Gebruik het dialoogvenster Gegevens verzamelen met behulp van e-mailopties om de opties weer te geven en te wijzigen die bepalen hoe Access antwoorden op een e-mailbericht voor gegevensverzameling verwerkt. De instellingen zijn van toepassing op alle toekomstige antwoorden op het e-mailbericht dat momenteel is geselecteerd of wordt gegenereerd.
Houd er rekening mee dat de wijzigingen die u aanbrengt in deze instellingen, geen invloed hebben op de antwoorden die al in uw Outlook-postvak staan.
Het dialoogvenster weergeven
-
Open de database met het bericht waarvoor u de opties wilt wijzigen.
-
Klik op het tabblad Externe gegevens in de groep Gegevens verzamelen op Antwoorden beheren.
-
Selecteer in het dialoogvenster Berichten voor gegevensverzameling beheren het bericht waarvoor u de instellingen wilt wijzigen en klik vervolgens op Berichtopties.
Instellingen voor importeren
Antwoorden automatisch verwerken en gegevens toevoegen aan de database
Met deze optie kunnen Access antwoorden verwerken zodra ze uw Microsoft Office Outlook 2007 of Microsoft Outlook 2010 Postvak IN bereiken. Access 2007/2010 en Outlook 2007/2010 werken samen om de formulierinhoud van elk van de antwoorden te exporteren naar de doeltabellen in Access. Als dit selectievakje niet is ingeschakeld, moet u de antwoorden handmatig verwerken.
Meer informatie over automatische en handmatige verwerking van antwoorden
Antwoorden worden automatisch geëxporteerd vanuit Outlook naar Access als aan de volgende voorwaarden wordt voldaan op het moment dat de antwoorden uw Outlook-postvak bereiken:
-
Outlook 2007 of Outlook 2010 Outlook 2007 of Outlook 2010 moet op uw computer zijn geïnstalleerd. Als het programma niet wordt uitgevoerd wanneer er een antwoord binnenkomt, wordt de verwerking gestart wanneer u Outlook de volgende keer start.
-
Access 2007 of Access 2010 Access 2007 of Access 2010 moet op uw computer zijn geïnstalleerd.
-
database De database mag niet met een wachtwoord zijn beveiligd en mag niet in de exclusieve modus zijn geopend. De naam of locatie van de database mag niet zijn gewijzigd sinds u het e-mailbericht hebt verzonden.
-
Tabel en query's De namen van de tabellen of query's die u hebt opgegeven en de eigenschappen van de onderliggende velden mogen niet zijn gewijzigd sinds u het e-mailbericht hebt verzonden. Als u bijvoorbeeld het gegevenstype van een veld wijzigt van Getal in AutoNummering nadat u het bericht hebt verzonden, mislukt de export.
-
Machtigingen U moet over de vereiste machtigingen beschikken om de inhoud van de onderliggende tabellen en query's toe te voegen of bij te werken.
Als niet aan een of meer voorwaarden wordt voldaan, mislukt de automatische verwerking. Los de problemen op en exporteer vervolgens handmatig de antwoorden die zijn mislukt. Alle antwoorden die uw postvak bereiken nadat u de problemen hebt opgelost, worden automatisch verwerkt.
Handmatige verwerking Als u wilt bepalen welke antwoorden worden verwerkt en wanneer ze worden verwerkt, kiest u handmatige verwerking. In dit geval bereiken de antwoorden uw Postvak IN van Outlook, maar ze worden pas geëxporteerd naar de database als u elk antwoord handmatig selecteert en met de rechtermuisknop klikt in Outlook en vervolgens op Gegevens exporteren naar Microsoft Office Access voor elk antwoord klikt.
Mogelijk moet u ook eventuele antwoorden die niet automatisch worden verwerkt, handmatig verwerken. Nadat u het probleem hebt opgelost dat de fout heeft veroorzaakt, moet u alle antwoorden handmatig exporteren.
