TechKnowledge-inhoud
SAMENVATTING Het doel van dit artikel is om tips te geven voor het combineren van accounts die kunnen worden overgeschreven
naar algemeen grootboek.
MEER INFORMATIE Het verzoenen van accounts die kunnen worden overgeboekt naar het algemene grootboek Het combineren van de saldi in de module Debiteuren met
AR-accounts in Algemeen grootboek is een belangrijke stap en moet worden uitgevoerd als onderdeel van het einde van de
maand. Als een maandelijkse afstemming wordt uitgevoerd, is de juiste documentatie beschikbaar als een audit wordt uitgevoerd en kunnen eventuele verschillen tussen de twee modules vóór het sluiten van de periode worden gesnapt en gecorrigeerd.
Welke accounts moeten worden verzoend?
Alle gegevens die zijn ingevoerd in Accounts Vorderingen, worden bijgewerkt in een algemeen grootboekaccount. Het belangrijkste account dat u kunt afstemmen, is het account met vorderingen. Andere accounts die u mogelijk wilt afstemmen tussen de twee modules, zijn de AR-holdingrekening (als u Cash Manager gebruikt), inkomstenrekeningen, de cashrekening, kortingen, financiële kosten, enzovoort.
Als u het AR-account in GL verzoent, betekent dit dat het totaal van de vorderingen van de AR-module gelijk is aan het saldo van het AR-account in algemeen grootboek.
Welke rapporten moeten worden onderzocht voor afstemming?
Customer Trial Balance (08.620) – Open Documents Only format or the Aged AR (08.610) – Summary Customer Balances format.
General Ledger Trial Balance (01.610) either format – Run this just for the account being balanced. U doet dit door als volgt een select-instructie in te stellen voor uw account met debiteuren: Veld: account.acct, Operator: Gelijk, Waarde: (het AR-account).
Het accounttotaal in het GL-proefsaldorapport moet worden gesaldo met het totaal in het rapport Debiteuren. Als de totalen uit deze twee rapporten in balans zijn, is er geen verdere afstemming nodig.
OPMERKING: Als u meerdere accounts hebt met een debiteurenaccount en of meerdere subaccounts met één account met een debiteurenaccount, moet u een van de twee dingen doen:
1. Druk het AR-rapport af met een select statement om slechts één van de AR-accounts op te nemen en gebruik vervolgens dezelfde selectie-instructie in het GL-proefsaldo en vergelijk elk AR-account een voor een.
OF
2. Voeg alle AR-accounts toe aan het GL-proefsaldo en vergelijk deze met het totaal uit het AR-rapport.
Customer Period Trial Balance (08.621) en Period Sensitive Aged AR (08.611) - Om eerdere perioden te verzoenen, bevat Dynamics SL deze rapporten met de documentsaldi vanaf die periode en kan worden gebruikt om rekening te houden met algemeen grootboek voor die voorafgaande periode.
Verschillen tussen het AR-rapport en het GL-proefsaldo combineren Als er een verschil wordt gevonden door de totalen van de ar-leeftijd of het klantabonnementssaldo te vergelijken met het GL-proefabonnement, zijn er veel gedetailleerde rapporten beschikbaar in Dynamics SL om de verschillen te helpen
vinden.
Detail algemeen grootboek (01.620) – Druk dit rapport af voor de accounts met vorderingen. Hiermee worden alle vermeldingen in de accounts voor de periode vermeld.
Gebruik het veld Jrnl Type om de module te verifiëren waar een vermelding in AR vandaan komt. De module wordt aangeduid als AR (Debiteuren), GJ (Algemeen grootboek) of AP (Te betalen accounts). Het is mogelijk dat bij het invoeren van een GL-batch het logboektype kan worden gewijzigd in AR. In dat geval is het niet voldoende om alleen het Jrnl-type te gebruiken om afwijkingen te vinden. Als dat het geval is, gebruikt u Tran Type naast Jrnl Type om de benodigde transacties te identificeren. De mogelijke Tran-typen zijn GL (Algemeen grootboek), CE (consolidatie), LS (toewijzingsbron) en LD (toewijzingsdoel). Het type Tran is gelijk aan het documenttype van het oorspronkelijke document.
