Een gedeeld postvak is één gedeeld e-mailadres, zoals support@yourcompany.com dat wordt gebruikt door meerdere leden van een team of bedrijf om e-mailberichten te verzenden en te ontvangen vanuit een centraal Postvak IN die uw werknemers kunnen openen en erop kunnen reageren. Wanneer werknemers reageren op een gedeeld e-mailaccount, wordt dit weergegeven als verzonden vanaf het gedeelde e-mailadres, niet hun zakelijke e-mailadres. Gedeelde postvakken maken geen gebruik van een gebruikersaccount of M365-licentie, dus veel kleine bedrijven gebruiken een gedeelde e-mail om e-mailruimte te besparen. U krijgt ook een gedeelde agenda om iedereen op dezelfde pagina te houden.
Wat zal ik leren?
-
Een gedeeld postvak maken
-
Het gedeelde Postvak IN en de agenda toevoegen in Outlook
Wat heb ik nodig?
-
10 minuten
-
Toegang tot de Microsoft 365-beheercentrum
-
Outlook voor Windows
-
Meld u aan bij admin.microsoft.com. Alleen de beheerder van het bedrijf of een werknemer die beheerdersmachtigingen heeft gekregen, kan zich aanmelden.
-
Selecteer Teams & groepen > Gedeelde postvakken.
-
Selecteer Een gedeeld postvak toevoegen.
-
Typ de naam van het gedeelde postvak en wat u wilt dat het e-mailadres is. Als u meerdere domeinen hebt, kunt u de domeinen kiezen die u wilt gebruiken. Selecteer vervolgens Wijzigingen opslaan.
-
Nadat het gedeelde postvak is gemaakt, selecteert u Leden toevoegen aan uw gedeelde postvak om werknemers toegang te geven tot het postvak.
-
Selecteer Leden toevoegen en selecteer de werknemers die u wilt toevoegen in de lijst. U kunt desgewenst ook naar een lid zoeken. Selecteer vervolgens Toevoegen.
-
Sluit het deelvenster Leden van gedeeld postvak af en selecteer de naam van het postvak dat is gemaakt. Hier kunt u dingen doen zoals:
-
De postvakgegevens bewerken
-
Meer leden toevoegen
-
Een automatisch antwoord maken vanuit het postvak
-
Postvakmachtigingen beheren voor elk van de leden
Tip: Voor gedeelde postvakken is meestal geen licentie vereist en sommige kleine bedrijven gebruiken gedeelde postvakken om e-mailruimte te besparen. Als aan uw gedeelde postvak een licentie is gekoppeld, kunt u de licentie retourneren, zodat u niet betaalt voor een licentie die u niet nodig hebt. Zie Licentie verwijderen uit gedeeld postvak voor meer informatie.
Nadat u het gedeelde postvak hebt gemaakt, is het heel eenvoudig voor iedereen die u hebt toegevoegd als lid van het gedeelde postvak om het Postvak IN en de agenda toe te voegen aan Outlook.
-
Ga naar Outlook. Als deze al is geopend, sluit u de app en wacht u even. Open vervolgens de app. Wanneer de app wordt gestart, wordt het gedeelde Postvak IN geladen onder uw primaire account.
-
Selecteer het gedeelde Postvak IN om e-mailberichten te zien die in dat postvak zijn bezorgd. U kunt rechtstreeks vanaf dat e-mailadres op e-mailberichten reageren, zodat iedereen van uw bedrijf kan reageren zonder dat wordt weergegeven wie er daadwerkelijk reageert.
-
Selecteer Agenda en selecteer vervolgens de gedeelde agenda onder Mijn agenda's.
-
Wanneer u afspraken invoert, zijn deze zichtbaar voor alle gebruikers die lid zijn van het gedeelde postvak.
-
Een lid van het gedeelde postvak kan afspraken in de agenda aanmaken, weergeven en beheren, net zoals ze dat doen voor persoonlijke afspraken. Iedereen die lid is van het gedeelde postvak kan de wijzigingen zien aan de gedeelde agenda.
Tip: U kunt uw agenda en de gedeelde agenda naast elkaar bekijken, of als ze beide zijn geselecteerd, kiest u Weergeven in de overlaymodus om de gebeurtenissen allemaal samen te bekijken.
