Microsoft® Lync™ 2010 Attendant is een geïntegreerde toepassing voor oproepbeheer waarmee u veel gesprekken efficiënt tegelijk kunt beheren door telefonische oproepen en chatberichten snel af te handelen en om te leiden.
In dit artikel
Bellen en gebeld worden
Bellen en gebeld worden zijn de meest voorkomende taken die met Lync 2010 Attendant worden uitgevoerd. De procedures lijken op die voor het versturen en ontvangen van chatberichten. U kunt nog steeds chatberichten ontvangen wanneer u in gesprek bent.
Bellen
Als u iemand in uw contactpersonenlijst wilt bellen, dubbelklikt u op de naam van die persoon of klikt u op de knop met de telefoon naast de naam.
-
Wanneer u dubbelklikt op de naam van een persoon in uw contactpersonenlijst, wordt standaard een telefonische oproep naar die persoon geplaatst.
U kunt deze standaardinstelling wijzigen, zodat u in plaats daarvan met dubbelklikken een chatbericht verstuurt:
-
Klik op de werkbalk op de knop Opties, klik op Opties in de vervolgkeuzelijst en klik vervolgens op het tabblad Acties en meldingen.
-
Selecteer in de vervolgkeuzelijst naast Het volgende doen wanneer ik dubbelklik op een contactpersoon de optie Een chatbericht verzenden.
-
Druk op OK.
-
U kunt naar een contactpersoon zoeken door de naam van die persoon in het vak Zoeken te typen. Terwijl u typt, worden overeenkomende namen uit uw contactpersonenlijst weergegeven. Het kan enige tijd duren tot de initiële indexering van uw zoekopdracht is voltooid.
-
Als u op nummer wilt bellen, voert u het nummer in het vak Zoeken in en klikt u vervolgens op het resultaat van Zoeken.
Een oproep beantwoorden
-
Wanneer iemand u belt, wordt een melding weergegeven in het gebied Binnenkomend van het hoofdvenster van Lync. U kunt de oproep beantwoorden door op de melding te klikken.
Opmerking: De oproepmelding ziet er anders uit bij een herhaaldelijke beller, een contactpersoon die u binnen dertig minuten meer dan eens heeft gebeld. U kunt de oproep beantwoorden door te dubbelklikken op de melding of door op Accepteren of Weigeren te klikken.
Een oproep weigeren
-
Als u een telefoongesprek wilt weigeren, klikt u met de rechtermuisknop op de melding van de binnenkomende oproep en klikt u vervolgens op Negeren. Als voicemail is ingeschakeld, wordt de oproep naar uw voicemail omgeleid.
Een oproep omleiden naar voicemail
-
Als u een oproep wilt omleiden naar voicemail, klikt u met de rechtermuisknop op de melding van de binnenkomende oproep en selecteert u Omleiden en vervolgens een ander nummer of Voicemail.
Wat u tijdens een gesprek kunt doen
Wanneer u een oproep hebt beantwoord, wordt die weergegeven in het gedeelte Actief. Met de gespreksopties kunt u verschillende taken uitvoeren.
Een gesprek in de wachtstand zetten
-
Klik in het venster Gesprek op het pictogram In wachtstand.
Een gesprek doorverbinden
-
Klik in het venster Gesprek op het pictogram Doorverbinden.
-
Dubbelklik in de contactpersonenlijst op de naam van de persoon naar wie u het gesprek wilt doorverbinden.
-
Het gesprek verdwijnt uit het venster Gesprek. Standaard wordt een foutmelding weergegeven als het doorverbinden mislukt.
Opmerking: Als u meldingen wilt uitschakelen, klikt u op Opties, klikt u vervolgens op het tabblad Acties en meldingen, schakelt u de betreffende selectievakjes uit en klikt u op OK.
Overleggen met de bedoelde ontvanger voordat u een gesprek doorverbindt
-
Klik in het venster Gesprek op de knop Overleggen voordat gesprekken worden doorverbonden of samengevoegd. Het gesprek wordt in de wacht gezet
-
Klik in de lijst met contactpersonen op het pictogram van de telefoon van de ontvanger. (Of klik op het chatbericht-pictogram om via chatberichten te overleggen.)
