'Vroeg opslaan, vaak opslaan' is verleden tijd. Nu is er Automatisch opslaan, waarmee elke paar seconden wordt opgeslagen, zodat uw gebruikers dat niet hoeven te doen.
Automatisch opslaan is ingeschakeld wanneer een bestand wordt opgeslagen op OneDrive, OneDrive voor werk of school of SharePoint in Microsoft 365. De wijzigingen van uw gebruikers worden automatisch opgeslagen in de cloud terwijl ze werken. En als andere personen aan hetzelfde bestand werken, kunnen ze met Automatisch opslaan binnen enkele seconden wijzigingen zien. Als Automatisch opslaan niet is ingeschakeld, kunnen gebruikers die op hetzelfde moment samenwerken aan hetzelfde document elkaar niet in realtime zien en zien ze in plaats daarvan Updates Beschikbaar wanneer wijzigingen door anderen worden aangebracht.
Maar Automatisch opslaan veroorzaakt ook enkele wijzigingen in de werking van uw gebruikers met Microsoft 365. In dit artikel beschrijven we daarom enkele van de meer uitdagende scenario's en hoe u de instellingen voor Automatisch opslaan kunt configureren. U wordt aangeraden deze wijzigingen aan uw gebruikers door te geven die van invloed zijn op de werking ervan in Office.
Opmerking: Met Automatisch opslaan heeft dit geen invloed op de systeemprestaties. Er zal echter een hoger netwerkgebruik zijn wanneer wijzigingen worden geüpload terwijl ze worden geüpload in plaats van allemaal tegelijk wanneer gebruikers wijzigingen aanbrengen, wat van invloed kan zijn op personen met beperkte bandbreedte of gegevensgebruik met een hoge kosten, zoals op een mobiele hotspot.
Opmerking: Als u op deze pagina bent gekomen door te klikken op een koppeling in een in-app-bericht in Word, Excel of PowerPoint App, is Automatisch opslaan standaard uitgeschakeld. U kunt op de knop 'Standaard in Automatisch opslaan op' klikken om het probleem op te lossen. Volg deze koppeling voor meer informatie over in-app-berichten.
Werkstromen wijzigen
Automatisch opslaan is handig in de meeste scenario's, maar er zijn enkele gevallen waarin uw gebruikers de normale werking moeten wijzigen en we willen dat u voorbereid bent om hen te helpen. Voor elk van de scenario's hebben we beschreven wat het scenario is, wat er mis kan gaan en een aanbeveling voor het oplossen ervan.
-
Beginnen met een bestaand bestand, bewerken en vervolgens een kopie opslaan naar een nieuw bestand uitvoeren : iedereen die begint vanuit een vorig bestand (bijvoorbeeld het inkomstenrapport van het afgelopen kwartaal), bewerkt en vervolgens een kopie opslaan uitvoert om het inkomstenrapport van dit kwartaal te starten, zorgt ervoor dat de wijzigingen in beide bestanden worden opgeslagen als Automatisch opslaan is ingeschakeld. We raden iedereen aan om de optie Een kopie opslaan uit te voeren voordat u wijzigingen aanbrengt en zelfs een herinnering aan het product toe te voegen wanneer dit gebeurt. Als een gebruiker per ongeluk wijzigingen aanbrengt, moet deze de functie Versiegeschiedenis gebruiken om het oorspronkelijke document te herstellen.
-
Het uitvoeren van 'hypothetische' of 'wat-als'-wijzigingen in een bestand : iedereen die een bestand opent en een hypothetische analyse uitvoert (zoals het voorspellen van de impact van marktwijzigingen op het budget) met de wens om het bestand te sluiten zonder op te slaan, heeft per ongeluk alle wijzigingen in het bestand opgeslagen terwijl Automatisch opslaan is ingeschakeld. We raden u aan Automatisch opslaan uit te schakelen tijdens het uitvoeren van de hypothetische analyse en deze vervolgens weer in te schakelen zodra de gebruiker klaar is om opnieuw op te slaan.
-
Dashboards en weergave van bestanden met sorteren/filters in Excel : iedereen die een dashboard sorteert of filtert terwijl Automatisch opslaan is ingeschakeld, heeft invloed op de weergave van alle anderen in het bestand. Als een bestand is bedoeld als dashboard of wordt gebruikt door meerdere personen met sorteringen en filters, raden we u aan de eigenschap Read-Only Aanbevolen voor dat bestand in te stellen met behulp van Bestand > Info > Werkmap beveiligen > Altijd alleen-lezen openen, zodat gebruikers van het dashboard hun wijzigingen niet kunnen opslaan, tenzij ze er expliciet voor kiezen om het bestand te bewerken.
