KB 850751 - Installatiegegevens voor configurator voor elektronische verzoeningsindeling

TechKnowledge-inhoud

SAMENVATTING

Dit artikel bevat informatie over het instellen van de Configurator voor elektronische afstemming.


MEER INFORMATIE


General Setup for Electronic Reconcile Format Configurator

Het instellen van de Format Configurator in Electronic Reconcile is erg lang en de volgende gedetailleerde stappen helpen om deze installatie te vereenvoudigen. Voordat u de configurator Opmaak instelt, moet u een afgedrukte kopie van de specificaties van de downloadbestandsindeling van uw bank hebben. Omdat bankindelingen sterk variëren, moet u contact opnemen met uw bank en deze specificaties voor de bestandsindeling aanvragen. De notatiespecificaties bevatten details over elk veld dat wordt gedownload en de waarden van alle relevante codes voor de bank. Deze informatie is nodig om de configurator opmaken te kunnen instellen omdat elke bank anders is en er geen standaardindeling is om in te voeren.


Electronic Reconcile Format Configurator (Routines | Financiële | Elektronische afstemming | Configurator):


Sectie 1 - Opmaakgegevens invoeren

Bankindeling: het veld Bankindeling is een id voor uw notatie. Voer een unieke naam in voor deze indeling, maar meestal is dit de naam van uw Bank.

Beschrijving: dit is een verplicht veld. Voer een extra beschrijving in voor de bankindeling. 

Bestandsindeling: volg de onderstaande stappen voor de versie die u gebruikt:

 -Microsoft Dynamics GP 2010 en eerdere versies: het veld Bestandsindeling kan worden geselecteerd in de vervolgkeuzelijst als Vast veld, Door komma's afbakend of met tabs scheidingstekens. De bank bepaalt welke optie in de lijst die u selecteert. Daarom moet u contact met hen opnemen als de indelingsspecificaties niet de notatie geven die u wilt gebruiken.

-Microsoft Dynamics GP 2013 - Het veld Bestandsindeling heeft een keuze uit BAI of User Defined. Als u de indeling Bank Administration Institute gebruikt, selecteert u BAI. Voor alle andere indelingen/banken selecteert u Gebruiker gedefinieerd. In het veld Bestandstype kunt u Vast veld, door komma's scheidingstekens of Tab-scheidingstekens kiezen, zoals opgegeven door uw bank.



De optie Statuscodes wordt alleen gemarkeerd als uw bank statuscodes gebruikt om transactiecodes te definiëren. Deze gegevens worden ook door elke bank bepaald. Als de notatiespecificaties daarom niet worden genoemd als uw bank statuscodes gebruikt, moet u contact opnemen met de bank. (Dit wordt niet vaak gebruikt.)

Recordtype identifier: de recordtypeaanduiding bevat de velden Beginpositie en Eindpositie als u de notatie Vast veld en een veldnummer gebruikt als u bestandsindelingen met scheidingstekens met komma's of Tab-scheidingstekens gebruikt. Hier moet het systeem in de regel kijken om te bepalen welk type lijn (koptekst, voettekst of detail) het is. Als de bank geen recordtypecode gebruikt, kunt u geïmproviseerd worden door een vaste waarde in het bestand te selecteren.

-Opgelost veld: voer de begin- en eindpositie in van het veld dat de waarde bevat voor de recordtypecode van bank (De recordtypecode van bank wordt ingevoerd in sectie 2).

-Komma's met scheidingstekens of Tab-scheidingstekens - Voer het nummer in van het veld dat de recordtypecode van bank bevat (De recordtypecode van bank wordt ingevoerd in sectie 2).

Sla de opmaak op nadat sectie 1 is voltooid voordat u verder gaat met sectie 2 van het venster Configurator voor elektronische verzoeningsindeling.


Sectie 2 - Recordtypen invoeren


Opmerking U hoeft alleen de recordtypen te definiëren die relevant zijn voor Electronic Reconcile. Als een sectie is gelabeld als optioneel op de bankspecificaties, hoeft u deze niet in te stellen in de configurator Opmaak. Het detailrecordtype is altijd een vereiste sectie in de specificaties van een bank.


