Gebruik de access-projectbeheerdatabase om projecten en de bijbehorende taken en werknemers te beheren. U kunt ook projectgegevens zoeken en filteren, algemene taken invoeren en gegevens verzenden of ontvangen via e-mailberichten.
Opmerking: De sjabloon projectbeheerdatabase is de afgelopen jaren bijgewerkt. Deze instructies verwijzen naar de meest recente versie van de sjabloon die kan worden gedownload. Als de onderstaande stappen niet overeenkomen met wat u ziet, gebruikt u waarschijnlijk een oudere versie van de sjabloon.
De database gebruiken
In dit artikel behandelen we de basisstappen voor het gebruik van de sjabloon Voor de bureaubladdatabase van Projects.
De database voorbereiden voor gebruik
Gebruik de volgende procedure om ervoor te zorgen dat alle database-inhoud is ingeschakeld:
-
Als u wilt controleren of alle database-inhoud is ingeschakeld, klikt u op de berichtenbalk op Deze inhoud inschakelen.
Zie het artikel Bepalen of u een database vertrouwt voor meer informatie over het inschakelen van database-inhoud.
Werknemers toevoegen
Als u de databasesjabloon Projecten wilt gaan gebruiken, moet u eerst werknemers toevoegen, zodat u iemand hebt om projecten en taken aan toe te wijzen. Gebruik deze procedure om handmatig werknemers toe te voegen of zie de volgende sectie om werknemers toe te voegen vanuit uw Outlook-contactpersonen.
-
Klik in het formulier Projectlijst op Lijst met werknemers.
-
Vul in het formulier Werknemerslijst de gegevens van elke werknemer in.
-
Als u gedetailleerdere informatie over een werknemer wilt invoeren, dubbelklikt u op de naam van de werknemer in het formulier Werknemerslijst en voert u de gegevens in het formulier Werknemersgegevens in .
-
Klik op Sluiten om terug te keren naar het formulier Projectlijst .
Contactpersonen toevoegen vanuit Microsoft Outlook
Als u Microsoft Outlook gebruikt, kunt u werknemers uit dat programma toevoegen zonder dat u de gegevens opnieuw hoeft te typen.
-
Klik in het formulier Projectlijst op Lijst met werknemers.
-
Klik in het formulier Werknemerslijst op Toevoegen uit Outlook.
-
Selecteer in het dialoogvenster Namen selecteren om toe te voegen de namen die u aan de database wilt toevoegen.
-
Klik op Toevoegen en klik op OK.
Een nieuw project toevoegen
-
Klik in het formulier Projectlijst op Nieuw project.
-
Vul in het formulier Projectdetails de details van het project in en klik vervolgens op Sluiten.
Een bestaand project bewerken
-
Dubbelklik in het formulier Projectlijst op het project dat u wilt bewerken.
-
Voeg in het formulier Projectdetails de details van het project toe of bewerk deze.
Een taak toevoegen
-
Klik in het formulier Projectdetails op Taak toevoegen.
-
Vul in het formulier Taakdetails de details van de taak in en klik vervolgens op Sluiten.
Het nieuwe project wordt weergegeven in de lijst Projecttaken op het formulier Projectdetails .
Een taak bewerken
-
Klik in het formulier Projectdetails op het tabblad Projecttaken .
-
Dubbelklik op de taak die u wilt bewerken.
-
Bewerk in het formulier Taakdetails de details van de taak en klik vervolgens op Sluiten.
Een algemene taak toevoegen
Algemene taken zijn taken die vaak worden gebruikt in veel verschillende projecten, zoals budgettering of training. Nadat u een algemene taak hebt ingevoerd, kan deze worden toegevoegd aan elk project in de Project-database zonder dat u de taakdetails opnieuw hoeft in te voeren.
-
Klik in het formulier Projectdetails op Algemene taken.
-
Schakel het selectievakje in naast elke algemene taak die u aan het project wilt toevoegen. Voeg nieuwe algemene taken toe aan het einde van de lijst.
-
Klik op Sluiten om terug te keren naar het formulier Projectdetails .
-
De projectlijst filteren
In het formulier Projectenlijst kunt u de lijst met projecten filteren en uw favoriete filters opslaan voor toekomstig gebruik.
-
Pas filters toe door met de rechtermuisknop op het formulier te klikken en de gewenste filters te selecteren.
-
Klik op Filter opslaan.
-
Voer in het formulier Filterdetails een filternaam en beschrijving in en klik vervolgens op Sluiten.
-
Gebruik het vak Favorieten filteren om een opgeslagen filter toe te passen of klik op (Filter wissen) om het filter te verwijderen.
Project- of werknemersgegevens weergeven
Met het formulier Projectdetails en de formulieren Werknemersdetails kunt u meer informatie over een project of werknemer weergeven en invoeren. Het formulier Projectdetails of het formulier Werknemersgegevens weergeven:
-
Dubbelklik in het formulier Projectlijst of het formulier Werknemerslijst op het item dat u wilt zien.
Bijlagen toevoegen
Op het formulier Projectdetails , het formulier Taakdetails en het formulier Werknemersdetails kunt u afbeeldingen en andere bijlagen toevoegen.
-
Dubbelklik in een detailformulier op het veld Bijlagen (dubbelklik op het formulier Werknemersdetails op het afbeeldingspictogram).
-
Klik in het dialoogvenster Bijlagen op Toevoegen.
-
Blader in het dialoogvenster Bestand kiezen naar de map met het bestand.
-
Selecteer het bestand dat u wilt toevoegen en klik op Openen.
-
Klik in het dialoogvenster Bijlagen op OK.
Opmerking: U kunt meerdere bestanden bijvoegen voor elk item, inclusief verschillende bestandstypen, zoals documenten of spreadsheets.
Rapporten weergeven
De database Projecten bevat verschillende rapporten, waaronder Open Projecten, Taakdetails, Adresboek van werknemers en meer. Een rapport weergeven:
-
Selecteer in het formulier Projectlijst het rapport dat u wilt weergeven in de lijst Rapporten .
Een rapport afdrukken:
-
Klik op Bestand > Afdrukken.
U kunt uw eigen aangepaste rapporten maken. Zie het artikel Een eenvoudig rapport maken voor meer informatie.
