Gegevens koppelen aan of importeren uit Microsoft Graph

Wat is Microsoft Graph?

Microsoft Graph verbindt de punten tussen veel Microsoft 365 apps en services door ongelijksoortige gegevens (gebruikers, groepen, berichten, contactpersonen, gesprekken, taken, bestanden, enzovoort) te verzamelen en te organiseren in een set relaties. Voorbeelden van relaties zijn: een gebruiker is lid van een groep, de huidige manager van de gebruiker, de gebruiker wordt vermeld in verschillende gesprekken of het document van de gebruiker is de afgelopen uren door verschillende collega's samengewerkt.

Het woord 'grafiek' is een term die wordt gebruikt om een sociaal netwerk van informatie aan te duiden. Microsoft Graph is een netwerk van sociale en gegevensverbindingen in Microsoft 365. De waarde van een netwerk groeit exponentieel met het aantal verbindingen. In Microsoft Graph zijn deze verbindingen gebaseerd op waar u aan werkt, met wie u werkt en wat belangrijk voor u is.

U kunt snel up-to-date machine learning-inzichten krijgen uit Microsoft Graph-tabellen, er verdere acties op uitvoeren en de slimheid en productiviteit van uw Access-databaseoplossing verhogen. U kunt bijvoorbeeld de meest relevante personen voor een gebruiker vinden en deze toevoegen als e-mailkoppelingen naar een rapport of een rapport per e-mail verzenden naar een groep waarvan de gebruiker lid is.

Voordat u begint

Wilt u alles soepeler laten verlopen? Tref dan de volgende voorbereidingen voordat u gaat koppelen of importeren:

• Microsoft Graph-gegevens zijn gebaseerd op uw werk- of schoolaccount. De eerste keer dat u Microsoft Graph gebruikt, moet u zich mogelijk aanmelden bij Microsoft 365.

• Houd rekening met het aantal kolommen in elke tabel of weergave. In Access worden tabellen met meer dan 255 velden niet ondersteund, dus alleen de eerste 255 kolommen worden gekoppeld of geïmporteerd.

• Bepaal de totale hoeveelheid te importeren gegevens. De maximumgrootte van een Access-database is twee gigabyte, minus de hoeveelheid ruimte die nodig is voor systeemobjecten. Microsoft Graph bevat grote tabellen, die lang kunnen duren voordat ze zijn geladen, en u kunt ze mogelijk niet allemaal importeren in één Access-database. Gebruik Microsoft Graph-queryparameters om de hoeveelheid gekoppelde gegevens te minimaliseren.

• Beveilig de Access-database en de verbindingsgegevens die deze bevat door een vertrouwde locatie en een wachtwoord voor de Access-database te gebruiken. Zie Bepalen of u een database kunt vertrouwen en Een database versleutelen met behulp van een databasewachtwoord voor meer informatie.

• Bereid u voor op het maken van aanvullende relaties. In Access worden geselecteerde tabellen en gefilterde subsets in het Microsoft Graph-gegevensmodel gekoppeld of geïmporteerd. U kunt handmatig extra relaties tussen nieuwe en bestaande tabellen maken met behulp van het venster Relaties. Zie Wat is het venster Relaties? en Een relatie maken, bewerken of verwijderen voor meer informatie.

Aan de slag

1. Selecteer Externe gegevens > Nieuwe gegevensbron > van onlineservices > van Microsoft Graph.

2. Meld u desgevraagd aan bij uw Microsoft 365-werk of schoolaccount.

3. Voer een van de volgende handelingen uit:

   • Als u wilt importeren, selecteert u De brongegevens importeren in een nieuwe tabel in de huidige database.

   • Als u wilt koppelen, selecteert u De gegevensbron koppelen door een gekoppelde tabel te maken.

4. Selecteer OK.

5. Selecteer in het dialoogvenster Tabellen koppelen of Objecten importeren onder Tabellen elke tabel waarnaar u een koppeling wilt maken of waaruit u wilt importeren en klik vervolgens op OK.

   

Koppelingsresultaten filteren met behulp van een Microsoft Graph-queryparameter

Het koppelen en importeren van Microsoft Graph kan leiden tot het retourneren van een grote hoeveelheid gegevens, met name bij groepen en gebruikers in grote organisaties. Bij het koppelen kunt je de volgende Microsoft Graph-queryparameters gebruiken voor het filteren van de gegevens op de server voordat je de gegevens ophaalt:

• $top    Hiermee wordt een beperkte set records gevonden op basis van een getal, bijvoorbeeld de eerste 25 rijen.

