Beschrijving van de invloed van diverse transacties op het bedrag 'Kosten van verkochte goederen' (COGS) in Accounting Professional en in Accounting Express

Inleiding

In dit artikel wordt beschreven hoe verschillende transacties van invloed zijn op het bedrag 'Kosten van verkochte goederen' (COGS) in Microsoft Office Accounting Professional en in Microsoft Office Accounting Express.

Meer informatie

Accounting Professional en Accounting Express gebruiken de kostenmethode first-in first-out (FIFO). Met deze kostenmethode wordt ervan uitgenomen dat de oudste kosten van een voorraaditem eerst worden gebruikt wanneer het item wordt verkocht. Zie het onderwerp Over voorraadwaardering in Microsoft Office Accounting Help voor meer informatie over de fifo-kostenmethode.

De standaardtransactiestroom

Neem het volgende scenario:

Op 1 januari 2006 ontvangt u 3 eenheden van item A. Elk item kost $ 5,00.
Op 5 januari 2006 ontvangt u nog twee eenheden van item A. Elk item kost $ 5,50.
Op 2 februari 2006 verkoopt u 2 eenheden van item A. Een transactie wordt voor $ 10,00 op het COGS-account geplaatst, omdat het systeem ervan uit gaat dat de items die u hebt verkocht, twee van de items zijn die u op 1 januari hebt ontvangen. Elk van deze items heeft een kosten van $ 5,00.
Op 5 februari 2006 verkoopt u 3 eenheden van item A. Een transactie wordt voor $ 16,00 op het COGS-account geplaatst, omdat het systeem ervan uit gaat dat de items die u hebt verkocht, een van de items hebben opgenomen die u op 1 januari hebt ontvangen en twee van de items die u op 5 januari hebt ontvangen. Een van deze items kost $ 5,00 en twee van deze items kosten $ 5,50 per stuk.

Uitzonderingen op de standaardtransactiestroom

In de volgende voorbeelden ziet u specifieke transacties die van invloed kunnen zijn op de bedragen in de COGS-account. In deze voorbeelden worden uitzonderingen op de standaardtransactiestroom be gegeven. In elk voorbeeld wordt het herberekeningsproces van het COGS-account beschreven. Een combinatie van deze transacties kan leiden tot een complexe berekening en een grote aanpassing van het COGS-account. Als u het effect op het COGS-account in de volgende voorbeelden wilt zien, bekijkt u het rapport 'Transactiedetails per account'. Gebruik een filterset om de ongeldige transacties weer te geven.

Voorbeeld 1: U verkoopt items zonder de items in voorraad te ontvangen

Als u items verkoopt zonder de items in voorraad te ontvangen, wordt de aankoopprijs van de itemrecord gebruikt om het COGS-bedrag te schatten. Het COGS-bedrag van alle vorige transacties wordt opnieuw berekend als de volgende voorwaarden waar zijn:

De aankoopprijs wordt gewijzigd.
Het item wordt opnieuw verkocht. U ontvangt het item echter niet in voorraad.

Neem het volgende scenario:

U maakt item A. Item A heeft een aankoopprijs van $ 10,00. Item A heeft een hoeveelheid bij de hand van 0 en een waarde van $ 0,00.
Op 1 januari 2006 verkoopt u 1 eenheid van item A. Een transactie wordt voor $ 10,00 op het COGS-account geplaatst.
U opent item A uit de lijst met items. Vervolgens wijzigt u de aankoopprijs van $ 10,00 in $ 20,00.
Op 5 januari 2006 verkoopt u 1 eenheid van item A. Een transactie wordt voor $ 30,00 op het COGS-account geplaatst.

