STAP 1: BEPALEN OF FINANCIËLE RAPPORTEN AA-TABELLEN GEBRUIKEN:

Voordat u GL sluit of stappen in dit artikel uit te voeren, moet u uw financiële rapporten uitvoeren die u normaal gesproken uit te voeren om het saldo van het GL-proefabonnement te balanceren. Op basis van wat u hebt gevonden, volgt u de juiste methode:

-METHODE 1 - INDIEN CORRECT: Als uw financiële rapporten correct zijn en overeenkomen met GL, kunt u verder gaan met de stappen 2-8 in dit artikel, die nog moeten worden voltooid, zodat u geen AA-fouten krijgt tijdens het eindvergaderingsproces voor gl-jaar.

Opmerking: Als u een rapportagesysteem gebruikt dat alleen rechtstreeks wordt gelezen vanuit GL-tabellen (zoals de oudere provider in Management Reporter bij het lezen van een GL-bedrijf of ander rapportageprogramma)] voor uw financiële rapporten, kunt u doorgaan met stap 2, omdat AA-gegevens geen invloed hebben op uw financiële rapportage.


-METHODE 2 - ALSDIT NIET JUIST IS: Als uw financiële rapporten echter niet correct zijn, komt dit meestal doordat de AA-tabellen worden gebruikt en de AA-gegevens niet overeenkomen met GL-gegevens. Als u de AA-gegevens wilt verifiëren, moet u eerst de SQL scripts in KB-2910626 uitvoeren naast de rest van de stappen in dit artikel.  

Opmerking: Data Mart in Management Reporter leest uit AA-tabellen (en GL-tabellen) of de oudere provider die met Management Reporter wordt gebruikt, kan lezen van een AA-bedrijf.

Stappen voor methode 2:

a.) Voer eerst alle scripts in KB-2910626 om AA-gegevens te verifiëren met GL-gegevens.   

Financiële rapporten van Management Reporter komen niet overeen met de General Ledger Trial Balance Reports in Microsoft Dynamics GP
http://support.microsoft.com/help/2910626

b.) Wanneer u de stappen in KB-2910626 hebt voltooid, keert u terug naar deze KB en gaat u verder met de rest van de onderstaande stappen. (Stap 2 en stap 4 staan ook in KB-2910626, maar we raden u aan dit nogmaals te controleren, omdat ze geen resultaten moeten retourneren als u deze gegevens al hebt opgelost.)

 

STAP 2: AA-GEGEVENS CONTROLEREN VOOR OVERLAPPENDE JAREN

Voer deze scripts uit om ervoor te zorgen dat u geen overlappende jaren hebt in de tabel AAG30000 Openen met de historische tabel AAG40000. Elk afzonderlijk jaar mag alleen bestaan in de ene of de andere tabel, maar niet in beide.

select distinct(YEAR1) from AAG30000

select distinct(YEAR1) from AAG40000

-Als er overlappende jaren in beide tabellen voorkomen, is het raadzaam om een ondersteuningsincident te openen voor hulp. De ondersteuningscase is in rekening te brengen omdat dit probleem meestal wordt gemaakt vanwege het importeren van records. Houd er rekening mee dat als gegevens moeten worden opgelost, dit mogelijk moet worden verwezen naar overleg, wat een factureerbare last voor u zou zijn.
 

STAP 3: CONTROLEER OF DE JAREN TUSSEN OPEN/HISTORISCHE TABELLEN OVEREENKOMEN TUSSEN AA/GL:

Zorg er vervolgens voor dat de jaren in de AA-tabellen dezelfde geopende of gesloten jaren hebben als uw GL-tabellen. De geopende tabellen AAG30000 en GL20000 moeten dezelfde jaren hebben. En de historische tabellen AAG40000 en GL30000 moeten dezelfde gesloten jaren bevatten.

select distinct(YEAR1) from AAG30000

select distinct(OPENYEAR) from GL20000

select distinct(YEAR1)from AAG40000 order by YEAR1

select distinct(HSTYEAR) from GL30000 order by HSTYEAR

-Als u jaren vindt in de AAG30000-geopende tabel Vóór het jaar dat u sluit, moet u ook stappen doen om gegevens naar geschiedenis hieronder te verplaatsen en om de historische jaargegevens naar de geschiedenis te verplaatsen. De AAG30000-tabel mag alleen gegevens bevatten voor de jaren die momenteel geopend zijn in GL. Als u probeert het jaar in GL te sluiten, wordt u gevraagd het volgende te doen:  

Gebruik de bovenstaande scripts om te bepalen of u de STAPPEN VOOR HET VERPLAATSEN VAN GEGEVENS NAAR GESCHIEDENIS moet uitvoeren, zodat u kunt voorkomen dat het bovenstaande bericht wordt weergegeven tijdens het eindejaarsaf sluiten van GL.


