U kunt retentielabels toepassen op bestanden in SharePoint en OneDrive, afzonderlijk of gezamenlijk.
De labels die u ziet, zijn aangepast door uw organisatie. Als u vragen hebt over welk label u moet toepassen, neemt u contact op met uw helpdesk of IT-afdeling.
Een retentielabel toepassen op een item
In OneDrive of een SharePoint-bibliotheek kunt u een retentielabel toepassen op een bestand, bijvoorbeeld eenMicrosoft 365 document dat is gemaakt in Word, PowerPoint, Excel of eenOneNote-notitieblok. U kunt ook niet-Office-bestanden labelen, bijvoorbeeld een PDF-document of een afbeeldingsbestand. SharePointlijstitemskunnen ook worden gelabeld.
U kunt ook een label toepassen op een bibliotheek of map. Wanneer u een label van een bibliotheek of map geeft, wordt dat retentielabel standaard toegepast op niet-gelabelde bestanden in die map. Meer informatie over standaardlabels voor SharePoint.
Een label toepassen in OneDrive of SharePoint
-
Selecteer het item.
-
Selecteer in de rechterbovenhoek Het detailvenster openen
-
Selecteer onder Label toepassende optie Een label kiezen om de lijst met opties te openen.
-
Selecteer het juiste retentielabel voor uw document. (Als u meer wilt weten over de verschillen tussen de labels, kunt u naar elk label verwijzen om een beschrijving van de labels en de bewaarperiode te bekijken.)
-
Als de optie Opslaan wordt weergegeven, selecteert u deze.
Een standaardretentielabel instellen voor een SharePoint-documentbibliotheek
-
Open de documentbibliotheek.
-
Selecteer rechtsboven in het venster het pictogram Instellingen:
-
Selecteer Bibliotheekinstellingen.
-
Selecteer op de pagina Instellingen onder Machtigingen en beheerde optie Label toepassen op items in deze lijst of bibliotheek.
-
Selecteer op de pagina Label toepassen de vervolgkeuzelijst en selecteer vervolgens het label dat u wilt toepassen.
Het label dat u selecteert, wordt vanaf nu automatisch toegepast op alle nieuwe bestanden die zijn toegevoegd aan de documentbibliotheek.
-
Optioneel: als u het label automatisch wilt toepassen op alle bestanden die zich momenteel in de documentbibliotheek bevinden, selecteert u Label toepassen op bestaande items in de bibliotheek.
-
Kies Opslaan.
Opmerking: Retentielabels kunnen worden overschreven op bestandsniveau. Met andere woorden, nadat u een standaardlabel voor een bibliotheek hebt ingesteld, kunt u zo nodig nog steeds een alternatief label toewijzen aan een afzonderlijk item of items in de bibliotheek.
Een weergave maken die retentielabels bevat
In SharePoint (en Teams, maar niet OneDrive ), kunt u een weergave van de bibliotheek maken die de kolom Labels bevat of Item is een recordkolom. In deze weergave ziet u in één oogopslag de retentielabels die aan alle items zijn toegewezen en welke items records zijn. Houd er echter rekening mee dat u de weergave niet kunt filteren op de kolom Item is een recordkolom. U maakt als volgt een dergelijke weergave.
Maak eerst de kolom Retentielabel zichtbaar:
-
Selecteer bovenaan een kolom de pijl-omlaag
-
Selecteer in het deelvenster Weergavekolommen bewerken het vak voor Retentielabel.
-
Wanneer u klaar bent, selecteert u Toepassen.
Als u wilt, kunt u de weergave opslaan voor snelle toegang op een later tijdstip:
-
Selecteer aan de rechterkant van de opdrachtbalk Weergaveopties > Weergave opslaan als:
-
Wijs een naam toe aan de weergave.
-
Selecteer of u de weergave openbaar wilt maken, zodat anderen deze kunnen zien.
-
Kies Opslaan.
Sommige acties zijn niet toegestaan voor gelabelde items
Wanneer een item een retentielabel heeft, zijn sommige acties niet toegestaan, afhankelijk van de instellingen die uw beheerder heeft gekozen.
Als u in SharePoint een bericht ziet dat u een gelabeld item niet kunt bewerken, is dit omdat het een record is. Mogelijk kunt u dit item bewerken als u het eerst ontgrendelt. Zie de volgende sectie voor instructies.
Een record vergrendelen of ontgrendelen
Sommige retentielabels hebben de mogelijkheid om een item te 'vergrendelen', omdat het een record is die moet worden bewaard. Dit voorkomt bijvoorbeeld dat het item wordt verwijderd. Voor zaken als contracten is dit een belangrijke recordregistratiemaatregel. Mogelijk kunt u echter items ontgrendelen, zodat ze kunnen worden herzien of bijgewerkt met een nieuwe versie.
Opmerking: Of u een item kunt vergrendelen of ontgrendelen, wordt bepaald door instellingen onder beheer van beheerders, waaronder de labelconfiguratie, siteconfiguratie en of u machtigingen voor Bijdragen hebt.
-
Selecteer in de bibliotheek of lijst het item dat u wilt vergrendelen of ontgrendelen.
-
Selecteer in de rechterbovenhoek van het venster Het detailvenster openen:
-
Selecteer in het deelvenster Details onder Recordstatus de optie Vergrendeld.
-
Er wordt een wisselknop weergegeven naast de naam van de instelling. Klik op de wisselknop om over te schakelen van Vergrendeld naar Ontgrendeld of omgekeerd.
Zodra het item is ontgrendeld, kunt u het bewerken. Wanneer u klaar bent met bewerken, kunt u het item ook opnieuw vergrendelen door de bovenstaande stappen te volgen en de recordstatus weer op Vergrendeld te schakelen.
Belangrijk: Als uw beheerder versiebeheer heeft uitgeschakeld en de record begint als ontgrendeld, kunt u het item vergrendelen, maar kunt u het niet opnieuw ontgrendelen. Met andere woorden, voor dit scenario is het eenrichtingsactie in plaats van een wisselknop.
Zie ook
Voor beheerders: de beperkingen vergelijken voor welke acties zijn toegestaan of geblokkeerd