Omdat de aankoopprijs in de itemrecord is gewijzigd voordat dit item in voorraad werd opgenomen, worden alle eerdere transacties opnieuw berekend met behulp van de nieuwe aankoopprijs. Daarom wordt voor de transactie vanaf 1 januari 2006 nu $ 20,00 gebruikt in plaats van $ 10,00. Bovendien worden voor de transactie vanaf 5 januari 2006 ook kosten van $ 20,00 gebruikt. Daarom moet het eindsaldo van het COGS-account nu $ 40,00 zijn. Omdat er al $ 10,00 is gepost voor de transactie vanaf 1 januari 2006, wordt op 5 januari 2006 een andere transactie voor $ 30,00 gepost, zodat het eindsaldo van $ 40,00 correct wordt weergegeven.

Voorbeeld 2: U kunt een verkoopdocument opslaan voordat u een aankoopdocument op te slaan

Als u een verkoopdocument opgeslagen voordat u een aankoopdocument opgeslagen, wordt de aankoopprijs van de itemrecord gebruikt wanneer het verkoopdocument wordt opgeslagen. Wanneer het item daadwerkelijk wordt gekocht, wordt daarom een aanpassing aangebracht aan de COGS-account als er kostenverschillen optreden.

Houd rekening met het volgende scenario:

U maakt item A. Item A heeft een aankoopprijs van $ 5,00. Item A heeft een hoeveelheid bij de hand van 0 en een waarde van $ 0,00.
Op 1 januari 2006 verkoopt u 1 eenheid van item A. Een transactie wordt voor $ 5,00 op het COGS-account geplaatst.
Op 1 maart 2006 ontvangt u 1 eenheid van item A met een kostenpost van $ 4,50. Een transactie wordt op 1 januari 2006 voor een negatief bedrag van $ 0,50 op het COGS-account geplaatst. Dit zorgt er nu voor dat het COGS-account een eindsaldo van $ 4,50 nauwkeurig weerspiegelt.

Voorbeeld 3: U vervalt facturen vanaf een vorige datum waarop documenten bestaan met een transactiedatum die later is dan de transactiedatum van de ongeldige facturen

Wanneer u een factuur vervalt, worden de items in die factuur teruggegeven aan de inventaris. De items worden geretourneerd naar de voorraad op de datum die wordt gebruikt in de ongeldige factuur. Wanneer het item wordt geretourneerd naar de voorraad, worden de kosten van goederen die aan die verkoop zijn gekoppeld, hersteld. Die kosten van goederen hebben de oudste datum. Deze kosten van goederen worden eerst gebruikt voor latere verkopen. De vermeldingen in het COGS-account voor latere verkopen van hetzelfde item worden opnieuw berekend als de volgende voorwaarden waar zijn:

U hebt meer van hetzelfde item verkocht nadat u de factuur hebt gemaakt.
U hebt meer van hetzelfde item verkocht voordat u de factuur ongeldig hebt gemaakt.

Daarom worden de kosten van de items op de ongeldige factuur gebruikt in de volgende opgenomen verkoop. Alle verkopen na de datum van de ongeldige factuur hebben nieuwe bedragen in de COGS-account.

Wanneer u een factuur ongeldig maakt, wordt in het programma een reeks transacties gemaakt om de oorspronkelijke verkoop te compenseren, zodat de herberekening kan plaatsvinden. Deze transacties omvatten de volgende:

Een transactie die de oorspronkelijke kosten van goederen verwijdert.
Een andere transactie die de kosten van de items op de ongeldige factuur weer toevoegt aan de inventaris.

Beide transacties hebben dezelfde datum als de ongeldige transactie. Daarom hebben het COGS-account en de voorraad de juiste eindsaldo's na de herinsluiting. Er is echter een grote een-tijdsaanpassing voor de herberekeningen van alle latere verkopen.

Houd rekening met het volgende scenario:

U maakt item A. Dit item heeft een hoeveelheid bij de hand van 0 en een waarde van $ 0,00.
Op 1 januari 2006 ontvangt u 1 eenheid van item A. Dit item kost $ 5,00.
Op 1 februari 2006 ontvangt u 1 eenheid van item A. Dit item kost $ 4,50.
Op 1 maart 2006 verkoopt u 1 eenheid van item A. Een transactie wordt voor $ 5,00 op het COGS-account geplaatst.
Op 5 maart 2006 verkoopt u 1 eenheid van item A. Er wordt een transactie geplaatst op het COGS-account voor $ 4,50.
U vervalt de factuur vanaf 1 maart 2006.

