Het fiscale jaar sluiten in Small Business Accounting 2006, in Accounting Express en in Accounting Professional

Stap 1: Sommige eindejaarstaken handmatig uitvoeren

Voer de volgende taken handmatig uit voordat u het fiscale jaar sluit:

• Vooraf betaalde uitgaven uit de weg

• Bankrekeningen verzoenen

• Creditcardaccounts verzoenen

• Afschrijvingen registreren

• Voorraad aanpassen

Stap 2: Logboekgegevens aanpassen

De volgende wijzigingen aanbrengen in logboekgegevens:

• Corrigeert eventuele fouten die zijn opgetreden bij het maken van een transactie.

• Wijs omzet toe aan de periode waarin de opbrengst is verdiend.

• Onkosten toewijzen aan de periode waarin de onkosten hebben plaatsgevonden.

Als u logboekgegevens wilt aanpassen, klikt u op Nieuw logboekinvoer in het menu Bedrijf.

Stap 3: de database onderzoeken op fouten

OPMERKINGEN

• Zorg ervoor dat niemand de bedrijfsdatabase heeft geopend.

• Voer deze stap uit op de computer waarop de database zich bevindt.

Als u de database wilt onderzoeken op fouten, gaat u als volgt te werk:

1. Start Small Business Accounting 2006, Accounting Express of Accounting Professional en open vervolgens een bedrijfsdatabase, behalve de database die u wilt onderzoeken.

2. Wijs in het menu Bestand de knop
   Hulpprogramma's aanen klik vervolgens op Gegevensprogramma's.

3. Klik op het tabblad Geavanceerde hulpmiddelen en klik vervolgens op Herstellen.

4. Selecteer de database die u wilt onderzoeken op fouten en klik vervolgens op Herstellen.

5. Als u een bericht ontvangt met de melding dat alle verbindingen met de database worden gesloten, klikt u op Ja.

6. Als er geen fouten worden gevonden, klikt u op OK. Als er fouten worden gevonden, controleert u deze en maakt u de benodigde aanpassingen.

7. Klik twee keer op Sluiten.

Stap 4: een back-up maken van de bedrijfsdatabase voordat u het fiscale jaar sluit

Opmerkingen

• Zorg ervoor dat niemand de bedrijfsdatabase heeft geopend, behalve op de computer waarop de database zich bevindt.

• Voer deze stap uit op de computer waarop de database zich bevindt.

Als u een back-up wilt maken van de bedrijfsdatabase, volgt u de volgende stappen:

1. Start Small Business Accounting 2006, Accounting Express of Accounting Professional en open vervolgens de bedrijfsdatabase waar u een back-up van wilt maken.

2. Wijs in het menu Bestand de knop
   Hulpprogramma's aanen klik vervolgens op Gegevensprogramma's.

3. Klik op het tabblad Basishulpmiddelen op
   Back-upmaken.

4. Klik op Bladeren.

5. Typ een naam voor het bestand en klik op
   Opslaan.
   
   Opmerking Het standaardbestandstype is Gecomprimeerd back-upbestand (*.zip). De standaardbestandslocatie bevindt zich op het volgende pad:

   My Documents\Small Business Accounting\Backups

6. Als u de toegang tot de back-up wilt beperken, typt u een wachtwoord in het vak Wachtwoord en typt u het wachtwoord opnieuw in het vak Wachtwoord verifiëren.

7. Klik op OK.

8. Wanneer u het bericht ontvangt dat de back-up is voltooid, klikt u op OK.

9. Klik op Sluiten.

Stap 5: Een proefsaldorapport afdrukken voordat u het fiscale jaar sluit

Voer alle transacties in voor het jaar voordat u het rapport Proefsaldo afdrukt. Als u later extra transacties voert, moet u een nieuw proefsaldo afdrukken. In dit rapport worden alle accounts en saldi vermeld vanaf een specifieke datum.

1. Wijs in het menu Rapporten naar
   Bedrijf en Financiënen klik vervolgens op Proefsaldo.

2. Klik in de lijst Als op de werkbalk op
   Aangepast.

3. Typ in het vak Datum de beste datum of selecteer de datum in de agenda.

4. Klik in het menu Beeld op Rapport vernieuwen.

5. Klik in het menu Bestand op
   Afdrukken.

Stap 6: Vereiste financiële jaarafschriften afdrukken

De meest voorkomende financiële overzichten zijn de volgende:

• Balans

• Winst en verlies

• Cash Flow-instructie

Als u deze rapporten wilt zoeken, wijs u Bedrijf en Financiën aan in het menu Rapporten en klikt u vervolgens op het balkrapport.

