Komunikowanie się z zespołem

Dzielenie się informacjami o projekcie często jest trudne, zarówno wtedy, gdy jest wymagane uzyskanie informacji o stanie projektu od zespołu, jak i wówczas, gdy trzeba przekazać te informacje kierownikom.

Dowiedz się, kiedy i jak dzielić się informacjami o projekcie oraz tworzyć raporty z tymi informacjami. Nieznajomość tych zasad może prowadzić do zmniejszenia skuteczności współpracy i powodować zagrożenie dla powodzenia Twojego projektu.

Aby zapoznać się z innymi artykułami z serii przewodników po zarządzaniu projektami, zobacz Przewodnik po zarządzaniu projektami.

Przed rozpoczęciem pracy: porady dotyczące zarządzania projektami . . .

  • Sporządzenie listy uczestników projektu    Przed rozpoczęciem projektu dowiedz się, kto ma brać w nim udział. Zapomnienie o krytycznym uczestniku projektu, który może zablokować projekt, to brak wpływu na jego projekt.

  • Wczesne wdrożenie planu komunikacji    Wkomponuj strategie i procesy komunikacyjne w swój projekt przed jego rozpoczęciem. Jeszcze lepiej zrobisz, umieszczając procesy komunikacyjne jako zadanie w pierwszych wierszach projektu, aby w ten istotny element współpracy angażowali się wszyscy uczestnicy projektu.

  • Odpowiednio częste dzielenie się informacjami    Zbieranie informacji o stanie zadań raz w tygodniu zwykle wystarcza do tego, aby rozwiązywać problemy przed ich eskalacją. W przypadku częstszej komunikacji członkowie zespołu mogą przestać wysyłać aktualizacje z powodu nadmiernie długiego czasu poświęcanego na ich przygotowanie.

  • Wyszukiwanie problemów    Gdy wydaje się, że wszystko idzie dobrze, ponieważ nie słyszysz żadnych złych informacji, prawdopodobnie masz przed sobą kłopoty. Problemy pojawiają się nawet w przypadku najlepiej zarządzanych projektów. Twoim zadaniem jest znajdowanie drobnych problemów, zanim zmienią się w poważne problemy.

  • Korzystanie z odpowiedniej technologii    Postaraj się zrozumieć potrzeby komunikacyjne członków swojego zespołu i innych uczestników projektu. Na przykład członkowie zespołu zgłaszający stan zadania mogą używać poczty e-mail Project Online, natomiast kierownik może preferować dobrze przedstawiony wykres lub tabelę przestawną. Poniżej znajduje się lista programów ułatwiających komunikację.

Aplikacja

Zalety

Wady

Project

  • Zawiera wbudowane narzędzia do prowadzenia prezentacji dla uczestników projektu każdego szczebla.

  • Zawiera łatwe do opanowania widoki osi czasu i terminarza zespołu.

  • Umożliwia eksportowanie danych do programów Excel i Visio na potrzeby komunikacji dotyczącej złożonych danych.

  • Twoja firma może nie korzystać z programu Project.

  • Niewielki rozmiar projektów realizowanych w Twojej firmie może uniemożliwiać wykorzystanie zaawansowanego oprogramowania do planowania.

Project Online

  • Najlepsze oprogramowanie do zaawansowanej komunikacji i raportowania informacji o projekcie w organizacji.

  • Umożliwia porównywanie stanów w kilku projektach lub w portfelu projektów.

  • W mniejszych firmach może być potrzebna pomoc konsultantów w zakresie instalacji i używania Project Online.

Excel

  • Program Project umożliwia eksportowanie danych do programu Excel na potrzeby zaawansowanych analiz, takich jak obliczenia ANOVA czy analiza wartości wypracowanej.

  • Jest to idealne narzędzie do wczesnego planowania projektów lub opracowywania elementów dostarczanych wysokiego poziomu, które później można dodać do programu Project.

  • Program Excel nie zawiera zautomatyzowanych funkcji planowania dla bardziej złożonych projektów.

Word

  • Jest to idealne narzędzie podczas etapu początkowego, gdy trzeba udostępniać dokumenty zawierające plany, takie jak budżety i elementy dostarczane.

  • Nie nadaje się raczej do prezentacji wizualnych dla kierowników biorących udział w projekcie. Zamiast niego lepiej korzystać z funkcji raportowania programów Excel, Visio, PowerPoint i Project.

