Podsumowanie: Wybieranie metody zarządzania rekordami w programie SharePoint Server 2013.
W SharePoint zarządzać rekordami w archiwum lub zarządzać rekordami w tym samym repozytorium dokumentów, w które są aktywne dokumenty. Przy użyciu metody SharePoint w miejscu, gdy deklaruje się, że dokument stał się rekordem, rekord pozostaje w miejscu, ale SharePoint nim zarządza jako rekord. Na przykład dokument może podlegać innym zasadom przechowywania, jeśli zostanie zadeklarowany jako rekord lub użytkownicy nie będą mogli go edytować.
Możliwa jest również metoda hybrydowa. Na przykład można przechowywać rekordy w miejscu z aktywnymi dokumentami przez dwa lata, a następnie przenosić rekordy do archiwum rekordów po zakończeniu projektu.
Zastanawiając się nad tym, czy zarządzać rekordami w osobnej witrynie Centrum rekordów, czy w tej samej witrynie współpracy, w której utworzono dokumenty, należy rozważyć następujące pytania:
-
Czy zarządzanie witryną współpracy jest odpowiednie dla potrzeb zarządzania rekordami? Czy stosowne przepisy nakazują oddzielenie rekordów od aktywnych dokumentów? Czy administratorowi witryny współpracy można powierzyć zarządzanie witryną z rekordami? Rekordy można chcieć przechowywać w witrynie z większym ograniczeniem dostępu niż w przypadku witryny współpracy lub w witrynie z innym harmonogramem wykonywania kopii zapasowej.
-
Jak długo będzie używana witryna współpracy? Jeśli czas zachowywania rekordów jest dłuższy niż czas realizacji projektu, wybranie strategii zarządzania rekordami w miejscu oznacza, że trzeba będzie zachować witrynę współpracy nawet wtedy, gdy nie będzie już używana.
-
Czy uczestnicy projektu będą musieli często korzystać z dokumentów po tym, jak staną się one rekordami? Strategia w miejscu umożliwia uzyskanie dostępu do dokumentów w ten sam sposób, niezależnie od tego, czy są one aktywnymi dokumentami, czy rekordami.
-
Czy menedżerowie rekordów w organizacji są odpowiedzialni jedynie za utrzymanie rekordów, czy wszystkich informacji (dokumentów aktywnych i rekordów)? Jeśli menedżerowie rekordów są odpowiedzialni jedynie za oficjalne rekordy, oddzielne witryny Centrum rekordów mogą być dla nich łatwiejsze.
W poniższej tabeli opisano różnice między tym, co można zrobić z rekordami w centrum rekordów, a rekordami zarządzanymi w miejscu w witrynie współpracy. Różnice przedstawiono zarówno z punktu widzenia menedżerów rekordów, jak i pracowników współpracujących nad zespołem projektu.
|
Współczynnik |
Archiwum rekordów |
Rekordy w miejscu |
|---|---|---|
|
Zarządzanie przechowywaniem rekordów |
Organizator zawartości automatycznie umieszcza nowe rekordy w odpowiednim folderze w planie ewidencji archiwum na podstawie metadanych. |
Rekordy i aktywne dokumenty mogą być różne w zależności od bieżącego typu lub lokalizacji zawartości. |
|
Ograniczanie możliwości wyświetlania rekordów przez użytkowników |
Tak. Archiwum określa uprawnienia do rekordu. |
Nie. Uprawnienia nie zmieniają się, gdy dokument staje się rekordem. Można jednak ograniczyć możliwość edytowania i usuwania rekordów przez użytkowników. |
|
Ułatwienia lokalizowania rekordów (dla menedżerów rekordów) |
Łatwiejsze. Wszystkie rekordy znajdują się w jednej lokalizacji. |
Trudniejsze. Rekordy znajdują się w wielu witrynach współpracy. |
|
Obsługa wszystkich wersji dokumentu jako rekordów |
Użytkownik musi jawnie wysłać każdą wersję dokumentu do archiwum. |
Automatyczne, zakładając, że jest włączona funkcja sporządzania wersji. |
|
Ułatwienia lokalizowania informacji (dla współpracowników zespołu) |
Trudniejsze, chociaż link do dokumentu można dodać do witryny współpracy, gdy dokument staje się rekordem. |
Łatwiejsze. |
|
Mało istotne w witrynie współpracy |
Witryna współpracy zawiera tylko aktywne dokumenty. |
Witryna współpracy zawiera aktywne i nieaktywne dokumenty (rekordy), ale można tworzyć widoki w celu wyświetlania tylko rekordów. |
|
Możliwość inspekcji rekordów |
Tak. |
W zależności od zasad inspekcji witryny współpracy. |
|
Zabezpieczenia administracyjne |
Menedżer rekordów może zarządzać archiwum rekordów. |
Administratorzy witryn współpracy mają uprawnienia do zarządzania rekordami i aktywnymi dokumentami. |
W poniższej tabeli opisano różnice między dwoma metodami zarządzania rekordami, które mogą mieć wpływ na sposób zarządzania zasobami IT.
|
Współczynnik |
Archiwum rekordów |
Rekordy w miejscu |
|---|---|---|
|
Liczba witryn do zarządzania |
Więcej witryn. Oznacza to, że poza witrynami współpracy istnieje osobne archiwum. |
Mniej witryn. |
|
Skalowalność |
Rozładuje nacisk bazy danych na witryny współpracy. |
Maksymalny rozmiar zbioru witryn osiągnięto szybciej. |
|
Łatwe administrowanie |
Oddziel witrynę lub farmę rekordów. |
W przypadku witryn, w których są aktywne dokumenty, nie są wymagane żadne dodatkowe funkcje inicjowania obsługi administracyjnej witryn. |
|
Storage (Magazyn) |
Rekordy mogą być przechowywane w różnych średnich magazynach. |
Aktywne dokumenty i rekordy przechowywane razem. |