• Druk het balansrapport af voor de laatste dag van het fiscale jaar. Als u de datum wilt instellen, selecteert u de juiste waarden in de lijst Als van en de lijst
  Datum op de werkbalk. Selecteer in de lijst Rapportbasis de optie Cash of
  Accrual,afhankelijk van de boekhoudmethode die door het bedrijf wordt gebruikt.

• Selecteer voor het rapport Winst en verlies een datumbereik dat overeenkomt met de eerste en laatste dag van het fiscale jaar. Hiervoor selecteert u de juiste waarden in de lijst
  Datumbereik, de lijst Van en de lijst
  Aan op de werkbalk. Selecteer in de lijst Rapportbasis de optie
  Cash of Accrual,afhankelijk van de boekhoudmethode die door het bedrijf wordt gebruikt.

• Selecteer voor het rapport Flow overzicht een datumbereik dat overeenkomt met de eerste en laatste dag van het fiscale jaar. Hiervoor selecteert u de juiste waarden in de lijst Datumbereik, de lijst Van en de lijst Aan op de werkbalk.

Stap 7: Een nieuw fiscaal jaar instellen

U moet een nieuw fiscaal jaar instellen, zodat u bereid bent transacties voor het volgende jaar in te voeren.

1. Klik in het menu Bedrijf op Fiscaal jaar beheren.

2. Klik op Nieuw fiscaal jaar. Een standaarddatum vult het vak Begin van het fiscale jaar in. Deze datum is gebaseerd op de laatste datum van het vorige fiscale jaar. U kunt deze datum niet wijzigen.

3. Typ in het vak Einde van het fiscale jaar de laatste dag van het volgende fiscale jaar of selecteer de datum in de agenda.

4. Klik op OK.

Stap 8: Het fiscale jaar sluiten

U kunt een onbeperkt aantal geopende fiscale jaren hebben. Wanneer u fiscale jaren sluit, moet u deze in chronologische volgorde sluiten. Wanneer u een fiscaal jaar sluit, worden de volgende activiteiten uitgevoerd:

• Balansrekeningen worden totaal en het saldo wordt als het beginsaldo voor het volgende jaar doorgestuurd.

• Logboekgegevens worden gemaakt om alle inkomsten- en onkostenrekeningen nul uit te delen. Het verschil wordt gepost op het account Behoudt inkomsten.

• De status van het fiscale jaar is ingesteld op gesloten.

Als u het fiscale jaar wilt sluiten, volgt u de volgende stappen:

1. Klik in het menu Bedrijf op Fiscaal jaar beheren.

2. Selecteer in de lijst Lijst met perioden het jaar dat u wilt sluiten en klik vervolgens op Fiscaal jaar sluiten.

3. Als u wordt gevraagd om netto-inkomsten over te zetten naar het account Met behoud van inkomsten, klikt u op Ja.

Stap 9: Een proefsaldorapport afdrukken nadat u het fiscale jaar hebt gesloten

Als u het rapport Proefbalans wilt afdrukken, gaat u als volgt te werk:

1. Wijs in het menu Rapporten naar
   Bedrijf en Financiënen klik vervolgens op Proefsaldo.

2. Klik in het vak Als op
   Aangepast.

3. Typ in het vak Datum de eerste dag van het volgende fiscale jaar of selecteer de datum in de agenda.

4. Klik in het menu Beeld op Rapport vernieuwen.

5. Klik in het menu Bestand op
   Afdrukken.

6. Vergelijk dit rapport met het proefsaldorapport dat u hebt gemaakt in de sectie 'Een proefsaldorapport afdrukken voordat u het fiscale jaar sluit'. Controleer het volgende:
   

   • Het saldo wordt doorgeschoven naar het volgende jaar.

   • De saldi op de inkomsten- en onkostenrekeningen zijn nul en het verschil wordt geboekt op de account Behouden inkomsten.

   • De totale afschrijvingen en de totale tegoeden in het proefsaldorapport dat u hebt afgedrukt nadat u het fiscale jaar hebt afgesloten, komen overeen met de totale afschrijvingen en de totale tegoeden in het proefsaldorapport dat u hebt afgedrukt voordat u het fiscale jaar sloot.