SharePoint

  • Oferuje funkcje synchronizacji bez korzystania z programu Project Server. Zmiany wprowadzane na jednej liście zadań są odzwierciedlane na drugiej liście zadań.

  • Wdrożenie tego programu w firmie jest drogie. Jeśli nie masz zasobów firmy do zainstalowania pakietu SharePoint, możesz używać platformy Microsoft 365z usługą SharePoint online.

PowerPoint

  • Idealne narzędzie do tworzenia skutecznych prezentacji dla kierowników biorących udział w projekcie.

  • Dla analityków i inżynierów może być potrzebne rozwiązanie oferujące bardziej szczegółowe wykresy na potrzeby złożonej analizy budżetowej.

Visio

  • Idealne narzędzie w początkowych fazach projektu, w których trzeba komunikować procesy biznesowe i produkcyjne za pomocą schematów blokowych lub innych diagramów.

  • Ilość prezentowanych informacji może być zbyt duża w przypadku, gdy odbiorcami są kierownicy. Zamiast tego programu użyj wtedy wbudowanych funkcji raportowania programu Project.

Microsoft Teams

  • Idealne narzędzie w przypadku zespołów pracujących w różnych lokalizacjach. Umożliwia udostępnianie informacji o projekcie za pomocą wiadomości błyskawicznych, połączeń głosowych i wideo lub w trakcie spotkań online.

  • Może wymagać wdrożenia przez dział IT.

Komunikowanie informacji o projekcie

Sprawdzanie aktualizacji stanu z Project Online

Jeśli Twój zespół używa programu Project Online, pobierz aktualizacje stanu zadania z serwera przed porozumiewać się ze swoim zespołem w sprawie postępu projektu.

Śledzenie postępu harmonogramu — od nowicjusza do eksperta

Metody śledzenia postępu różnią się — mogą być one proste lub bardziej złożone. Dobierz metodę najlepiej dopasowaną do Twojego projektu i zespołu.

Komunikowanie się z informacjami o wartości wypracowanej

Przechwytywanie informacji o wartości wypracowanej jest bardziej zaawansowanym, ale bardzo zaawansowanym krokiem w kierunku odkrywania dobrego i słabego wydajności projektu. Szczegółowe informacje na ten temat są ważne dla uczestników projektu.

Tworzenie raportu o projekcie

Za Project możesz tworzyć i dostosowywać efektowne raporty graficzne dowolnych danych projektu, bez użycia żadnego innego oprogramowania. Gdy pracujesz nad projektem, raporty się zmieniają w celu odzwierciedlenia najnowszych informacji — nie są konieczne ręczne aktualizacje.

Synchronizowanie z listą zadań programu SharePoint

Członkowie zespołu mogą przeglądać harmonogram i aktualizować pracę w SharePoint, a Ty będziesz widzieć zmiany w Project. I odwrotnie.

Korzystanie z platformy Microsoft 365

Zakomunikuj informacje o projekcie przy Microsoft 365. O ile pracujesz na komputerze z połączeniem internetowym, możesz pracować nad dokumentami, korzystając z pełnych wersji programów Word, Excel, PowerPoint lub OneNote — na żądanie i w dowolnym miejscu.

Publikowanie zmian zadań na serwerze

Gdy wprowadzasz zmiany w zadaniach, publikuj je w programie Project Online, aby wszyscy byli w stanie kontynuować pracę.

Komunikowanie się za pomocą Microsoft Teams

Jeśli ktoś nie może przyjść na spotkanie, udostępnij Teams projektu. Udostępnij slajdy programu PowerPoint, arkusze programu Excel lub notes programu OneNote, aby podzielić się planami dotyczącymi projektu. Poszczególne osoby mogą uczestniczyć w spotkaniach online, przebywając w biurze bądź w domu lub korzystając z urządzeń przenośnych.

Wróć do Przewodnika po zarządzaniu projektami

Potrzebna dalsza pomoc?

Rozwijaj swoje umiejętności
Poznaj szkolenia
Uzyskuj nowe funkcje w pierwszej kolejności
Dołącz do niejawnych testerów Microsoft Office

Czy te informacje były pomocne?

Jaka jest jakość tłumaczenia?
Co wpłynęło na Twoje wrażenia?

Dziękujemy za opinię!

×