Aanvulling op de privacyverklaring voor Microsoft Access 2010

Office.com-sjablonen gebruiken

Het tabblad Nieuw in de Backstage-weergave van Microsoft Office (klik op het tabblad Bestand en klik vervolgens op Nieuw) biedt u actuele hulp die u kunt downloaden van Office.com voor documenten die zijn gebaseerd op sjablonen. U kunt ook feedback over de sjablonen verzenden en een numerieke beoordeling opgeven voor elke sjabloon die u downloadt.

Wanneer u een sjabloon of een bestand opent dat is gebaseerd op een sjabloon, opent Access 2010, afhankelijk van uw online Help-instellingen, contactpersonen Office.com. De id voor die sjabloon wordt verzonden, het programma en de versie die u momenteel gebruikt, samen met de standaardcomputergegevens.

De sjabloon-id wordt gebruikt om de oorspronkelijke sjabloon te identificeren die is gedownload van Office.com of is opgenomen in uw Access 2010-installatie. Hiermee wordt uw Access-database niet uniek geïdentificeerd. De id is hetzelfde voor alle gebruikers van dezelfde sjabloon.

Koppelen aan gegevensbronnen

Gekoppelde tabellen en andere gegevensbronnen worden opgeslagen in metagegevens als onderdeel van uw Access 2010-database. In sommige gevallen bevat de koppeling uw gebruikersnaam of gegevens over servers op het netwerk. Bij een gegevensverbinding kunt u een gebruikersnaam of wachtwoord in de koppeling van de gegevensverbinding opnemen.

Als u gekoppelde databases hebt, wordt de locatie van de gekoppelde database ook opgeslagen in de Access-database.

Afdrukken

Wanneer u een Access 2010-bestand afdrukt en dat bestand vervolgens opslaat, slaat Access 2010 het pad naar uw printer op met het bestand. In sommige gevallen bevat dat pad een gebruikersnaam of computernaam.

Sites voor documentwerkruimten

Met Access 2010 kunt u toegang krijgen tot een documentwerkruimtesite op een Microsoft SharePoint Foundation 2010 site. Een documentwerkruimtesite is een gedeelde ruimte waar u met andere teamleden kunt samenwerken aan een of meer Access-databases.

Wanneer u een documentwerkruimtesite opent, downloadt Access 2010 gegevens van de site Documentwerkruimte om u te voorzien van informatie over die site. Deze gegevens omvatten:

• Naam van de SharePoint Foundation-site

• URL of adres van de site

• Namen, e-mailadressen en machtigingsniveaus van de sitegebruikers

• Lijsten van de documenten, taken en andere informatie die beschikbaar is via de site

Access 2010 slaat ook een lijst op van de SharePoint Foundation-sites die u hebt bezocht op uw computer, in de vorm van cookies. Deze lijst wordt gebruikt om u snel toegang te bieden tot de sites die u eerder hebt bezocht. De lijst met sites die u hebt bezocht, wordt niet geopend door Microsoft en is niet beschikbaar voor internet, tenzij u ervoor kiest om de lijst breder beschikbaar te maken.

SharePoint Foundation

Microsoft SharePoint Foundation 2010 biedt gedeelde, webgebaseerde werkruimtesites waar u kunt samenwerken aan documenten of vergaderingen.

Wanneer u een SharePoint-site opent via uw webbrowser of een Office-programma, slaat de site een cookie op uw computer op als u gemachtigd bent om een nieuwe subsite op die site te maken. Samen vormen deze cookies een lijst met sites waarvoor u bent gemachtigd. Deze lijst wordt door verschillende Office-programma's gebruikt om u te voorzien van snelle toegang tot de sites die u eerder hebt bezocht.

De lijst met sites die u hebt bezocht, wordt niet geopend door Microsoft en is niet beschikbaar voor internet, tenzij u ervoor kiest om de lijst breder beschikbaar te maken.

Wanneer u in SharePoint Foundation een nieuwe website of lijst maakt of personen toevoegt of uitnodigt voor een bestaande website of lijst, slaat de site het volgende op voor elke persoon, inclusief uw:

• Volledige naam

• E-mailadres

Een gebruikers-id wordt aan elk element toegevoegd dat u of de andere gebruikers aan de site toevoegen of wijzigen. Net als bij alle inhoud op de SharePoint-site moeten alleen beheerders en leden van de site zelf toegang hebben tot deze informatie.