Bank-id: de bank-id wordt standaard in de bankindeling van sectie 1 weergegeven zodra u zich in het veld Recordtype in de tweede kolom hebt getabbladen. Dit veld kan niet worden gewijzigd of bewerkt.

Recordtype: het veld Recordtype kan worden geselecteerd in de vervolgkeuzelijst als Koptekst, Detail of Voettekst. Voor alle bankindelingen is een detailrecordtype vereist, maar de recordtypen voor kop- en voetteksten zijn mogelijk optioneel. U kunt elk recordtype slechts één keer instellen, omdat er geen meerdere kop- of voetteksten beschikbaar zijn.

RecordType Code from Bank - Het veld RecordType Code from Bank is gedefinieerd in de specificaties van uw bank. Dit veld moet een unieke en constante id zijn voor de indeling die overeenkomen met de gegevens in het detailrecordtype. Dit is het belangrijkste veld bij het instellen van de configurator opmaak om het downloadbestand correct te laten overeenkomen met de afstemming.  (De recordtypeaanduiding geeft het systeem dus aan in welke kolom het moet zoeken om te zien welk type rij het is, en om vervolgens te kijken naar de waarde in het veld Recordtype Code from Bank om te lezen of het een kop-, detail- of voettekstlijn is.)


# van velden : het aantal velden geeft aan hoeveel velden moeten worden gedefinieerd in sectie 3. Voer het aantal velden in op de regel voor het recordtype dat wordt gedefinieerd. Deze gegevens moeten worden ingevoerd voor elk recordtype dat vereist is in de specificaties van de bank.



Sectie 3 - Veldgegevens invoeren

Wanneer u in sectie 2 op een recordtype klikt, wordt het bijbehorende aantal velden weergegeven in sectie 3. 

Recordtype: het veld Recordtype in de meest linkse kolom van Sectie 3 wordt standaard weergegeven wanneer u een recordtype selecteert in sectie 2.

# - Het getalveld wordt standaard weergegeven met het aantal velden dat u hebt ingevoerd in sectie 2. 

Veldtype: het veld Veldtype wordt gebruikt om elk van de relevante velden voor elk van de recordtypen te definiëren. Selecteer het veldtype in de vervolgkeuzelijst met opties voor Accounts, Datums en bedragen. Als de exacte naam van uw veld uit de specificaties van uw bank niet in de lijst wordt weergegeven, moet u mogelijk een soortgelijke optie selecteren of de optie Opvulling/Negeren gebruiken. Nogmaals, u hoeft alleen de relevante velden te definiëren, het belangrijkst: Accountnummers, Controlenummers, Datums controleren, Bedragen controleren, Transactiecodes, Recordtypecodes, enzovoort.

Opmerking Net als bij Recordtypen hoeft u alleen de velden te definiëren die relevant zijn voor Electronic Reconcile. Als er een veld in de specificaties van de bank staat dat niet kan worden gedefinieerd met een bestaand recordtype of niet hoeft te worden gedefinieerd, gebruikt u de optie Opvulling/Negeren. 


Opmaak: het veld Opmaak definieert het type uitvoernotatie voor bepaalde velden. Notaties moeten alleen worden ingesteld voor veldtypen die datums of een valutabedrag bevatten, omdat dit de enige opties zijn voor Opmaak. Er zijn geen opties voor tekst of tekenreeks. Als het veld dus geen datum of valutabedrag is, laat u het veld Opmaak leeg. De velden Van en Naar worden gebruikt om de tekenposities van het veld in te voeren. Voer de begin- en eindtekenpositie in voor elk veld in elk recordtype. De velden Van en Naar moeten worden ingevoerd als u de bestandsindeling Vast veld gebruikt, dus als u tab-scheidingstekens of door komma's scheidingstekens gebruikte, kunt u deze velden als nul laten.

