Menedżer projektu komunikuje się z wieloma uczestnikami projektu — od członków zespołu prowadzących zadania do kierowników organizacji i klientów projektu. Ponieważ komunikacja jest taka sama, jak w przypadku sukcesu projektu, a różne typy informacji są przekazywane różnym typom osób, potrzebny jest jednolity plan komunikacji nad projektem. Możesz skorzystać z Project Web App za pośrednictwem abonamentu Project Online, aby zaimplementować wiele aspektów planu komunikacji oraz wymieniać odpowiednie rodzaje informacji z odpowiednim uczestnikami.
W tym artykule
Dlaczego komunikacja w programie Project jest ważna?
Dzięki temu wiele osób uczestniczących w pojedynczym projekcie, dużym lub niewielkim komunikacie, ma ogromną rolę w powodzeniu lub niepowodzeniu projektu. W przypadku braku łączności projekt może powodować problemy z niektórymi krokami, takimi jak założenia, powielanie wysiłku lub odwrotnie, przerwy w pracy. Ponadto uczestnicy mogą się przekonać, że znajdują się one w izolowanych silosach, niesłyszalnych i nieobsługiwanych, co może prowadzić do słabej moralności i odrzucania wydajności.
Z drugiej strony, gdy komunikacja jest dobra, Twój projekt może powodować efektywność przetwarzania, identyfikowania oraz zapobiegania problemom i zagrożeniom, nowatorskiego rozwiązywania problemów oraz podejmowania decyzji na podstawie informacji o dźwięku. Sprzyjanie dobremu poinformowaniu w projekcie zwiększa prawdopodobieństwo utrzymania się projektu zgodnie z harmonogramem i w ramach budżetu.
Co jest dobrą komunikacją, mimo to? Wymienia on właściwe informacje z osobami, które są odpowiednie. Zapewnienie, że każdy uczestnik na wszystkich poziomach jest słyszalny. Posiadanie kanałów w celu formalnego, a także nieformalnego prowadzenia rozmów, które przesuwają projekt w kierunku do celu.
Najważniejsze wskazówki dotyczące komunikacji w projekcie
Odpowiedni czas na powiadomienie o komunikacji nad projektem to, kiedy jesteś w fazie planowania projektu. W praktyce dodanie rozwoju procesu komunikacji między pierwszych kilkoma zadaniami projektu może sygnalizować zespołowi, który komunikuje się efektywnie, jest zadaniem każdego członka zespołu i jest kluczem do sukcesu projektu.
W poniższych sekcjach szczegółowo opisano cztery pytania dotyczące sposobu obsługi komunikacji przez cały czas trwania projektu oraz sposób kompilowania odpowiedzi do planu komunikacji, który działa dla wszystkich użytkowników.
Z kim należy się skontaktować?
Musisz skontaktować się ze wszystkimi osobami, które mają zainteresowanie, lub zapewnią udział w powodzeniu projektu, to znaczy uczestników projektu. Pomyśl o tym, kim są ci Uczestnicy. Mogą być one na różnych poziomach w organizacji, a niektóre mogą być zewnętrzne w Twojej organizacji. Poniżej przedstawiono kilka możliwych uczestników projektu:
-
Członkowie zespołu projektu. Te osoby przeprowadzają pracę rzeczywistą projektu.
-
Menedżer portfela programu Project. Jeśli jest to większa organizacja, w której można uruchamiać wiele projektów jednocześnie, może być konieczne skontaktowanie się z menedżerem teczki.
-
Menedżer zasobów. Podobnie jak w przypadku kierownika portfela, jeśli organizacja jest w dużej mierze oparta na programie Project, może być konieczne ścisłe współdziałanie z Menedżerem zasobów, który gwarantuje, że osoby z prawidłowymi zestawami umiejętności dla różnych projektów będą dostępne.
-
Kierownictwokierownictwa. Górna część zarządzania wymaga zwykle poznania sposobu działania projektu, szczególnie w zakresie harmonogramu i kosztów.