Als u in dit scenario de factuur vanaf 1 maart 2006 ongeldig maakt, wordt het item teruggegeven aan de voorraad. Aan het item worden de oorspronkelijke kosten toegewezen van goederen die op 1 januari 2006 zijn gebruikt. Dit betekent dat de factuur van 5 maart 2006 een COGS-bedrag van $ 5,00 zou hebben in plaats van een COGS-bedrag van $ 4,50. Een negatief bedrag van $ 4,50 wordt op 1 maart 2006 op het COGS-account geplaatst.

Dit proces is van invloed op alle opgeslagen facturen die item A bevatten, omdat er één grote aanpassing wordt gepost. Voor deze aanpassing wordt de datum van de ongeldige factuur gebruikt.

Voorbeeld 4: U maakt een voorraadcorrectietransactie

Wanneer u een voorraadaanpassingstransactie maakt in het venster Hoeveelheid aanpassen of in het venster Hoeveelheid en waarde aanpassen, moet u de nieuwe waarde invoeren in plaats van de waarde van de aanpassing die u wilt maken. Het verschil tussen de nieuwe waarde die u hebt ingevoerd en de waarde van het COGS-account op de opgegeven datum wordt gebruikt om het voorraadaanpassingsbedrag te bepalen.

Houd rekening met het volgende scenario:

U maakt item A. Item A heeft een hoeveelheid bij de hand van 10 en een waarde van $ 2.000,00 vanaf 1 januari 2006. Dit betekent dat elk item $ 200,00 kost.
Op 1 februari 2006 verkoopt u 5 eenheden van item A. Een transactie wordt voor $ 1.000 op het COGS-account geplaatst.
Op 5 februari 2006 verkoopt u 5 eenheden van item A. Een transactie wordt voor $ 1.000 op het COGS-account geplaatst.
U realiseert zich dat de waarde op 1 januari 2006 $ 1.500 had moeten zijn in plaats van $ 2.000. Als u deze aanpassing wilt maken, opent u het venster Voorraadhoeveelheid en waarde aanpassen. U stelt de datum in op 1 januari 2006. U voert een nieuwe hoeveelheid van 10 in en u voert een nieuwe waarde in van $ 1.500.

In dit scenario wordt op 1 januari 2006 een transactie geplaatst op het COGS-account voor een negatief bedrag van $ 500,00.

Als u het rapport Voorraadwaardering voor item A genereert, bevat het rapport de volgende informatie:

Op 1 januari 2006 is de oorspronkelijke transactie die wordt weergegeven voor $ 2.000.
Op 1 januari 2006 wordt een transactie voor een negatief bedrag van $ 500,00 weergegeven. Deze transactie voor een negatief bedrag weerspiegelt het verschil tussen de oorspronkelijke waarde van $ 2.000 en de nieuwe waarde van $ 1.500. Hierdoor worden de afzonderlijke itemkosten gewijzigd van $ 200 naar $ 150.
Op 1 februari 2006 wordt een transactie voor een negatief bedrag van $ 750,00 weergegeven. Deze transactie voor een negatief bedrag is een weerspiegeling van de 5 items die zijn verkocht en die elk $ 150,00 kosten.
Op 5 februari 2006 wordt een transactie voor een negatief bedrag van $ 750,00 weergegeven. Deze transactie voor een negatief bedrag is een weerspiegeling van de 5 items die zijn verkocht en die elk $ 150,00 kosten.

Voorbeeld 5: U wijzigt de items in een opgeslagen document

Wanneer u de items in een opgeslagen document wijzigt, lijkt het effect op de hoeveelheid COGS op voorbeeld 3. Wanneer u de items in een opgeslagen document wijzigt, worden de kosten van verwijderde items hersteld op basis van de datum van het bewerkte document. Het COGS-bedrag wordt opnieuw berekend voor documenten die zijn gemaakt na de datum van het bewerkte document.

