Planowanie przechowywania wersji dokumentów, zatwierdzania zawartości oraz kontrolek wyewidencjonowywania w programie SharePoint

Informacje na temat przechowywania wersji, zatwierdzania zawartości i wyewidencjonowywania

SharePoint Server 2016 obejmuje następujące funkcje, które mogą pomóc w kontroli dokumentów w bibliotece dokumentów:

• Przechowywanie wersji to metoda, za pomocą której kolejne iteracje dokumentu są numerowane i zapisywane.

• Zatwierdzanie zawartości to metoda, według której członkowie witryny, którzy mają uprawnienia osób zatwierdzających, kontrolują publikowanie zawartości.

• Wyewidencjonowywanie i ewidencjonowanie to metody, za pomocą których użytkownicy mogą lepiej kontrolować, kiedy zostanie utworzona nowa wersja dokumentu, a także komentarze dotyczące zmian wprowadzonych podczas sprawdzania dokumentu w programie.

Ustawienia dotyczące funkcji zarządzania zawartością omawiane w tym artykule są skonfigurowane w bibliotekach dokumentów. Aby udostępnić te ustawienia w bibliotece w rozwiązaniu, możesz utworzyć szablony biblioteki dokumentów, które zawierają ustawienia dotyczące zarządzania zawartością. Zapewnia to, że nowe biblioteki będą odzwierciedlały decyzje dotyczące zarządzania zawartością.

Aby uzyskać więcej informacji na temat przechowywania wersji, zobacz Włączanie i Konfigurowanie przechowywania wersji dla listy lub biblioteki.

Planowanie przechowywania wersji

Domyślna kontrola przechowywania wersji biblioteki dokumentów zależy od szablonu zbioru witryn. Możesz jednak skonfigurować kontrolę przechowywania wersji dla biblioteki dokumentów w zależności od określonych wymagań. Każda biblioteka dokumentów może mieć inną kontrolę wersji, która najlepiej pasuje do rodzaju dokumentów w bibliotece. wSharePoint Server 2016 dostępne są trzy opcje przechowywania wersji:

• Brak przechowywania wersji      Określa, że nie są zapisywane żadne wcześniejsze wersje dokumentów. Gdy przechowywanie wersji nie jest używane, wcześniejsze wersje dokumentów nie mogą być pobierane, a historia dokumentu nie jest zachowywana, ponieważ Komentarze towarzyszące poszczególnym iteracjom dokumentu nie są zapisywane. Ta opcja jest używana w przypadku bibliotek dokumentów zawierających nieważną zawartość lub zawartość, która nigdy nie zmieni się.

• Tworzenie wersji głównych      Określa, że numerowane wersje dokumentów są zachowywane przy użyciu prostego schematu przechowywania wersji (na przykład 1; 2; 3). Aby sterować wpływem na miejsce w magazynie, możesz określić liczbę wcześniejszych wersji do zachowania, licząc od bieżącej wersji.

  W przypadku wersji głównych — za każdym razem, gdy jest zapisywana Nowa wersja dokumentu, wszyscy użytkownicy mający uprawnienia do biblioteki dokumentów będą mogli wyświetlać zawartość. Użyj tej opcji, jeśli nie chcesz rozróżniać wersji roboczych dokumentów i opublikowanych wersji. Na przykład w bibliotece dokumentów, która jest używana przez grupę roboczą w organizacji, warto wybrać opcję przechowywania wersji głównej, jeśli wszyscy członkowie zespołu muszą mieć możliwość wyświetlania wszystkich iteracji każdego dokumentu.

• Tworzenie wersji głównych i pomocniczych (roboczych)      Określa, że numerowane wersje dokumentów są zachowywane przy użyciu głównego i pomocniczego schematu przechowywania wersji (na przykład 1,0, 1,1, 1,2, 2,0, 2,1). Wersje kończące się na .0 to wersje główne i wersje, które kończą się niezerowymi wersjami. Wcześniejsze wersje główne i pomocnicze dokumentów są zapisywane razem z bieżącymi wersjami. Aby sterować wpływem na miejsce w magazynie, możesz określić liczbę wcześniejszych wersji głównych, które mają być zachowywane, licząc od bieżącej wersji. Możesz również określić liczbę przechowywanych wersji głównych, które będą zawierać odpowiednie wersje pomocnicze. Jeśli na przykład określisz, że dla dwóch głównych wersji ma być przechowywana wersja pomocnicza, a bieżąca wersja główna to 4,0, wszystkie wersje pomocnicze począwszy od 3,1 zostaną zachowane.

  W przypadku wersji głównych i pomocniczych każdy użytkownik mający uprawnienia do odczytu może wyświetlać główne wersje dokumentów. Możesz określić, którzy użytkownicy mogą również wyświetlać wersje pomocnicze. Zazwyczaj zalecamy udzielanie uprawnień do wyświetlania i współpracy z wersjami pomocniczymi użytkownikom, którzy mogą edytować elementy, oraz ograniczać użytkowników, którzy mają uprawnienia do odczytu, na wyświetlanie tylko wersji głównych.

  Korzystaj z wersji głównych i pomocniczych, jeśli chcesz rozróżnić opublikowaną zawartość, która może być wyświetlana przez odbiorców i zawartość roboczą, która jeszcze nie jest gotowa do publikacji. Na przykład w witrynie sieci Web z zasobami ludzkimi opisującą zalety organizacji Użyj wersji głównych i pomocniczych, aby ograniczyć dostęp pracowników do opisów, które są aktualizowane.

Planowanie zatwierdzania zawartości

Za pomocą zatwierdzania zawartości można formalize i sterować udostępnianiem zawartości dla odbiorców. Na przykład firma, która publikuje zawartość jako jedno z jej produktów lub usług, może przed opublikowaniem zawartości wymagać prawnego przeglądu i zatwierdzenia.