Opmerking: Wanneer u overlegt met de bedoelde ontvanger, wordt een nieuw venster Gesprek geopend. De oorspronkelijke beller blijft verbonden en het gesprek wordt in de wacht gezet en naar het gedeelte In wachtstand verplaatst. Dubbelklik om te schakelen tussen gesprekken .
-
Als de ontvanger het gesprek wil laten doorverbinden, klikt u op de knop Deze contactpersoon bellen, verbinding maken.
Opmerking: Als de ontvanger het gesprek niet wil laten doorverbinden, beëindigt u het overleg. U kunt het gesprek met de beller hervatten door op de knop In wachtstand/Gesprek hervatten te klikken. Vervolgens kunt u met de beller spreken en notities maken voordat u het gesprek beëindigt.
Als het doorverbinden succesvol is, wordt geen visuele indicator weergegeven. Het gesprek verdwijnt eenvoudig uit het venster Gesprek. Wanneer het doorverbinden niet succesvol is, wordt een foutmelding weergegeven, tenzij u meldingen hebt uitgeschakeld in het venster Opties.
Iemand anders uitnodigen om deel te nemen aan het gesprek
-
Wanneer u contactpersonen wilt toevoegen tijdens een telefonische vergadering, klikt u op het pictogram Toevoegen en dubbelklikt u vervolgens op de naam van de contactpersoon of sleept u de contactpersoon uit de lijst met contactpersonen naar het gebied Gesprek. U kunt ook een nummer van een mobiele telefoon invoeren met de nummerkeuze.
Het gesprek beëindigen
-
Als u het gesprek wilt beëindigen, klikt u op het pictogram Gesprek beëindigen.
Meerdere gesprekken beheren
Het gebied Gesprek aan de linkerkant van het hoofdvenster is de plaats waar alle gespreksactiviteiten plaatsvinden. U kunt meerdere gesprekken tegelijk beheren door te letten op de binnenkomende, actieve en in behandeling zijnde (in de wachtstand) gesprekken.
Eén actief gesprek
-
Het gesprek in het gebied Actief is het gesprek waar u op dat moment mee bezig bent. Als u een binnenkomende oproep wilt beantwoorden of een gesprek in behandeling wilt verplaatsen naar het gebied Actief, dubbelklikt u daarop.
Meerdere actieve gesprekken (telefoon en chatberichten)
-
U kunt meerdere actieve gesprekken tegelijk beheren, op voorwaarde dat slechts één daarvan een telefonisch gesprek is. U kunt bijvoorbeeld een binnenkomend gesprek accepteren terwijl u twee chatberichtgesprekken voert. In dat geval wordt het chatberichtgesprek waar u op dat moment mee bezig bent verplaatst naar het gebied Actief en blijft het telefonische gesprek actief (aangegeven door een rode pijl), ook al wordt dat naar het gebied In behandeling van uw scherm verplaatst.
Dubbelklik op een oproepmelding of een gesprek om die naar het gebied Actief te verplaatsen.
Contactpersonenlijsten en groepen
De lijst met contactpersonen is een lijst met collega's, familie, vrienden en bekenden met wie u het vaakst communiceert. U kunt hier de beschikbaarheid van uw contactpersonen zien en aanvullende details van contactpersonen bekijken door met de rechtermuisknop op de naam van de contactpersoon te klikken en vervolgens op Eigenschappen te klikken. De lijst met contactpersonen is het startpunt voor uw communicatie met contactpersonen. Met slechts enkele muisklikken kunt u een telefoongesprek voeren, een chatberichtsessie starten, een e-mailgesprek beginnen of een vergadering starten.
Contactpersonen zoeken en toevoegen
Gebruik het vak Zoeken om te zoeken naar de personen die u wilt toevoegen aan de lijst met contactpersonen
-
Typ in het vak Zoeken de weergavenaam of het e-mailadres van een persoon. Alle overeenkomende namen worden weergegeven in de zoekresultaten. Het kan een minuut duren tot uw zoekopdracht is voltooid.
