Microsoft Lync Online Web Scheduler is een op het web gebaseerd programma waarmee u Lync-vergaderingen kunt maken als u niet werkt met Microsoft Outlook of als u een ander besturingssysteem dan Windows hebt. Met Web Scheduler kunt u nieuwe vergaderingen maken, bestaande vergaderingen wijzigen en uitnodigingen sturen met uw favoriete e-mailprogramma.
U krijgt een gebruikersnaam en wachtwoord van het ondersteuningsteam van het bedrijf waarmee u zich kunt aanmelden bij Web Scheduler.
In dit artikel
Een Lync-vergadering maken
Lync-vergaderingen ondersteunen onlinevergaderingen en telefonische vergaderingen. Deelnemers kunnen via een computer aan de vergadering deelnemen om de presentatie te bekijken of kunnen telefonisch inbellen om alleen het geluid te horen.
-
Ga naar https://sched.lync.com en meld u aan met uw gebruikersnaam en wachtwoord bij Web Scheduler.
-
Klik op Nieuwe vergadering maken.
-
Typ het onderwerp van de vergadering in het vak Onderwerp.
-
U kunt Onlinevergadering accepteren als locatie voor de vergadering of u kunt een locatie, zoals een vergaderruimte, toevoegen als er ook deelnemers zijn die persoonlijk aanwezig zijn.
-
Typ een kort bericht of de agenda van de vergadering in het vak Bericht (optioneel).
-
Selecteer de tijdzone van de vergadering in het vervolgkeuzemenu.
-
Selecteer de datum en de tijd voor het begin en het einde van de vergadering.
-
De lobby, een virtuele wachtkamer waarmee u mensen kunt toelaten of weigeren, kan standaard door iedereen worden overgeslagen, ook door mensen buiten uw organisatie. Zie Toegang en presentatoren voor informatie over het wijzigen van de opties.
-
Standaard heeft iedereen van uw organisatie die is uitgenodigd, machtigingen voor presentator. Zie Toegang en presentatoren voor informatie over het wijzigen van de opties.
-
Voeg in het vak onder Deelnemers en geluid de namen van de deelnemers toe, gescheiden door een puntkomma (;).
-
Klik op Namen controleren om te controleren of u de juiste namen hebt. Voor genodigden van buiten het bedrijf typt u het volledige e-mailadres, zoals mailto:contoso@contoso.com.
Opmerking: De beschikbaarheid van deelnemers of vergaderruimten wordt niet gecontroleerd door Web Scheduler.
-
Als voor uw account een televergaderingprovider is ingesteld, bevat de uitnodiging voor de vergadering een gratis nummer, een niet-gratis nummer en een deelnemercode. De deelnemers aan de vergadering kunnen het geluid via de computer beluisteren of inbellen bij de vergadering, afhankelijk van hun voorkeur.
-
Klik op Opslaan.
Uitnodigingen sturen naar deelnemers aan een vergadering
Kies een van de volgende methoden om een uitnodiging voor een vergadering te sturen:
Uitnodigingen verzenden via uw e-mailprogramma
Bij deze methode kopieert u de gegevens van de vergadering in Web Scheduler en plakt u deze in een uitnodiging die u in elk e-mailprogramma kunt maken.
Tip: U kunt ook op de Web Scheduler-pagina met vergaderingsgegevens op Deelnamegegevens voor vergadering weergeven klikken om de gegevens van de vergadering weer te geven.
-
Klik op Opslaan als u klaar bent met het maken van de vergadering.
-
Er wordt een venster met de vergaderingsgegevens geopend.
-
Markeer de gegevens voor de vergadering, inclusief de URL voor de vergadering, het nummer voor de telefonische vergadering en de vergadering-id.
-
Klik met de rechtermuisknop op de tekst en klik vervolgens op Kopiëren.
-
Open een willekeurig e-mailprogramma en maak een gewoon vergaderverzoek.
-
Plak de gegevens voor de Lync-onlinevergadering (die u in stap 4 hebt gekopieerd) in de uitnodiging.
-
Voeg de deelnemers toe, controleer de datum en de tijd voor de vergadering, typ de agenda voor de vergadering en verzendt de uitnodiging.
Uitnodigingen verzenden via iCalendar
Met iCalendar kunnen gebruikers van verschillende e-mailsystemen agendagegevens uitwisselen. Ontvangers van de iCalendar-uitnodiging moeten beschikken over software die wordt ondersteund voor het openen en beantwoorden van de uitnodiging.
-
Selecteer het onderwerp van de vergadering in de sectie Mijn vergaderingen en klik vervolgens op Exporteren als iCalendar.
-
Klik op Openen als u hierom in het e-mailprogramma wordt gevraagd.
Opmerking: Door iCalendar worden alle gegevens toegevoegd die u hebt opgegeven bij het plannen van de vergadering, zoals het bericht, de deelnemers, de locatie, de datum en de tijd.
-
Wanneer het agenda-item wordt geopend, stuurt u dit door naar de personen die u als deelnemers hebt toegevoegd bij het plannen van de vergadering.
-
Vervolgens kunnen de genodigden het iCalendar-bestand openen met het gewenste e-mailprogramma, zoals Outlook, Notes, iCal, enzovoort.
Toegang en presentatoren
De standaardopties voor toegang en presentatoren zijn optimaal voor gewone teamvergaderingen. U kunt de opties desgewenst aanpassen aan uw specifieke behoeften, het type vergadering of de deelnemers.
Selecteer onder Toegang en presentatoren op de pagina met vergaderingsgegevens wie de lobby kan overslaan en wie als presentator kan deelnemen aan de vergadering.