Als er een ander Jrnl-type is dan AR, betekent dit dat er een vermelding is gemaakt in het account Debiteuren van accounts via een andere module dan Debiteuren, waardoor een verschil wordt gemaakt tussen Algemeen grootboek en Vorderingen op accounts. Een eenvoudige manier om de oorspronkelijke vermelding voor de transactie te vinden, is door het volgende te
doen: 1. Noteer het batchnummer van de transactie in het veld Bat Nbr en de vermelding in het veld Type Jrnl in het rapport Detail algemeen grootboek.
2. Open het rapport Bewerken voor de module die wordt vermeld in het veld Type Jrnl (dat wil zeggen als het veld Jrnl-type GJ is, opent u het RAPPORT GL Bewerken (01.810). Voer een selectieverklaring in om het rapport alleen het bovenstaande batchnummer te laten bevatten. Onderzoek de transactie in kwestie in het rapport Bewerken en bepaal welke aanpassingen nodig zijn om de accounts te balanceren tussen de Accounts General Ledger en de Accounts Receivable.
Items die naar eerdere perioden zijn gepost, worden niet afgedrukt in het huidige rapport Algemeen grootboek detail. Als u wilt bepalen of items zijn gepost naar eerdere perioden, vergelijkt u het beginsaldo van het rapport Detail algemeen grootboek van de huidige maand met het eindsaldo van het rapport van de vorige maand voor accounts die vorderingen maken en subaccounts. Als het beginsaldo van de huidige maand en het eindsaldo van de voorgaande maand niet hetzelfde zijn, is dit een indicatie dat een transactie is geboekt naar de vorige periode. Druk een detail algemeen grootboek af voor de vorige periode en onderzoek de transacties die naar die periode zijn gepost. Transacties die in een andere periode zijn geplaatst, worden gemarkeerd met een sterretje (*) en de uitleg 'Geeft aan dat de ingevoerde periode verschilt van de periodepost' wordt onderaan de pagina afgedrukt, zodat u gemakkelijk een pagina kunt bekijken om te zien welke transacties in een andere periode zijn gepost.
GL-transactie (01.680) – Dit rapport wordt ook gebruikt om verschillen tussen algemeen grootboek en vorderingen op accounts te verzoenen. Genereer dit rapport met een niet-geposte indeling. Alle transacties die zijn ingevoerd via dochterondernemingsmodules, zoals debiteuren en transacties die zijn ingevoerd via het algemene grootboek, worden vermeld in dit rapport. Het zorgt ervoor dat er geen ongeposte transacties zijn die van invloed kunnen zijn op de saldi van de klant of het algemene grootboek.
Accountdistributie (08.630) - Om ervoor te zorgen dat de debiteerbare accounts voor accounts correct zijn afgeschreven voor facturen en debetnota's en worden gecrediteerd voor betalingen en kredietnota's, moet dit rapport worden beoordeeld. Het saldo in dit rapport moet gelijk zijn aan het saldo van de debiteurenaccounts in het rapport Detail algemeen grootboek. Een overzicht van het veld Transactietype (TnTp) helpt transacties te identificeren. Transactietypen in de module Debiteuren zijn IN (factuur), PA (betaling), CM (kredietnota), DM (debit memo) en FI (financiële kosten). Het batchnummer van elke transactie wordt ook vermeld in dit rapport. Als er een twijfelachtige transactie wordt gevonden, noteer dan het batchnummer in het veld Batch en controleer de batch door het AR-rapport Bewerken (08.810) uit te stellen op batchnummer.
AR-transacties (08.640) – Dit rapport is erg handig als er twijfelachtige transacties worden weergegeven in een van de bovenstaande rapporten. In dit rapport wordt elke transactie vermeld die voor de huidige periode is ingevoerd in Factuur en Memo (08.010), Betalingsaanvragen (08.030) en Betalingsinvoer (08.050). Hier ziet u elke debiteurenaccount voor accounts en het verrekeningsaccount waarop de transacties worden geboekt. Als u het rapport wilt sorteren op transactietype, selecteert u ARTRAN. TranType in het veld Sorteren/selecteren en selecteer in het waardeveld het TnTp-type van de transactie in kwestie.
