Tips voor het maken van grote vergaderingen en gebeurtenissen in Microsoft Teams

Geweldige virtuele vergaderingen en gebeurtenissen vinden niet alleen plaats, ze moeten vooraf worden gepland en voorbereid om de best mogelijke ervaring te bieden. Van het controleren van apparatuur tot het oefenen van overgangen, een beetje voorbereiding kan technische problemen voorkomen en uw evenement soepel laten verlopen.

Hier volgen enkele van onze beste tips voor het plannen en produceren van hoogwaardige vergaderingen, gemeentehuizen en webinars in Microsoft Teams.

Aan de slag

Download Microsoft Teams voor desktop voor de meest betrouwbare ervaringen met vergaderingen en gebeurtenissen. Geniet van volledige functietoegang en superieure prestaties. Werk Teams bij voor de nieuwste beveiligingsfuncties en oplossingen voor fouten.

Gebeurtenisproductie plannen

Voordat een gebeurtenis begint, stelt u rollen en verantwoordelijkheden vast, oefent u presentaties en stelt u de benodigde communicatie in voor gebruik tijdens het evenement. Volg de onderstaande procedures voor een soepele configuratie.

Altijd meer dan één persoon in de gebeurtenisgroep hebben. Rollen en verantwoordelijkheden toewijzen: bespreek wie verantwoordelijk is voor elke stap van de bewerking, van producenten en presentatoren tot Q&A-moderators
Plan de communicatie van uw gebeurtenisgroep. Realtime communicatie is essentieel voor grote vergaderingen en evenementen. De chat van de gebeurtenisgroep (beschikbaar voor de organisator, producenten en presentatoren) is een uitstekende manier om contact te houden.
Oefenen. Voer de gebeurtenis uit om presentaties te controleren, overgangen te oefenen en audio- en video-instellingente testen. Bekijk de deelnemerservaring live om een geweldige ervaring voor uw publiek te garanderen.

Tips: Voor hybride gebeurtenissen:

Voer vooraf een site-enquête uit. Valideer de AV-infrastructuur, teams-integratie en fysieke indeling van de ruimte.
Test en controleer of alle apparatuur in de ruimte werkt (MTR-console, microfoons, camera's, luidsprekers, beeldschermen, besturingspanelen).
Documenteer de signaalstroom van de ruimte (audio, video, netwerk) en identificeer eventuele beperkingen of eigenaardigheden.
Werk firmware en software bij op alle door Teams gecertificeerde hardware en zorg voor compatibiliteit met de nieuwste versie van Teams.
Zorg ervoor dat er een bekabelde Ethernet-verbinding beschikbaar is voor alle apparaten die in productie worden gebruikt (Teams-pc, vMix-machine, enzovoort).

Audio, video en gedeelde inhoud instellen

Het gebruik van hoogwaardige audio- en videoapparatuur is cruciaal tijdens grote vergaderingen en evenementen. Stel microfoons en webcams van hoge kwaliteit in of vergader vanuit een Teams-ruimte voor hybride ervaringen. Met deze tips kunt u tijdens het evenement duidelijk communiceren met uw publiek en presentatoren.

Audio

Vergeet de audiokwaliteit niet, het is het belangrijkste onderdeel van een geweldig evenement. Sommige mensen luisteren misschien gewoon met de browser op de achtergrond.
Gebruik microfoons van hoge kwaliteit. Draagbare microfoons zijn ideaal voor minder ervaren presentatoren; voor handmicrofoons is oefening en techniek vereist om ruis te voorkomen.
Voor presentatoren die een computer of ander apparaat gebruiken, kunt u een headset met Teams-certificaat gebruiken.
Voor presentaties in de ruimte test u de audio van de ruimte vooraf om te voorkomen dat ruis of feedback online wordt verzonden.
Voeg audio toe aan de gebeurtenis met behulp van een apparaat voor audio-opname dat compatibel is met gebalanceerde audio (XLR-connectors) of 1/8- stekkers in hoofdtelefoonstijl en waarmee u via USB kunt aansluiten op de computer waarop Teams wordt uitgevoerd.
U kunt ook een high-end AV-systeem gebruiken en de HDMI- of SDI-uitvoer van dat systeem aansluiten op Teams met behulp van een basisapparaat voor video-opname, zoals een HDMI-USB-box.