Transaction Codes (Codes Entry - Transaction Codes Entry)

Terwijl u nog steeds in het venster Configurator voor elektronische verzoeningsopmaak staat, gaat u in het venster Transactiecodes entry door het pad dat hierboven in de bovenste menubalk wordt weergegeven. Als u de transactiecodes niet hebt gedefinieerd, krijgt u het bericht 'Recordtype match not found' in het foutrapport. 

Transactiecodes bepalen het type transactie dat elke detailregel vertegenwoordigt. Voor elektronische afstemming moet een transactiecode in een geconfigureerde bankindeling correct werken. U moet transactiecodes of recordtypecodes hebben gedefinieerd om Elektronisch verzoenen te gebruiken. Deze codes moeten afkomstig zijn van de bank en moeten worden vermeld op de specificaties van de bank.


Transactietype: het veld Transactietype wordt gebruikt om elk van de verschillende soorten transacties te definiëren die worden weergegeven op de specificaties van uw bank. Selecteer een transactietype in de lijst om aan de specificaties van uw bank te voldoen. Houd er rekening mee dat de opties in de lijst de enige momenteel ondersteunde typen zijn. Op dit moment zijn de twee opties die overeenkomen met het gebruik van Electronic Reconcile, Check Paid and Deposit Cleared.

Opmerking: In Microsoft Dynamics GP 2013 zijn er ook opties voor overboekingstegoed en overschrijving toegevoegd en worden deze elektronisch afgestemd in Electronic Reconcile. U moet echter wel de typecodes voor banktransacties invoeren zoals gedefinieerd door uw bank. Extra functionaliteit in Microsoft Dynamics GP 2013 is ook dat u meerdere transactietypecodes kunt hebben voor elk transactietype.


Transactietypecode: het veld Transactietypecode wordt gebruikt om de waarde voor elk transactietype in te voeren en deze waarde wordt aan u gegeven als onderdeel van de bestandsspecificaties van uw bank. Voer de waarde Transactietype Code in die overeenkomt met het geselecteerde transactietype. Deze informatie moet afkomstig zijn van de bank en kan niet worden geïmproviseerd als deze niet beschikbaar is op de specificaties van de bank.

G/L-account: het veld G/L-account is alleen beschikbaar voor de volgende transactietypen: Rente-inkomsten, Overige inkomsten, Overige onkosten en Servicekosten. Voer het G/L-accountnummer van een algemeen boekingsaccount in voor de aanpassing die wordt gegenereerd. Elektronisch afstemmen maakt automatisch aanpassingen voor deze transactietypen als deze worden weergegeven in het gedownloade bestand van uw bank.

Opmerking De transactietypen Rentebaten, Overige inkomsten, Overige onkosten en Servicekosten komen niet elektronisch overeen en maken in plaats daarvan correctiegegevens voor de afstemming. (Klik op de knop Aanpassingen in het venster Banktransacties selecteren). 

Accountbeschrijving: het veld Accountbeschrijving wordt standaard weergegeven met de beschrijving van het account van Algemeen grootboek en kan niet worden bewerkt.

Distributieverwijzing: het veld Distributieverwijzing kan worden gebruikt om een extra verwijzing in te voeren voor de aanpassing die wordt aangebracht. U kunt indien gewenst een distributieverwijzing invoeren, maar dit is geen verplicht veld.

Documenttype: het veld Documenttype wordt standaard weergegeven met het transactietype dat u hebt geselecteerd boven aan het venster Transactiecodeinvoer: Rentebaten, Overige inkomsten, Overige onkosten of Servicekosten. Dit veld kan niet worden gewijzigd, tenzij u terug gaat en het veld Transactietype wijzigt.

Statuscodes definiëren: de knop Statuscodes definiëren is alleen beschikbaar als u de optie Statuscodes gebruiken hebt gemarkeerd in het venster Configurator voor elektronische indeling. Statuscodes definiëren is alleen beschikbaar voor bepaalde transactietypen: Check Paid and Deposit Cleared. Nadat u een van deze twee transactietypen hebt geselecteerd, selecteert u de knop Statuscodes definiëren om naar het venster Statuscodes entry te gaan. Hier selecteert u: Betaalde controle, Terugboeking controleren, Stoppen met betalen of Betaalomkering stoppen voor het statustype en voert u de bijbehorende statuscode in volgens de specificaties van uw bank. Nogmaals, deze informatie moet afkomstig zijn van uw bank en kan niet worden geïmproviseerd of Elektronisch verzoenen werkt niet correct.