Wersja robocza dokumentu oczekująca na zatwierdzenie zawartości jest w stanie oczekiwania. Gdy osoba zatwierdzająca przegląda dokument i zatwierdza zawartość, staje się dostępna do wyświetlania użytkownikom, którzy mają uprawnienia do odczytu. Właściciel biblioteki dokumentów może włączyć zatwierdzanie zawartości dla biblioteki dokumentów, a opcjonalnie można skojarzyć przepływ pracy z biblioteką w celu uruchomienia procesu zatwierdzania.

Sposób przesyłania dokumentów do zatwierdzenia różni się w zależności od ustawień przechowywania wersji w bibliotece dokumentów:

• Brak przechowywania wersji      Jeśli przechowywanie wersji nie jest używane i zmiany w dokumencie zostaną zapisane, stan dokumentu stanie się oczekujący. SharePoint Server 2016 zachowuje wcześniejszą wersję dokumentu, aby użytkownicy posiadający uprawnienia do odczytu nadal mogli go wyświetlać. Po zatwierdzeniu oczekujących zmian Nowa wersja dokumentu będzie udostępniona do wyświetlania użytkownikom, którzy mają uprawnienia do odczytu, a wcześniejsza wersja nie jest zachowywana.

  Jeśli przechowywanie wersji nie jest używane, a nowy dokument jest przekazywany do biblioteki dokumentów, zostanie dodany do biblioteki w stanie oczekiwania i nie będzie widoczny dla użytkowników, którzy mają uprawnienia do odczytu, dopóki nie zostanie zatwierdzony.

• Tworzenie wersji głównych      Jeśli jest używana wersja główna i zostaną zapisane zmiany w dokumencie, stan dokumentu stanie się oczekujący, a wcześniejsza wersja główna dokumentu będzie udostępniona do wyświetlania użytkownikom, którzy mają uprawnienia do odczytu. Po zatwierdzeniu zmian w dokumencie zostanie utworzona nowa główna wersja dokumentu, która zostanie udostępniona użytkownikom posiadającym uprawnienia do odczytu, a poprzednia wersja główna zostanie zapisana na liście historii dokumentu.

  Jeśli jest używana wersja główna, a nowy dokument jest przekazywany do biblioteki dokumentów, zostanie dodany do biblioteki w stanie oczekiwania i nie będzie widoczny dla użytkowników mających uprawnienia do odczytu, dopóki nie zostanie zatwierdzony jako wersja 1.

• Tworzenie wersji głównych i pomocniczych (roboczych)      Jeśli jest używana wersja główna i pomocnicza oraz zostaną zapisane zmiany wprowadzone w dokumencie, autor ma możliwość zapisania nowej wersji pomocniczej dokumentu jako wersji roboczej lub utworzenia nowej wersji głównej, co powoduje zmianę stanu dokumentu na oczekujące. Po zatwierdzeniu zmian w dokumencie zostanie utworzona nowa główna wersja dokumentu, która zostanie udostępniona użytkownikom mającym uprawnienia do odczytu. W przypadku wersji głównych i pomocniczych, zarówno główne, jak i pomocnicze wersje dokumentów, są przechowywane na liście historii dokumentu.

  Jeśli jest używana wersja główna i pomocnicza, a nowy dokument jest przekazywany do biblioteki dokumentów, można go dodać do biblioteki jako wersja robocza w wersji 0,1 lub autor może natychmiast zażądać zatwierdzenia. W tym przypadku stan dokumentu stanie się oczekujący.

Planowanie wyewidencjonowywania i ewidencjonowania

Możesz wymagać od użytkowników wyewidencjonowywania dokumentów z biblioteki dokumentów przed ich edytowaniem. Korzyści wynikające z wymaganego wyewidencjonowania i zaewidencjonowania są następujące:

• Lepsza kontrola nad tym, kiedy są tworzone wersje dokumentów. Gdy dokument zostanie wyewidencjonowany, autor może zapisać dokument, nie zaznaczając go. Inni użytkownicy biblioteki dokumentów nie będą mogli zobaczyć tych zmian i nie zostanie utworzona nowa wersja. Nowa wersja (widoczna dla innych użytkowników) jest tworzona tylko po sprawdzeniu przez autora dokumentu. Dzięki temu autor ma większą elastyczność i kontrolę.

• Lepsze przechwytywanie metadanych. Po zaewidencjonowaniu dokumentu autor może pisać komentarze opisujące zmiany wprowadzone w dokumencie. Spowoduje to powstanie ciągłego rekordu historycznego zmian wprowadzonych w dokumencie.

Jeśli Twoje rozwiązanie wymaga, aby użytkownicy mogli ewidencjonować i wyewidencjonowywać dokumenty w celu ich edytowania, możesz korzystać z funkcji aplikacji klienckich Office 2016 obsługujących te akcje. Użytkownicy mogą wyewidencjonowywać dokumenty, cofnąć Wyewidencjonowywanie i zaewidencjonować dokumenty z Office 2016 aplikacji klienckich.

Po wyewidencjonowaniu dokumentu jest on zablokowany do edycji przez użytkownika. Gdy użytkownik zapisuje zmiany w tym pliku, zmiany są przekazywane i zapisywane na serwerze. Zmiany są wyświetlane jako prywatne dla użytkownika i nie są widoczne dla innych osób. Gdy użytkownik będzie gotowy do zaewidencjonowania dokumentu, najnowsze zmiany są widoczne dla innych i opublikowanych.

W Office 2016 aplikacji klienckich użytkownicy mogą również pozostawić wyewidencjonowane dokumenty na serwerze, zmieniając opcje edycji zawartości.