Importowanie kontaktów z arkusza kalkulacyjnego programu Excel do klasycznego programu Outlook

Jeśli masz wiele firmowych lub osobistych informacji kontaktowych, które przechowujesz w arkuszu kalkulacyjnym, możesz je zaimportować bezpośrednio do programu Outlook, nie przygotowując ich. Istnieją trzy główne kroki.

1. Zapisz skoroszyt programu Excel jako plik .csv.
2. Importowanie kontaktów.
3. Mapowanie kolumn arkusza kalkulacyjnego programu Excel na właściwe pola programu Outlook

Krok 1. Zapisywanie skoroszytu programu Excel jako pliku .csv

Do programu Outlook można zaimportować pliki z wartościami rozdzielonymi przecinkami (csv), ale nie można zaimportować skoroszytów z wieloma arkuszami, więc krok 1 polega na zapisaniu skoroszytu programu Excel jako pliku csv. W tym celu wykonaj następujące czynności:

1. W skoroszycie kliknij arkusz z informacjami o kontaktach do zaimportowania.
2. Kliknijpozycję Zapiszplik> jako.
3. Wybierz lokalizację zapisu pliku.
4. W polu Zapisz jako typ wybierz pozycję Plik CSV (rozdzielany przecinkami) (*.csv) i kliknij przycisk Zapisz.
   Program Excel poinformuje: "Wybrany typ pliku nie zawiera skoroszytów zawierających wiele arkuszy". Dotyczy to ograniczenia pliku CSV. W oryginalnym skoroszycie (pliku .xlsx) nic się nie stanie.
5. Kliknij przycisk OK.
   Program Excel poinformuje: "Niektóre funkcje w skoroszycie mogą zostać utracone po zapisaniu go jako pliku CSV (rozdzielanego przecinkami)." Dotyczy to tylko ograniczeń pliku CSV i można je zignorować.
6. Kliknij przycisk Tak, aby bieżący skoroszyt został zapisany w programie Excel jako plik CSV. Oryginalny skoroszyt (plik xlsx) zostanie zamknięty.
7. Zamknij plik CSV.

To koniec pracy z programem Excel. Teraz możesz zacząć importowanie w programie Outlook.

Krok 2. Importowanie kontaktów do programu Outlook

1. W górnej części wstążki programu Outlook wybierz pozycję Plik.

   

2. Wybierz pozycję Otwórz & Eksportuj/Importuj>/Eksportuj.
   

3. Wybierz pozycję Import z innego programu lub pliku, a następnie kliknij przycisk Dalej.
   

   Porada

   Jeśli zostanie wyświetlony monit o wprowadzenie hasła, a nie zostało ono ustawione, kliknij przycisk Anuluj, aby przejść do następnego okna.

4. Wybierz pozycję Wartości oddzielone przecinkami i kliknij przycisk Dalej.

5. Przejdź do pliku csv, który chcesz zaimportować.

6. W obszarze Opcje określ, czy chcesz zamienić duplikaty (istniejące kontakty), utworzyć zduplikowane kontakty, czy też nie chcesz importować duplikatów.

7. Kliknij przycisk Dalej i wybierz folder docelowy kontaktów. Domyślnie powinien być wybrany folder Kontakty, ale jeśli nie jest, przewiń w górę lub w dół, aż go znajdziesz. Możesz także wybrać inny folder lub utworzyć nowy.

8. Kliknij przycisk Dalej.

9. Upewnij się, że jest zaznaczone pole wyboru obok pozycji Importuj "MyContacts.csv" (przy założeniu, że jest to nazwa pliku).

10. Nie klikaj jeszcze przycisku Zakończ, ponieważ musisz „zamapować” niektóre z kolumn w pliku CSV na pola kontaktów w programie Outlook. Mapowanie może ułatwić zaimportowanie kontaktów w odpowiedni sposób.

Krok 3. Mapowanie kolumn z pliku CSV na pola kontaktów w programie Outlook

1. Kliknij przycisk Mapuj pola niestandardowe. Pojawi się okno dialogowe Mapowanie pól niestandardowych.

   • W obszarze Z zobaczysz pole z nazwami kolumn importowanego pliku CSV.
   • W obszarze Do zobaczysz standardowe pola używane w programie Outlook na potrzeby kontaktów. Jeśli pole odpowiada kolumnie w pliku CSV, zobaczysz kolumnę w obszarze Mapowane z.
   • Pola Nazwa, Imię i Nazwisko to standardowe pola kontaktów programu Outlook, więc jeśli informacje kontaktowe w pliku zawierają te informacje, dobrze jest ich użyć.
     

2. Prawdopodobnie będzie konieczne mapowanie ręczne. Na przykład w tym zaimportowanym pliku telefon komórkowy kontaktu znajduje się w kolumnie o nazwie "Komórka ph". Nie będzie miał dokładnego dopasowania w programie Outlook. Jednak odpowiednie dopasowanie można znaleźć w programie Outlook, wykonując następujące czynności:

   1. Przewiń w dół w okienku po prawej stronie, a obok niego znajdziesz pozycję Inny adres, obok której znajduje się znak plus (+).
   2. Kliknij znak plus, aby rozwinąć dodatkowe elementy, i wyszukaj odpowiednie dopasowanie — Telefon komórkowy.

3. W okienku po lewej stronie przeciągnij wartość Tel. kom. i upuść ją na wartość Telefon komórkowy w prawym okienku.
   Zauważ, że w kolumnie Mapowane z obok pozycji Telefon komórkowy pojawi się teraz pozycja Tel. kom.
   

4. Przeciągnij kolejno pozostałe wartości z lewego okienka do odpowiednich pól programu Outlook w prawym okienku. Możesz na przykład przeciągnąć pozycję Adres do pozycji Adres domowy lub Adres służbowy, zależnie od typu adresów kontaktów.

5. Kliknij przycisk Zakończ.
   Kontakty są importowane do programu Outlook.

6. Aby wyświetlić kontakty w programie Outlook, u dołu paska nawigacyjnego wybierz ikonę People.
   

Zobacz też

Importowanie i eksportowanie poczty e-mail programu Outlook, kontaktów i kalendarza