Speciale notities om te onthouden bij het instellen Van elektronische afstemming:

• U moet een afdruk van de bestandsindelingsspecificaties van uw bank hebben voordat u de configurator voor elektronische indeling afstemmen instelt.

• Elke bank is anders. Daarom kunt u niet één standaardindeling voor alle banken volgen.

• Als u het .TXT of .CSV met Kladblok, wordt er meestal geen informatie gelezen na positie 245. Zorg er dus voor dat alle vereiste velden in het eerste deel van de regel staan als de regels meer dan 245 tekens bevatten. De gegevens na 245 worden gelezen als een nieuwe regel en worden weergegeven in het foutrapport Niet-verwerkte gegevensrecord als 'Recordtype match not found: Record Type = ' omdat er geen is. Dit is acceptabel als er geen velden na positie 245 nodig zijn. Als er velden nodig zijn, moet u contact opnemen met uw bank om te zien of het bestand kleiner kan worden geconfigureerd en niet groter is dan 245 tekens.

• De Configurator voor elektronische verzoeningsindeling hoeft slechts eenmaal te worden ingesteld wanneer u eerst Electronic Reconcile begint te gebruiken en daarna blijft u gewoon downloaden. BAI, .TXT of .CSV bestanden van de bank die overeenkomen met deze Format Configurator.

• De volgende velden moeten aanwezig zijn in uw bankindeling: Transactiecode, Accountnummer, Controleren/serienummer, Transactiebedrag, Recordtypecode en de datum waarop de bank is geweend. Als in uw indeling statuscodes worden gebruikt, moet de transactiestatuscode ook aanwezig zijn in de configuratie.

• Als u alle elektronische verzoenprocedure hebt doorlopen en er geen transacties zijn gemarkeerd als uitgeschakeld in de module Bankverzoening, is er waarschijnlijk iets niet correct ingesteld in de configurator voor elektronische verzoeningsindeling. Het meest voorkomende foutbericht dat wordt ontvangen, is de fout'Recordtype Overeenkomstniet gevonden' in het rapport Niet-verwerkte records dat wordt afgedrukt na het downloaden.  Dit betekent meestal dat de code voor de transactie niet is ingesteld in de vermelding Codes.

• Als u opnieuw probeert te downloaden nadat u het .txt-bestand al van de bank hebt gedownload, ontvangt u 'Dubbele' foutberichten omdat het systeem de transacties ziet als duplicaten in plaats van alleen maar nieuwe transacties te downloaden. (Moet het voorafgaande uploaden met het veld UPLOAD-id (MEARLDID) in de tabellen ME142806 en ME142807 uit.)

• Als u probeert een verzoening te verwijderen en de gegevens opnieuw in te voeren nadat u het .txt-bestand al van de bank hebt gedownload, ontvangt u foutberichten 'Dupliceren', omdat het systeem de transacties ziet als duplicaten.

• Controleer of het bankrekeningnummer uniek is voor het chequeboek dat is ingesteld met Electronic Reconcile. Als het bankrekeningnummer wordt gebruikt voor meerdere chequeboeken, kan Electronic Reconcile het chequeboek niet vinden en ontvangt u een bericht waarin wordt aangegeven dat het bankrekeningnummer niet is ingesteld.

• In het venster Codesinvoer van de configurator zijn de typen die automatisch overeenkomen: Betaald controleren, Storting geweken, overschrijving en overschrijvingstegoed.

• Met de volgende aanpassingstypen wordt een'aanpassingstransactie'gemaakt in het venster Afstemmingsbankaanpassingen (knop): (Bijvoorbeeld: 'rente' of een 'misc fee' op uw bankafschrift zou niet in GP staan (dus niets dat moet overeenkomen met), dus u hebt het systeem nodig om de aanpassings-/logboekinvoer in GP te boeken voor deze typen.)