STAPPEN OM GEGEVENS NAAR GESCHIEDENIS TE VERPLAATSEN:
De eerste keer dat u GL sluit op een versie die hoger is dan GP 10.0 SP2 of hoger (met AA geactiveerd), wordt u gevraagd AA-gegevens naar de geschiedenis te verplaatsen voordat u het GL-jaar kunt sluiten. Het systeem controleert of de AA-gegevens zich in de bijbehorende open/historische reeks AA-tabellen bevindt, aangezien de GL-gegevens zich in de open/historische tabellen in GL bevindt. Als dit niet het geval is, ontvangt u een bericht om het hulpprogramma Verplaatsen naar geschiedenis voor AA uit te voeren voordat u verder kunt gaan met het sluiten van GL Year End.  ( Deze routine hoeft slechts EENMAAL te worden uitgevoerd nadat u een upgrade hebt uitgevoerd inGP 10.0en dan hoeft u deze nooit meer uit te voeren.  Het was bedoeld als een een-time proces. Met dit hulpprogramma worden gedupliceerde jaren tussen AA-tabellen of beschadigde gegevens op een later tijdstip niet opgelost.)

Als u uw GL-jaar (met AA geactiveerd) niet hebt afgesloten na het installeren van een servicepack later dan SP2 voor versie 10.0 of een upgrade naar GP 2010, ontvangt u mogelijk een bericht met de tekst ' U moet transacties samenvoegen endetailsoverbrengen naar het hulpprogramma geschiedenis om het jaar te sluiten'. Code is toegevoegd aan het sluitingsproces dat de jaren in de geopende AA-tabellen vergelijkt met de historische jaren in de instelling van de bedrijfs fiscale periode. Als er AA-gegevens in de AAG3000X-reeks tabellen voor een historisch jaar staan, wordt de fout weergegeven. Volg de volgende stappen om deze jaren te consolideren:

1.) Wijs in het menu Microsoft Dynamics GP Hulpmiddelen aan,wijs Hulpprogramma'saan, wijs Financieelaan, wijsAnalytischboekhouden aan en klik vervolgens op Gegevens verplaatsen naar geschiedenis.

2.) Het oudste jaar is standaard omdat het systeem in de geopende AAG3000x-tabellen wordt gevonden. U kunt maar één jaar tegelijk verplaatsen.

3.) Selecteer de juiste optie: Transactiedetails overbrengen naar de geschiedenis: met deze optie worden de

AA-detailrecords verplaatst van open naar geschiedenistabellen en worden er geen BBF-items gemaakt. U moet ervoor zorgen dat de AA-tabellen geen BBF-items bevatten, anders kunt u deze optie niet selecteren. Met deze optie worden de records verplaatst van de AAG30000-tabellen naar de AAG40000-tabellen.

Transacties samenvoegen en details overbrengennaar histor y: met deze optie worden de AA-detailrecords verplaatst van open naar geschiedenistabellen en worden BBF-entrie'sgemaakt. U moet echter wel de eerder genoemde opties hebben geselecteerd om BBF-items te kunnen maken. Met deze optie worden de saldi van alle transactiedimensiecodes in het gesloten jaar samengevoegd (die zijn gemarkeerd om te worden samengevoegd) en worden de AA-gegevens naar de geschiedenistabellen doorverplaatst.

Opmerking De samengevoegde saldi worden naar het nieuwe jaar gebracht. BBF-items worden gemaakt op de gesloten jaren.

Alleen afdrukvoorbeeldrapport: hiermee kunt u de transacties bekijken die worden verplaatst zonder de gegevens daadwerkelijk te verplaatsen. In het voorbeeldrapport worden de consolidaties weergegeven die worden gemaakt.