Wie kan de lobby overslaan?
|
Opties voor toegang |
Wat gebeurt er? |
Situatie |
|
Alleen de organisator (vergrendeld) |
Alleen de organisator kan de lobby overslaan. Alle anderen moeten in de lobby wachten totdat ze worden toegelaten. |
U wilt niet dat personen de inhoud te zien krijgen voordat de vergadering begint of u bespreekt vertrouwelijke informatie. |
|
Personen in mijn bedrijf die ik heb uitgenodigd |
Personen die geen account hebben voor uw netwerk en mensen die niet zijn uitgenodigd, moeten in de lobby wachten totdat ze worden toegelaten. |
U bespreekt vertrouwelijke informatie en u wilt dat alleen bepaalde personen uit uw bedrijf kunnen deelnemen. |
|
Personen in mijn bedrijf |
Personen die geen account hebben voor uw netwerk, moeten in de lobby wachten totdat ze worden toegelaten. |
Alle deelnemers hebben een account voor het netwerk van uw organisatie en u bespreekt geen vertrouwelijke informatie. |
|
Iedereen, ook personen van buiten mijn bedrijf |
Niemand wacht in de lobby. |
U nodigt mensen van buiten uw bedrijf uit en u bespreekt geen vertrouwelijke informatie. |
Belangrijk: Mensen die inbellen bij de vergadering, slaan de lobby automatisch over, ook als deze is ingeschakeld.
Wie is presentator
|
Opties voor presentator |
Wie is presentator |
Situatie |
|
Alleen de organisator |
Alleen de persoon die de vergaderingen plant. |
Presentaties waarbij de deelnemers niet met de inhoud voor de vergadering hoeven te werken. U kunt extra presentatoren aanwijzen tijdens de vergadering. |
|
Personen in mijn bedrijf |
Iedereen die u uitnodigt en die een account heeft voor uw netwerk. |
Interne groepswerksessies, waarbij alle deelnemers de inhoud van de vergadering kunnen delen en wijzigen. |
|
Iedereen, ook personen van buiten mijn bedrijf (zonder beperkingen) |
Iedereen die u uitnodigt. |
Groepswerksessies met personen die geen account voor uw netwerk hebben. |
|
Personen die ik kies |
Uzelf en de deelnemers die u kiest. |
Presentaties met meer dan een specifieke presentator. |
Opmerking: Met de optie Personen die ik kies kunnen geen externe deelnemers of distributielijsten worden uitgenodigd als presentator. U kunt mensen wel vanuit de vergaderruimte toegang geven als presentator.
Deelnemen aan een vergadering
U kunt de koppeling in de uitnodiging gebruiken om u aan te melden bij een vergadering of u kunt in Web Scheduler op het tabblad Deelnemen aan vergadering klikken om de vergadering te starten.
-
Klik onder Mijn vergaderingen op uw vergadering.
-
Klik op de pagina met de gegevens voor de vergadering op het tabblad Deelnemen aan vergadering.
-
Lync wordt geopend en u kunt zich aanmelden bij de vergadering.
Bestaande vergaderingen weergeven of bewerken
Alle vergaderingen die u hebt georganiseerd op het tabblad Mijn vergaderingenworden weergegeven in Web Scheduler. Houd er rekening mee dat in Web Scheduler alleen vergaderingen worden weergegeven die door u zijn georganiseerd, niet de vergaderingen waarvoor u bent uitgenodigd.
-
Klik op een vergadering om de pagina met de gegevens te openen. Hier vindt u een kort overzicht van de vergadering, enkele tabbladen met acties en de vergaderingsgegevens.
-
Klik op Bewerken.
-
Breng de gewenste wijzigingen aan en klik op Opslaan.
-
Klik op OK in de melding die verschijnt en controleer de gewijzigde gegevens.
Belangrijk: Wanneer u een vergadering bijwerkt, moet u de gewijzigde gegevens handmatig naar de genodigden sturen. Uw agenda wordt niet automatisch bijgewerkt door Web Scheduler.
-
Als u de uitnodigingen via iCalendar hebt verzonden, klikt u opnieuw op Exporteren als iCalendar om de uitnodiging te openen en een update te sturen.
-
Als u de gegevens voor de Lync-vergadering naar een gewone uitnodiging hebt gekopieerd, opent u die uitnodiging, werkt u de gegevens bij en stuurt u de gegevens opnieuw naar de deelnemers.
Een vergadering verwijderen of annuleren
Vergaderingen verlopen automatisch veertien dagen na de geplande eindtijd. U kunt een vergadering echter ook verwijderen als u Web Scheduler wilt opschonen of een vergadering wilt annuleren.
-
Klik op het tabblad Mijn vergaderingen op de vergadering die u wilt verwijderen.
-
Klik op de pagina met vergaderingsgegevens op het tabblad Vergadering verwijderen.
-
Klik op Ja als om een bevestiging wordt gevraagd.
Belangrijk: U moet aan de deelnemers laten weten dat de vergadering is geannuleerd. Uw agenda wordt niet automatisch bijgewerkt door Web Scheduler.
-
Als u de uitnodigingen via iCalendar hebt gestuurd, opent u de uitnodiging en klikt u op Annuleren. De geadresseerden ontvangen dan een bericht dat de vergadering is geannuleerd.
-
Als u de gegevens voor de Lync-vergadering naar een gewone uitnodiging hebt gekopieerd, opent u de uitnodiging en klikt u op Annuleren om de genodigden een bericht te sturen dat de vergadering is geannuleerd.
