Basistaken voor een Access-bureaubladdatabase

In dit artikel

• Een sjabloon kiezen

• Een volledig nieuwe database maken

• Een tabel toevoegen

• Gegevens kopiëren en plakken

• Gegevens importeren of een koppeling maken naar gegevens

• Gegevens ordenen met Table Analyzer

• Volgende stappen

Een sjabloon kiezen

Access-sjablonen hebben ingebouwde tabellen, query's, formulieren en rapporten die klaar zijn voor gebruik. Een keuze aan sjablonen is het eerste wat u opvalt wanneer u Access start en u kunt online zoeken naar meer sjablonen.

1. Klik in Access op Bestand > Nieuw.

2. Selecteer een bureaubladdatabasesjabloon en voer een naam in voor uw database onder Bestandsnaam. (Als u geen sjabloon ziet die geschikt is voor u, gebruikt u het vak Onlinesjablonen zoeken .)

3. U kunt de standaardlocatie gebruiken die wordt weergegeven onder het vak Bestandsnaam of op het mappictogram klikken om er een te kiezen.

4. Klik op Maken.

Afhankelijk van de sjabloon moet u mogelijk een van de volgende handelingen uitvoeren om aan de slag te gaan:

• Als in Access een dialoogvenster Aanmelden wordt weergegeven met een lege lijst met gebruikers:

  1. Klik op Nieuwe gebruiker.

  2. Vul het formulier Gebruikersgegevens in.

  3. Klik op Opslaan en sluiten.

  4. Selecteer de gebruikersnaam die u zojuist hebt ingevoerd en klik vervolgens op Aanmelden.

• Als in Access een beveiligingswaarschuwing wordt weergegeven op de berichtenbalk en u de bron van de sjabloon vertrouwt, klikt u op Inhoud inschakelen. Als voor de database een aanmelding is vereist, meldt u zich opnieuw aan.

Zie Een Access-bureaubladdatabase maken op basis van een sjabloon voor meer informatie.

Een volledig nieuwe database maken

Als geen van de sjablonen aan uw behoeften voldoet, kunt u beginnen met een lege bureaubladdatabase.

1. Klik in Access op Nieuw > Lege bureaubladdatabase.

2. Typ een naam voor de database in het vak Bestandsnaam .

3. U kunt de standaardlocatie gebruiken die wordt weergegeven onder het vak Bestandsnaam of op het mappictogram klikken om er een te kiezen.

4. Klik op Maken.

Een tabel toevoegen

In een database worden uw gegevens opgeslagen in meerdere gerelateerde tabellen. Een tabel maken:

1. Wanneer u de database voor het eerst opent, ziet u een lege tabel in de gegevensbladweergave waarin u gegevens kunt toevoegen. Als u nog een tabel wilt toevoegen, klikt u op >tabel maken. U kunt beginnen met het invoeren van gegevens in het lege veld (cel) of gegevens uit een andere bron plakken, zoals een Excel-werkmap.

2. Als u de naam van een kolom (veld) wilt wijzigen, dubbelklikt u op de kolomkop en typt u de nieuwe naam.

   Tip: Betekenisvolle namen helpen u te weten wat elk veld bevat zonder de inhoud ervan te zien.

3. Klik op Bestand > Opslaan.

• Als u meer velden wilt toevoegen, typt u de kolom Klik om toe te voegen .

• Als u een kolom wilt verplaatsen, selecteert u deze door op de kolomkop te klikken en vervolgens naar de gewenste positie te slepen. U kunt ook aaneengesloten kolommen selecteren en ze allemaal naar een nieuwe locatie slepen.

Zie Inleiding tot tabellen voor meer informatie.

Gegevens kopiëren en plakken

U kunt gegevens uit een ander programma, zoals Excel of Word, kopiëren en plakken in een Access-tabel. Dit werkt het beste als de gegevens zijn onderverdeeld in kolommen. Als de gegevens zich in een tekstverwerkingsprogramma bevinden, zoals Word, gebruikt u tags om de kolommen te scheiden of te converteren naar een tabelindeling voordat u deze kopieert.