Opmerking Met deze optie worden gegevens niet gewijzigd.

4.) Klik op OK.

5.) Herhaal dit proces voor elk 'historisch' jaar. (Waar het jaar zich in de AAG30000 geopende tabel, maar in de gl30000-geschiedenistabel. De AA-open record met het oude jaar moet worden verplaatst naar de AA-geschiedenistabel om de bijbehorende record in de GL-geschiedenistabel te kunnen overeenkomen.)

Opmerking: Als u de afzonderlijke jaarscripts in 'STAP 3' hierboven opnieuw opnieuw gebruikt, moet u de verschillende jaren krijgen die moeten overeenkomen tussen geopende AA- en GL-tabellen en historische AA- en GL-tabellen.

 

STAP 4: AA-TABELLEN CONTROLEREN OP OVERLAPPENDE KOPTEKST-ID'S

Voer dit script uit op de bedrijfsdatabase om te zien of er ook dezelfde koptekst-id's tussen de tabellen bestaan:

select * from AAG30000 where aaGLHdrId in (select aagLHDrId from AAG40000)

- Als u dubbele koptekst-id's van beide tabellen vindt, wordt het raadzaam om een ondersteuningsincident te openen voor hulp. De ondersteuningscase is in rekening te brengen. Houd er rekening mee dat als gegevens moeten worden opgelost, dit mogelijk moet worden verwezen naar overleg, wat een factureerbare last voor u zou zijn.

Dit zou gebeuren als u een oudere Dynamics-database boven aan de huidige Dynamics-database hebt hersteld, zodat de volgende beschikbare getallen die zijn opgeslagen in de AAG00102-tabel in de Dynamics-database, worden teruggezet. GP blijft deze waarden verhogen, ook al zijn ze mogelijk al gebruikt en zou dezelfde aaGLHdrID-waarde worden gebruikt voor verschillende JAAR1-waarden.
 

STAP 5: AACOPYSTATUS-WAARDEN BIJWERKEN

Controleer vervolgens op een onjuiste aacopystatuswaarde in de tabel AAG40001. Voer dit script uit:

select count(*) from AAG40001 where aaCopyStatus<>8 

Als het bovenstaande script resultaten oplevert, wilt u de aaCopyStatus bijwerken naar '8' voordat u de GL Year Close gaat uitvoeren: (De waarde van '8' is een waarde die door het einde van het jaar wordt geaccepteerd.)

update AAG40001 set aaCopyStatus=8

STAP 6: DE INSTELLING CONTROLEREN VOOR DIMENSIES DIE MOETEN WORDEN OPGENOMEN IN HET EINDE VAN HET JAAR

Gebruik de twee onderstaande stappen om de optie Bedrijf in te zetten om AA-dimensies op te nemen in het einde van het jaar en vervolgens om de afzonderlijke dimensies te markeren die u wilt opnemen in de eindejaarsaf sluiten. Dit resulteert in vermeldingen in de AAG30003-tabel met dezelfde aaGLHdrID als de BBF-items in de tabellen AAG30000/AAG30001/AAG30002. Dit is een proces in twee stappen als volgt:

Als u algemeen grootboek nog niet hebt gesloten, volgt u de volgende stappen om ervoor te zorgen dat de dimensie correct is gemarkeerd om in het proces te worden opgenomen:

1. Markeer de instellingsoptie om Analytical Accounting als volgt op te nemen in het einde van het jaar:

   1. Wijs in het menu Microsoft Dynamics GP de optie Extra aan, wijs Setupaan, wijs Bedrijfaan, wijs Analytischboekhouden aan en klik vervolgens op Opties.

   2. Klik om het selectievakje Opnemen in eindejaars sluiten in te selecteren en klik vervolgens op OK.
      
      
      Opmerking Deze optie is alleen om de functionaliteit in te schakelen voor het maken van doorgestuurde items in balans op de afmetingen. De gegevens van analytical accounting worden nog steeds verplaatst naar de AAG40000-reekstabellen wanneer algemeen grootboek wordt gesloten, ongeacht of deze optie is gemarkeerd.