Alle elementen van de SharePoint-site bevatten twee velden: Gemaakt door en Gewijzigd door. Het veld Gemaakt door wordt ingevuld met de gebruikersnaam van de persoon die het element oorspronkelijk heeft gemaakt en de datum waarop het is gemaakt. Het veld Gewijzigd door wordt ingevuld met de gebruikersnaam van de persoon die de Access 2010-database het laatst heeft gewijzigd en de datum waarop deze voor het laatst is gewijzigd.

Beheerders van de servers waarop SharePoint-sites worden gehost, hebben toegang tot bepaalde gegevens van deze sites. Deze worden gebruikt om de gebruikspatronen van de site te analyseren en de beschikbaarheid van de site te verbeteren. Deze gegevens zijn alleen beschikbaar voor de serverbeheerders en worden niet gedeeld met Microsoft tenzij Microsoft als host van de SharePoint-site fungeert. De gegevens die specifiek zijn vastgelegd, omvatten de namen, e-mailadressen en machtigingen van iedereen die toegang heeft tot de site.

Alle gebruikers met toegang tot een bepaalde SharePoint-site kunnen alle beschikbare inhoud op de site doorzoeken en bekijken.

Controle

Microsoft SharePoint Foundation 2010 biedt controlefuncties waarmee beheerders een betrouwbare audittrail kunnen bijhouden van hoe gebruikers met bepaalde inhoud werken.

Wanneer beheerders van SharePoint Foundation de controlefunctie inschakelen, worden bepaalde acties die door de gebruiker worden uitgevoerd automatisch geregistreerd in de SharePoint-inhoudsdatabase op de server. Voorbeelden van deze acties zijn weergeven, bewerken en in- en uitchecken. Voor elke geregistreerde actie worden identificerende gegevens geregistreerd over het bestand, de actie en de SharePoint-id van de gebruiker. Hierbij worden geen gegevens naar Microsoft verzonden.

Deze functie is standaard uitgeschakeld en is alleen beschikbaar voor beheerders van SharePoint-sites waar inhoud wordt opgeslagen.

Gegevensverzameling in Access

Met Access 2010 kunt u gegevens via e-mail verzamelen door formulieren te verzenden op basis van HTML of op basis van Microsoft® InfoPath® 2010. Wanneer u een e-mailbericht voor gegevensverzameling verzendt, worden de e-mailadressen van alle geadresseerden verzameld en opgeslagen in de Access-database. U kunt deze informatie gebruiken om gegevens bij te houden die zijn ontvangen van de geadresseerden en om in de toekomst e-mailberichten naar hen te verzenden. U kunt ervoor kiezen om de gegevens die via e-mail worden verzonden, automatisch of handmatig in de database op te slaan.

Waar uw naam mogelijk is opgeslagen

In bepaalde gevallen slaat Access 2010 uw naam op om u een betere ervaring te bieden bij het gebruik van bepaalde functies. Uw naam wordt bijvoorbeeld op deze locaties opgeslagen:

• Auteursvelden

• Eigenschap AuthorName-bestand

U kunt als volgt uw naam uit deze velden en eigenschappen verwijderen:

1. Klik op het tabblad Bestand.

2. Klik onder Help op Opties en klik vervolgens op Huidige database.

3. Schakel onder Toepassingsopties het selectievakje Persoonlijke gegevens verwijderen uit bestandseigenschappen bij opslaan in.

U kunt uw naam en initialen verwijderen uit de velden Naam en Initialen .

Microsoft Office-oplossingen die door andere bedrijven zijn gemaakt, kunnen ook uw naam of andere persoonlijke gegevens bevatten in de aangepaste eigenschappen die aan uw bestand zijn gekoppeld.

Als u microsoft Office Web Control, Microsoft Excel Data Access, DataCalc of andere functies gebruikt waarmee u rechtstreeks verbinding kunt maken met een andere gegevensbron, worden uw autorisatiegegevens (gebruikers-id en wachtwoord) mogelijk opgeslagen in uw Access-database. Als u deze autorisatiegegevens wilt wijzigen of verwijderen, moet u de eigenschappen van de verbinding op de juiste manier wijzigen.

