft 365 services. Dit voorkomt dat belangrijke bedrijfsgegevens in verkeerde handen vallen. Het helpt u ook om te voldoen aan de voorschriften voor gegevensbeveiliging en -integriteit.
Preventie van gegevensverlies
De functie Microsoft 365 Preventie van gegevensverlies (DLP) kan eenvoudig worden gebruikt om alle relevante elektronische communicatie vast te leggen en ervoor te zorgen dat vertrouwelijke informatie niet toegankelijk is voor onbevoegden. DLP zorgt ervoor dat belangrijke informatie en documenten van uw organisatie niet uitlekken. U kunt kiezen uit verschillende DLP-beleidsregels in het Microsoft 365 Security & Compliance Center.
Als een persoon in uw organisatie bijvoorbeeld probeert een e-mail met persoonlijke gegevens te verzenden, kunt u het e-mailbericht blokkeren of de persoon hierover waarschuwen. Op dezelfde manier kunt u informatie zoals creditcardnummers en burgerservicenummers detecteren en bewaken. DLP kan gevoelige informatie identificeren in alle Microsoft 365 services die uw organisatie gebruikt.
Met behulp van DLP kunt u eenvoudig alle e-mailberichten blokkeren die dergelijke informatie verzenden. U kunt ook voorkomen dat gebruikers gevoelige gegevens uploaden naar cloudopslag of een andere onlineservices.
Dit zorgt ervoor dat kritieke informatie niet buiten uw organisatie lekt. Financiële regelgeving van SEC en andere autoriteiten houdt een bedrijf verantwoordelijk voor gegevenslekken. Door dergelijke lekkages te blokkeren, bent u in staat om effectiever te voldoen aan financiële regelgeving.
Mobile Device Management
Werknemers gebruiken tegenwoordig verschillende mobiele apparaten, waaronder iPhone, Android, iPad en Windows Phone. Ze gebruiken deze apparaten voor toegang tot Microsoft 365 postvak en andere onlineservices.
Microsoft 365 biedt uitgebreid mobile device management (MDM). Met deze functie kunt u elk apparaat controleren en zien of het voldoet aan het organisatiebeleid. Als het compatibel is, kunt u het apparaat inschrijven zodat het toegang heeft tot Microsoft 365 services. Zodra een apparaat is ingeschreven, kunt u het regelmatig controleren om ervoor te zorgen dat het compatibel blijft.
U kunt ook beveiligingsbeleidsregels toevoegen en wijzigen dat van toepassing is op deze apparaten. Als een ingeschreven apparaat wordt gestolen of verloren, kunt u het op afstand wissen om ervoor te zorgen dat belangrijke gegevens niet in verkeerde handen vallen.
MDM zorgt ervoor dat alle werknemers in uw organisatie op een veilige manier toegang hebben tot onlineservices.
Continue naleving
Financiële regelgeving verandert en verandert met de tijd. Dit betekent dat uw organisatie mogelijk de nalevingsstrategie in de loop van de tijd moet ontwikkelen. Dit wordt continue naleving genoemd. Continue naleving betekent dat u uw nalevingspositie regelmatig bewaakt en beoordeelt. U gebruikt ook nieuwe IT-standaarden en -technologieën om de beveiliging en naleving van uw systemen te garanderen.
Microsoft 365 heeft meer dan 1000 controles en controles. Hierdoor kunnen Microsoft 365 services zich snel ontwikkelen en veranderen wanneer er nieuwe regelgeving of standaarden worden gemaakt. Microsoft 365 voldoet ook aan veel belangrijke wereldwijde normen en voorschriften. Microsoft 365-services kunnen u helpen ervoor te zorgen dat uw gegevens en processen voldoen aan de nieuwe regelgeving en standaarden.
Microsoft beoordeelt Microsoft 365 en andere productgegevens voortdurend. Het ontwikkelt producten door nieuwe klant- en branchestandaarden te implementeren om u te helpen doorlopende naleving te garanderen.
Conclusie
Met de bovenstaande functies kunt u gegevens op een veilige en veilige manier vastleggen, verzamelen, archiveren en afhandelen. U kunt ook nalevingsbeleid definiëren en implementeren met behulp van Microsoft 365.
Microsoft 365 werkt op meerdere apparaten. Het is ongelooflijk eenvoudig te gebruiken en geeft u volledige controle over verbonden apparaten en organisatiegegevens.
