Projectwijzigingsaanvragen evalueren

Door Jane Suchan, PMP

Onbeheerde verandering is een van de grootste vijanden van een projectmanager.     Daarom kan een solide wijzigingsbeheerproces de beste vriend van een projectmanager zijn. Door dit soort processen in te voeren, kunt u leveren wat de klant heeft gevraagd, binnen de vereiste tijdlijn en binnen het afgesproken budget. Zonder wijzigingsbeheer wordt het projectbereik een bewegend doel en loopt u het risico dat een of meer van de succesfactoren van uw project ontbreken. Het vermogen om wijzigingen te beheren en te beheersen, met name die van het projectbereik, is een sleutel tot het bereiken van doelstellingen en een typische prestatie-indicator voor een projectmanager. Projectwijziging is onvermijdelijk en u moet erop voorbereid zijn om ermee om te gaan wanneer het gebeurt, niet als het gebeurt.

Veranderingsbeheer en bureaucratie in balans brengen

Een van de uitdagingen voor projectmanagers is het balanceren van de noodzaak om projectveranderingen te beheersen en tegelijkertijd onnodige bureaucratie te vermijden. De vraag is: Waar is het kantelpunt? Omdat elk project uniek is, varieert het punt waarop wijzigingsbeheer geen waarde meer toevoegt en verandert in administratieve rompslomp van project tot project.

Sommige belanghebbenden, of zelfs leden van uw projectteam, vinden misschien dat het toepassen van wijzigingsbeheer uw manier is om de gevreesde bereik-griezel te vermijden en dat u niet flexibel wilt zijn en niet wilt doen wat het beste is voor uw klant en het bedrijf. Het is belangrijk om deze perceptie te verdrijven. Laat ze weten dat wat u doet precies het tegenovergestelde is: u implementeert een efficiënt proces voor het consistent evalueren van aangevraagde wijzigingen. Als het aanbrengen van de wijziging een goed idee wordt geacht, hebt u processen om te reageren wanneer dat nodig is.

Naar boven

Het projectwijzigingsbeheerplan

Om u te helpen snel te reageren, wordt in een projectwijzigingsbeheerplan beschreven wat er gebeurt wanneer er afwijkingen optreden. Het is niet bedoeld om wijzigingen te voorkomen; Het is eerder bedoeld om een proces te schetsen dat duidelijk maakt hoe wijzigingen zullen worden gecommuniceerd, hoe beslissingen zullen worden genomen en hoe het project zich dienovereenkomstig zal aanpassen.

Naar boven

Wijzigingsbeheer in stand houden

U moet uw wijzigingsbeheerproces in werking stellen zodra u een basislijn maakt voor belangrijke producten, zoals bedrijfsvereisten en planning. Het projectteam en de belanghebbenden , en iedereen die wordt beïnvloed door wijzigingen in het project, moeten het wijzigingsbeheerplan controleren en goedkeuren voordat u het in werking stelt.

Kleine wijzigingen die weinig invloed hebben op het algehele succes van het project, mogen niet dezelfde beperkingen met zich meebrengen als die voor vereisten of mijlpalen van kritieke paden. In het plan voor projectwijzigingsbeheer moet worden aangegeven wanneer een formele aanvraag voor projectwijziging (PCR) is vereist. Bijvoorbeeld:

• Wat zijn de drempelwaarden voor plannings- en budgetwijzigingen?

• Zijn er wijzigingen waarvoor altijd een wijzigingsaanvraag is vereist?

• Welke wijzigingen kan het wijzigingsbeheerproces overslaan?

Eén waarschuwing hier: vaak zijn het veel kleine wijzigingen die de schade aanrichten, in plaats van de grote, voor de hand liggende wijzigingen. Houd hier rekening mee bij het definiëren van uw PCR-criteria. Uw wijzigingsbeheerplan moet bijvoorbeeld categorieën voor wijzigingsaanvragen definiëren, zoals wat belangrijk of secundair is:

• Belangrijke wijzigingen    Deze moeten gedocumenteerd als een PCR. Belangrijke projectwijzigingen:

  • De vereisten of werkitems op het kritieke pad beïnvloeden, waardoor belangrijke mijlpalen of de algehele einddatum van het project met een bepaald tijdspercentage of een bepaalde duur worden vertraagd. Belangrijke wijzigingscriteria moeten voor elk project worden gedefinieerd.

