Samenvatting: Bepaal welke recordbeheerbenadering u wilt kiezen in SharePoint Server 2013.
In SharePoint kunt u records in een archief beheren of records beheren in dezelfde documentopslagplaats als actieve documenten. Als u de in-place SharePoint-benadering gebruikt, blijft de record behouden wanneer u declareert dat een document een record is geworden, maar wordt deze nu beheerd als een record. Een document kan bijvoorbeeld een ander bewaarbeleid krijgen wanneer het wordt gedeclareerd als een record of gebruikers kunnen het niet bewerken.
Een hybride benadering is ook mogelijk. U kunt records bijvoorbeeld twee jaar bijhouden met actieve documenten en records vervolgens verplaatsen naar een recordarchief wanneer een project is voltooid.
Als u nadenkt over het beheren van records op een afzonderlijke recordcentrumsite of op dezelfde samenwerkingssite waarin de documenten zijn gemaakt, moet u de volgende vragen overwegen:
- Is het beheermodel van de samenwerkingssite geschikt voor recordbeheer? Gelden er wettelijke vereisten voor uw bedrijfstak die voorschrijven dat records gescheiden moeten worden van actieve documenten? Kan het beheer van een site die records bevat worden overgelaten aan de beheerder van een samenwerkingssite? U zou records kunnen opslaan op een site met meer toegangsbeperkingen dan de samenwerkingssite, of op een site waarvan een back-up wordt gemaakt volgens een ander schema.
- Hoe lang wordt de samenwerkingssite gebruikt? Als records langer moeten worden bewaard dan het project loopt, betekent het selecteren van een strategie voor in-place recordbeheer dat u de samenwerkingssite moet onderhouden, zelfs nadat deze niet meer wordt gebruikt.
- Hebben de projectleden vaak toegang nodig tot de documenten nadat deze records zijn geworden? Als u een oplossing ter plaatse gebruikt, hebben projectleden op dezelfde manier toegang tot documenten, ongeacht of documenten actief of records zijn.
- Zijn recordbeheerders in uw organisatie alleen verantwoordelijk voor records of zijn ze verantwoordelijk voor alle informatie, ongeacht of deze actief of een record is? Als recordmanagers alleen verantwoordelijk zijn voor officiële records, is het voor hen gemakkelijker om een afzonderlijke recordcentrumsite te hebben.
In de volgende tabel worden verschillen beschreven tussen wat u kunt doen met records in een recordcentrum en met records die ter plaatse worden beheerd op een samenwerkingssite. De verschillen worden weergegeven vanuit het oogpunt van zowel recordmanagers als werknemers die samenwerken aan een projectteam.
| factor | Recordsarchief | In-place records |
|---|---|---|
| Recordretentie beheren | De inhoudsbeheerder plaatst automatisch nieuwe records in de juiste map in het archiefbestandsplan, op basis van metagegevens. | Er kunnen verschillende beleidsregels zijn voor records en actieve documenten op basis van het huidige inhoudstype of de huidige locatie. |
| Beperken welke gebruikers records kunnen bekijken | Ja. In het archief worden de machtigingen voor de record opgegeven. | Nee. Machtigingen worden niet gewijzigd wanneer een document een record wordt. U kunt echter beperken welke gebruikers records kunnen bewerken en verwijderen. |
| Eenvoudig records zoeken (voor recordbeheerders) | Gemakkelijker. Alle records bevinden zich op één locatie. | Moeilijker. Records zijn verspreid over meerdere samenwerkingssites. |
| Alle documentversies als records onderhouden | De gebruiker moet elke versie van een document expliciet naar het archief verzenden. | Automatisch, ervan uitgaande dat versiebeheer is ingeschakeld. |
| Eenvoudig informatie zoeken (voor teammedewerkers) | Moeilijker, hoewel een koppeling naar het document kan worden toegevoegd aan de samenwerkingssite wanneer het document een record wordt. | Gemakkelijker. |
| Onbelangrijke samenwerkingssite | De samenwerkingssite bevat alleen actieve documenten. | De samenwerkingssite bevat actieve en inactieve documenten (records), hoewel u weergaven kunt maken om alleen records weer te geven. |
| Mogelijkheid om records te controleren | Ja. | Afhankelijk van het controlebeleid van de samenwerkingssite. |
| Beheerbeveiliging | Een recordbeheerder kan het recordarchief beheren. | Beheerders van samenwerkingssite zijn gemachtigd om records en actieve documenten te beheren. |
In de volgende tabel worden de verschillen tussen de twee methoden voor recordbeheer beschreven die van invloed kunnen zijn op de manier waarop u IT-resources beheert.
| factor | Recordsarchief | In-place records |
|---|---|---|
| Aantal sites dat moet worden beheerd | Meer sites. Dat wil gezegd, er is een afzonderlijk archief naast samenwerkingssites. | Minder sites. |
| Schaalbaarheid | Vermindert de druk van de databasegrootte op samenwerkingssites. | De maximale grootte van de siteverzameling is eerder bereikt. |
| Eenvoudig beheer | Afzonderlijke site of farm voor records. | Geen extra site-inrichting werkt verder dan wat al nodig is voor de sites met actieve documenten. |
| Opslag | Kan records opslaan op een ander opslagmedium. | Actieve documenten en records die samen zijn opgeslagen. |