2. Markeer afzonderlijk de afmetingen die moeten worden opgenomen in het einde van het jaar als volgt:

   1. Wijs in het menu Kaarten naar Financieel,wijs Analytisch boekhoudenaan en klik vervolgens op Transactiedimensie.

   2. Klik in de lijst Dimensie Trx op de dimensie die u wilt opnemen in het einde van het jaar.

   3. Klik in het gebied Einde van jaar op sluiten om het selectievakje Saldi samenvoegen tijdens het einde van het jaar te selecteren en klik vervolgens op Opslaan.

   4. Herhaal stap b en c voor elke dimensie die u wilt opnemen in het einde van het jaar.

Opmerking: Als u MR gebruikt en de bovenstaande selectievakjes niet zijn gemarkeerd, kunnen de beginsaldobedragen worden gemist als AA BBF-dimensiegegevens niet zijn gemaakt tijdens het einde van het jaar en u rapporteert over AA-gegevens. 



STAP 7 - AA ACCOUNTMODEL VERIFIËREN

Het is altijd een goed idee om te controleren of de tabel AA-accountmodel (AAG00200) overeenkomt met de GL-tabel Accountmodel (GL00100) voordat u een eindejaarsaf sluiten verwerkt. Als accounts ontbreken, worden de BBF-vermeldingen in AA onjuist. Voer de onderstaande scripts uit tegen de bedrijfsdatabase om te controleren of de tabellen GL-accountmodel, GL-accountindexmodel en AA-accountmodel allemaal hetzelfde aantal records hebben:

select count(*) from GL00100

select count(*) from GL00105

select count(*) from AAG00200

• Als de tabel AA-accountmodel minder records heeft dan de TABEL GL00100, gebruikt u het onderstaande script om de ontbrekende GL-accounts in te voegen:

insert into aag00200 
ACTINDX, aaAcctClassID,aaChangeDate,aaChangeTime)
select ACTINDX, 0, convert(char(10),getdate(),111), convert(char(12),getdate(),114)
from GL00100 where ACTINDX not in (select ACTINDX from aag00200)

• Als de tabel AA-accountmodel MEER records heeft dan de TABEL GL00100, gebruikt u het onderstaande script om de extra records te verwijderen:

Delete AAG00200 where ACTINDX not in (Select ACTINDX from GL00100)

• Als de TABEL GL00105 niet overeenkomen, raadpleegt u

KB 855963 voor stappen in De tabel Accountmodelindex (GL00105) opnieuw maken. 





STAP 8 - OMKEREN VAN GL/AA-VERMELDINGEN CONTROLEREN (ALLEEN GP2015/GP2016)

Er zijn problemen met GL Reversing-items die in elke versie naar een historisch jaar worden geplaatst, zoals hieronder wordt vermeld.  Voer het script hieronder uit met de bedrijfsdatabase.  Bekijk alle resultaten zoals aangegeven voor elke versie.  Als u hulp nodig hebt, opent u een ondersteuningscase en verwijst u naar de kwaliteitsproblemen. 

Voer dit script uit om alle omkeringsgegevens te bekijken die zijn gepost in een historisch jaar. 

--------------------------------

Select distinct(a.JRNENTRY) from GL20000 a deelnemen aan GL30000 b
on a.JRNENTRY = b.JRNENTRY
waarbij a.SOURCDOC = 'GJ'
en a.TRXSORCE zoals 'GLREV%'
en b.TRXSORCE zoals 'GLTHS%'

----------------------------------

Bekijk de resultaten zoals hieronder wordt beschreven voor de versie die u gebruikt:

Microsoft Dynamics GP 2016 (kwaliteitsprobleem #91834)

 Vergelijk de records tussen de GL-tabellen en AA-tabellen voor elke JE# die hierboven is geretourneerd, omdat de resultaten kunnen variëren, afhankelijk van of P&L-accounts zijn gebruikt en of het transactieniveau of batchniveau is gepost.  Handmatige updates die nodig zijn, zijn mogelijk: 

• Werk SEQNUMBR in GL20000-tabel voor de glrev-vermelding bij om te overeenkomen met SEQNUMBR in AAG30001-tabel. (Als u MR gebruikt, moet u de SEQNUMBR uit de AA-tabel gebruiken om deze door MR te kunnen lezen.)

• Werk ACTINDX in AAG30001-tabel bij voor de vermelding 'GLREV' die moet overeenkomen met ACTINDX in gl20000-tabel. (AA-tabel heeft ten onrechte de index van de accountindex Voor behouden winst op de omkeringsinvoer.)

