Najważniejsze wskazówki dotyczące zarządzania zakresem projektu w usłudze Project Online

Co to jest zakres projektu i skąd pochodzi?

Zakres projektu określa granice projektu. Określa to, co projekt będzie wykonywać w celu realizacji określonego celu.

Projekt przedstawia lepsze szanse sukcesu, jeśli użytkownik, jako kierownik projektu, może utrzymywać dyscyplinę potrzebną do przechowywania projektu w granicach określonego zakresu. W ten sposób można w łatwy sposób dodawać zadania w dodatkowych zadaniach i poprawiać ogólny projekt. Zakres projektu wzrasta i jest większy, czasami imperceptibly, a budżet, harmonogram i personel pozostają bez zmian. Często zarządzanie uczestnikami, którzy płaci za projekt, nie wie, że zakres projektu jest tak duży.

Środki zaradcze to Zarządzanie zakresem, dzięki któremu zespół projektu może wykonać całą pracę wymaganą do ukończenia zakresu projektu — nie więcej i nie mniej. Funkcje zarządzania zakresem obejmują następujące główne składniki:

• Definiowanie zakresu i zatwierdzanie go

• Opracowywanie struktury podziału pracy (SPP) w celu uzyskania szczegółów dotyczących zadań do wykonania

• Zapobieganie grzbietowi zakresu

• Zarządzanie zmianami zakresu w całym cyklu życia projektu i zrównoważenie trójkąta projektu

Początek strony

Definiowanie zakresu projektu i publikowanie instrukcji SCOPE w usłudze Project Online

Definicja zakresu projektu to "północno-gwiazdka", czyli przewodnik, który zapewnia, że projekt będzie się w przybliżyć w miarę potrzeb. Utworzenie instrukcji SCOPE zapewnia, że wszyscy, od klienta projektu lub sponsora, będą wiedzieć, co ten projekt jest striving do realizacji.

Instrukcja Scope może być zwięzłym podsumowaniem lub szczegółowym dokumentem w zależności od procesów organizacji i potrzeb projektu. W przypadku co najmniej takiej instrukcji SCOPE należy uwzględnić następujące elementy:

• Cel projektu: Krótkie stwierdzenie, że w dalszym ciągu jest to cel projektu.

• Wynik projektu: Funkcje, funkcje i inne cechy produktu, usługi lub wyniku, które ma osiągnąć projekt. To jest zakres produktu.

• Granice projektu: Początek projektu i miejsce, w którym się kończy; co jest uwzględniana i wykluczona z projektu.

• Elementy dostarczane projektu: Elementy materialne, które są opracowywane przez wykonanie projektu, na przykład dokumenty, procesy, prototypy, szkolenia lub produkt końcowy.

• Ograniczenia dotyczące programu Project: Wszelkie ograniczenia, które ograniczają Opcje programu Project, na przykład czas, budżet, dostępność zasobów, regulacje itd.

Po opracowaniu instrukcji dotyczących zakresu projektu należy dysponować górnym kierownictwem lub przejrzeć i zatwierdzić klienta. Ważne jest, aby udziałowcy zarządzający — płacący na rachunkach projektu — mieli taki sam sposób prezentowania... przed utworzeniem zespołu i rozpoczęciem wykonywania projektu.

Następnie w aplikacji Project Web App dla usługi Project Online Opublikuj instrukcję SCOPE w bibliotece dokumentów projektu. Po zapisaniu instrukcji SCOPE jest ona łatwo dostępna dla Ciebie, członków zespołu i uczestników zarządzania.

1. Na pasku Szybkie uruchamianie wybierz pozycję projekty.

2. W Centrum projektówwybierz nazwę projektu, do którego odnosi się deklaracja Scope.

   

3. Na pasku Szybkie uruchamianie wybierz pozycję dokumenty. Zostanie otwarta strona dokumenty projektu.

4. Na pasku menu wybierz pozycję Przekaż.

5. PrzeChodzenie między systemem plików w celu znalezienia i wybrania instrukcji SCOPE, a następnie wybierz pozycję Otwórz. Plik zostanie dodany do biblioteki dokumentów projektu.

   

Początek strony

Opracowywanie struktury podziału pracy i listy zadań w usłudze Project Online

Po zapisaniu i zaakceptowaniu instrukcji SCOPE projekt jest bardziej tangibly definiowany, ponieważ był to tylko pomysł lub zestaw wymagań.

