Plannen hoe records worden verzameld

Records handmatig maken

Als in-place recordbeheer is ingeschakeld voor een documentbibliotheek, kunnen gebruikers een document in de bibliotheek expliciet declareeren als een record door de compliancedetails van het document te bewerken. Wanneer de beheerder van de siteverzameling het beheer van records ter plaatse in staat stelt, geeft de beheerder van de siteverzameling aan wie records moet kunnen declareren en declareren en of gebruikers documenten moeten kunnen bewerken of verwijderen nadat ze records zijn geworden.

Als er een verbinding met een recordcentrumsite is gemaakt, kunnen gebruikers documenten handmatig naar de recordcentrumsite verzenden met de opdracht Verzenden naar. Wanneer een farmbeheerder een verbinding configureert met de recordcentrumsite, is deze opdracht beschikbaar voor alle actieve documenten. Afhankelijk van hoe de verbinding is geconfigureerd, kunnen documenten worden gekopieerd naar de recordcentrumsite, worden verplaatst naar de recordcentrumsite of worden verplaatst naar de recordcentrumsite met een koppeling naar het document behouden.

Hoewel het handmatig verzenden van records naar de recordcentrumsite geen praktische grootschalige oplossing is, kunt u deze gebruiken om andere methoden voor het maken van records aan te vullen.

Een beleid definiëren

In een bewaarbeleid worden acties opgegeven die op bepaalde tijdspunten moeten worden ondernomen voor documenten. Beleidsacties worden automatisch uitgevoerd. Gebruikers moeten de actie niet starten.

Twee beleidsacties hebben specifiek betrekking op het beheren van records: het overbrengen van een document naar een andere locatie en het declareren van een document als een record. Als er een verbinding met een recordcentrumsite bestaat, kunt u een beleid maken dat documenten naar een recordcentrumsite verzendt. Het beleid geeft ook aan of u het document wilt kopiëren naar de recordcentrumsite, het wilt verplaatsen of verplaatsen en een koppeling in de documentbibliotheek wilt laten staan. Als in-place recordbeheer is ingeschakeld voor de site, kunt u een beleid maken waarmee een document wordt gedeclareerd als een record. U kunt ook het SharePoint objectmodel gebruiken om een aangepaste actie te maken.

Een bewaarbeleid kan meerdere stadia hebben. U kunt bijvoorbeeld een bewaarbeleid maken waarin alle eerdere versies van een document één jaar nadat het document voor het laatst is gewijzigd, worden verwijderd en het document vijf jaar nadat het document voor het laatst is gewijzigd naar een recordcentrumsite worden overgeplaatst.

Als in-place recordbeheer is ingeschakeld voor een site, kan de site zowel actieve documenten als records bevatten. In dit geval kunt u verschillende bewaarbeleidsregels opgeven voor actieve documenten en records. U kunt bijvoorbeeld een beleid maken waarin een actief document wordt gedeclareerd als een record twee jaar nadat het document is gemaakt en een tweede beleid maken dat een record verwijdert zeven jaar nadat het is gedeclareerd als record.

Een werkstroom maken

Wanneer u een werkstroom maakt, kunt u een actie toevoegen om een item naar een opslagplaats te verzenden. Met deze actie kunt u werkstromen maken die documenten naar een recordcentrumsite verzenden. U kunt ook andere acties opnemen in de werkstroom. U kunt bijvoorbeeld een werkstroom maken waarin een e-mailbericht wordt verzonden naar de auteur van een document die goedkeuring aanvraagt en het document vervolgens naar een recordcentrumsite verzendt. U kunt beleidsregels en werkstromen combineren door een bewaarbeleid te maken dat de nieuwe werkstroom één jaar na het maken van een document uitwerkt.

U kunt ook het SharePoint objectmodel gebruiken om een aangepaste werkstroom te maken die bestanden kopieert naar de recordcentrumsite. Een werkstroom die bestanden naar de recordcentrumsite verzendt, kan worden geïntegreerd in uw documentbeheersysteem als onderdeel van een werkstroom die een document door de levenscyclus begeleidt. Voor documenttypen met een voorspelbare levenscyclus, zoals onkostenrapporten, kunt u een werkstroom implementeren die het document door de verschillende stadia begeleidt en als laatste stap een kopie van het document naar de recordcentrumsite verzendt. De werkstroom kan worden geactiveerd door een nieuw document te maken.

Een aangepaste oplossing gebruiken

U kunt aangepaste oplossingen ontwikkelen waarmee objecten in de Microsoft.Office.RecordsManagement.OfficialFileWSProxy worden gebruikt om inhoud van andere gegevensbronnen naar de recordcentrumsite te verzenden. Zie de SharePointSoftware Development Kit (https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=259788) voor meer informatie over het implementeren van aangepaste oplossingen met SharePoint objectmodel.