• Controleer of de som van records in AAG30002 gelijk is aan de som van records in AAG30001 voor de aaGLHdrID-records voor de JE.

Open een ondersteunings- en referentiekwaliteitsprobleem #91834 als u hulp nodig hebt. 

UPDATE: Dit probleem is opgelost in de Hot Fix van januari voor GP 2016 (16.00.0675) en GP 2018 (18.00.0438). 

Microsoft Dynamics GP 2015 (kwaliteitsprobleem #88914)

Bekijk de AA-tabellen voor elke JE# die hierboven is geretourneerd.  Handmatige updates die nodig zijn, zijn mogelijk:

• Controleer of de som van records in AAG30002 gelijk is aan de som van records in AAG30001 voor de aaGLHdrID-records voor de JE.

• Bekijk de AAG30000- en AAG40000-tabellen voor elke GERETOURNEERDE#.  Zoek naar de records voor de vermelding 'GLREV' in zowel de AAG30000-reekstabellen. De AA-records voor de vermelding 'GLREV' moeten alleen in de AAG30000-tabellen staan, aangezien de omkeringsinvoer zich in het nieuwe jaar en niet in de AAG40000-reekstabellen mag hebben.  Deze gedupliceerde records zouden ertoe leiden dat MR-rapporten te veel worden opgeslagen als er rapporten over AA worden gemeld.

Open een ondersteunings- en referentiekwaliteitsprobleem #88914 als hulp nodig is. 

UPDATE: Dit probleem is opgelost in GP 2016 RTM.   

STAP 9 - ONJUISTE AA BBF's (****Bekend probleem voor GP 2016 alleen***)

**BELANGRIJKE OPMERKING VOOR GEBRUIKERS VAN DYNAMICS GP 2016***

**U moet gp-woordenlijst 16.00.0675 of hoger hebben (of AA-woordenlijst 16.00.0645 of hoger) voordat u uw Dynamics GP 2016 sluit om de juiste beginsaldi naar voren te brengen**

Er is een bekend kwaliteitsprobleem #91502 wanneer u uw GL-jaar sluit met AA.  Als u gl-accounts met een saldo van $ 0 hebt en AA-codes doorvrolt, zijn de AA BBF's onjuist.  Dit is geen probleem in GP 2015 of GP 2013.  

Er is een oplossing voor dit probleem opgenomen in de patchupdate van december (KB 4056559) voor Microsoft Dynamics GP 2016.  Hoewel de release van december wordt aangeduid als de2017 Canadian Payroll Year-end Update,moet deze worden geïnstalleerd door alle Amerikaanse klanten die deze AA BBF-oplossing nodig hebben die is opgenomen.  Het wordt ten zeerste aangeraden deze patchupdate van december te installeren voordat u uw GL sluit als u AA gebruikt en GL-accounts hebt met een nulsaldo, voor alle installaties (VS, Canada, enzovoort) die AA gebruiken. 

Houd er rekening mee dat de Dynamics GP-versie van 16.00.0641 niet verandert tussen de Update van de Amerikaanse Year-End 2017 (release/KB 4046341 van november) en de Canadese salarisadministratie-Year-End-update van 2017 (release/KB-4056559 van december). De AA-woordenlijst wordt echter bijgewerkt van 16.00.0552 naar 16.00.0645. (Check in the Help | Over Microsoft Dynamics GP | Extra | Over Analytical Accounting.) U hebt de AA-code nodig in de release van december om dit AA/BBF-probleem op te lossen. 

STAP 10 - TEST SLUITEN UITVOEREN

Maak altijd een huidige back-up voordat u het eindejaarsver sluiten van GL start. Het wordt aangeraden om eerst het eindejaarsverloop van GL in een testbedrijf te testen om ervoor te zorgen dat u geen fouten krijgt. Met het slotproces van GL Year-end wordt in feite de naar voren gebrachte logboekgegevens (BBF's) gemaakt en worden de records verplaatst voor het jaar dat u sluit in zowel de tabellen Algemeen grootboek als Analytisch financieel. BBF-items worden gemaakt in zowel GL- als AA-tabellen. Raadpleeg het proces dat wordt beschreven in KB-888003 voor eindjaarssluitingsprocedures voor algemeen grootboek.