Digitale handtekeningen

Een digitale handtekening is een optionele functie waarmee u de identiteit kunt verifiëren van de persoon die u een Access-database heeft gestuurd. Een digitale handtekening is een unieke versleutelde waarde van de gegevens in de Access-database die u ondertekent. Wanneer u een Access-database met een digitale handtekening verzendt, wordt de handtekening verzonden naar de ontvanger, samen met de gegevens in de Access-database en een vertrouwd digitaal certificaat van u (de afzender). Het digitale certificaat wordt uitgegeven door een certificeringsinstantie, zoals VeriSign, en bevat informatie om de afzender te verifiëren en te controleren of de oorspronkelijke inhoud van de Access-database niet is gewijzigd. Access neemt mogelijk automatisch online contact op met de certificeringsinstantie om de digitale handtekening te verifiëren.

Wanneer u een Access-database ondertekent, ziet u een dialoogvenster met de informatie die is opgenomen in de digitale handtekening, zoals de datum en tijd van uw systeem, het versienummer van het besturingssysteem, het versienummer van Microsoft Office en het versienummer van Access 2010.

Databasebeveiliging

Met Database Protection kunt u uw Access 2010-database beveiligen door deze te versleutelen met een wachtwoord.

Ga als volgt te werk om de database met een wachtwoord te versleutelen:

1. Klik op het tabblad Bestand.

2. Klik op Info en klik vervolgens op Versleutelen met wachtwoord.

3. Typ een wachtwoord in de vakken Wachtwoord en Verifiëren .

Het wachtwoord dat u invoert, wordt niet opgeslagen bij het bestand en wordt gebruikt om sleutels te genereren om het bestand te versleutelen. U kunt het wachtwoord en de versleuteling van de database verwijderen. Ga als volgt te werk om de versleuteling te verwijderen:

1. Klik op het tabblad Bestand.

2. Klik op Info en klik vervolgens op Database ontsleutelen.

3. Typ uw wachtwoord in het vak Wachtwoord .

Gegevens in de cache opslaan en synchroniseren

Gegevens in uw Access 2010-databases of in externe tabellen die zijn gekoppeld aan uw Access-databases, kunnen lokaal op uw computer worden opgeslagen als een Access-tabel in uw database. Dit wordt gedaan om de prestaties van Access 2010 te verbeteren. U kunt deze functie uitschakelen door:

1. Klik op het tabblad Bestand.

2. Klik onder Help op Opties.

3. Klik op het tabblad Huidige database .

4. Klik op Nooit cache opslaan.

Microsoft Office Web Application-bestanden

Bepaalde Access 2010-bestanden downloaden informatie van internet of een intranet. Hiermee worden standaardcomputergegevens verzonden naar de bron van de informatie. In een dialoogvenster wordt u gevraagd of u deze informatie wilt verzenden wanneer u een gepubliceerde toepassing voor het eerst opent. U kunt dit dialoogvenster voor toekomstige aanvragen sluiten door op het selectievakje Dit bericht niet meer weergeven te klikken.

Webbrowserbesturingselement

Wanneer u een formulier opent in een Access 2010-bestand met een webbrowserbesturingselement, kunnen gegevens van uw toepassing worden verzonden naar een website die is geïdentificeerd door het webbrowserbesturingselement.

Toegangsfuncties

Wanneer u een Access 2010-bestand opent, heeft dat bestand mogelijk een expressie die gebruikmaakt van functies, zoals CurrentWebUser, CurrentWebUserGroups of IsCurrentWebUserInGroup. Het bestand kan functies bevatten die gebruikersnaam, aanmeldingsnaam, e-mailadres of informatie over welke gebruikersgroepen van een SharePoint-site worden opgehaald. Deze informatie wordt standaard opgeslagen in het Access 2010-bestand in de offlinemodus. U kunt er als volgt voor kiezen om deze informatie niet op te slaan in het bestand:

1. Klik op het tabblad Bestand.

2. Klik onder Help op Opties.

3. Klik op Huidige database.

4. Schakel onder Webservice- en SharePoint-tabellen in cache opslaan het selectievakje De cacheindeling gebruiken die compatibel is met Microsoft® Access® 2010 of hoger in en schakel vervolgens het selectievakje Cache wissen bij sluiten of Het selectievakje Cache nooit opslaan in.

Naar boven