Houd rekening met het volgende scenario:

Op 1 januari 2006 koopt u 1 eenheid van item A. Dit item kost $ 5,00.
Op 5 januari 2006 verkoopt u 1 eenheid van item A. Een transactie wordt voor $ 5,00 op het COGS-account geplaatst.
Op 1 februari 2006 koopt u 1 eenheid van item A. Dit item kost $ 6,00.
Op 5 februari 2006 verkoopt u 1 eenheid van item A. Een transactie wordt voor $ 6,00 op het COGS-account geplaatst.
U bewerkt de factuur vanaf 5 februari 2006. U vervangt item A door item B.

In dit scenario wordt op 5 januari 2006 een transactie voor $ 6,00 op het COGS-account geplaatst. Deze datum is de datum van de bewerkte factuur. Daarom heeft de factuur die is gemaakt op 5 februari 2006 een kostenpost van $ 5,00 gebruikt in plaats van $ 6,00.

Voorbeeld 6: De maateenheid die u hebt gebruikt om een item te kopen, verschilt van de maateenheid die u hebt gebruikt om het item te verkopen.

Wanneer u een item koopt bij een leverancier, scheidt u het item soms in kleinere eenheden om als afzonderlijke items te verkopen. Als het COGS-bedrag nauwkeurig is, raden we u aan dezelfde maateenheid te gebruiken wanneer u de items koopt en wanneer u de items verkoopt.

Houd rekening met het volgende scenario:

U maakt item A. Dit item heeft een aankoopprijs van $ 10,00, een hoeveelheid bij de hand van 0 en een waarde van $ 0,00.
Op 1 januari 2006 koopt u 5 eenheden van item A. Dit item kost $ 10,00 per stuk. U voegt een memo toe aan de factuur die aangeeft dat er 5 bushels zijn. Elke bushel bevat 20 oren van graan.
Op 5 januari 2006 verkoopt u 10 eenheden van item A. U voegt een notitie toe in het veld factuurbeschrijving dat deze verkoop is voor 10 oren met graan.

In dit scenario wordt een transactie voor $ 100,00 op het COGS-account geplaatst. Deze transactie is een weerspiegeling van de tien items die zijn verkocht en die elk $ 10,00 kosten. Dit bedrag moet echter echt $ 5,00 zijn. Daarom wordt het bedrag in de COGS-account overgewaardeeerd met $ 95,00.

Als u het rapport Voorraadwaardering genereert, wordt in het rapport bovendien een voorraadhoeveelheid van -5 en een negatieve waarde van $ 50,00 voor item A weergegeven. Er zijn echter nog 90 oren met graan over om te verkopen. Als u de items in stappen van 10 oren van graan blijft verkopen, treden de volgende problemen op:

Nadat alle oren van graan zijn verkocht, wordt in het rapport Voorraadwaardering een voorraadhoeveelheid van -95 weergegeven.
De voorraad heeft een negatieve waarde van $ 950,00.

Voorbeeld 7: U wijzigt het COGS-account dat is gekoppeld aan een item

Wanneer een COGS-account dat is gekoppeld aan een item wordt gewijzigd, worden eerdere transacties niet beïnvloed. Het nieuwe COGS-account wordt gebruikt voor nieuwe documenten die dit item bevatten.

Voorbeeld 8: Een factuur van een leverancier wordt bewerkt wanneer er al een factuur bestaat voor een of meer items die op de factuur zijn opgenomen

Wanneer de factuur van de leverancier wordt bewerkt, wordt deze ongeldig gemaakt en wordt er een nieuwe factuur gemaakt. Wanneer de bewerking is opgeslagen, wordt de factuur niet meer gekoppeld aan de items op de factuur. Het COGS-bedrag van alle vorige transacties wordt vervolgens herberekend.