7. Als u items moet aanpassen, klikt u op Nieuw logboekinvoer in het menu Bedrijf.

Stap 10: Een back-up maken van de bedrijfsdatabase nadat u het fiscale jaar hebt gesloten

Opmerkingen

• Zorg ervoor dat niemand de bedrijfsdatabase heeft geopend.

• Voer deze stap uit op de computer waarop de database zich bevindt.

Als u een back-up wilt maken van de bedrijfsdatabase, volgt u de volgende stappen:

1. Start Small Business Accounting 2006, Accounting Express of Accounting Professional en open vervolgens de bedrijfsdatabase waar u een back-up van wilt maken.

2. Wijs in het menu Bestand de knop
   Hulpprogramma's aanen klik vervolgens op Gegevensprogramma's.

3. Klik op het tabblad Basishulpmiddelen op
   Back-upmaken.

4. Klik op Bladeren.

5. Typ een naam voor het bestand en klik op
   Opslaan.
   
   Opmerking Gebruik een andere bestandsnaam dan de bestandsnaam die u hebt gebruikt toen u het back-upbestand maakte voordat u het fiscale jaar sloot. Het standaardbestandstype is Gecomprimeerd back-upbestand (*.zip). De standaardbestandslocatie bevindt zich op het volgende pad:

   My Documents\Small Business Accounting\Backups

6. Als u de toegang tot de back-up wilt beperken, typt u een wachtwoord in het vak Wachtwoord en typt u het wachtwoord opnieuw in het vak Wachtwoord verifiëren.

7. Klik op OK.

8. Wanneer u het bericht ontvangt dat de back-up is voltooid, klikt u op OK.

9. Klik op Sluiten.

Veelgestelde vragen (veelgestelde vragen)

Q1:Kan ik een transactie opslaan als ik het fiscale jaar heb gesloten? Kunnen transacties worden opgeslagen in een gesloten jaar?

A1: U kunt een transactie niet opslaan nadat u het jaar hebt gesloten. U kunt het jaar echter opnieuw openen en vervolgens een transactie opslaan. Als u een jaar opnieuw instelt dat niet het huidige jaar is, moet u dat jaar en alle tussenliggende gesloten jaren opnieuw openen in omgekeerde chronologische volgorde door te beginnen met het meest recente jaar en terug te werken. Nadat u wijzigingen hebt aangebracht, moet u alle geopende jaren in chronologische volgorde sluiten door te beginnen met het oudste jaar en vooruit te werken.

Als u een gesloten jaar opnieuw wilt openen, moet u zijn toegewezen aan of aangemeld als een van de volgende rollen:

• Eigenaar in Small Business Accounting 2006, in Accounting Express of in Accounting Professional

• Accountant in Small Business Accounting 2006, in Accounting Express of in Accounting Professional

• Beheerder op de computer met accounting voor kleine bedrijven 2006, Accounting Express of Accounting Professional

Q2:Hoeveel fiscale jaren kan ik open houden?

A2: Er is geen limiet voor het aantal fiscale jaren dat u kunt openen.

Q3:Moet ik een fiscaal jaar sluiten vóór de eerste dag van het volgende fiscale jaar?

A3: U kunt een fiscaal jaar op elk moment na de laatste dag van het jaar sluiten. Totdat u echter een fiscaal jaar sluit, wordt het openingssaldo voor de balansrekeningen niet doorgeschoven naar het nieuwe jaar. Daarnaast worden onkostenrekeningen niet op nul gezet en wordt het verschil niet toegepast op de account Met behoud van inkomsten.

Q4:Wat gebeurt er met een inactief account wanneer ik een fiscaal jaar sluit?

A4: Als u een inactief account hebt wanneer u het fiscale jaar sluit, wordt de accountstatus niet gewijzigd. Dit geldt ongeacht of het inactieve account een saldo heeft.

Q5:Hoe kan ik de logboekinvoer weergeven die de inkomsten- en onkostenrekeningen vertegenwoordigt die zijn weggeschreven en vervolgens zijn gepost op het account Behouden inkomsten?

A5: Als u het logboekinvoer wilt weergeven, volgt u de volgende stappen:

1. Wijs in het menu Bedrijf de naam
   Bedrijfslijsten aanen klik vervolgens op Grafiek van accounts.

2. Dubbelklik in de lijst Grafiek met accounts op het account Inkomsten uit behouden inkomsten om het
   accountregister te openen.

3. Dubbelklik op de regel die aan de volgende criteria voldoet:
   

   • De datum is de laatste dag van het gesloten fiscale jaar

   • De beschrijving van het memovak is Het fiscale jaar
     sluiten.