  • Aanvullende financiering vereisen (in dollars of een percentage van het budget). Ook hier moet het bedrag voor elk project worden gedefinieerd.

• Kleine wijzigingen    Voor deze routinematige wijzigingen is geen PCR vereist. Kleine wijzigingen:

  • Dit heeft geen grote invloed op het plan. Ze verlengen niet de voltooiingsdatum van mijlpalen of taken met projectafhankelijkheden.

  • Geen negatieve financiële gevolgen hebben. Als gevolg hiervan treedt er geen afwijking van het projectbudget op.

Naar boven

Tips voor het evalueren van wijzigingsaanvragen

Het projectwijzigingsbeheerplan moet ook informatie bevatten over hoe wijzigingsaanvragen worden geëvalueerd. Het is essentieel dat de criteria voor deze evaluatie worden bepaald voordat deze nodig is, zodat er geen tijd wordt verspild bij het bereiken van consensus. Als u deze parameters instelt, kunt u wijzigingen in balans brengen met de algemene bedrijfsdoelen en -voordelen.

Hier volgen enkele typische vragen die u moet overwegen bij het evalueren van een wijzigingsaanvraag:

• Voegt deze wijziging de bedrijfsvereisten toe of wijzigt deze?

• Is er een work-around of is deze wijziging nodig voor het algehele succes van het project?

• Is voor deze wijziging een verhoging van de financiering vereist?

• Wordt de einddatum van het project hierdoor vertraagd?

• Hoewel deze wijziging een negatieve impact kan hebben op dit project, leidt dit tot aanzienlijke zakelijke voordelen die het de moeite waard maken?

• Heeft het nu zin om deze wijziging door te voeren dan deze uit te stellen? Kost de vertraging het bedrijf uiteindelijk meer geld?

• Zijn alle betrokken belanghebbenden in overweging genomen en zijn zij het eens met de wijziging?

• Zijn er contractuele gevolgen om rekening mee te houden? Worden toezeggingen met externe leveranciers bijvoorbeeld niet nagekomen vanwege deze wijziging?

Naar boven

Projectwijzigingsaanvragen goedkeuren

Het is ook belangrijk om te definiëren wie aangevraagde wijzigingen wel of niet kan goedkeuren. Het is gebruikelijk om verschillende autoriteitsniveaus te definiëren, zodat routinematige wijzigingen efficiënt kunnen worden verwerkt, terwijl belangrijke wijzigingen het benodigde niveau van management aandacht krijgen.

Wanneer een voorgestelde wijziging van invloed is op het bereik van het project, moet u dit beschouwen als een zakelijke beslissing waarvoor goedkeuring van de projectsponsor is vereist. Wanneer het bereik niet wordt beïnvloed, kunnen het projectteam en de sponsor besluiten dat de projectmanager de wijziging binnen bepaalde limieten kan goedkeuren. Voor sommige projecten worden wijzigingsbeheerborden gemaakt en regelmatig bijeengeroepen om wijzigingsaanvragen te overwegen en goed te keuren. Er kunnen verschillende wijzigingsbeheerborden in de organisatie zijn, die verschillende soorten wijzigingsaanvragen verwerken. Een besturingsbord voor technische wijzigingen kan bijvoorbeeld kijken naar technologieproblemen.

Een eenvoudige manier om de richtlijnen voor het goedkeuren van wijzigingsaanvragen samen te vatten, is in een tabel zoals hieronder, die is gebaseerd op een voorbeeldproject:

Naar boven

De grote beloning

Projectteams zijn altijd op zoek naar de uitvoering van het project, soms ten koste van een effectieve planning. Het is verleidelijk om snelkoppelingen te nemen en ervan uit te gaan dat je dingen uitzoekt terwijl je gaat. Het hebben van een goed ontwikkeld wijzigingsbeheerproces, voordat er wijzigingen plaatsvinden, zal grote voordelen opleveren en betere algemene projectresultaten hebben. Als u de subjectiviteit uit de controle over wijzigingen haalt, kan het projectteam efficiënt en effectief omgaan met fluctuaties. Een goed doordacht, gedetailleerd wijzigingsbeheerplan dat is geaccepteerd door projectteamleden en belanghebbenden bespaart tijd en geld, iets waar projectmanagers nooit genoeg van hebben.

Naar boven