Opmerking: Zie Importeren, exporteren, SQL Server voor informatie over het verzamelen van gegevens in Access 2016 en hoger.
U kunt gegevens via e-mail verzamelen of bijwerken met behulp van Microsoft Access 2007 of Access 2010 met Microsoft Outlook 2007 of Microsoft Outlook 2010. Access begeleidt u bij het maken van een formulier voor gegevensverzameling en het verzenden van het formulier in een e-mailbericht. Wanneer de geadresseerden van uw e-mail de ingevulde formulieren retourneren, kunt u ervoor kiezen om de verzamelde gegevens automatisch te laten verwerken en op te slaan in een opgegeven Access-database. Met deze methode voor gegevensverzameling kunt u tijd en moeite besparen die meestal nodig is bij het kopiëren en plakken of handmatig invoeren van gegevens. Hier volgen enkele scenario's waarin u dit proces kunt gebruiken om gegevens te verzamelen:
Enquêtes U kunt een enquête uitvoeren en de resultaten compileren door eerst een Access-database te maken met de benodigde tabellen om de resultaten op te slaan en de wizard te gebruiken om een enquêteformulier te genereren en deze vervolgens naar de deelnemers aan de enquête te verzenden. Wanneer deelnemers reageren, worden de enquêtegegevens automatisch opgeslagen in de database.
Statusrapporten Uw team kan u op de hoogte houden door u regelmatig e-mailberichten te sturen die de huidige informatie bevatten, of het nu gaat om de meest recente voorraadstatus of de actuele informatie.
Gebeurtenisbeheer Wanneer u een conferentie of training of andere evenementen organiseert, kunt u een of meer formulieren als e-mailbericht verzenden om contactgegevens, reis- en hotelvoorkeuren, enzovoort te verzamelen. Als u ervoor kiest om de antwoorden automatisch te laten verwerken, kunnen de deelnemers hun voorkeuren op elk gewenst moment wijzigen zonder u hiervan op de hoogte te hoeven stellen en hebt u altijd toegang tot de meest recente gegevens voor besluitvormingsdoeleinden.
In dit artikel wordt uitgelegd wat u nodig hebt om dit proces te gebruiken, hoe u aan de slag gaat met de wizard en krijgt u aanvullende informatie over de verschillende stappen, zodat u de meest geïnformeerde selectie kunt maken terwijl u de wizard volgt.
Opmerking: U kunt de verzamelde gegevens niet toevoegen als uw geadresseerde hotmail of Yahoo heeft gebruikt om u het formulier voor gegevensverzameling toe te sturen.
Voordat u van start gaat
Als dit de eerste keer is dat u gegevens verzamelt met behulp van e-mailberichten, voert u de volgende stappen uit:
-
Zorg ervoor dat u de volgende toepassingen op uw computer hebt geïnstalleerd:
-
Access 2007 of Access 2010.
-
Outlook 2007 of Outlook 2010. Outlook moet zijn geïnstalleerd en geconfigureerd op de computer die u gebruikt om de e-mailberichten te verzenden. Als u Outlook hebt geïnstalleerd, maar nog niet geconfigureerd, start u Outlook en volgt u de instructies in de wizard Outlook Opstarten. Zie Help bij Outlook voor hulp bij de wizard.
-
Als u van plan bent een InfoPath-formulier te gebruiken, moet u ervoor zorgen dat InfoPath 2007 of hoger is geïnstalleerd en dat infoPath ook op hun computers moet zijn geïnstalleerd voor de geadresseerden.
-
Voor e-mailontvangers moet InfoPath of een e-mailclient die de HTML-indeling ondersteunt op hun computers zijn geïnstalleerd om het formulier te kunnen bekijken en bewerken.
Het formulier dat wordt gebruikt voor het verzamelen van gegevens via e-mailberichten, is geen Access-formulier. De wizard genereert een speciaal formulier in HTML- of InfoPath-indeling.
Identificeer een doeldatabase. De database kan de indeling .mdb of .accdb hebben. Daarnaast worden .mde- en .accde-bestanden ondersteund. Als u geen bestaande database wilt gebruiken, moet u een nieuwe database maken.