  • Rentebaten

  • Overige inkomsten

  • Overige onkosten

  • Servicekosten

• Er zijn geen typen in de configurator die automatisch overeenkomen met een increase-aanpassing, afname van aanpassing of intrekking in het venster Banktransactieinvoer in GP. Deze typen zijn voor aanpassingen in GP voor items die u niet zou verwachten te zien op het bankafschrift. U moet deze typen handmatig markeren als gewend in het venster Afstemmen.

• Controles worden gematcht met het controlebedrag en het controlenummer. Stortingen worden gematcht met het stortingsbedrag en de stortingsdatum (binnen een standaardbereik van acht dagen, maar u kunt dit overschrijven wanneer u wordt gevraagd om een ander dagbereik te zijn.) Raadpleeg KB 851279 voor meer informatie over de criteria die automatisch overeenkomen.

• De bankafgeheldeerde datum kan van invloed zijn op het overeenkomende proces. Gp zal alleen controles uit de weg gaan waarin de datum waarop de bank is gewypt na de datum van het controleprobleem in GP is. Een controle op een datum vóór de datum die daadwerkelijk in de huisarts is uitgegeven, wordt niet geweend.

• Gp negeert eventuele voor-nullen bij een controle in het overeenkomende proces en in feite worden ze tijdens het importeren van het controlenummer gestreept. Voor-nullen hebben geen invloed op het overeenkomende proces voor het controlenummer. Gp kan het controlenummer evenaren, ongeacht voor- en voor nullen.

• Gebruik Kladblok om bestanden te openen, omdat de automatische opmaak in Excel voor nullen kan verwijderen.  Thij voor nullen maakt niet uit op een controle, maar ze zijn wel van belang op datums. Als de datums onjuist worden geïmporteerd, betekent dit dat de datumnotatie in de configurator niet overeenkomen met wat er in het bestand staat, of dat de voor-nullen in de datum ontbreken in het bestand.  Als u de configurator hebt aangegeven voor het gebruik van MMDDYYYY, moet uw bestand bijvoorbeeld 08152017 hebben.  Of als u MM/DD/YY hebt, moet uw bestand 08-15-17 hebben.  De datumnotatie moet exact overeenkomen.

• Wanneer u een bestand binnen brengt, voert u een bevestigingsnummer van uw keuze in.  De controles worden geïmporteerd nadat het bevestigingsnummer is ingevoerd.

• Als u een dagelijks bestand binnen brengt, moet u elke dag met elkaar in overeenstemming zijn voordat u het bestand van de volgende dag binnen brengt.  Het systeem komt alleen automatisch overeen met het laatste bestand dat is binnengebracht.  Dus als u eerst in 5 dagelijkse bestanden importeert en vervolgens dag 1 verzoent, wordt deze automatisch afgestemd, maar wanneer u dag 2 probeert te combineren, komt deze niet automatisch overeen.  U moet het bestand voor dag 2 opnieuw in het bestand importeren als u wilt dat het automatisch wordt overeenkomen.

• Als de datum wordt geïmporteerd als alle nullen of 00-00-00-0000, kunt u het veld 'Bank gewyste datum' in plaats van 'transactiedatum' in de configurator in kaart brengen.

• Als de datum wordt geïmporteerd als vervormd, komt de datumnotatie in de configurator niet overeen met de datumnotatie in het bankbestand.  Zorg ervoor dat als het bankbestand MMDDYYYY heeft dat u dezelfde indeling hebt geselecteerd in de configurator, zodat deze exact overeenkomen.  Zorg er ook voor dat de gebruiker het bestand niet heeft geopend in Excel en dat de voor-nullen op de MM of DD zijn weggevallen.  Als dat het het beste is, opent u Kladblok en voegt u de voor-nullen weer toe aan de datum en importeert u opnieuw.  Gebruik Kladblok om bankbestanden te openen, niet Excel.

• Zie KB 851279voor meer informatie over de manier waarop transacties worden gematcht.

Dit artikel was TechKnowledge Document ID:19396