Opmerking: Standaard worden in Lync 2010 Attendant alle overeenkomende gebruikers weergegeven van de Active Directory®-domeinservices en de lijst met contactpersonen van de bericht- en samenwerkingsclient Microsoft® Outlook.
-
Klik met de rechtermuisknop op de naam van een persoon en wijs Toevoegen aan lijst met contactpersonen aan. Uw lijst met aangepaste groepen wordt weergegeven.
-
Klik op een aangepaste groep of klik op Nieuwe groep om een nieuwe groep voor de contactpersoon te maken.
Contactpersonen sorteren
U kunt uw contactpersonen sorteren op verschillende criteria, zoals weergavenaam, beschikbaarheid of bedrijf. Door uw contactpersonen te sorteren kunt u eenvoudiger en sneller uw teamgenoten organiseren, opzoeken en contact met hen maken.
-
Klik boven aan de lijst met contactpersonen op de pijl naast Gerangschikt op. In Lync 2010 Attendant wordt standaard op weergavenaam gesorteerd.
-
Selecteer een sorteercriterium in de vervolgkeuzelijst (bijvoorbeeld Beschikbaarheid).
Opmerking: U kunt geen contactpersonen verbergen met de aanwezigheidsstatus Offline of Onbekend.
Aangepaste groepen organiseren
U kunt contactpersonen die met elkaar te maken hebben organiseren in aangepaste groepen, zodat u sneller toegang tot deze personen hebt. U kunt bijvoorbeeld aangepaste groepen hebben die Ontwikkeling, Verkoop en Mijn team zijn genaamd.
Een lege aangepaste groep maken
U kunt een aangepaste groep maken vanuit de Groepslijst. De aangepaste groep is leeg tot u er contactpersonen aan toevoegt.
-
Klik in de Groepslijst op het plusteken naast Aangepast. Er wordt een nieuwe groep weergegeven in de Groepslijst.
-
Typ een naam voor de groep en druk op Enter.
Een aangepaste groep maken vanuit uw lijst met contactpersonen
U kunt een aangepaste groep maken die direct wordt gevuld met contactpersonen die u selecteert.
-
Selecteer een of meer contactpersonen in de lijst met contactpersonen, of gebruik het vak Zoeken om naar een contactpersoon te zoeken.
Opmerking: Als u meerdere contactpersonen wilt selecteren, klikt u op de namen terwijl u de Ctrl-toets ingedrukt houdt, of de Shift-toets bij aangrenzende namen.
-
Klik met de rechtermuisknop op een van de contactpersonen en wijs Toevoegen aan lijst met contactpersonen aan.
-
Klik op Nieuwe groep.
-
Typ een naam voor de groep en druk vervolgens op Enter.
-
Als u meer contactpersonen wilt toevoegen, sleept u deze eenvoudig vanuit de lijst met contactpersonen naar de groep
Aangepaste groepen schikken
Standaard worden aangepaste groepen op alfabet geschikt. U kunt ze opnieuw schikken op een van de volgende manieren:
-
Een groep naar een andere plaats in de lijst slepen
-
Met de rechtermuisknop op een groep klikken en vervolgens klikken op Groep omhoog of Groep omlaag.
-
Een groep selecteren door erop te klikken en vervolgens op Alt+Shift+pijl-omhoog of Alt+Shift+pijl-omlaag klikken.
Standaardgroepen weergeven
Lync 2010 Attendant bevat drie standaardgroepen: Veelgebruikt, Beschikbaar en Alle contactpersonen.
-
Veelgebruikt bevat de namen van personen met wie u onlangs contact hebt gehad via Lync 2010 Attendant.
-
Beschikbaar bevat alle contactpersonen waarvan de aanwezigheidstatus niet Afwezig, Onbekend of Offline is.
-
Alle contactpersonen bevat alle contactpersonen die zijn toegevoegd aan uw lijst met contactpersonen (behalve wanneer deze zijn toegevoegd als leden van een distributielijst).