Accounts Receivable Integrity Check (08.990) - Als na het bekijken van de bovenstaande rapporten het probleem niet is opgelost, is dit de volgende optie die u kunt overwegen. Met de integriteitscontrole wordt gecontroleerd of de gegevens in de module Debiteuren voor accounts volledig en nauwkeurig zijn.
De opties die worden gebruikt om alleen gegevens te verifiëren en geen gegevens te wijzigen in de module Vorderingen van accounts zijn:
Geposte AR-batches controleren - Selecteer om alle uitgebrachte batches met vorderingen van accounts te controleren om ervoor te zorgen dat ze correct zijn overgebracht naar het algemene grootboek (dat wil zeggen, ze zijn volledig en nauwkeurig in het algemene
grootboek). Het proces bekijkt elke batch en zorgt ervoor dat er documenten voor de batch zijn en dat de documentbedragen zijn geaccumuleerd tot het batchbeheertotaal. Als er verschillen zijn, wordt er een gebeurtenislogboekinvoer gemaakt.
Klantensaldi controleren: selecteer om alle klantrecords te controleren om te controleren of het open documentsaldo van elke klant gelijk is aan de gekoppelde huidige en toekomstige saldobedragen van de klant. Als er verschillen zijn, wordt er een gebeurtenislogboekinvoer gemaakt.
Betalingstoepassingen controleren: selecteer om het toepassingsproces voor alle betalingen en kredietnota's te controleren om ervoor te zorgen dat zowel de aangepaste als de aangepaste documentrecords zijn bijgewerkt (correct toegepast op de database). Als er verschillen zijn, wordt er een gebeurtenislogboekinvoer gemaakt.
Periodes van sluiten controleren U moet de verificatieopties altijd eerst uitvoeren voordat u de opties voor het corrigeren of
opnieuw opbouwen van de gegevens uit te voeren. De juiste en herbouwopties in Integriteitscontrole voor accounts moeten voorzichtig worden uitgevoerd, omdat met deze opties de gegevens in de gerelateerde records worden gewijzigd. De herbouwprocessen moeten niet worden uitgevoerd zonder goedkeuring van een boekhouder. Een back-up van de database moet altijd worden voltooid voordat een van deze processen wordt uitgevoerd. De opties zijn: Klantsaldo's corrigeren op totaal docsaldo: selecteer om alle klantrecords te bekijken en de records zo nodig bij te werken (opnieuw berekenen) om akkoord te gaan met de ondersteunende
open documentsaldi. Voordat u deze functie uit te voeren, moet u ervoor zorgen dat alle documenten in de database volledig en correct zijn. Voer Geposte AR-batches verifiëren uit, controleer klantsaldo's en Controleer betalingstoepassingen voordat u deze functie uit te voeren. Deze optie is alleen beschikbaar als Klantsaldo's controleren is geselecteerd.
Ar-geschiedenis opnieuw opbouwen vanuit documenten: selecteer om de klantgeschiedenisrecords bij te werken door de debiteurendocumenten voor accounts voor elke klant op punt samen te vatten. Voer Geposte AR-batches verifiëren uit, controleer klantsaldo's en Controleer betalingstoepassingen voordat u deze functie uit te voeren.
Perioden van sluiten corrigeren Als er fouten zijn gevonden en gecorrigeerd, moeten het PROEFSaldo van GL en het AR-klantenabonnement of het ar-rapport Oude leeftijd opnieuw worden afgedrukt en gecontroleerd om te controleren of de saldi akkoord
gaan.
Nadat de maandelijkse afstemming is uitgevoerd en is geverifieerd of vorderingen van accounts en het algemeen grootboek akkoord gaan, kan het sluiten voor de maand worden uitgevoerd.
Dit artikel was TechKnowledge Document ID:136078