-
Voltooide of gepubliceerde bestanden : iedereen die per ongeluk een voltooid, gepubliceerd bestand bewerkt met Automatisch opslaan op, slaat de wijzigingen op in het bestand. Zodra een bestand is voltooid, raden we u aan de Read-Only aanbevolen eigenschap of Markeren als definitieve eigenschap in het bestand in te stellen, zodat onbedoelde bewerkingen van kijkers en lezers van het bestand niet worden opgeslagen.
Instellingen voor automatisch opslaan configureren in Office
Automatisch opslaan kan op de volgende manieren worden geconfigureerd:
-
De eigenaar van een bestand kan het instellen op Altijd alleen-lezen openen om onbedoelde bewerkingen te voorkomen. U kunt dit doen door het bestand in te stellen op openen in Alleen-lezen aanbevolen (File > Info > Protect Document/Workbook/Presentation > Always Open in Read-Only) of door het bestand te delen zonder anderen toe te staan bewerken (Bestand > Delen > Mensen met de koppeling kan bewerken en het selectievakje Bewerken toestaan kan worden uitgeschakeld).
-
Een gebruiker kan Automatisch opslaan uitschakelen voor een bestand terwijl het is geopend door op de wisselknop Automatisch opslaan te klikken. Hiermee wordt Automatisch opslaan voor het huidige document voor die gebruiker uitgeschakeld. De volgende keer dat dezelfde gebruiker het document opent, is Automatisch opslaan uitgeschakeld. Als ze een ander document openen, wordt Automatisch opslaan niet beïnvloed door hun keuze in het andere document.
-
Een gebruiker kan instellen dat Automatisch opslaan standaard is uitgeschakeld voor alle bestanden die zijn geopend in die specifieke toepassing (Word, Excel, PowerPoint ) op dat apparaat.
Opmerking: De gebruiker kan Automatisch opslaan nog steeds instellen op ingeschakeld voor afzonderlijke bestanden met behulp van de wisselknop Automatisch opslaan die hierboven wordt beschreven.
-
U, de beheerder, kan automatisch opslaan standaard uitschakelen voor alle bestanden die zijn geopend in die specifieke toepassing (Word, Excel, PowerPoint ) met behulp van groepsbeleid.
Opmerking: De gebruiker kan nog steeds instellen dat Automatisch opslaan standaard is ingeschakeld in de toepassing, of voor afzonderlijke bestanden, met behulp van de instellingen die hierboven worden beschreven.
Groepsbeleidsinstellingen voor Automatisch opslaan
We vervangen de groepsbeleid instelling 'Bestanden niet automatisch opslaan in Excel /PowerPoint /Word ' door de nieuwe instelling 'Automatisch opslaan in Excel /PowerPoint /Word ' groepsbeleid.
Als u groepsbeleid in uw organisatie gebruikt, kunt u een beleidsinstelling gebruiken om Automatisch opslaan standaard uit te schakelen. Er zijn afzonderlijke beleidsinstellingen voor Excel, PowerPoint en Word.
De beleidsinstelling voor Word heeft bijvoorbeeld de naam 'Automatisch opslaan standaard uitschakelen in Word' en is te vinden onder het beleidspad 'Microsoft Office 2016\Automatisch opslaan'.
Als u deze beleidsinstellingen wilt gebruiken, moet u ervoor zorgen dat u de meest recente beheersjabloonbestanden (ADMX/ADML) hebt gedownload vanuit het Microsoft Downloadcentrum.
Werken met lokale bestanden
Automatisch opslaan is niet beschikbaar wanneer u met lokale bestanden werkt. Het oude AutoHerstel-gedrag is nog steeds beschikbaar om periodiek kopieën van gewijzigde bestanden op te slaan om gegevensverlies te minimaliseren in het geval van een onverwacht scenario, zoals een crash.
We raden IT-beheerders echter aan om gebruikers aan te moedigen hun bestanden op te slaan in OneDrive, OneDrive voor werk of school of SharePoint in Microsoft 365 om Automatisch opslaan in te schakelen en gegevensverlies te voorkomen. U kunt de acceptatie van OneDrive, OneDrive voor werk of school of SharePoint in Microsoft 365 aanmoedigen via gebruikerseducatie en ook door bekende mappen verplaatsen te implementeren, waarmee sleutelmappen automatisch naar de cloud worden gesynchroniseerd. Hierdoor hebben ze overal toegang tot bestanden en hoeven ze zich geen zorgen te maken over het verlies van belangrijke gegevens.
Zie ook
Voorkomen dat de definitieve versie van een bestand wordt gewijzigd
Eerdere versies van Office-bestanden weergeven
Uw bestanden beschermen in het geval van een crash met AutoHerstel
Laatst bijgewerkt: 4 juni 2019