Recente zoekopdrachten weergeven
-
Klik op Laatste zoekopdracht om uw meest recente zoekcriteria en -resultaten met Lync 2010 Attendant weer te geven.
Hoe werkt een teamoproep?
U kunt een contactpersoon toevoegen aan een teamoproepgroep, die namens u oproepen kan beantwoorden. U kunt de leden van uw teamoproepgroep op elk gewenst moment bewerken.
Een contactpersoon toevoegen aan een teamoproepgroep
-
Klik op de werkbalk op Instellingen voor het doorverbinden van oproepen weergeven of wijzigen.
-
Selecteer in Instellingen voor doorverbinden van gesprekken onder Het volgende doen wanneer ik word gebeld: de optie Mij en mijn teamoproepgroep bellen.
-
Klik onder Voeg teamoproepgroepsleden toe die namens u uw gesprekken beantwoorden: op Toevoegen.
-
Typ de naam van een contactpersoon die namens u gesprekken kan beantwoorden en klik op OK.
Belangrijk: Voor elke contactpersoon die u selecteert als teamgroepslid moet Enterprise Voice zijn ingeschakeld.
Een belvertraging instellen
Wanneer u teamoproepen inschakelt, is het belangrijk een belvertraging in te stellen. Wanneer u een belvertraging instelt, gaan binnenkomende oproepen eerst bij u over en vervolgens, na een vertraging, bij uw teamoproepgroep.
-
Als u een belvertraging wilt instellen, klikt u op Belvertraging.
-
Schakel het selectievakje Belvertraging inschakelen in en stel vervolgens de tijd van de belvertraging in.
-
Klik op OK wanneer u klaar bent.
-
Klik onderin nogmaals op OK om deze instellingen op te slaan en toe te passen.
Opmerking: Schakel voordat u deze instellingen opslaat het selectievakje in om deze instellingen toe te passen tijdens de werktijden die u in Outlook hebt opgegeven.
Gesprekken beantwoorden voor een antwoordgroepsagent
Als agent van een antwoordgroep bent u geselecteerd om te helpen bij het beantwoorden van telefoongesprekken voor een groep of meerdere groepen. U kunt Lync 2010 Attendant gebruiken om telefoongesprekken die bij uw groep binnenkomen te beantwoorden en beheren.
-
Wanneer de serverbeheerder u aanwijst als agent voor een antwoordgroep, krijgt u een melding in Lync 2010 Attendant met informatie over aan welke groep u bent toegevoegd.
Een gesprek beantwoorden
Wanneer u in een groep bent aangemeld, kunt u een gesprek aannemen.
-
Een melding van een binnenkomende oproep geeft aan welke groep de oproep naar u doorverbindt in het veld Via.
-
Klik op de melding om de oproep te beantwoorden.
Gesprekken parkeren
Wanneer u een gesprek ontvangt dat moet worden doorverbonden naar een andere afdeling, kunt u in plaats van dat gesprek in de wachtstand te zetten het gesprek parkeren in een wachtrij. U ontvangt vervolgens een nummer waarmee u de oproep uit de wachtstand kunt halen. Controleer eerst of het ondersteuningsteam de functie voor het parkeren van gesprekken heeft geconfigureerd.
Een gesprek parkeren
-
Beantwoord de melding van de binnenkomende oproep.
-
Als u het gesprek wilt parkeren, klikt u op het vervolgkeuzemenu onder de knop In wachtstand en selecteert u vervolgens Gesprek parkeren.
-
Wanneer het gesprek is geparkeerd, ontvangt u een melding met het nummer waarmee u het uit de wachtstand kunt halen.
-
Geef dit nummer door aan de persoon of afdeling waar het gesprek naar wordt doorverbonden.
Een geparkeerd gesprek uit de wachtstand halen
-
Als de melding zichtbaar is, klikt u op Uit wachtstand halen.
-
U kunt ook het nummer waarmee het geparkeerde gesprek uit de wachtstand wordt gehaald invoeren in het zoekvak. U wordt dan verbonden met de geparkeerde beller.