-
Sponsor lub klient. Może to być sponsor lub klient, który różni się od zarządzania i który płaci za projekt.
-
Przedstawiciel użytkownika końcowego. Ta osoba reprezentuje osoby, które mogą skorzystać z projektu lub w inny sposób wpływa na jego ukończenie.
Jakie rodzaje informacji są potrzebne?
Ponieważ pierwszą zasadą komunikacji jest zapoznanie się z odbiorcami, najlepiej jest zwrócić się do inwestycji w komunikację, gdy użytkownik dostosowuje swoją komunikację do tego, co muszą wiedzieć każdy zestaw zainteresowanych osób.
Na przykład członkowie zespołu projektu muszą znać zadania, do których są przypisani, i w zależności od ich zadań do pracy. Prawdopodobnie wymagają one również nieuzasadnionego wyświetlenia całego harmonogramu projektu w celu zachowania właściwego sensu zakresu i priorytetu.
W przeciwieństwie do członków zespołu, którzy potrzebują najważniejszych informacji, kierowników lub sponsorów projektu, wymagane jest Ogólne podsumowanie projektu. Są one najbardziej zainteresowani, jeśli chodzi o harmonogram projektu i budżet, i chcesz dowiedzieć się, czy projekt jest śledzony, aby zrealizować cele.
Zapoznaj się z listą uczestników i pomyśl o projekcie w punktach widzenia. Ułatwi to określenie, które informacje mają być wymieniane z nimi, oraz jaki jest sposób komunikacji. Ponadto Porozmawiaj ze znajomymi i Dowiedz się, co i jak wolą się komunikować.
Jak często trzeba mieć różne rodzaje komunikacji?
Spróbuj wyrównać właściwe saldo: zbyt mała komunikacja i ryzyko projektu więcej Mishaps niż powinno; zbyt duża intensywna komunikacja i ANNOYED uczestników działania są busywork, które zakłócają czas wdrażania projektu lub nadzorowania go.
Cotygodniowe raporty o stanie i grafiki to informacje standardowe dotyczące aktualizacji zespołów w programie Project w harmonogramie, chociaż często są to nowe spotkania codzienne o 20 minut. Podobnie, sponsorzy i klienci mogą także mieć cotygodniowe podsumowanie harmonogramu projektu i wydajności kosztów. Jeśli sprawdzisz się za pomocą Menedżera portfela lub przedstawiciela użytkownika końcowego, być może komunikacja będzie wynosić co miesiąc lub nawet raz na kwartał.
Każdy projekt i jego potrzeby komunikacyjne są różne. Uważnie Rozważ częstotliwość komunikacji z różnymi uczestnikami projektu. Ponownie Porozmawiaj ze znajomymi o potrzebach i przystąpić do wprowadzenia zmian w celu dopasowania ich do projektu i jego osób.
Jaka Technologia będzie używana do wymiany informacji?
Zapoznaj się z zasobami technologii organizacji dostępnymi dla Ciebie i Twoich uczestników. Okresowe spotkania twarzą w twarz i wymieniane informacjami za pośrednictwem poczty e-mail to często norma. Jednak spotkania za pomocą narzędzia, takiego jak Skype dla firm, mogą być istotne dla uczestników geograficznie rozmieszczonych i mogą obejmować audio, wideo, udostępnianie ekranu i tablicę wirtualną. Wiadomości błyskawiczne (IM) mogą być bardziej natychmiastowe i punktowe niż wiadomości e-mail, a uczestnicy mogą łatwiej uzyskiwać potrzebne informacje. Za pomocą narzędzia, takiego jak Yammer, zespół może łączyć się ze sobą w prywatnej sieci społecznościowej. Możesz udostępniać informacje, rozmawiać na temat procesów, rozwiązywać problemy i podejmować decyzje.
Niezależnie od tego, co zechcesz, Wypróbuj korzystanie z narzędzi technologicznych, z którymi każdy jest wygodny. Ale nie niechętnie, aby wypróbować nową technologię, jeśli pasuje do potrzeb projektu i zespołu, lub aby wrócić do metody komunikacji "starej", jeśli jest to Najlepsza. Punktem jest ułatwienie lepszej współpracy w zespole projektu.