  Opmerking    We raden je aan om als aanbevolen procedure eerst de queryparameter $top=n te gebruiken voor het teruggeven van een kleine hoeveelheid gegevens, om vervolgens vertrouwd te raken met de velden en waarden.

• $filter    Hiermee wordt het aantal rijen op basis van een expressie gefilterd.

• $select   Hiermee worden alleen de kolommen teruggegeven die je opgeeft. In Access wordt echter altijd het id-veld geretourneerd.

Houd er rekening mee dat Access Microsoft Graph slechts een beperkt aantal expressies, kolommen en een deel van de syntaxis ondersteund. Zie Use query parameters to customize responses (Queryparameters gebruiken om antwoorden aan te passen), user resource type (resourcetype van gebruiker) en group resource type (resourcetype van groep).

1. Voer in het dialoogvenster Resultaten filteren een Microsoft Graph-queryparameter in. In de volgende voorbeelden worden groepen en gebruikers getoond, maar je kunt soortgelijke filters maken voor de andere tabellen.

   GroepenGebruikers

   $top=10

   $filter=securityEnabled eq false

   $filter=startswith(displayName, 'M')

   $filter=startswith(mailNickname, 'S')

   $filter=startswith(mail,'S') or startswith(mail,'T')

   $filter=startswith(mail, 'B') & $select=mail

   $select=mail,mailEnabled,mailNickname

   $select=classification,displayName

2. Selecteer OK.

Resultaten

Wanneer een koppelings- of importbewerking is voltooid, worden de tabellen weergegeven in het navigatiedeelvenster met dezelfde naam als de Microsoft Graph-tabel. Als, tijdens een importbewerking die naam al in gebruik is, voegt Access '1' toe aan de nieuwe tabelnaam. Als deze naam tijdens een koppelingsbewerking al wordt gebruikt, voegt Access '1' toe aan de nieuwe tabelnaam, maar alleen als er een ander filter wordt toegepast. U kunt de naam van de tabellen altijd wijzigen in een zinvollere naam.

De tabellen met het voorvoegsel 'Mijn' retourneren gegevens op basis van wie de huidige aangemelde gebruiker is.

U kunt Mijn Outlook-contactpersonen bijwerken, maar alle andere Microsoft Graph-tabellen zijn alleen-lezen.

Tijdens een importeerbewerking wordt een tabel in de database nooit overschreven. Hoewel u Microsoft Graph niet rechtstreeks kunt toevoegen aan een bestaande tabel, kunt u een toevoegquery maken om gegevens toe te voegen nadat u gegevens uit vergelijkbare tabellen hebt geïmporteerd.

Als kolommen in een koppelingsbewerking alleen-lezen zijn in de Microsoft Graph-tabel, zijn ze ook alleen-lezen in Access.

Tip    Als u de Microsoft Graph-URL inclusief een queryparameter wilt zien, plaatst u de muisaanwijzer op de tabel in het navigatiedeelvenster van Access.

Een bestaande Microsoft Graph-queryparameter wijzigen

Als u een bestaande gekoppelde tabel met een queryparameter hebt, kunt u deze wijzigen.

1. Klik in het navigatiedeelvenster met de rechtermuisknop op de gekoppelde tabel en selecteer vervolgens Gekoppeld tabelbeheer.

2. Klik in het dialoogvenster Gekoppeld tabelbeheer op het plusteken (+) om de Microsoft Graph-gegevensbronnaam uit te vouwen en schakel het selectievakje in naast de specifieke naam van de gegevensbron die u wilt wijzigen.

3. Selecteer Opnieuw koppelen.

4. Werk de queryparameterreeks bij in het dialoogvenster <gekoppelde tabelnaam opnieuw koppelen> .

   Wijzig bijvoorbeeld $top=100 in $filter=userType eq 'Member'.

   Zorg ervoor dat er een vraagteken (?) staat tussen de tabelnaam en de queryparameter.

5. Selecteer OK.

6. Schakel het selectievakje in naast de specifieke naam van de gegevensbron die u hebt gewijzigd.

7. Kies Vernieuwen.