Wanneer een bestand is beveiligd met een vertrouwelijkheidslabel met behulp van IRM-beveiliging (Information Rights Management), wordt versleuteling toegepast op het bestand om de inhoud te beveiligen tegen onbevoegde toegang. Voor de meeste bestanden die zijn opgeslagen in SharePoint Online of OneDrive, wordt versleuteling beheerd door de SharePoint of OneDrive van de organisatie waarvan het label is.
In dit geval behoort het bestand echter tot een andere organisatie en kan die organisatie geen label van uw organisatie beheren.
Het is net alsof je je eigen slot op de deur van iemand anders zet.
Opmerking: Als het bestand niet cocreatie mogelijk is, wordt de beveiliging niet beheerd door SharePoint of OneDrive en kan beveiliging worden toegepast met labels van andere organisaties.
Wat kan ik doen?
Een label gebruiken dat de beveiliging niet wijzigt
Als u een label uit uw eigen organisatie wilt toepassen op bestanden in andere organisaties, kiest u een vertrouwelijkheidslabel in het beleid van uw organisatie dat geen beveiliging toepast of verwijdert.
Uw eigen kopie van het bestand maken
Als u een beveiligd label van uw eigen organisatie wilt toepassen en u over voldoende bevoegdheden beschikt, kunt u een kopie opslaan op uw apparaat of in uw eigen SharePoint of OneDrive en vervolgens het label van uw organisatie toepassen.
Belangrijk: Hiermee maakt u een nieuwe kopie van het bestand dat niet wordt gedeeld met de oorspronkelijke organisatie. Als u deze optie kiest, moet u er eerst voor zorgen dat deze actie consistent is met het beleid en de overeenkomsten voor informatie in het bestand.
Laat iemand in de andere organisatie een van de labels toepassen
U kunt iemand in de organisatie waar het bestand zich bevindt, vragen om het bestand op de juiste manier te labelen. U ziet alleen informatie over machtigingen en niet het label dat in Office is toegepast, omdat dit label afkomstig zou zijn van een andere organisatie dan die van u.
Belangrijk: Dit kan ertoe leiden dat uw machtigingen voor het bestand verloren gaan als het toegepaste vertrouwelijkheidslabel machtigingen beperkt op een manier die u uitsluit.
Aanmelden met een account in de andere organisatie
Als u een account hebt in de organisatie waarin het bestand zich bevindt en dat gebruikersaccount een licentie heeft voor vertrouwelijkheidslabels, kunt u zich aanmelden met dat account en een label van die organisatie toepassen op het bestand.
Belangrijk: Als u dat doet, moet u mogelijk dat andere account gebruiken om het bestand in de toekomst te bekijken, omdat uw account in uw thuisorganisatie mogelijk geen toegang meer heeft zodra de beveiligingen zijn toegepast.
Geen label toepassen
U kunt ervoor kiezen om het bestand ongewijzigd te laten zonder labels.