-
-
Identificeer of maak de tabellen die u wilt vullen met de gegevens uit de e-mailantwoorden. Als u gegevens verzamelt voor bestaande tabellen, moet u ervoor zorgen dat de tabellen niet alleen-lezen zijn en dat u over de benodigde machtigingen beschikt om de inhoud ervan toe te voegen of bij te werken.
Opmerking: De veldtypen Bijlage, AutoNummering, OLE en Veldtypen met meerdere waarden kunnen niet worden verzameld met behulp van e-mailberichten
Als uw gegevensverzamelingsbewerking twee of meer tabellen vult, moet u een selectiequery maken en deze gebruiken als recordbron van het formulier. Zorg ervoor dat de query alle vereiste velden uit de onderliggende tabellen bevat. Als u een bestaande query gebruikt, moet u ervoor zorgen dat de query niet alleen-lezen is en dat u over de benodigde machtigingen beschikt om de inhoud ervan toe te voegen of bij te werken. Zie het artikel Inleiding tot query's voor meer informatie over het maken van een query op basis van twee of meer tabellen.
Sla de gegevens op als nieuwe records in de volgende situaties:
-
Als de gegevens meerdere tabellen vullen.
-
Als de doeltabel geen primaire-sleutelveld heeft. De primaire sleutelwaarden zijn nodig om elk antwoord toe te wijzen aan een bestaande record. Als uw doeltabel geen primaire-sleutelveld heeft, voegt u het nu toe of wijst u een bestaand veld met unieke waarden toe als primaire sleutel.
-
Als de doeltabel geen records heeft. Als de tabel leeg is, gaat de wizard ervan uit dat u records wilt toevoegen.
-
Als de e-mailadressen van de geadresseerden niet als een veld in de database zijn opgeslagen. Wanneer u gegevens verzamelt om records bij te werken, kunt u de adressen niet handmatig typen in het door de wizard gegenereerde bericht. Het adresveld moet zich in de doeltabel of in een tabel bevinden die een relatie heeft met de doeltabel.
Aan de slag
-
Open de database waarin de verzamelde gegevens worden opgeslagen.
-
Als u de gegevens aan één tabel wilt toevoegen, selecteert u de tabel in het navigatiedeelvenster. Als u meerdere gerelateerde tabellen wilt vullen, selecteert u de query die aan deze tabellen is gekoppeld.
-
Voer een van de volgende handelingen uit om de wizard te starten:
-
Klik op het tabblad Externe gegevens in de groep Gegevens verzamelen op E-mail maken.
-
Klik met de rechtermuisknop op de tabel of query en klik vervolgens op Gegevens verzamelen en bijwerken via e-mail.
Opmerking: Als de tabel geen velden bevat of alleen het veldtype AutoNummering, OLE-object, Bijlage of opzoekveld met meerdere waarden bevat, wordt het volgende bericht weergegeven: De geselecteerde tabel of query heeft geen velden die het verzamelen van gegevens via e-mail ondersteunen.
-
Als de tabel velden bevat die het verzamelen van gegevens ondersteunen, wordt de wizard gestart. Als de doeltabel zowel het toevoegen als bijwerken van gegevens ondersteunt, begeleidt de wizard u bij de vereiste stappen voor het verzamelen van gegevens via e-mailberichten.
Gebruik de volgende secties als referentie voor eventuele vragen die u mogelijk hebt tijdens de volgende zeven belangrijke stappen van het proces.
Kies het type gegevensinvoerformulier dat u wilt verzenden
Selecteer het type formulier op basis van het gebruiksgemak voor uzelf en uw geadresseerden.
HTML-formulier selecteren Een HTML-formulier kan worden bekeken en bewerkt door elke gebruiker waarvan de e-mailclient HTML ondersteunt
Microsoft InfoPath-formulier selecteren U ziet deze optie alleen als InfoPath op uw computer is geïnstalleerd. Selecteer deze optie alleen als de geadresseerden allemaal InfoPath en Outlook op hun computers hebben geïnstalleerd. Een InfoPath-formulier biedt een betere omgeving voor gegevensinvoer en bewerking,
De wizardpagina die vervolgens wordt weergegeven, is afhankelijk van of het doelobject het bijwerken van gegevens ondersteunt. Als het object een query is op basis van twee of meer tabellen, of als het een tabel is die geen primaire-sleutelveld heeft of geen records bevat, wordt in de wizard ervan uitgegaan dat u nieuwe records wilt toevoegen en wordt u gevraagd de formuliervelden te selecteren. In alle andere gevallen vraagt de wizard u op te geven of u gegevens wilt toevoegen of bijwerken voordat u wordt gevraagd de formuliervelden te selecteren.
