Gebruik de sjabloon Access-contactpersonendatabase om namen, adressen, telefoonnummers en andere informatie bij te houden. Met deze nieuwe versie van een populaire Access-sjabloon kunt u ook elke contactpersoon categoriseren, e-mailberichten verzenden en adressenoverzichten maken.
Wilt u een video watch over het gebruik van deze sjabloon? Zie dit artikel , De databasesjabloon contactpersonen gebruiken.
Opmerking: De databasesjabloon Contactpersonen is de afgelopen jaren bijgewerkt. Deze instructies verwijzen naar de meest recente versie van de sjabloon die kan worden gedownload. Als de onderstaande stappen niet overeenkomen met wat u ziet, gebruikt u waarschijnlijk een oudere versie van de sjabloon.
Aan de slag
In dit artikel behandelen we de basisstappen voor het gebruik van de sjabloon Contactpersonendatabase.
De database voorbereiden voor gebruik
-
Wanneer u de database voor het eerst opent, wordt het welkomstformulier weergegeven. Als u wilt voorkomen dat dit formulier wordt weergegeven wanneer u de database de volgende keer opent, schakelt u het selectievakje Welkom weergeven wanneer deze database wordt geopend uit.
Sluit het welkomstformulier om de database te gaan gebruiken.
-
Als u wilt controleren of alle database-inhoud is ingeschakeld, klikt u op de berichtenbalk op Deze inhoud inschakelen.
Zie het artikel Bepalen of u een database vertrouwt voor meer informatie over het inschakelen van database-inhoud.
Contactpersonen toevoegen vanuit Microsoft Outlook
Als u Microsoft Outlook gebruikt, kunt u contactpersonen uit dat programma toevoegen zonder dat u de gegevens opnieuw hoeft te typen.
-
Klik in het formulier Lijst met contactpersonen op Toevoegen vanuit Outlook.
-
Selecteer in het dialoogvenster Namen selecteren om toe te voegen de namen die u aan de database wilt toevoegen.
-
Klik op Toevoegen en klik op OK.
Zoeken naar een contactpersoon
Met het vak Snel zoeken kunt u snel een contactpersoon vinden in het formulier Lijst met contactpersonen .
-
Typ in het formulier Lijst met contactpersonen in het vak Snel zoeken de tekst waarnaar u wilt zoeken en druk op Enter.
Access filtert de lijst om alleen de records weer te geven die de tekst bevatten waarnaar u hebt gezocht. Klik op De huidige zoekopdracht wissen om terug te keren naar de volledige lijst. (Het is de X in het zoekvak.)
Kolommen weergeven of verbergen
In het formulier Lijst met contactpersonen zijn sommige velden (kolommen) standaard verborgen. Wijzigen welke velden worden weergegeven:
-
Klik op Velden weergeven/verbergen.
-
Schakel in het dialoogvenster Kolommen zichtbaar maken het selectievakje in naast elke kolom die u wilt weergeven. Schakel het selectievakje uit om de kolom te verbergen.
Contactgegevens weergeven
In het formulier Contactgegevens kunt u meer informatie over elke contactpersoon bekijken en invoeren. Het formulier Contactgegevens weergeven:
-
Klik in het formulier Lijst met contactpersonen op Openen naast de contactpersoon die u wilt zien.
Een afbeelding toevoegen
In het formulier Contactgegevens kunt u een afbeelding voor de contactpersoon toevoegen.
-
Klik onder het afbeeldingsframe op Afbeelding bewerken.
-
Klik in het dialoogvenster Bijlagen op Toevoegen.
-
Blader in het dialoogvenster Bestand kiezen naar de map met het bestand.
-
Selecteer het bestand dat u wilt toevoegen en klik op Openen.
-
Klik in het dialoogvenster Bijlagen op OK.
Opmerking: U kunt meerdere bestanden toevoegen aan elke contactpersoon, inclusief verschillende bestandstypen, zoals documenten of spreadsheets.
Een kaart van het adres van een contactpersoon weergeven
Als u in het formulier Contactgegevens een adres voor de contactpersoon hebt ingevoerd, kunt u een kaart van die locatie weergeven:
-
Klik op Klik om toe te wijzen.
Rapporten weergeven
De database contactpersonen bevat twee rapporten: Directory en Telefoonboek. Een rapport weergeven:
-
Dubbelklik in het navigatiedeelvenster onder Rapporten op het rapport dat u wilt weergeven.
U kunt uw eigen aangepaste rapporten maken. Zie het artikel Creatie een eenvoudig rapport voor meer informatie.
De database Contactpersonen wijzigen
U kunt de database contactpersonen aanpassen door een nieuw veld toe te voegen aan de tabel Contactpersonen en dat veld vervolgens toe te voegen aan het formulier Lijst met contactpersonen en het formulier Contactgegevens .
Een veld toevoegen aan de tabel Contactpersonen
-
Sluit alle geopende tabbladen.
-
Dubbelklik in het navigatiedeelvenster op de tabel Contactpersonen .
-
Schuif naar rechts totdat u de kolom Nieuw veld toevoegen ziet. Dubbelklik op de kolomkop en typ de veldnaam.
De eerste keer dat u gegevens invoert in de kolom, wordt het gegevenstype voor u ingesteld.
Een veld toevoegen aan een formulier
Zodra een veld is toegevoegd aan een tabel, kunt u het veld toevoegen aan een formulier.
-
Klik met de rechtermuisknop op het formulier in het navigatiedeelvenster en klik vervolgens op Indelingsweergave.
-
Klik op het tabblad Ontwerp in de groep Hulpmiddelen op Bestaande velden toevoegen.
-
Sleep het gewenste veld van de lijst met velden naar het formulier.
