Gebruik de sjabloon Access Task Management Database om een groep werkitems bij te houden die u of uw team moet voltooien. U kunt ook taakdetails zoeken en filteren, kolommen weergeven of verbergen, e-mailberichten verzenden en adressen van taakeigenaren toewijzen.
Wilt u een video watch over het gebruik van deze sjabloon? Zie dit artikel De sjabloon Taakbeheerdatabase gebruiken.
Opmerking: De databasesjabloon Taakbeheer is de afgelopen jaren bijgewerkt. Deze instructies verwijzen naar de meest recente versie van de sjabloon die kan worden gedownload. Als de onderstaande stappen niet overeenkomen met wat u ziet, gebruikt u waarschijnlijk een oudere versie van de sjabloon.
De database gebruiken
In dit artikel behandelen we de basisstappen voor het gebruik van de sjabloon Taakbeheerdatabase.
De database voorbereiden voor gebruik
-
Wanneer u de database voor het eerst opent, wordt het welkomstformulier weergegeven. Als u wilt voorkomen dat dit formulier wordt weergegeven wanneer u de database de volgende keer opent, schakelt u het selectievakje Welkom weergeven wanneer deze database wordt geopend uit.
Sluit het welkomstformulier om de database te gaan gebruiken.
-
Als u wilt controleren of alle database-inhoud is ingeschakeld, klikt u op de berichtenbalk op Deze inhoud inschakelen.
Zie het artikel Bepalen of u een database vertrouwt voor meer informatie over het inschakelen van database-inhoud.
Een taak of contactpersoon zoeken
Met het vak Snel zoeken kunt u snel een taak vinden in het formulier Takenlijst of een contactpersoon in het formulier Lijst met contactpersonen .
-
Typ de tekst waarnaar u wilt zoeken in het vak Snel zoeken en druk op Enter.
Access filtert de lijst om alleen de records weer te geven die de tekst bevatten waarnaar u hebt gezocht. Klik op De huidige zoekopdracht wissen om terug te keren naar de volledige lijst. (Het is de X in het zoekvak.)
De takenlijst filteren
In het formulier Takenlijst kunt u de lijst met taken filteren en uw favoriete filters opslaan voor toekomstig gebruik.
-
Pas filters toe door met de rechtermuisknop op het formulier te klikken en de gewenste filters te selecteren.
-
Klik op Filter opslaan.
-
Voer in het formulier Filterdetails een filternaam en beschrijving in en klik vervolgens op Sluiten.
-
Gebruik het vak Favorieten filteren om een opgeslagen filter toe te passen of klik op (Filter wissen) om het filter te verwijderen.
Kolommen weergeven of verbergen
In het formulier Takenlijst en het formulier Lijst met contactpersonen zijn sommige velden (kolommen) standaard verborgen. Wijzigen welke velden worden weergegeven:
-
Klik op Velden weergeven/verbergen.
-
Selecteer in het dialoogvenster Kolommen zichtbaar maken de optie selectievakje naast elke kolom die u wilt weergeven. Schakel het selectievakje uit om de kolom te verbergen.
Taak- of contactgegevens weergeven
In het formulier Taakdetails en het formulier Contactgegevens kunt u meer informatie over een item bekijken en invoeren. Het formulier Taakdetails of het formulier Contactgegevens weergeven:
-
Klik in het formulier Taakdetails of het formulier Contactgegevens op Openen naast het item dat u wilt zien.
Bijlagen toevoegen
Op het formulier Taakdetails en het formulier Contactgegevens kunt u afbeeldingen en andere bijlagen toevoegen.
-
Klik onder het afbeeldingsframe op het formulier Taakdetails op Bijlagen toevoegen of verwijderen.
Klik onder het afbeeldingskader op het formulier Contactgegevens op Afbeelding bewerken.
-
Klik in het dialoogvenster Bijlagen op Toevoegen.
-
Blader in het dialoogvenster Bestand kiezen naar de map met het bestand.
-
Selecteer het bestand dat u wilt toevoegen en klik op Openen.
-
Klik in het dialoogvenster Bijlagen op OK.
Opmerking: U kunt meerdere bestanden bijvoegen voor elk item, inclusief verschillende bestandstypen, zoals documenten of spreadsheets.
Contactpersonen toevoegen vanuit Microsoft Outlook
Als u Microsoft Outlook gebruikt, kunt u eigenaren van contactpersonen of taken uit dat programma toevoegen zonder dat u de gegevens opnieuw hoeft te typen.
-
Klik in het formulier Lijst met contactpersonen op Toevoegen vanuit Outlook.
-
Selecteer in het dialoogvenster Namen selecteren om toe te voegen de namen die u aan de database wilt toevoegen.
-
Klik op Toevoegen en klik op OK.
Een kaart van het adres van een contactpersoon weergeven
Als u in het formulier Contactgegevens een adres voor de contactpersoon hebt ingevoerd, kunt u een kaart van die locatie weergeven:
-
Klik op Klik om toe te wijzen.
Rapporten weergeven
De takendatabase bevat verschillende rapporten, waaronder Actieve taken, Taakgegevens, Adresboek van contactpersonen en meer. Een rapport weergeven:
-
Dubbelklik in het navigatiedeelvenster onder Rapporten op het rapport dat u wilt weergeven.
U kunt uw eigen aangepaste rapporten maken. Zie het artikel Een eenvoudig rapport maken voor meer informatie.
De sjabloon Takenbeheerdatabase wijzigen
Pas de takendatabase aan door een nieuw veld toe te voegen aan de tabel Taken en dat veld vervolgens toe te voegen aan het formulier Takenlijst , het formulier Taakdetails en het rapport Taakdetails .
Een veld toevoegen aan de tabel Taken
-
Sluit alle geopende tabbladen.
-
Dubbelklik in het navigatiedeelvenster op de tabel Taken .
-
Schuif naar rechts totdat u de kolom Nieuw veld toevoegen ziet. Dubbelklik op de kolomkop en typ de veldnaam.
De eerste keer dat u gegevens invoert in de kolom, wordt het gegevenstype voor u ingesteld.
Velden toevoegen aan formulieren of rapporten
Zodra een veld is toegevoegd aan een tabel, kunt u het toevoegen aan een formulier of rapport.
-
Klik met de rechtermuisknop op het formulier of rapport in het navigatiedeelvenster en klik vervolgens op Indelingsweergave.
-
Klik op het tabblad Opmaak in de groep Besturingselementen op Bestaande velden toevoegen.
-
Sleep het gewenste veld van de lijst met velden naar het formulier of rapport.