Kiezen of u nieuwe gegevens wilt verzamelen of bestaande gegevens wilt bijwerken
Geef op wat u met de gegevens wilt doen. Het type formulier dat u gebruikt, is van invloed op het aantal nieuwe records dat een geadresseerde in één antwoord naar u kan verzenden. Bij het bijwerken van gegevens geeft het aantal records dat door een geadresseerde moet worden bijgewerkt het aantal vooraf ingevulde formulieren aan dat in een bericht wordt opgenomen.
Opmerking: Als u nieuwe records wilt toevoegen, typt u de e-mailadressen in het adresvak van het e-mailbericht wanneer het bericht wordt gemaakt. Als u bestaande gegevens wilt bijwerken, moeten de e-mailadressen van de geadresseerden worden opgeslagen als een veld in de onderliggende tabel of query, of in een gerelateerde tabel.
Geef de gegevens op die u wilt verzamelen
Wanneer u de velden kiest die u wilt opnemen in uw formulier, hoeft u niet elk veld op te nemen dat bestaat in de onderliggende tabel of query in het formulier. Er moet echter aan de volgende voorwaarden worden voldaan:
-
Vereiste velden: Velden gemarkeerd met een sterretje (*) zijn verplichte velden. Als u nieuwe records verzamelt, worden in de wizard automatisch alle velden opgenomen waarvan de eigenschap Vereist is ingesteld op Ja. Als de vereiste velden van een record leeg zijn, kan de record niet aan de tabel worden toegevoegd.
-
Niet-ondersteunde veldtypen: U kunt bepaalde veldtypen niet opnemen in het formulier, zoals AutoNummering, Bijlage, OLE-object of opzoekvelden met meerdere waarden.
-
Veld primaire sleutel: De gebruiker kan echter een waarde in het veld typen bij het toevoegen van records; het antwoord wordt niet verwerkt als de opgegeven waarde al in gebruik is.
Opmerking: Geef voor elk opgenomen veld onder Veldeigenschappen een label op en klik op Alleen-lezen als u niet wilt dat de gebruiker de gegevens in dat veld wijzigt.
Automatische of handmatige gegevensverwerking opgeven
U kunt een automatische of handmatige verwerking van antwoorden selecteren. Automatische verwerking betekent dat wanneer u de antwoorden krijgt, Outlook en Access samenwerken om de gegevens te exporteren naar de doeltabellen in uw database. Automatische verwerking kan u tijd en moeite besparen. Handmatige verwerking betekent alleen dat u de exportbewerking start om de gegevens over te dragen van een opgegeven map in Outlook naar de doeltabel in Access.
Antwoorden worden geëxporteerd naar de doeltabel zolang aan de volgende voorwaarden wordt voldaan op het moment dat de antwoorden uw postvak bereiken:
-
Outlook moet al worden uitgevoerd op uw computer. Als Outlook niet wordt uitgevoerd, wordt de verwerking gestart wanneer u Outlook de volgende keer start.
-
Toegang mag niet met een wachtwoord zijn beveiligd en mag niet zijn geopend in de exclusieve modus. De naam of locatie van de database mag niet zijn gewijzigd sinds u het e-mailbericht hebt verzonden.
-
De namen van de tabellen en query's en de eigenschappen van de velden in het formulier mogen niet zijn gewijzigd sinds u het e-mailbericht hebt verzonden.
-
U moet over de vereiste machtigingen beschikken om de inhoud van de onderliggende tabellen en query's toe te voegen of bij te werken.
Opmerking: Als de automatische verwerking mislukt, probeert u eventuele problemen op te lossen en exporteert u de mislukte antwoorden handmatig. Alle antwoorden die uw Postvak IN bereiken nadat u de problemen hebt opgelost, worden automatisch verwerkt.