Teraz tworzysz strukturę podziału prac (SPP) i szczegółowo wszystkie zadania, które należy wykonać, aby utworzyć elementy dostarczane, które spełniają ten zakres. Po prostu, SPP jest to zarys faz, zadań i podzadań projektu, które opisują również punkty kontrolne projektu i elementy dostarczane. Oto proces tworzenia struktury SPP:

1. Utwórz listę wszystkich zadań, które trzeba przeprowadzić. Zadania można dodawać do projektu w programie Project Web App dla usługi Project Online lub możesz pracować poza nim, co ułatwi Ci pracę.

2. Uporządkuj listę zadań w strukturę logiczną (ponownie, fazy, zadania, podzadania itd.).

   Porada: Nie trzeba dodawać osób odpowiedzialnych za zadania, informacje o budżecie ani informacje o harmonogramie. Wszystko, co może później być dostępne. Ważną kwestią jest rozbicie celu projektu na poszczególne zadania, których zadaniem jest zadanie.

3. Możesz korzystać z kilku iteracji struktury SPP, aby ją uzyskać w odpowiedni sposób. Poszukaj w projekcie udziałowców, szczególnie członków zespołu (lub prawdopodobnych członków zespołu), sprawdź ich dokładność, kompletność i prawdziwość. Upewnij się, że odzwierciedla zakres projektu.

4. Przydziały zarządzania, któremu zarządzamy, zatwierdzenie tej struktury.

Po zatwierdzeniu struktury SPP Dodaj zadania do projektu lub wprowadź konieczne zmiany w programie Project Web App dla usługi Project Online. Po dodaniu zadań rozpoczyna się budowanie projektu według struktury SPP opartej na zakresie.

Początek strony

Zapobieganie wygrzbietom zakresu

Podczas planowania i realizacji projektu masz powiązanie, aby zobaczyć nowe pomysły wiosną. Często te nowe pomysły odzwierciedlają funkcje i funkcje związane z produktem, usługą lub wynikiem produkcji projektu. Zakres jest zawsze pod stałym ciśnieniem do rozwinięcia, ponieważ więcej jest zawsze chciały w projekcie. Jednak po zaakceptowaniu przez uczestnika zarządzającego oświadczenia dotyczącego zakresu, a wynikowe struktury SPP zostaną zatwierdzone przez osoby zarządzające, dodanie większej ilości do zakresu invariably wpływa na koszt i harmonogram projektu.

Dodanie zadań, które często są niewielkie lub proste w zakresie projektu, może prowadzić do zakresu wyceny grzbietowej, co stanowi dodanie zadań do zakresu projektu bez sprawdzania ich wpływu na harmonogram projektu, budżet lub zasoby oraz bez uzyskiwania klienta. aprobat. Narzut na grzbiet to ogromny problem, tak więc, że wiele projektów jest opóźnionych, przeszedł kolejno lub kończy się całkowicie.

Jeśli członek zespołu lub zarządzający uczestnikiem projektu sugeruje, że nowe zadanie lub zestaw zadań stanie się częścią pracy nad projektem, zadaj następujące pytania:

• Jak to zadanie mieści się w zakresie projektu?

• Ile czasu zajmie ukończenie?

• Kiedy należy to zrobić?

• Kto będzie odpowiedzialny za zadanie i czy ma czas na zadanie?

• Czy to zadanie będzie zależne od wykonania innych zadań, a inne zadania będą uzależnione od wykonania tego zadania?

• Jeśli to zadanie spowoduje, że harmonogram ma działać z późnym lub budżetem, jakie inne zadania będą musiały zostać zrealizowane zgodnie z uzgodnionym terminem i budżetem? Możesz też uzyskać więcej czasu i udostępnić budżet?

Dzięki ustaleniu oświadczenia o zakresie i przypisaniu go przez zainteresowanych uczestników projekt ma już dobrą szansę odporności na grzbiet zakresu. Gdy te same podmioty zarządzające udziałowcami pomogą Ci wykonać więcej, możesz wskazać, że to zwiększa zakres, a instrukcja Scope może wykonać kopię zapasową.

Nie oznacza to, że po zaakceptowaniu deklaracji zakresu i struktury SPP nie trzeba niczego zmieniać. Invariably się, że dokonujemy wykrywania w trakcie wykonywania projektu, które uzasadniają uzasadnione zmiany. Jednak adept się, jak rozpoznać różnice między przeznaczeniem zakresu i uzasadnionymi zmianami, i upewnić się, że masz do czynienia z tym procesem.