Tworzenie planu komunikacji między projektami
Po zidentyfikowaniu uczestników i określeniu, jakie typy wymiany informacji są potrzebne i jak często możesz utworzyć plan komunikacji w programie Project. Nie trzeba go opracowywać. Może to być tylko podsumowanie jednostronicowe lub prosta tabela, która w dalszym ciągu odnosi się do tego, co zostało rozmieszczone, i ustawia etap na dobrą komunikację w czasie trwania projektu.
Opublikuj plan komunikacji z projektem, aby wszyscy uczestnicy mieli do niego dostęp w dowolnym momencie. Ponownie ponownie odwiedzaj okres. Zmiana warunków projektu może spowodować zmianę standardowych strategii komunikacji. Przechodzenie między etapami projektu, na przykład z planowaniem do wykonania lub od wykonania do zamykania, może również dzwonić na różne potrzeby komunikacyjne.
Publikowanie planu komunikacji w usłudze Project Online
Istnieje wiele opcji ułatwiających dobrą komunikację podczas pracy z Project Web App w Project Online. Aby rozpocząć, możesz dodać plan komunikacji, a także wszystkie inne dokumenty skojarzone z projektem — do biblioteki dokumentów projektu.
-
Na pasku Szybkie uruchamianie wybierz pozycję projekty.
-
W Centrum projektówwybierz nazwę projektu, do którego chcesz dodać plan komunikacji.
-
Na pasku Szybkie uruchamianie wybierz pozycję dokumenty. Zostanie otwarta strona dokumenty projektu.
-
Na pasku menu wybierz pozycję Przekaż.
-
Przechodzenie między systemem plików w celu znalezienia i wybrania planu komunikacji, a następnie wybierz pozycję Otwórz. Plik zostanie dodany do biblioteki dokumentów projektu.
Pokaż członków zespołu jak uzyskać dostęp do harmonogramu projektu
Członkowie zespołu wykorzystują głównie Project Online do przesyłania grafików lub wprowadzania postępu w kierunku zadań. Mogą oni także uzyskać dostęp do pełnego harmonogramu — niezbędnego do zapoznania się z dużym obrazem projektu, a także zrozumienia, kto czeka na zakończenie ich zadań.
-
Na pasku Szybkie uruchamianie wybierz pozycję projekty.
-
W Centrum projektówwybierz nazwę projektu. Projekt zostanie otwarty i zostaną wyświetlone wszystkie zadania, które są przydzielone do zadań, gdy są zaplanowane do rozpoczęcia i zakończenia, które zadania są zależne od siebie i nie tylko.
Identyfikowanie i Konfigurowanie odpowiednich raportów
Głównym aspektem komunikacji między projektami jest raportowanie. Możesz identyfikować, konfigurować i okresowo uruchamiać raporty potrzebne członkom zespołu, menedżerowi portfela, menedżerowi zasobów, wyższemu zarządzaniu, klientom i innym udziałowcom.
Aplikacja Project Web App zawiera zestaw przykładowych raportów umożliwiających rozpoczęcie korzystania z kilku podstawowych funkcji raportowania. Przykładowe raporty są następujące:
-
Pulpit nawigacyjny przegląd projektu
-
Przegląd projektu
-
Omówienie zasobów
-
Aby wyświetlić przykładowe raporty, na pasku Szybkie uruchamianie wybierz pozycję raporty.
-
Na wyświetlonej stronie raporty programu PWA wybierz odpowiedni język. Zostaną wyświetlone trzy przykładowe raporty.
-
Aby otworzyć raport w Excel dla sieci Web, kliknij nazwę raportu.
Zobacz też
Co mogą robić członkowie zespołu w usłudze Project Online?
Przykładowe raporty w usłudze Project Online
Z jakich narzędzi do raportowania mogę korzystać podczas pracy z danymi projektu?