Eigenschappen instellen om de automatische verwerking van antwoorden te beheren
Als u een andere Outlook-map wilt opgeven waarin antwoorden worden opgeslagen, klikt u op de pagina Opgeven hoe u de antwoorden van de wizard wilt verwerken op de naam van de map. Selecteer in het dialoogvenster Map selecteren een andere map of klik op Nieuw om een nieuwe map te maken.
Als u op Eigenschappen instellen klikt om de automatische verwerking van antwoorden te beheren om importinstellingen te wijzigen of af te stemmen, raadpleegt u de volgende tabel voor informatie over de beschikbare opties:
|
Optie |
Resultaat |
|---|---|
|
Antwoorden verwijderen van personen aan wie u het bericht niet hebt verzonden |
Schakel dit selectievakje in als u alleen de antwoorden die door de oorspronkelijke geadresseerden van uw bericht zijn verzonden, automatisch wilt verwerken. Antwoorden van andere personen worden opgeslagen in de doelmap, maar worden niet automatisch verwerkt. |
|
Meerdere antwoorden van elke geadresseerde accepteren |
Schakel dit selectievakje in als u wilt dat alleen het eerste antwoord van elke geadresseerde automatisch wordt verwerkt. De tweede en volgende antwoorden worden opgeslagen in de doelmap, maar worden niet automatisch verwerkt. Opmerking: Met deze instelling bepaalt u alleen het aantal antwoorden en niet het aantal records binnen één antwoord dat wordt verwerkt. Met andere woorden, als u een InfoPath-formulier verzendt, kan een gebruiker u meerdere records in één antwoord sturen en worden alle records in het antwoord automatisch verwerkt, zelfs als dit selectievakje niet is ingeschakeld. |
|
Alleen updates van bestaande gegevens toestaan |
Wanneer geadresseerden een InfoPath-formulier gebruiken om gegevens bij te werken, kunnen ze naast updates van bestaande records ook nieuwe records verzenden. Schakel dit selectievakje in om alleen de updates voor bestaande records te verwerken. |
|
Aantal antwoorden dat moet worden verwerkt |
Typ het totale aantal antwoorden (van alle geadresseerden) dat u automatisch wilt verwerken. Als u wilt dat alle antwoorden automatisch worden verwerkt, voert u een grote waarde in, zoals 5000, in het tekstvak. Antwoorden die worden ontvangen nadat de opgegeven waarde is bereikt, worden opgeslagen in de doelmap, maar worden niet automatisch verwerkt. |
|
Datum en tijd om te stoppen |
Geef op wanneer de automatische verwerking van antwoorden voor dit e-mailbericht moet worden gestopt. Antwoorden die na deze datum en tijd worden ontvangen, worden opgeslagen in de doelmap, maar worden niet automatisch verwerkt. |
Als u deze opties later wilt wijzigen, klikt u op het tabblad Externe gegevens in de groep Gegevens verzamelen op Antwoorden beheren. Selecteer in het dialoogvenster Berichten voor gegevensverzameling beheren het bericht waarvoor u de instellingen wilt wijzigen en klik vervolgens op Berichtopties. De wijzigingen die u in het dialoogvenster aanbrengt, zijn van invloed op alle volgende antwoorden die u voor dat bericht ontvangt.
Antwoorden handmatig verwerken
Als u wilt bepalen wanneer en welke antwoorden worden verwerkt, selecteert u niet de optie Automatisch proces. De antwoorden worden opgeslagen in een opgegeven map in Outlook totdat u elk antwoord in de map selecteert en met de rechtermuisknop klikt. Klik vervolgens in het snelmenu op Gegevens exporteren naar Microsoft Access .
In sommige gevallen moet u mogelijk ook handmatig de antwoorden verwerken die niet automatisch zijn verwerkt.
Onthoud het volgende voordat u gegevens exporteert
-
De Access-database mag niet zijn geopend in de exclusieve modus en de naam of locatie van de database mag niet zijn gewijzigd sinds u het e-mailbericht hebt verzonden.
-
De namen van de tabellen en query's en de eigenschappen van de velden in het formulier mogen niet zijn gewijzigd sinds u het e-mailbericht hebt verzonden.
-
U moet over de vereiste machtigingen beschikken om de inhoud van de onderliggende tabellen en query's toe te voegen of bij te werken.
