Rekord to dokument lub inna jednostka elektroniczna lub fizyczna w organizacji, która służy jako dowód działania lub transakcji wykonanej przez organizację i który wymaga przechowywania przez pewien okres. Zarządzanie rekordami to proces, w którym organizacja:
-
Określa, jakie rodzaje informacji powinny być traktowane jako rekordy.
-
Określa sposób obsługi aktywnych dokumentów, które staną się rekordami podczas ich korzystania, oraz określa sposób ich zbierania po zadeklarowaniu jako rekordy.
-
Określa sposób i czas zachowywania poszczególnych typów rekordów w celu spełnienia wymogów prawnych, biznesowych lub prawnych.
-
Przeszukamy i wdrożymy rozwiązania technologiczne oraz procesy biznesowe, aby zapewnić zgodność organizacji ze swoimi zobowiązaniami do zarządzania rekordami w sposób kosztowy i nieprawdziwy.
-
Wykonuje zadania związane z rekordami, takie jak rozsyłanie wygasłych rekordów lub lokalizowanie i chronienie rekordów związanych ze zdarzeniami zewnętrznymi, takimi jak pozwy sądowe.
Określanie, które dokumenty i inne elementy fizyczne lub elektroniczne w organizacji są rekordami, spoczywa na korporacyjnych kierownikach ds. zgodności, kierownikach ds. rekordów i wiadach. Dzięki dokładnej kategoryzowaniu całej zawartości przedsiębiorstwa w organizacji te osoby mogą pomóc w zapewnianiu przechowywania dokumentów przez odpowiedni okres. Dobrze zaprojektowany system zarządzania rekordami pomaga chronić organizację zgodnie z prawem, ułatwia organizacji przedstawianie zgodności ze zobowiązaniami prawnymi i zwiększa wydajność organizacyjną przez promowanie rozpowszechniania elementów aktualnych, które nie są rekordami.
System zarządzania rekordami zawiera następujące elementy:
-
Analiza zawartości, która opisuje i kategoryzuje zawartość przedsiębiorstwa, która może stać się rekordami, udostępnia lokalizacje źródłowe i opisuje sposób przenoszenia zawartości do aplikacji do zarządzania rekordami.
-
Plan ewidencji, który wskazuje dla każdego rodzaju rekordu w przedsiębiorstwie, gdzie powinny być przechowywane jako rekordy, zasady, które mają zastosowanie do tych rekordów, jak długo muszą być przechowywane, jak należy je zlikwidować i kto jest odpowiedzialny za zarządzanie nimi.
-
Dokument wymagań dotyczących zgodności z przepisami, definiujący reguły, które muszą być stosowane przez systemy informatyczne organizacji w celu zapewnienia zgodności z przepisami i metod używanych w celu zapewnienia uczestnictwa członków zespołu przedsiębiorstwa.
-
Metoda gromadzenia rekordów, które nie są już aktywne ze wszystkich źródeł rekordów, takich jak serwery współpracy, serwery plików i systemy poczty e-mail.
-
Metoda inspekcji rekordów, gdy rekordy są aktywne.
-
Metoda przechwytywania metadanych i historii inspekcji rekordów oraz ich konserwacji.
-
Proces zawieszania przechowywania rekordów (zawieszania ich rozsyłania) na zdarzenia, takie jak procesy sądowe.
-
System monitorowania postępowania z rekordami i raportowania w celu zapewnienia, że pracownicy rejestrują dokumenty, mają do nich dostęp i są nimi zarządzani zgodnie ze zdefiniowanymi zasadami i procesami.
SharePoint funkcje, które mogą ułatwić organizacjom zaimplementowanie zintegrowanych systemów i procesów zarządzania rekordami.
Omówienie planowania zarządzania rekordami
W tym temacie opisano kroki planowania, które należy podjąć, aby upewnić się, że system zarządzania rekordami implementujący w oparciu SharePoint będzie osiągnąć cele organizacji w zakresie zarządzania rekordami. Poniżej przedstawiono podgląd procesu planowania zarządzania rekordami:
-
Identyfikowanie ról zarządzania rekordami Pomyślne zarządzanie rekordami wymaga wyspecjalizowanych ról, takich jak:
-
Menedżerowie rekordów i kierowniki ds. zgodności mogą kategoryzować rekordy w organizacji i uruchamiać proces zarządzania rekordami.