Jeśli do harmonogramu zostały dodane zadania, a zobaczysz, że niektóre z nich znajdują się poza zakresem projektu, możesz je usunąć.

1. Na pasku Szybkie uruchamianie Project Online wybierz pozycję projekty.

2. W Centrum projektówwybierz nazwę projektu. Zostanie otwarty projekt i pokazane są wszystkie zadania.

3. Kliknij prawym przyciskiem myszy nagłówek wiersza zadania, które chcesz usunąć. Nagłówek wiersza to skrajna lewa komórka wiersza zadania.

   

4. W wyświetlonym menu skrótów wybierz polecenie Usuń zadanie. Wybrane zadanie zostanie usunięte.

   Porada: Aby usunąć wiele sąsiadujących zadań, zaznacz nagłówek wiersza pierwszego zadania, przytrzymaj naciśnięty klawisz Shift, a następnie wybierz nagłówek wiersza dla ostatniego zadania. Spowoduje to zaznaczenie wszystkich zadań między pierwszym a ostatnim wierszem. Aby usunąć wiele nieprzylegających zadań, zaznacz nagłówek wiersza pierwszego zadania, przytrzymaj naciśnięty klawisz CTRL, a następnie zaznacz nagłówki wierszy innych zadań, które chcesz usunąć. Kliknij prawym przyciskiem myszy jeden z nagłówków wierszy, a następnie wybierz polecenie Usuń zadanie.

5. Na karcie zadanie w grupie projekt wybierz pozycję Zapisz. Możesz również nacisnąć klawisze CTRL + S.

6. Gdy wszystko będzie gotowe do opublikowania zmian wprowadzonych w harmonogramie dla wszystkich innych osób w celu wyświetlenia, na karcie zadanie w grupie projekt wybierz pozycję Publikuj.

Początek strony

Zarządzanie zmianami zakresu jako problemów w usłudze Project Online

Nierealistyczna jest oczekiwanie na założenie, że zakres, który miał się znajdować w zamknięciu projektu, będzie identyczny z tym, jaki miał po rozpoczęciu projektu. Nowe odnajdowanie są zawsze wykonywane podczas planowania i wykonywania projektu. Nowe pomysły poprawiają swoje stare pomysły. Inne działania tworzą efektywność procesową z małą korektą. Projekt musi odpowiedzieć, aby zmiana została utrzymana.

Jednak Wszyscy udziałowcy powinni mieć świadomość, że każda zmiana ma efekt. Dobry sposób na Envision to jest trójkąt projektu. Trzy strony trójkąta projektu to zakres, czas i pieniądze.

Jeśli po stronie zakresu trójkąta jest przedłużana, ale czas i strony pieniędzy nie zmienią się, Trójkąt jest niezrównoważony i projekt jest podtytułem problemu. Gdy istnieje zmiana zakresu, Strona godzinowa, pieniądze lub obie strony muszą być odpowiednio wydłużenie.

Oznacza to, że gdy jeden ze swoich udziałowców chce dodać coś do projektu, musisz przypomnieć im, że ta zmiana prawdopodobnie opóźni projekt lub zwiększy jej koszt.

Dobrą metodą obsługi tych żądań jest przetworzenie procesu zarządzania zmianami. Jeśli tablica zmian przestanie dotyczyć wszystkich osób uczestniczących w tabeli, możesz sprawdzić fakty dodawania, zapoznać się z instrukcją Scope, a także zachować trójkątny projekt.

Proces zarządzania zmianami rozpoczyna się od żądania zmiany, w którym zleceniodawca zawiera opis proponowanej zmiany i odpowiedzi na pytania dotyczące wpływu zmiany na projekt.

Tablica przeglądowa zmiany powinna obejmować sponsora projektu, kierownika projektu, członków zespołu, którzy będą odpowiedzialni za wykonywanie dodatkowych zadań oraz osobę dokonującą żądania zmiany. Rada omawia zmianę i podejmuje decyzję. Niniejsza decyzja jest udokumentowana i przechowywana z innymi dokumentami projektu, do których mogą uzyskiwać dostęp uczestnicy projektu.

Dzięki temu procesowi kontroli zmian, wypełnianie zakresu jest zabronione, a uzasadnione zmiany w zakresie są rozstawiane zgodnie z harmonogramem, budżetem, zasobami, jakością, ryzykiem, ogólnymi celami projektu i kryteriami powodzenia.