Tips: Voor hybride gebeurtenissen:

Test audio-instellingen in de kamer en online afzonderlijk voordat u live gaat.
Gebruik onafhankelijke microfoons voor persoonlijke en virtuele doelgroepen, maar zorg ervoor dat er slechts één dominante audiobron is verbonden met het vergaderplatform.
Als meerdere personen apparaten in de ruimte gebruiken, laat ze dan de audio van hun computer loskoppelen om echo of feedback te voorkomen.
Neem extra microfoons (bijvoorbeeld handhelds, lavaliers) mee voor panelleden of zwervende Q&A.

Video

Licht uw onderwerp goed aan. Voor de meeste camera's kunt u niet te veel licht hebben. Verlichting kan het verschil zijn tussen een productie die als professioneel of amateur wordt beschouwd.
Gebruik drie lampjes om uw onderwerp te verlichten: een toetslamp, opvullicht en achtergrondlicht om een goede diepte te bieden.
HDMI-opnameapparaten kunnen ook worden gebruikt om de uitvoer van een computer (pc of Mac) naar Teams te streamen, ideaal voor het weergeven van video's van hoge kwaliteit, softwaredemo's of animaties alsof ze een camerafeed zijn.
Sluit een HDMI-ingang niet rechtstreeks aan op een Teams-vergadering, omdat Teams geen ingebouwde ondersteuning biedt voor HDMI-bronnen. Gebruik in plaats daarvan een HDMI-opnameapparaat om HDMI-video naar uw computer te brengen, waar deze kan worden weergegeven als een virtuele camera in Teams. Met deze instelling kunt u bijvoorbeeld een prosumer-camera aansluiten met superieure optiek en zoomen via HDMI, waardoor de videokwaliteit van uw vergadering wordt verbeterd.

Inhoud delen vanaf uw scherm

Schermen delen tijdens een evenement is een uitstekende manier om producten en werkstromen te demonstreren of uw publiek door belangrijke bronnen te leiden.

Met deze tips kunt u inhoud effectief presenteren tijdens het produceren van uw gebeurtenis.

Als u de enige producent van gebeurtenissen bent, raden we u aan twee monitors te gebruiken. Hiermee kunt u inhoud van de tweede monitor delen tijdens het produceren van de gebeurtenis vanaf de eerste monitor.

Deel audio vanaf uw apparaat wanneer u media presenteert.

Zie Tips voor presenteren in grote vergaderingen en gebeurtenissen in Microsoft Teams voor meer hulp bij het presenteren in grote vergaderingen.

Productiestroom en dag van gebeurtenis

Op de dag van de gebeurtenis raden we aan dat de gebeurtenisgroep ten minste 15 minuten voordat de gebeurtenis begint lid wordt.
Gebruik de groene ruimte om met andere organisatoren en presentatoren voor te bereiden voordat de gebeurtenis begint. Controleer alle microfoons, camera's en feeds.
Laat alle audio gedempt totdat u klaar bent om live te presenteren aan het begin van de gebeurtenis.
Wijs iemand toe om zowel in de kamer als virtuele feeds te kijken voor problemen.

Technische problemen plannen

Technische problemen kunnen optreden, zelfs met de beste voorbereiding. Een solide back-upplan zorgt ervoor dat uw gebeurtenis soepel blijft verlopen als er iets misgaat.

Zorg altijd voor een tweede producent die het kan overnemen als de primaire producent uitvalt of technische problemen ondervindt.
Bewaar een reservelaptop met alle dia's en media vooraf geladen en getest. Zorg dat er extra microfoons, webcams en kabels bij de hand zijn in geval van hardwarestoringen.
Gebruik een secundaire internetverbinding, zoals een mobiele hotspot, als de hoofdverbinding uitvalt. Test de back-upverbinding voordat de gebeurtenis begint.
Neem belangrijke presentaties vooraf op, zodat u snel kunt overschakelen naar opgenomen video als een presentator de verbinding verliest.
Microsoft Teams verzendt een koppeling naar deelname wanneer de gebeurtenis wordt gemaakt. In plaats van de directe agendakoppeling te delen, maakt u een aangepaste URL zoals Bit.ly om te delen met deelnemers.
- Als een technisch probleem of een producentfout het maken van een nieuwe uitzending vereist, werkt u de aangepaste URL snel bij zodat deze verwijst naar de nieuwe gebeurtenis zonder dat u opnieuw contact hoeft te opnemen met deelnemers.

Hebt u meer hulp nodig?

Microsoft Teams Event Services kan meer ondersteuning bieden bij het plannen of houden van uw grote vergaderingen en gebeurtenissen. Zie Microsoft Adoption (Microsoft Adoption) voor meer informatie.