Czy kiedykolwiek pomylić fazę z procesem? A może portfel z elementem dostarczanym? Być może nie, ale terminologia dotycząca zarządzania projektami może być myląca, a ten artykuł może ułatwić jej uporządkowanie.

W tym artykule

Dostawaj łożyska: fazy, procesy, portfele i produkty

Projekt jest po prostu zestawem działań, które występują zgodnie z harmonogramem i wytwarzają pewnego rodzaju dane wyjściowe. Niektóre projekty są autonomiczne i nie mają relacji z innymi pracami w organizacji. Z drugiej strony niektóre projekty są częścią większych wysiłków, takich jak fazy, procesy, programy i portfele.

Fazy

Projekty można planować etapami, dzięki czemu można zarządzać wspólnie kilkoma projektami związanymi z tym samym celem. Na przykład organizacja charytatywna co roku zbiera fundusze. Aby zarządzać wszystkimi projektami skojarzonymi z funkcją, grupują one projekty w trzy fazy: Planowanie, Dzień zdarzenia i Flaga monitująca. Każda faza zawiera wiele projektów.

Faza

Projekty

Dane wyjściowe fazy

Planowanie

  • Rezerwowanie obiektów

  • Identyfikowanie i rozmieszczanie prelegentów gości

  • Zaproś uczestników

Dokument ukończonego planu wydarzenia

Dzień zdarzenia

  • Konfigurowanie obiektu

  • Asystent gościa prelegenta

  • Zapewnianie usług uczestników

Wydarzenie przebiega zgodnie z planem

Follow-Up

  • Uczestnicy ankiety

  • Skompilowanie notatek uzupełniających

Ukończony dokument pośmiertny

Procesów

Działania w dwóch różnych projektach mogą być powiązane w celu utworzenia procesu. Załóżmy na przykład, że masz dwa projekty: jeden zawiera działania niezbędne do utworzenia systemu biletów call center, a drugi projekt zawiera działania niezbędne do zatrudnienia i przeszkolenia personelu pomocy technicznej dla call center.

Project 1

Project 2

Działania:

  • Opracuj system biletowy

  • Testowanie systemu biletowego

  • System biletowy udostępniania

Działania:

  • Wywiad z pracownikami pomocy technicznej

  • Zatrudnienie pracowników pomocy technicznej

  • Przeszkol pracowników pomocy technicznej

Wyjście: System biletowy call center

Wyjście: Personel pomocy technicznej centrum telefonicznego

Połączony zestaw działań z obu projektów stanowi proces konfigurowania centrum telefonicznego. Proces ten ma dane wyjściowe w pełni funkcjonalnego centrum telefonicznego.

Proces

Działania w programie Project 1:

  • Opracuj system biletowy

  • Testowanie systemu biletowego

  • System biletowy udostępniania

Działania w programie Project 2:

  • Wywiad z pracownikami pomocy technicznej

  • Zatrudnienie pracowników pomocy technicznej

  • Przeszkol pracowników pomocy technicznej

Dane wyjściowe procesu: W pełni funkcjonalne centrum telefoniczne

Programy

Program to grupa projektów, które są zarządzane razem, aby jak najlepiej wykorzystać ich powiązany stan. Na przykład firma budowlana, która pracuje nad nową jednostką podziału, zarządza każdym domem w poddziale jako osobnym projektem. Grupując projekty w program dla całej części, firma może łatwo zobaczyć postęp podziału jako całości i zaplanować sprowadzenie zasobów innych firm, takich jak betonowe ciężarówki lub krajobrazy.

Program

Projekty

Osiedla Contoso

  • 530 Dysk Contoso

  • 531 Dysk Contoso

  • 532 Dysk Contoso

  • 533 Dysk Contoso

Portfolio

Niektórzy menedżerowie projektów mogą używać portfeli do parowania projektów i programów z odpowiadającymi im strategicznymi celami biznesowymi. Na przykład firma zajmująca się opracowywaniem oprogramowania określiła trzy strategiczne cele biznesowe: "Wprowadzanie innowacji w branży", "Opracowywanie bezpiecznego oprogramowania" i "Zapewnianie najwyższej klasy obsługi klienta". Organizacja konfiguruje portfele dla każdego z tych celów (Innowacje, Zabezpieczenia i Pomoc techniczna) oraz dostosowuje bieżące projekty i programy w ramach tych portfeli.

Portfolio

Projekty i programy

Innowacji

  • Projektu: Analiza konkurencyjności

  • Program: Szkolenie branżowe(obejmuje trzy projekty: "Identyfikowanie zasobów zewnętrznych", "Szkolenie menedżerów produktów" i "Uczestniczenie w konferencjach".

Zabezpieczenia

  • Projektu: Testowanie zabezpieczeń

  • Program: Zaimplementuj system rejestracji oparty na serwerze(Obejmuje dwa projekty: "Farma serwerów kompilacji" i "Opracuj kod rejestracyjny").

Pomoc techniczna

  • Projektu: Wdrażanie systemu biletów centrum telefonicznego

  • Projektu: Zatrudnienie i przeszkolenie personelu call center

  • Program: Zasoby klienta online (obejmuje dwa projekty: "Tworzenie interfejsu klienta dla systemu biletów" i "Opracowywanie i udostępnianie zasobów e-learningowych").

Początek strony

Dane wyjściowe: elementy dostarczane projektu

Wszystkie projekty, fazy i procesy generują pewnego rodzaju dane wyjściowe, nazywane elementem dostarczanym. Zazwyczaj elementem dostarczanym jest jakiś materialny element, taki jak dokument lub ukończony produkt. Elementy dostarczane mogą być produktami lub towarami, ale mogą być również wynikami lub usługami. W poniższej tabeli przedstawiono kilka przykładów tych typów elementów dostarczanych.

Typ elementu dostarczanego

Opis

Przykłady

Produkt

Namacalny element będący wynikiem projektu, fazy lub procesu. Produkty mogą być autonomicznymi elementami dostarczanymi lub mogą być składnikiem większego elementu dostarczanego.

Dokument, program, dom

Wynik

Dane wyjściowe ukończonego projektu, etapu lub procesu.

Poprawiony proces klasyfikacji błędów, nowa struktura organizacyjna, wytyczne dotyczące zielonej konstrukcji

Service (Usługa)

Wynik projektu, fazy lub procesu, który umożliwia organizacji wykonywanie funkcji biznesowych.

W pełni funkcjonalne centrum telefoniczne, tabela z personelem na konferencji, usługa dyspozycyjna radiowa

Początek strony

Jak program Microsoft Project pasuje do systemu zarządzania projektami?

Krok wstecz, "system" zarządzania projektami odnosi się do zintegrowanego zestawu procesów, technik, metodologii i narzędzi używanych do planowania i śledzenia projektów. Program Microsoft Project to narzędzie w większym systemie zarządzania projektami. Projekty, nazywane również planami projektów, są zapisywane jako osobne pliki w ramach Project 2010 i można je grupować w większe nakłady pracy, takie jak fazy, procesy, programy i portfele.

Początek strony

Nie masz dość? Chcesz dowiedzieć się więcej?

Potrzebujesz dalszej pomocy?

Chcesz uzyskać więcej opcji?

Poznaj korzyści z subskrypcji, przeglądaj kursy szkoleniowe, dowiedz się, jak zabezpieczyć urządzenie i nie tylko.

Społeczności pomagają zadawać i odpowiadać na pytania, przekazywać opinie i słuchać ekspertów z bogatą wiedzą.