1. Als de gegevens moeten worden bewerkt, zoals het scheiden van volledige namen in voor- en achternamen, doet u dat eerst in het bronprogramma.

2. Open de bron en kopieer de gegevens (Ctrl + C).

3. Open de Access-tabel waaraan u de gegevens wilt toevoegen in de gegevensbladweergave en plak deze (Ctrl + V).

4. Dubbelklik op elke kolomkop en typ een betekenisvolle naam.

5. Klik op Bestand > Opslaan en geef de nieuwe tabel een naam.

   Opmerking: In Access wordt het gegevenstype van elk veld ingesteld op basis van de informatie die u in de eerste rij van elke kolom plakt. Zorg er dus voor dat de informatie in de volgende rijen overeenkomt met de eerste rij.

Gegevens importeren of een koppeling maken naar gegevens

U kunt gegevens importeren uit andere bronnen of u kunt vanuit Access een koppeling naar de gegevens maken zonder de informatie te verplaatsen van waar deze is opgeslagen. Koppelen kan een goede optie zijn als u meerdere gebruikers hebt die de gegevens bijwerken en u er zeker van wilt zijn dat u de nieuwste versie ziet of als u opslagruimte wilt besparen. U kunt kiezen of u voor de meeste indelingen een koppeling wilt maken naar of gegevens wilt importeren. Zie Gegevens importeren of koppelen aan gegevens in een andere Access-database voor meer informatie.

Het proces verschilt enigszins, afhankelijk van de gegevensbron, maar met deze instructies kunt u aan de slag:

1. Klik op het tabblad Externe gegevens in de groep & koppeling importeren op Nieuwe gegevensbron en selecteer vervolgens de gegevensindeling waaruit u wilt importeren of waarnaar u een koppeling wilt maken in de vermelde opties in het submenu.

   Opmerking: Als u de juiste indeling nog steeds niet kunt vinden, moet u de gegevens mogelijk eerst exporteren naar een bestandsindeling die door Access wordt ondersteund (zoals een tekstbestand met scheidingstekens ).

2. Volg de instructies in het dialoogvenster Externe gegevens ophalen .

Wanneer u een koppeling hebt, zijn sommige indelingen beschikbaar als alleen-lezen. Dit zijn de externe bronnen waaruit u gegevens kunt importeren of een koppeling kunt maken:

Zie Gegevens in een andere Access-database importeren of koppelen voor meer informatie.

Gegevens ordenen met Table Analyzer

U kunt de wizard Tabelanalyse gebruiken om redundante gegevens snel te identificeren. De wizard biedt vervolgens een eenvoudige manier om de gegevens in afzonderlijke tabellen in te delen. De oorspronkelijke tabel blijft behouden als back-up.

1. Open de Access-database die de tabel bevat die u wilt analyseren.

2. Klik op Hulpmiddelen voor databases > Tabel analyseren.

   De eerste twee pagina's van de wizard bevatten een korte zelfstudie met voorbeelden. Als u het selectievakje Introductiepagina's weergeven? ziet, schakelt u het selectievakje in en klikt u tweemaal op Vorige om de inleiding weer te geven. Als u de inleidende pagina's niet meer wilt zien, schakelt u Inleidende pagina's weergeven uit?

Zie Uw gegevens normaliseren met table analyzer voor meer informatie.

Naar boven

Volgende stappen

De rest van het ontwerpproces varieert afhankelijk van wat u wilt doen, maar u wilt waarschijnlijk query's, formulieren, rapporten en macro's maken. Deze artikelen kunnen u helpen bij het volgende:

• Kennismaking met tabellen

• Inleiding tot query's

• Een Access-formulier maken

• Inleiding tot rapporten in Access

• Uw gegevens beschermen met back-ups die u kunt terugzetten

Naar boven