Jak utworzyć ankietę programu FindTime

FindTime to dodatek programu Outlook do planowania spotkań. Organizator może wysyłać wiele opcji czasu za pośrednictwem funkcji FindTime i minimalizować wiadomości e-mail w ramach planowania.

Aby zaplanować spotkanie w Program Outlook za pomocą programu FindTime:

1. Utwórz nową wiadomość e-mail lub wybierz wiadomość e-mail, na która chcesz odpowiedzieć.

2. Wyświetl listę osób wymaganych do spotkania w obszarze Do i opcjonalnych uczestników w DW. 

3. Na karcie Narzędzia główne wybierz pozycję Odpowiedz przy użyciu ankiety spotkania.
   
   

4. Wybierz ustawienia spotkania:
   
   

   • Czas trwania: wybierz czas trwania z listy.

     • Wybierz 8 godzin na całodniowe spotkanie.

     • Wybierz pozycję Niestandardowe z menu rozwijanego Godzina, aby ustawić swój czas. Maksymalny czas trwania to 23 godziny 59 minut.

   • Godziny pracy: sprawdź, czy sugerowane godziny spotkań są ograniczane tylko do dni roboczych i godzin.

     Uwaga: Godziny pracy używane domyślnie są pobierane z ustawień organizatora i w razie niepowodzenia tych ustawień programu Exchange. Domyślnie od 8:00 do 17:00, jeśli nie zostaną znalezione żadne ustawienia.

   • Strefa czasowa: Wybierz menu rozwijane strefy czasowej, aby zmienić strefę czasową spotkania.

     Uwagi: 

     • Używana strefa czasowa jest pobierana z ustawień organizatora, ale możesz wybrać nową strefę z listy.

     • Czas letni jest brany pod uwagę, a spotkania po corocznym przełączaniu pokazują prawidłową godzinę

5. Funkcja FindTime przegląda harmonogramy uczestników (jeśli są dostępne) i sugeruje odpowiednie terminy spotkań.

   Uwaga: Funkcja FindTime uzyskuje dostęp do kalendarza i kalendarzy uczestników w organizacji za pomocą konta służbowegoMicrosoft 365 w celu określenia dostępności. Kalendarze, które nie są skojarzone z kontem Microsoft 365, nie są obsługiwane.

   Użyj linków, aby posortować opcje spotkania.

   

   • Dostępność: w pierwszej kolejności wymieniono najlepsze opcje (czasy, gdy wszyscy wymagane uczestnicy spotkania są wolni). Czynniki służące do określania najlepszych opcji obejmują liczbę uczestników bezpłatnych, liczbę wymaganych i opcjonalnych uczestników jest wolnych, niezależnie od tego, czy uczestnicy powodujący konflikt mają wstępne lub zajęte zobowiązania w swoim kalendarzu.

   • Czas: wyświetla opcje chronologicznie.
     
     Uwaga: za pomocą strzałek możesz przewijać dni i miesiące. Dostępne dni są podkreślone kolorem zielonym. Ciemniejsza zieleń oznacza dni z największą liczbą opcji, a jaśniejsza zielona i czerwona oznaczają najwięcej konfliktów. Dni weekendowe są oznaczone jako dostępne, jeśli nie wybrano pozycji Godziny pracy .

   • Ikony osób pokazują, czy uczestnicy spotkania są wymagani i czy są dostępni.

     

     • Podkreślone: Wymagane

     • Zielony: dostępne

     • Żółty: Może być zajęty

     • Czerwony: Zajęty

     • Szary: nieznany

   • Ikony umożliwiają uzyskanie dostępu do dodatkowych informacji.

     • Wybierz , aby otworzyć zasobnik stanu uczestnika.

     • Umieść wskaźnik myszy na ikonie każdej osoby lub wyświetl informacje o jej dostępności.

     • Wybierz pozycję , aby wyświetlić kalendarz.

6. Wybierz kilka odpowiednich terminów spotkań.

   • Zaznaczone pole czasu zmieni kolor na niebieski.
     
     

     Uwaga: Sondaże, które mają co najmniej 20 sugestii, są bardziej narażone na osiągnięcie konsensusu. 

7. Wybierz pozycję Dalej.

8. Wprowadź lokalizację spotkania.

   • Spotkania online są domyślnie włączone. Zaznacz pole wyboru Spotkanie online , aby je wyłączyć. 
     
     
     
     Po wybraniu pozycji Spotkanie online program FindTime zaplanuje spotkanieSkype dla firm lubMicrosoft Teams. Funkcja FindTime użyje domyślnego kanału spotkań online ustawionego przez Twoją organizację. 

     Uwaga: Jeśli na pulpicie nawigacyjnym zapisano ustawienieSkype dla firm, funkcja FindTime użyje tego ustawienia zamiast Microsoft Teams. Jeśli chcesz użyćMicrosoft Teams, usuń ustawienieSkype dla firm na pulpicie nawigacyjnym.

9. Wybierz pozycję Ustawienia ankiety i włącz /wyłącz opcje.

   Uwaga: W tym momencie możesz usunąć wybrane godziny spotkań, wybierając pozycję X z listy Wybrane godziny .

   • Powiadom mnie o aktualizacjach ankiety: otrzymasz wiadomość e-mail za każdym razem, gdy uczestnik zagłosuje. Wiadomość zawiera bieżący stan ankiety i opcję planowania.

   • Zaplanuj, kiedy uczestnicy osiągną konsensus: zdarzenie kalendarza jest automatycznie planowane, jeśli wszyscy wymagali, aby uczestnicy zagłosowali za określoną opcją czasu. Jeśli dostępnych jest wiele opcji, najwcześniejsza opcja zostanie zaplanowana.

   • Przytrzymaj wybrane godziny w moim kalendarzu: W kalendarzu jest umieszczane wstępne zdarzenie dla każdej opcji czasowej, którą zaproponujesz. Wszystkie blokady są usuwane po zaplanowaniu spotkania lub anulowaniu ankiety.

   • Blokowanie ankiety dla uczestników: Uczestnicy nie będą mogli sugerować nowych godzin ani edytować innych uczestników.

   • Wymaganie od uczestników weryfikacji tożsamości: Aby zapobiec głosowaniu anonimowemu, uczestnicy będą musieli uwierzytelnić się przed głosowaniem.

   • Email powiadomień w języku programu FindTime: Język używany w programie FindTime będzie używany do wysyłania powiązanych powiadomień e-mail. W przeciwnym razie te powiadomienia będą wysyłane w języku angielskim.

10. Wybierz pozycję Wstaw do wiadomości e-mail.

11. Funkcja FindTime wstawia sugerowane godziny spotkań do wiadomości e-mail. Wybierz pozycję Edytuj opcje , aby w razie potrzeby zmienić ustawienia spotkania.

    Uwaga: Jeśli wprowadzisz zmiany i ponownie wstawisz godziny spotkania, musisz ręcznie usunąć oryginalne zaproszenie.

12. Wybierz pozycję Wyślij , aby wysłać zaproszenia na spotkanie i rozpocząć proces głosowania.

13. Otrzymasz bezpośredni link do strony głosowania na spotkanie.