Een record is een document of andere elektronische of fysieke entiteit in een organisatie die fungeert als bewijs van een activiteit of transactie die door de organisatie wordt uitgevoerd en die bewaarperiode vereist. Recordsbeheer is het proces waarmee een organisatie:
-
Hiermee bepaalt u welke soorten gegevens als records moeten worden beschouwd.
-
Bepaalt hoe actieve documenten die records worden, moeten worden verwerkt terwijl ze worden gebruikt, en bepaalt hoe ze moeten worden verzameld nadat ze zijn gedeclareerd als records.
-
Bepaalt op welke manier en hoelang elk recordtype moet worden bewaard om te voldoen aan wettelijke, zakelijke of wettelijke vereisten.
-
Onderzoekt en implementeert technologische oplossingen en bedrijfsprocessen om ervoor te zorgen dat de organisatie op een kosteneffectieve en niet-opdringerige manier voldoet aan de verplichtingen van de organisatie voor recordbeheer.
-
Hiermee voert u recordsgerelateerde taken uit, zoals het wegvallen van verlopen records of het zoeken en beveiligen van records die betrekking hebben op externe gebeurtenissen, zoals rechtszaken.
Het bepalen van welke documenten en andere fysieke of elektronische items in uw organisatie records zijn, is de verantwoordelijkheid van bedrijfs compliance officers, recordsmanagers en advocaten. Door alle ondernemingsinhoud in uw organisatie zorgvuldig te categoriseren, kunnen deze personen u helpen ervoor te zorgen dat documenten voor de juiste periode worden bewaard. Een goed ontworpen recordbeheersysteem helpt een organisatie juridisch te beschermen, helpt de organisatie naleving van wettelijke verplichtingen aan te tonen en verhoogt de efficiëntie van de organisatie door de beschikking te bevorderen over verouderd items die geen records zijn.
Een recordbeheersysteem bevat de volgende elementen:
-
Een inhoudsanalyse waarin inhoud in de onderneming wordt beschreven en gecategoriseerd die records kan worden, die bronlocaties biedt en waarin wordt beschreven hoe de inhoud wordt verplaatst naar de recordbeheertoepassing.
-
Een bestandsplan dat voor elk type record in de onderneming aangeeft waar ze moeten worden bewaard als records, het beleid dat op hen van toepassing is, hoe lang ze moeten worden bewaard, hoe ze moeten worden verwijderd en wie verantwoordelijk is voor het beheer ervan.
-
Een compliancevereistendocument dat de regels definieert die de IT-systemen van de organisatie moeten volgen om ervoor te zorgen dat de naleving wordt gegarandeerd en de methoden die worden gebruikt om de deelname van teamleden van ondernemingen te waarborgen.
-
Een methode voor het verzamelen van records die niet meer actief zijn vanuit alle recordbronnen, zoals samenwerkingsservers, bestandsservers en e-mailsystemen.
-
Een methode voor het controleren van records terwijl ze actief zijn.
-
Een methode voor het vastleggen van metagegevens en auditgeschiedenissen van records en voor het onderhouden ervan.
-
Een proces voor het houden van records (waarbij de positie wordt opgeschort) wanneer gebeurtenissen zoals rechtszaken plaatsvinden.
-
Een systeem voor het bewaken en rapporteren van de verwerking van records om ervoor te zorgen dat werknemers deze archiveren, openen en beheren volgens gedefinieerd beleid en processen.
SharePoint bevat functies die organisaties kunnen helpen bij het implementeren van geïntegreerde recordsbeheersystemen en -processen.
Overzicht van de planning van recordsbeheer
In dit onderwerp worden de planningsstappen beschreven die u moet uitvoeren om ervoor te zorgen dat het recordbeheersysteem dat u implementeert op basis van SharePoint de recordsbeheerdoelstellingen van uw organisatie bereikt. Hieronder volgt een voorbeeld van het planningsproces voor recordsbeheer:
-
Recordsbeheerrollen identificeren Voor succesvol recordbeheer zijn gespecialiseerde rollen vereist, zoals de volgende:
-
Recordsmanagers en compliance officers om de records in de organisatie te categoriseren en het recordbeheerproces uit te voeren.
-
IT-personeel om de systemen te implementeren die het beheer van records efficiënt ondersteunen.
-
Inhoudsmanagers om te zoeken waar organisatiegegevens worden bewaard en om ervoor te zorgen dat hun teams de procedures voor recordbeheer volgen.
-
-
Organisatie-inhoud analyseren Voordat u een bestandsplan maakt, kunnen recordmanagers en inhoudsbeheerders documentgebruik in de organisatie bepalen welke documenten en andere items records kunnen worden.
-
Een bestandsplan ontwikkelen Nadat u de inhoud van uw organisatie hebt geanalyseerd en bewaarschema's hebt bepaald, vult u de rest van het bestandsplan in. Bestandsplannen verschillen van organisatie tot organisatie, maar in het algemeen worden de soorten items die door de onderneming als records worden beschouwd, aangegeven waar ze zijn opgeslagen, worden hun bewaarperioden beschreven en andere informatie verstrekt, zoals wie verantwoordelijk is voor het beheer van deze items en tot welke bredere categorie records ze behoren.
-
Bewaarschema's ontwikkelen Bepaal voor elk recordtype wanneer het niet meer actief is (wordt gebruikt), hoe lang het daarna moet worden bewaard en hoe het uiteindelijk moet worden verwijderd.
-
Procedures voor documentbeheer evalueren en verbeteren Zorg ervoor dat vereiste beleidsregels worden toegepast in document repositories. Zorg er bijvoorbeeld voor dat de inhoud op de juiste manier wordt gecontroleerd, zodat geschikte audits samen met records worden bewaard.
-
De oplossing voor recordbeheer ontwerpen Bepaal of u een recordsarchief wilt maken, records wilt beheren of een combinatie van de twee methoden wilt gebruiken. Op basis van uw bestandsplan ontwerpt u het recordarchief of bepaalt u hoe u bestaande sites gebruikt om records te bevatten. Definieer inhoudstypen, bibliotheken, beleidsregels en, wanneer dit is vereist, metagegevens die bepalen waar een document naar moet worden doorgeleid.
-
Plannen hoe inhoud records wordt Als u documenten SharePoint voor zowel actief documentbeheer als recordbeheer, kunt u aangepaste werkstromen maken om documenten naar een recordsarchief te verplaatsen. Als u SharePoint of een extern documentbeheersysteem gebruikt, kunt u interfaces plannen en ontwikkelen die inhoud van deze systemen naar het archief van records verplaatsen of die een document als record declareren, maar het document niet verplaatsen. U maakt ook een trainingsplan om gebruikers te leren hoe ze records kunnen maken en gebruiken.
-
E-mailintegratie plannen Bepaal of u e-mailrecords binnen SharePoint of dat u e-mailrecords in de e-mailtoepassing zelf beheert.
-
Naleving van het plan voor sociale inhoud Als uw organisatie sociale media zoals blogs of wiki's gebruikt, bepaalt u hoe deze inhoud records wordt.
-
Compliancerapportage en -documentatie plannen Als u wilt controleren of uw organisatie de vereiste procedures voor recordbeheer voert en deze procedures wilt communiceren, moet u uw recordsbeheerplannen en -processen documenteren. Als uw onderneming betrokken raakt bij recordsgerelateerde rechtszaken, moet u mogelijk deze richtlijnen voor recordbeheer, implementatieplannen en metrische gegevens over effectiviteit opstellen.