Voordat u een exportbewerking start, moet u rekening houden met de volgende overwegingen:
-
Access 2007 of Access 2010 Access 2007 of Access 2010 moet op uw computer zijn geïnstalleerd.
-
database Als de database is beveiligd met een wachtwoord, wordt u gevraagd het wachtwoord in te voeren wanneer u de exportbewerking start. Bovendien mag de database niet in de exclusieve modus zijn geopend en kan de naam en de locatie van de database niet zijn gewijzigd sinds u het e-mailbericht hebt verzonden.
-
Tabellen en query's De namen van de tabellen en query's die u hebt opgegeven, noch de eigenschappen van de onderliggende velden kunnen zijn gewijzigd sinds u het e-mailbericht hebt verzonden.
-
Machtigingen U moet over de vereiste machtigingen beschikken om de inhoud van de onderliggende tabellen en query's toe te voegen of bij te werken.
Antwoorden verwijderen van personen aan wie u het bericht niet hebt verzonden
Met deze optie kunnen alleen antwoorden die door de oorspronkelijke geadresseerden van uw bericht worden verzonden, automatisch worden verwerkt. Antwoorden van andere geadresseerden worden opgeslagen in de doelmap in Outlook, maar ze worden niet automatisch verwerkt. Als u wilt, kunt u deze antwoorden handmatig verwerken.
Meerdere antwoorden van elke geadresseerde accepteren
Met deze optie kunnen geadresseerden meerdere antwoorden op hetzelfde e-mailbericht verzenden. Als u deze optie selecteert, kan elke geadresseerde het bericht meerdere keren beantwoorden en wordt elk antwoord automatisch verwerkt. Als u deze optie niet selecteert, kan elke geadresseerde nog steeds meerdere antwoorden verzenden, maar wordt alleen het eerste antwoord van elke geadresseerde automatisch verwerkt. Eventuele volgende antwoorden van die geadresseerde worden opgeslagen in de doelmap in Outlook en vervolgens kunt u ze handmatig verwerken of verwijderen.
Opmerking: Met deze instelling bepaalt u alleen het aantal antwoorden en niet het aantal records binnen één antwoord dat wordt verwerkt. Met andere woorden, als u een InfoPath 2007- of InfoPath 2010-formulier verzendt, kan een geadresseerde u meerdere records in één antwoord sturen. Alle records in het antwoord worden automatisch verwerkt, omdat de records allemaal zijn opgenomen in een formulier in één bericht.
Meerdere rijen per antwoord toestaan
Wanneer u een InfoPath-formulier gebruikt om gegevens te verzenden, kan een geadresseerde meer records toevoegen door onder aan het e-mailbericht op Een rij invoegen te klikken. Als u slechts één record per antwoord wilt verwerken, schakelt u dit selectievakje uit.
Alleen updates van bestaande gegevens toestaan
Wanneer u een InfoPath-formulier gebruikt om gegevens bij te werken, kan een geadresseerde u nieuwe records sturen, naast updates voor bestaande records. Schakel dit selectievakje in om te voorkomen dat de geadresseerde nieuwe records toevoegt met behulp van het InfoPath-formulier.
Instellingen voor automatische verwerking
Aantal antwoorden dat moet worden verwerkt
Typ het totale aantal antwoorden (van alle geadresseerden) dat u automatisch wilt verwerken. Als u wilt dat alle antwoorden automatisch worden verwerkt, voert u een grote waarde in het tekstvak in. Antwoorden die worden ontvangen nadat de opgegeven waarde is bereikt, worden opgeslagen in de doelmap, maar worden niet automatisch verwerkt.
Datum en tijd om te stoppen
Geef een datum en tijd op waarop de automatische verwerking van antwoorden voor dit e-mailbericht moet stoppen. Antwoorden die na deze datum en tijd worden ontvangen, worden opgeslagen in de doelmap in Outlook, maar worden niet automatisch verwerkt.