Klik voor meer informatie op het volgende artikelnummer om het artikel te bekijken in de Microsoft Knowledge Base:

888003 Year-End procedures voor algemeen grootboek sluiten in Microsoft Dynamics GP

-----------------------------------------------------------------------------------------------
OPMERKING: Einde van het jaar met AA op SQL 2019 mislukt
Als u GP 18.2 gebruikt met SQL 2019 en AA geladen, mislukt het einde van het GL-jaar met het volgende bericht: (Eerdere SQL-versies werken prima.  Dit mislukt alleen in SQL 2019.  Dit is opgelost in de hot fix van februari 2020. Raadpleeg de AA YE-BLOG voor meer informatie.)

'Interne fout: er is een limiet voor expressieservices bereikt. Zoek naar potentieel complexe expressies in uw query en probeer deze te vereenvoudigen.'  

------------------------------------------------------------------------------------------------

STAP 11- CONTROLEER OF 'EENHEIDSACCOUNTS' IS GEWEEND (ALLEEN GP 2013/GP 2015 - #86400)

Als u Microsoft Dynamics GP 2015 of Microsoft Dynamics GP 2013 gebruikt en het selectievakje bij Eenheidsaccounts hebt gemarkeerd als 'Saldoverwijderen tijdens Year-End sluiten', hebben de records in de tabel AAG30002 mogelijk nog steeds onjuist waarden en moet dit 0,00 zijn om aan de AAG30001-tabel te komen.  (Dit probleem is opgelost in Microsoft Dynamics GP 2016.)

Als u wilt weten of de saldi van het eenheidsaccount correct zijn in de AA-tabellen, moet u het eerste script hieronder uitvoeren tegen de bedrijfsdatabase nadat het einde van het einde van het jaar is uitgevoerd om ervoor te zorgen dat de BBF voor het eenheidsaccount is ingesteld op nul als het is gemarkeerd om te worden gewed.  Gebruik het tweede script om eventuele resultaten bij te werken.

select b.ACTINDX, c.aaGLHdrID, c.aaGLDistID, c.DEBITAMT, c.CRDTAMNT, c.ORDBTAMT, c.ORCRDAMT
from AAG30002 c inner join AAG30001 b
on b.aaGLHdrID = c.aaGLHdrID and
b.aaGLDistID = c.aaGLDistID
inner join GL00100 d on
b.ACTINDX = d.ACTINDX
where d.Clear_Balance = 1 and b.ACCTTYPE = 2 and b.SOURCDOC = 'BBF' 
and (c.DEBITAMT <> 0 or c.CRDTAMNT <> 0 or c.ORDBTAMT <> 0 or c.ORCRDAMT <> 0)

update c set c.DEBITAMT = 0, c.CRDTAMNT = 0, c.ORDBTAMT = 0, c.ORCRDAMT = 0 
from AAG30002 c inner join AAG30001 b
on b.aaGLHdrID = c.aaGLHdrID and
b.aaGLDistID = c.aaGLDistID
inner join GL00100 d on
b.ACTINDX = d.ACTINDX
where d.Clear_Balance = 1 and b.ACCTTYPE = 2 and b.SOURCDOC = 'BBF'
and (c.DEBITAMT <> 0 or c.CRDTAMNT <> 0 or c.ORDBTAMT <> 0 or c.ORCRDAMT <> 0)

STAP 12: BALANSRAPPORTEN CONTROLEREN

Het wordt aangeraden om het balansrapport in Management Reporter te vergelijken met het rapport Algemeen ledger-proefsaldo van Microsoft Dynamics GP, om te controleren of de accountsaldi die naar het nieuwe jaar worden gebracht, juist zijn. Als deze saldi niet overeenkomen, herstelt u uw back-up en neem contact op met Microsoft Dynamics GP Support om een ondersteuningsincident te openen voor extra hulp.

INTERNE MICROSOFT-INFORMATIE

Laatst bijgewerkte datum: 3-12-2021 - cw
Auteur: dspecht; herschreven op 2-12-2012 door cwaswick, 19-9-2013 - stap 3 toegevoegd door kenhub/cwaswick.
Schrijver: lmuelle
Tech Reviewer: kriszree
Editor: v-andmck