Selecteer hoe u e-mailadressen van de geadresseerden wilt opgeven
Als u alleen nieuwe gegevens verzamelt, kunt u de e-mailadressen op twee manieren opgeven:
-
Typ de e-mailadressen afzonderlijk in het e-mailbericht van Outlook of selecteer de adressen in een adresboek.
-
Gebruik het veld e-mailadres in de tabel of query van de huidige Access-database.
Opmerking: Wanneer u gegevens verzamelt om bestaande records bij te werken, ziet u dit dialoogvenster niet, omdat de e-mailadressen van de geadresseerden eerst beschikbaar moeten zijn als veld in de database.
De e-mailadressen rechtstreeks in Outlook invoeren
Als u uw geadresseerden opgeeft in Outlook, kunt u het bericht bekijken en aanpassen voordat u het verzendt. In de hoofdtekst van het e-mailbericht vindt u een korte inleiding en een formulier. U wordt aangeraden geen wijzigingen aan te brengen in het formulier. Wijzigingen in de formulierstructuur kunnen ertoe leiden dat het antwoord niet wordt verwerkt.
De e-mailadressen gebruiken die zijn opgeslagen in een veld in de database
De optie om Een gekoppelde tabel te selecteren, verwijst naar tabellen die gerelateerd zijn. Als u tabelrelaties in uw database wilt weergeven of bewerken, gaat u naar hulpmiddelen voor databases. in de groep Relaties op Relaties
Zie het artikel Handleiding voor tabelrelaties voor meer informatie over relaties.
De lijst met geadresseerden controleren en opgeven
De laatste belangrijke stap bestaat uit het bekijken en aanpassen van het e-mailbericht, het verfijnen van de lijst met geadresseerden en het verzenden van het bericht voor gegevensverzameling.
Het e-mailbericht maken en verzenden
Wanneer de wizard u informeert dat u nu het e-mailbericht kunt maken en laat zien hoe u de e-mailstatus kunt weergeven met behulp van de opdracht Antwoorden beheren , kunnen er enkele waarschuwingsberichten worden weergegeven. In de volgende tabel worden elke waarschuwing en de actie beschreven die u kunt uitvoeren om deze op te lossen:
|
Waarschuwingsbericht |
Beschrijving |
S olution |
|---|---|---|
|
Sommige records bevatten geen geldig adres in het opgegeven e-mailadresveld. Er worden geen gegevens geretourneerd voor deze rijen. |
Het e-mailadresveld dat u hebt geselecteerd, bevat null-waarden. |
Als u gegevens voor elke record wilt verzamelen, sluit u de wizard af en vervangt u de null-waarden door e-mailadressen. Start de wizard vervolgens opnieuw. |
|
U hebt momenteel een exclusieve vergrendeling op de database; automatische verwerking mislukt totdat de vergrendeling is vrijgegeven. |
U hebt de database momenteel geopend in de exclusieve modus. |
Als u ervoor kiest om de antwoorden automatisch te laten verwerken, mislukt de verwerking omdat access een database met een exclusieve vergrendeling niet kan toevoegen of bijwerken. De database in de niet-exclusieve modus direct na het verzenden van het bericht sluiten en opnieuw openen |
|
Deze e-mailberichten kunnen vertrouwelijke of gevoelige gegevens bevatten. |
U verzamelt gegevens om bestaande records bij te werken en het formulier dat u gaat verzenden, wordt vooraf ingevuld met bestaande gegevens. |
Als sommige formuliervelden gevoelige gegevens bevatten, gaat u terug naar de wizardstap waar u de velden hebt geselecteerd en verwijdert u de velden die gevoelige gegevens bevatten uit het formulier |
Nadat u het bericht hebt bekeken en aangepast, kunt u het veld e-mailadres filteren en de geadresseerden selecteren. Kies de e-mailadressen die u wilt gebruiken door de bijbehorende selectievakjes in te schakelen. Als u een dialoogvenster ziet met ongeldige e-mailadressen, noteert u de adressen in de lijst en klikt u op Afsluiten. Controleer de ongeldige adressen, breng de benodigde correctie aan en probeer het bericht opnieuw te verzenden.