-
personel informatyczny, aby zaimplementować systemy, które skutecznie obsługują zarządzanie rekordami.
-
Menedżerowie zawartości mogą dowiedzieć się, gdzie są przechowywane informacje organizacyjne, i upewnić się, że ich zespoły będą postępować zgodnie z praktykami w zakresie zarządzania rekordami.
-
-
Analizowanie zawartości organizacji Przed utworzeniem planu ewidencji menedżerowie rekordów i menedżerowie zawartości ustalają, które dokumenty i inne elementy mogą stać się rekordami.
-
Opracowanie planu pliku Po przeanalizowaniu zawartości organizacji i określonych harmonogramach przechowywania wypełnij pozostałą część planu przechowywania. Plany ewidencji różnią się w poszczególnych organizacjach, ale ogólnie opisują rodzaje elementów uznanych przez przedsiębiorstwo za rekordy, wskazują, gdzie są przechowywane, opisują okresy przechowywania i zawierają inne informacje, takie jak kto jest odpowiedzialny za zarządzanie nimi i do jakich szerszej kategorii rekordów należą.
-
Opracowywanie harmonogramów przechowywania Dla każdego typu rekordu należy określić, kiedy nie jest on już aktywny (używany), jak długo powinien być zachowywany po jego upływie i jak ostatecznie powinien zostać usunięty.
-
Ocenianie i ulepszanie praktyk w zakresie zarządzania dokumentami Upewnij się, że w repozytoriach dokumentów są stosowane wymagane zasady. Na przykład należy upewnić się, że zawartość jest odpowiednio poddawana inspekcji, tak aby odpowiednie inspekcje były zachowywane razem z rekordami.
-
Projektowanie rozwiązania do zarządzania rekordami Określ, czy utworzyć archiwum rekordów, zarządzać rekordami w miejscu, czy użyć kombinacji dwóch metod. Na podstawie planu ewidencji zaprojektuj archiwum rekordów lub określ, jak za pomocą istniejących witryn zawierać rekordy. Zdefiniuj typy zawartości, biblioteki, zasady i, jeśli jest to wymagane, metadane, które określają lokalizację, do których ma być przekierowyny dokument.
-
Planowanie sposobu, w jaki zawartość staje się rekordami Jeśli używasz programu SharePoint do aktywnego zarządzania dokumentami i zarządzania rekordami, możesz tworzyć niestandardowe przepływy pracy w celu przenoszenia dokumentów do archiwum rekordów. Jeśli używasz systemu SharePoint lub zewnętrznego systemu zarządzania dokumentami, możesz zaplanować i opracowywać interfejsy, które przesuną zawartość z tych systemów do archiwum rekordów lub deklarują dokument jako rekord, ale nie prześuną dokumentu. Tworzysz również plan szkoleniowy, aby nauczyć użytkowników, jak tworzyć rekordy i pracować z rekordami.
-
Planowanie integracji poczty e-mail Określ, czy chcesz zarządzać rekordami poczty e-mail w SharePoint, czy też będzie zarządzać rekordami poczty e-mail w samej aplikacji poczty e-mail.
-
Planowanie zgodności z przepisami dla zawartości społecznościowej Jeśli organizacja korzysta z mediów społecznościowych, takich jak blogi lub witryny typu wiki, określ sposób, w jaki ta zawartość stanie się rekordami.
-
Planowanie raportowania i dokumentacji dotyczącej zgodności Aby zweryfikować, czy organizacja wykonuje wymagane praktyki zarządzania rekordami, i aby przekazać te wskazówki, należy udokumentować swoje procesy i plany zarządzania rekordami. Jeśli przedsiębiorstwa są zaangażowani w procesy związane z rekordami, może być konieczne tworzenie tych wytycznych dotyczących zarządzania rekordami, planów implementacji i metryk dotyczących skuteczności.
