Het beheren van een drukke agenda kan overweldigend zijn, met name wanneer binnenkomende nieuwe gebeurtenissen een conflict veroorzaken met bestaande. Om u te helpen georganiseerd te blijven, kan Copilot persoonlijke afspraken en 1:1s (vergaderingen met u en een andere persoon) opnieuw plannen wanneer er conflicten optreden, waardoor u minder handmatig hoeft te doen om uw planning soepel te laten verlopen.
U hebt de controle
U bepaalt welke datums en tijden acceptabel zijn als Copilot opnieuw moet worden gepland en u kunt op elk gewenst moment in het deelvenster met Outlook-meldingen controleren wat Copilot opnieuw heeft gepland. Email meldingen komen binnenkort ook beschikbaar om u op de hoogte te houden. En zoals altijd kunt u de datum en tijd voor uw gebeurtenissen wijzigen vanuit uw agenda wanneer u maar wilt.
Schakel de optie Automatisch opnieuw plannen met Copilot in
U kunt copilot automatisch gebeurtenissen of series laten plannen wanneer u de nieuwe Outlook voor Windows, webversie van Outlook of de Microsoft 365-Calendar in Microsoft Teams gebruikt.
-
Maak een nieuwe gebeurtenis of reeks of open een bestaande gebeurtenis of reeks.
-
Schakel Copilot in als er conflicten optreden, deze gebeurtenis opnieuw plannen.
-
Selecteer uw aanvaardbare dagen en tijden om de beste alternatieven te vinden als Copilot opnieuw moet plannen voor u (deze stap is optioneel, maar u krijgt betere resultaten als u dagen en tijden kiest).
Een paar dingen die u moet weten over automatisch opnieuw plannen en reeksen
Als u een nieuwe reeks maakt en Automatisch opnieuw plannen met Copilot is uitgeschakeld, kunt u deze later niet inschakelen voor één exemplaar van de reeks.
Als u een nieuwe reeks maakt en Automatisch opnieuw plannen met Copilot inschakelt, kan de optie later voor één exemplaar worden uitgeschakeld, maar kunt u uw aanvaardbare dag(en) en tijd(en) voor één exemplaar niet wijzigen.
Copilot zal alleen opnieuw plannen als er later conflicten optreden
Copilot zal uw gebeurtenis automatisch opnieuw plannen op basis van uw aanvaardbare dagen en tijden, alleen als:
-
U accepteert een nieuwe gebeurtenis die tegelijkertijd plaatsvindt.
-
Een nieuwe gebeurtenis plannen of opnieuw plannen om tegelijkertijd plaats te vinden.
Anders blijft uw gebeurtenis op de oorspronkelijke dag(en) en tijd(en).
Opmerking: Alleen gebeurtenissen met de status Bezet of Afwezig worden in aanmerking genomen bij het evalueren van conflicten. Dit betekent dat als er een conflict optreedt in uw agenda met een gebeurtenis waarvoor Automatisch opnieuw plannen met Copilot is ingeschakeld, maar uw status voor de conflicterende vergadering is ingesteld op Voorlopig, Copilot niet opnieuw wordt gepland.
Als u wilt zien wat Copilot opnieuw heeft gepland, controleert u het deelvenster Outlook-meldingen
Meldingen over wijzigingen in uw gebeurtenissen worden weergegeven in het deelvenster Outlook-meldingen en omvatten:
-
De gebeurtenis is opnieuw gepland.
-
De gebeurtenis kan niet opnieuw worden gepland binnen uw voorkeuren.
-
De gebeurtenis is gewijzigd en kan niet meer automatisch opnieuw worden gepland (bijvoorbeeld als er later meer personen aan een gebeurtenis worden toegevoegd).
In de toekomst verzendt Copilot ook e-mailberichten voor belangrijke meldingen.
U kunt uw meldingsvoorkeuren beheren vanuit Outlook-instellingen.
Scenario's die van invloed zijn op automatisch opnieuw plannen
Tip: In al deze scenario's weet u wat er gebeurt met informatie in het deelvenster Outlook-meldingen.
Als een van deze dingen gebeurt, kan Copilot niet opnieuw voor u plannen. Als automatisch opnieuw plannen al is ingeschakeld, ontvangt u een melding van Copilot dat de vergadering niet meer voor u wordt beheerd.
-
Er wordt meer dan één deelnemer toegevoegd of de vergadering wordt doorgestuurd naar extra deelnemers. Vergaderruimten tellen niet als deelnemers.
-
Een gebeurtenis duurt langer dan 5 uur, inclusief gebeurtenissen die de hele dag duren.
-
Een reeks wordt gepland met een terugkeerpatroon minder vaak dan maandelijks (bijvoorbeeld om de 2 maanden).
-
Een reeks wordt gepland op een specifieke datum van de maand (bijvoorbeeld de 3e van elke maand).
-
Een gebeurtenis of reeks wordt gepland in een secundaire of gedeelde agenda.
-
Een gebeurtenis of reeks is ingesteld om te worden weergegeven als Afwezig
-
De deelnemer weigert uw 1:1-vergadering. Copilot weet niet of de weigering van de deelnemer aangeeft dat de vergadering moet worden geannuleerd of opnieuw moet worden gepland. In de toekomst accepteert Copilot automatisch nieuwe tijdvoorstellen van deelnemers.
-
De gebeurtenis of reeks past niet goed bij de volgende redenen:
-
Er zijn geen tijden beschikbaar (Copilot heeft 5 keer geprobeerd een tijd te vinden en kan niet).
-
De limiet voor opnieuw plannen is bereikt (de gebeurtenis is al vijf keer automatisch opnieuw gepland, wat aangeeft dat het waarschijnlijk geen prioriteit is en het opnieuw plannen mogelijk niet de juiste oplossing is).
-
Veelgestelde vragen
Wat zien deelnemers wanneer Copilot automatisch opnieuw wordt gepland?
Op dit moment zijn deelnemers er niet van op de hoogte dat Copilot de vergadering opnieuw heeft gepland. Ze ontvangen een bericht dat de vergadering regelmatig wordt bijgewerkt alsof u de vergadertijd hebt gewijzigd. We denken actief na over hoe we dit kunnen verbeteren, dus stuur suggesties via Help > Feedback.
Hoe kiest Copilot wanneer u opnieuw wilt plannen, als er meerdere vrije tijden zijn?
Copilot kiest de beschikbare tijd die het dichtst bij de oorspronkelijke tijd van de vergadering ligt binnen de dag(en) en tijd(en) die u als acceptabele alternatieven hebt aangegeven.
Als ik dit voor een vergadering inschakelen, maar verder niets wijzig, ontvangt de deelnemer dan een update?
Als u Automatisch opnieuw plannen met Copilot inschakelt voor een bestaande vergadering en geen andere wijzigingen aanbrengt, ontvangt de deelnemer geen bericht over een update van de vergadering. De ervaring wordt bijgewerkt, zodat de knop van het gebeurtenisformulier in dit scenario het label Opslaan krijgt in plaats van het huidige label Verzenden.
